La dématérialisation

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1 La dématérialisation

2 La dématérialisation : une priorité de l Etat La dématérialisation, la ligne d action prioritaire de l AIFE : Elle constitue un levier important d amélioration de l efficience des processus au cours desquels des pièces justificatives doivent être prises en compte ou produites, Elle apporte une réponse adaptée aux enjeux de fiabilité, de fluidité, de traçabilité et de sécurité de l'information, Elle participe de l amélioration de l environnement, en limitant la consommation de papier. 2 Au cœur du système d'information financière de l'etat (SIFE), Chorus est par nature porteur de dématérialisation : Il s appuie sur un Progiciel de Gestion Intégré (PGI), qui rend possible l'automatisation du traitement des données et les échanges de données internes entre les gestionnaires et les comptables notamment, mais également externes, avec les partenaires de l'etat. Ce constat s applique particulièrement aux processus de gestion financière de l Etat, qui mettent en relation des acteurs qui doivent saisir, échanger, valider ou restituer des informations dont il faut garantir la sécurité et l auditabilité.

3 Des axes de dématérialisation diversifiés 3

4 Différentes formes de dématérialisation 4 non matérialisation dématérialisation native Dématérialisation des factures avec Chorus- Factures - en mode EDI - en mode Portail Dématérialisation des pièces de marché avec Place Utilisation de Chorus en particulier : - Chorus-Formulaires - Chorus-Déplacements Temporaires et une fonctionnalité à déployer : - Plan de facturation dématérialisation duplicative Numérisation des factures 1 er 2 e 3 e

5 Dématérialisation native : la solution «Chorus-factures» 5 Depuis le 1er janvier 2012 au titre de la dématérialisation fiscale, l AIFE a mis en service la solution Chorus-factures. Trois modes de transmission des factures sont proposés aux fournisseurs de l Etat en fonction de leur besoin : la saisie de factures le dépôt de factures via un portail internet dédié et gratuit l'émission de factures par Echange de données informatisé (EDI) via un concentrateur de flux Le portail permet également aux fournisseurs de suivre l avancement de leurs factures, qu elles soient transmises par le portail ou via le concentrateur.

6 Les impacts organisationnels de la dématérialisation des factures 6 Toute mise en place d une solution dématérialisée nécessite la remise à plat du processus.

7 Dématérialisation native : simplifier pour atteindre les gains escomptés plus rapidement 7 Conformément au CGI, la simplification des modalités de transmission des factures via le portail Chorus factures permet aux entreprises, comme le prévoit le décret n du 25 avril 2013, de déposer des factures sans signature électronique. Cela permet d accepter les factures produites par les entreprises sans les contraindre à utiliser une signature électronique dont l utilisation peut être complexe et coûteuse. Les retours d expérience de grandes sociétés françaises ou les études menées auprès d autres pays européens indiquent qu en l absence d obligation réglementaire, le développement de l usage de la dématérialisation des factures par les fournisseurs au travers de la simple incitation est relativement lent.

8 Le contexte législatif de la mesure envisagée Suite au comité interministériel pour la modernisation de l action publique (CIMAP) du 17 juillet 2013, qui a précisé les mesures de simplification en faveur des entreprises, la loi n du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été publiée au Journal Officiel le 03 janvier 2014 qui dispose que : 8 le gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances toute mesure relevant du domaine de la loi afin «De permettre le développement de la facturation électronique dans les relations de l Etat, des collectivités territoriales, et de leurs établissements publics, avec leurs fournisseurs, par l institution d une obligation, applicable aux contrats en cours, de transmission dématérialisée des factures entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation». L article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l ordonnance.

9 Le périmètre de l obligation Les émetteurs et les récepteurs de factures concernés Acteurs émetteurs de facture Toutes les entités assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée, indépendamment de leur statut juridique, quand elles sont titulaires de contrats avec l Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs. Facturation Environ 95 millions de factures Acteurs récepteurs de facture* l Etat. Les établissements publics nationaux. Les collectivités territoriales et à leurs groupements. Les établissements publics locaux. Environ entités 9 la trajectoire suivante est proposée : 1 er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques. 1 er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire. 1 er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises. 1 er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises ou très petites entreprises. Catégorie d entreprise Critères de segmentation Micro-entreprises Moins de 10 salariés, CA ou bilan < 2 M Petites et moyennes entreprises Moins de 250 salariés, CA < 50 M ou bilan < 43 M Entreprises de taille intermédiaire Entre 250 et 5000 salariés, CA < 1,5 Md ou bilan < 2 Mds Grandes entreprises Toutes les entreprises n appartenant pas aux catégories précédentes

10 Les gains prévisionnels Le calcul des impacts financiers 10 L estimation des gains potentiels se base notamment sur le rapport GS1 France qui établit : le coût de traitement d une facture dématérialisée émise à 5 contre un coût de traitement d une facture papier émise estimé entre 8 et 9,5. le coût de traitement d une facture dématérialisée reçue à 7,5 contre un coût de traitement d une facture papier reçue estimé à 13,8. L ordre de grandeur de ces estimations est en adéquation avec l estimation reprise dans le support «Fiche pratic à usage des dirigeants d entreprises» (n 5) co-rédigé par la DGCIS, le MEDEF et le Syntec Numerique.

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