GESTION DES CARTES «ACHAT»

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1 Page 1/12 Destinataires : Agence Comptable Logistique Contrôle de Gestion Domaine concerné : Thème concerné : Sous thème concerné : Mot-clé : ACHAT, COMPTABILITE, GESTION, BUDGET Organisation de la gestion des cartes ACHAT Carte ACHAT, suivi, validation service fait, règlement, GESTION DES CARTES «ACHAT» Objet : Cette procédure est destinée à définir les circuits et modalités de commande, d attribution et de gestion des cartes, du suivi des achats et du paiement des transactions effectuées par la carte Achat. Référence :. Décret N du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés Publics par carte d achat.. Instruction de la Direction Générale de la Comptabilité Publique du 21 avril 2005 relative à l exécution des marchés par carte d achat..arrêté du 16 juin 2008 : portant réglementation sur les marchés des organismes de sécurité sociale rédacteurs valideur 1 valideur 2 approbateur Nom, prénom GRIFFON Patrice, GASTINEAU Céline REKAWIECKI Claudine CADEAU Laurent MALKA Anne-Stéphanie Fonction Délégué de l Agent Comptable, Responsable du Service Agent Comptable Responsable logistique-accueil LOGISTIQUE-ACCUEIL Sous -Directrice Date 09/2012 jj/mm/aaaa jj/mm/aaaa

2 Page 2/12 FEUILLE DE MODIFICATION Création de la procédure (version 01) : 06/2012 par GRIFFON Patrice et Laurent CADEAU (09/2012) Date de mise à jour N vers. Partie modifiée (chapitre et page) Nature (ajout, modification, suppression) et description de la mise à jour Auteur (nom + prénom)

3 Page 3/12 SOMMAIRE Page 1. LE CONTEXTE 4 2. LA REGLEMENTATION 4 3. LES FONCTIONNALITES DE LA CARTE ACHAT La carte Achat Les objectifs de la carte Achat Les services fournis par la carte Achat Le fonctionnement de la carte Achat LE PRESTATAIRE CARTE ACHAT : CREDIT MUTUEL -CIC Le marché UCANSS Les habilitations au portail CIC L Administration et le paramétrage des cartes Le suivi et la validation du service fait L ORGANISATION MISE EN PLACE EN MSA Le périmètre de la carte achat en MSA Le cycle de vie d une carte Achat (commande, modification, clôture, opposition) La responsabilité et l engagement du titulaire de la carte Achat La remise des cartes aux utilisateurs La convention de mise à disposition de la carte Achat Les critères et paramètres retenus Le traitement des anomalies et litiges Les consignes d utilisation LE PAIEMENT DU RELEVE MENSUEL L ordonnancement du relevé mensuel Les contrôles La comptabilisation Le paiement. 12

4 Page 4/12 7. LES ANNEXES. Modèle de convention... Guide utilisateur... Liste des transactions par carte Tableau récapitulatif transactions carte achat. Liste des porteurs de carte 1. LE CONTEXTE La carte Achat est un instrument de paiement confié à certains agents mandatés pour effectuer des transactions d achat de proximité ou à distance auprès de fournisseurs. La carte Achat est une carte nominative. La carte Achat est un outil de gestion et d optimisation du processus de traitement administratif des achats. 2. LA REGLEMENTATION Le dispositif de la carte Achat peut être mis en œuvre par les organismes de Sécurité sociale depuis l arrêté du 4 octobre 2005 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale. Cette faculté a été reprise dans l arrêté du 16 juin 2008 qui stipule dans l article 20 : «les organismes de Sécurité sociale peuvent recourir à la carte d achat comme modalité d exécution de leurs marchés dans les conditions définies par le décret du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte achat.» Dans ce cadre, l UCANSS auquel la MSA49 est associée a mis en place un groupe de travail inter-régimes pour la mise en oeuvre de la carte achat dans les organismes de Sécurité sociale et a abouti à la signature d un marché avec le Crédit Mutuel CIC (référence : Services bancaires). Une déclaration CNIL a été réalisée par la MSA49 et est attente de validation par la CNIL.

5 Page 5/12 3. LES FONCTIONNALITES DE LA CARTE ACHAT 3.1- La Carte Achat La carte Achat est un outil de commande et de paiement destiné en principe aux achats simples, répétitifs et de faibles enjeux. La carte Achat n est pas qu un moyen de paiement. Elle est surtout un outil de gestion et d optimisation du processus de traitement administratif des achats Les objectifs de la carte Achat La carte Achat permet de : - simplifier les processus d achat et de responsabiliser les acheteurs en leur donnant plus d autonomie avec des outils de contrôle ; - réduire les coûts de gestion côté acheteurs, de réduire le coût interne du traitement des factures (consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une seule facture mensuelle délivrée par la banque) ; - de diminuer les délais de règlement côté fournisseurs Les services fournis par la carte Achat La gestion du processus de commande et d approbation est déléguée, contrôlée et sécurisée automatiquement par la mise en place de règles de gestion (plafonds, habilitations et autorisations). Le service de paiement est comparable au système des cartes bancaires. La fourniture d un outil de suivi sur les achats permet un suivi et une analyse des dépenses. Les montants de facturation sont regroupés sur un relevé d opérations unique Le fonctionnement de la carte Achat A partir de l enregistrement d un utilisateur précisant notamment les niveaux d autorisation de dépenses (limites quotidiennes, mensuelles, limite par fournisseurs, etc.), le fonctionnement s articule en trois phases : - la transaction d achat ; - le paiement ; - la collecte et la transmission des données de facturation.

6 Page 6/12 4. LE PRESTATAIRE CARTE ACHAT : CREDIT MUTUEL C.I.C Le marché UCANSS L UCANSS a réalisé un marché national inter-régimes spécifique à la carte Achat. Le présent marché avait pour objet la mise en place de la carte d achat de niveaux I et III au bénéfice de l UCANSS et des organismes de la sécurité sociale conformément aux dispositions de l article 20 de l arrêté du 16 juin 2008 et du décret n du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte d achat. Le marché a été attribué au groupe bancaire Crédit-Mutuel - CIC Les habilitations au portail CIC Le responsable du programme et son suppléant sont désignés par le Directeur et l Agent Comptable et sont donc préalablement habilités à réaliser certaines tâches. Ils gèrent le fonctionnement des cartes pour le compte de l organisme et constituent l interface entre : - la banque (gestion des cartes, des réclamations) et - les services de la MSA (titulaires des cartes, responsables, Agence Comptable). Les demandes, modification ou suppression de carte transitent par le responsable du programme carte achat ou son suppléant L Administration et le paramétrage des cartes L administration et le paramétrage sont de la seule compétence du responsable du programme ou de son suppléant. La Direction, l Agent Comptable ou le délégué valident au préalable le paramétrage des cartes pour les utilisateurs. A cette fin, le Crédit Mutuel-CIC met à disposition de la MSA49 deux applications accessibles depuis INTERNET via un site WEB sécurisé : l outil CADROL permet la gestion du programme de cartes d achat (utilisateurs, habilitations, plafonds) ; l outil Smart Data Online (SDOL) permet : - la visualisation et la gestion des transactions (opérations, validation, synthèse) ; - l édition de rapports et l exportation de données (relevé des opérations, exports) ; - le paramétrage global de l entité (paramétrage fonctionnel, codes, coûts, répartition).

7 Page 7/ Le suivi et la validation du service fait La validation du service fait s effectue par le responsable du programme ou son suppléant à partir de l outil SDOL. Il permet : - de suivre les transactions ; - de valider les transactions par le responsable du programme ou son suppléant ; - d accéder aux relevés d opérations servant au mandatement et à l ordonnancement. 5. L ORGANISATION MISE E N PLACE EN MSA Le périmètre de la carte achat en MSA 49 Le périmètre de la carte achat en MSA 49 couvre les achats suivants : - le carburant pour le véhicule affecté - le lavage et nettoyage pour le véhicule affecté dans les conditions prévues dans la convention d utilisation. Les services concernés sont : - Direction - Politique des Territoires - Contrôle - Prévention des Risques Professionnels - Santé Sécurité au Travail - Logistique-Accueil En ce qui concerne les fournitures d entretien, les fournitures de bureau, les achats de billets SNCF et les achats sur Internet, seules les personnes habilitées du Service Logistique-Accueil disposent des autorisations nécessaires pour l utilisation de la carte Achat. 5.2 Le cycle de vie d une carte d Achat Demande de carte Ces données sont complétées par le responsable de programme sur l outil CADROL Crédit Mutuel-CIC. L envoi de la carte Achat se fera auprès du responsable de programme dans un délai de 7 jours ouvrés après réception de la demande par la banque. En attendant de remettre la carte Achat à son titulaire, la carte est conservée au coffre-fort de l Agence Comptable.

8 Page 8/12 A réception de la carte, le responsable de programme renvoie au centre de contacts Crédit Mutuel-CIC l accusé de réception carte d achat et précise sa date d activation. Le titulaire de la carte reçoit par courrier à son adresse personnelle le code secret de sa carte Modifications des données d une carte Les demandes de modification de données de la carte doivent être adressées par le responsable de programme au centre de contacts Crédit Mutuel CIC. Si la refabrication de la carte n est pas nécessaire (ex : changement des montants plafonds d autorisation), la demande de mise à jour sera prise en compte dans un délai maximum de 48 heures ouvrées après réception de la demande par la banque. Si la refabrication de la carte est nécessaire (ex : changement du nom du titulaire de la carte), application de la même procédure que pour une demande de carte initiale Annulation d une carte Le Responsable de programme demande au titulaire la restitution de sa carte (ex : changement de poste, départ en retraite ). La carte est sectionnée et détruite par le responsable de programme. Le responsable de programme adresse un mail au centre de contacts Crédit Mutuel CIC pour demander l annulation de la carte Mise en opposition d une carte En cas de perte ou de vol de la carte, le titulaire doit aviser immédiatement la banque en contactant le centre d opposition au ou Le titulaire de la carte doit informer très rapidement son responsable de programme. Le renouvellement de la carte est demandé par écrit par le responsable de programme à la banque. 5.3 La responsabilité et l engagement du titulaire de la carte Achat Le titulaire de la carte d Achat n est autorisée à utiliser la carte d Achat que pour des familles d achat autorisées par la Direction (ex : frais de carburant). En cas d utilisation de la carte à des fins personnelles ou pour des achats non autorisés, le titulaire de la carte devra rembourser la MSA des sommes indûment engagées. Le prêt de la carte Achat ou la divulgation du code secret à une autre personne ne sont pas autorisés et constituent un motif de retrait immédiat de la carte.

9 Page 9/12 Le titulaire de la carte devra fournir dans les meilleurs délais les justificatifs des dépenses engagées (tickets carte Achat ). En l absence de justificatif, le titulaire de la carte devra attester par écrit le motif et le montant de la dépense engagée et fournir cette attestation à la MSA. 5.4 La remise des cartes aux utilisateurs La carte d Achat est remise conjointement par le Responsable du programme (ou adjoint) et l Agent comptable ou son délégué. Les documents remis et explicités au titulaire sont les suivants : - convention de mise à disposition d une carte d Achat - guide utilisateur carte Achat. - l accusé de réception carte Achat. 5.5 La convention de mise à disposition de la carte Achat La convention de mise à disposition de la carte Achat est signée conjointement par : - un agent de Direction - le titulaire de la carte. Le titulaire de la carte s engage à l utiliser dans le strict cadre défini dans la convention. En sus des règles d utilisation de la carte, les numéros de téléphone à contacter en cas d opposition sont mentionnés dans la convention. 5.6 Les critères et paramètres retenus Dans la convention, peuvent être mentionnés : - les familles d achat autorisées (ex : carburant ) - les types d achat (achats de proximité, INTERNET ) - les jours et heures autorisés - le montant maximum par transaction - le plafond annuel autorisé.

10 Page 10/ Le traitement des anomalies et litiges Le titulaire de la carte Achat doit valider ou rejeter les opérations rattachées à sa carte. En cas de contestation, le titulaire de la carte contacte le fournisseur pour régularisation. Il privilégie un règlement à l amiable (ex : remplacement des articles défectueux, avoir enregistré sur le n de carte). Si la régularisation n est pas effective, le titulaire en informe le responsable de programme pour opposition au paiement de la facture auprès de la banque. La contestation doit parvenir à l opérateur bancaire dans un délai maximum de 15 jours. Audelà de ce délai, elle ne pourra être prise en considération par la banque. 5.8 Les consignes d utilisation Les consignes d utilisation sont précisées dans la convention de mise à disposition et dans un guide utilisateur remis au titulaire de la carte (cf annexe). Le responsable de programme se tient également à disposition du titulaire pour toute question se rapportant à l utilisation de sa carte. 6. LE PAIEMENT DU RELEVE MENSUEL 6.1 L ordonnancement du relevé mensuel Toutes les transactions du mois considéré sont recensées dans l outil Web SDOL du Crédit Mutuel CIC. Le responsable de programme édite le récapitulatif des transactions effectuées pour l ensemble des cartes (cf annexe - document «liste des transactions par carte»). A l aide de ce fichier et de l ensemble des justificatifs (tickets carte achat ), le service logistique établit un tableau recensant les différentes catégories d achat et les transactions effectuées dans le mois par les différents porteurs de carte d achat. (cf annexe tableau récapitulatif transactions carte achat). Une fois l ensemble des transactions validées par le responsable de programme, le service logistique transmet à l Agence Comptable le document «liste des transactions par carte» ordonnancé avec les pièces justificatives suivantes (tickets carte achat ou attestations preuve de paiement effectuées par le titulaire de carte, tableau récapitulatif des transactions).

11 Page 11/ Les contrôles Les contrôles ordonnateurs A l aide des tickets de caisse ou justificatifs de paiement fournis par chaque porteur de carte, le responsable de programme valide les transactions sur l outil SDOL. Sur l onglet financier, il accède à l outil synthèse de compte. Pour approuver la transaction, le responsable de programme coche la case «révisée par le superviseur.» Les contrôles comptables Les contrôles opérés par l agence comptable dans le cadre du PCAC sur les opérations en lien avec un marché ou sur des dépenses supérieurs à 1000 (Plan de Contrôle de l Agent Comptable) sont les suivants : - S assure que les contrôles légaux et réglementaires prévus pour les dépenses entrant dans les procédures de marchés publics sont conformes : numéro de marché, conformité à l acte d engagement, conformité de la révision de prix (DB01-01). - Contrôle la conformité de la facture avec l acte d engagement pour les factures supérieures à 1000 TTC : conformité du devis, du bon de commande, du contrat ou de la convention, etc (DB01-02). - Contrôle la réalité des fournitures livrées ou des services accomplis : contrôle du bon de livraison et des quantités livrées et factureés, contrôle de la mention ordonnateur et au bon rattachement à l exercice comptable (DB01-03). L ensemble de ces contrôles est matérialisé sur la fiche de contrôle de facture au verso de la pièce comptable. Les contrôles relatifs à la comptabilisation portent sur éléments suivants : - Contrôle de l exacte imputation comptable conformément au PLACAIR (DB02-01). - Contrôle de l exacte imputation comptable en vérifiant l imputation budgétaire conformément à la circulaire budgétaire et aux mentions des services ordonnateurs sur la destination des dépenses.

12 Page 12/ La comptabilisation A partir des éléments fournis sur le tableau récapitulatif des transactions, l agence comptable procède à la comptabilisation des opérations relatives à la période considérée. Cette opération est effectuée une seule fois par mois par la transaction T23 du produit AGORA Comptabilité. Le mode de paiement utilisé est VMB qui correspond au paiement par prélèvement. Les différents comptes de charges concernés sont débités par le crédit du compte Fournisseurs : Achats de biens, prestations de services. 6.4 Le paiement Le paiement est effectué par un prélèvement du CIC-Crédit Mutuel sur le compte bancaire de la MSA le 26, jour du mois suivant le relevé.