La carte d achat, c est quoi ça?

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1 La, c est quoi ça? C est un outil mis à disposition des structures publiques et privées qui modifie et simplifie l acte d approvisionnement : C est une carte bancaire nominative et sécurisée qui permet aux agents désignés dans une structure de s approvisionner dans des conditions strictement définies. Elle permet de simplifier et dématérialiser l acte d approvisionnement pour les achats de faible enjeux. La, le plongeon dans la dématérialisation : La dématérialise le processus de la commande publique; le bon de commande et son approbation préalable sont dématérialisés par les paramètres et les délégations qui seront intégrées directement dans la carte. Avec la, on peut avoir un suivi en temps réel des commandes réalisées, du détail des achats, de la bonne réception de l intégralité des marchandises et de la conformité de la facture. Avec les données qu elle «embarque», elle modifie les processus de gestion, passant d une gestion papier à une gestion dématérialisée des données et des processus. Pourquoi mettre en place un tel outil? Cet outil permet de gagner du temps, notamment auprès des services opérationnels; l approvisionnement peut se faire en temps réel au fur et à mesure des besoins. Elle permet de s approvisionner très rapidement et ce quelque soit le canal (vente de proximité, vente à distance et internet). La permet également une facilitation des contrôles internes et du respect des règles de la commande publique. Les outils mis à disposition avec la carte (plate-forme web) permettent une vision en «temps réel» des achats, mais aussi un reporting détaillé pour réaliser des analyses plus poussées. Les premiers résultats des programmes évaluent les gains du côté des structures opérationnelles, entre 20% et 40%. Plus on dématérialise et on modifie son processus, plus le gain est important. Est-ce que je peux mettre en place ce produit dans ma structure? Actuellement le projet fait partie d une expérimentation; si vous souhaitez vous intégrer dans cette aventure, il faut pour cela contacter l UCANSS ou votre correspondant réseau auprès des Caisses Nationales. Combien ça coûte? L UCANSS, dans le cadre du projet d expérimentation «Carte», a fait un marché national qui permet de bénéficier d un prix très avantageux. Les modalités tarifaires peuvent être demandées directement à l UCANSS.

2 La Carte d achat, rôles et responsabilités : L Ordonnateur et l Agent Comptable travaillent ensemble pour définir: les catégories d achats concernées par le programme, les fournisseurs autorisés, les budgets attribués sur les cartes, les limites ou non sur les montants à la commande, les porteurs des cartes, le mode d engagement et l ordonnancement, les contrôles qui seront réalisés et les documents qui seront à fournir, les modalités d archivage. L ordonnateur : engage, dans son système d informations, les dépenses qui seront réalisées par, valide ou refuse les services faits sous forme dématérialisée sur la plate-forme de la banque, contrôle l opportunité de la dépense à l appui des pièces justificatives (factures détaillées) et certifie la conformité du relevé d opérations, ordonnance les dépenses réalisées par les cartes d achats, transmet le relevé d opérations certifié avec les pièces justificatives au service comptable L agent comptable : procède aux différents contrôles au regard du relevé d opérations certifié et des pièces justificatives, procède au paiement à la banque du relevé d opérations, conteste une écriture portée sur le relevé d opérations s il constate une non-conformité sur le relevé d opérations.

3 La, les grands principes : Une désynchronisation entre l approvisionnement par carte et le décaissement correspondant : Un agent, qui ne dispose pas d un statut de comptable ou de régisseur, peut être doté d une carte lui permettant de s approvisionner. La carte donne au fournisseur la garantie d être payé dans des délais très brefs (5 jours maximum), dès lors que les contrôles correspondants aux paramétrages de la carte sont réalisés avec succès. La banque émettrice de la carte fait l avance pour vous auprès du fournisseur, l agent comptable après contrôle règle la banque dans les 30 jours. Le respect de la séparation entre ordonnateur et comptable : L utilisation de la ne génère pas une sortie de fonds sans qu il y ait eu, au préalable, une certification du relevé d opérations par l ordonnateur et l organisation des contrôles de l agent comptable. In fine, le décaissement est réalisé selon les modalités habituelles, après regroupement sur un relevé, des utilisations des cartes par les différents porteurs de l entité sur une période de temps donnée. Chaque acteur conserve le rôle que la réglementation lui attribue dans la chaîne de dépenses. Un système de paramétrage souple et évolutif : Celui-ci permet au responsable du programme, en accord avec la politique d achat et les règles internes d octroyer aux agents désignés, sous l autorité de la personne responsable et avec accord de l agent comptable, des autorisations d utilisation de la carte différentes pour chaque porteur de carte (respect des budgets alloués, accès aux seuls fournisseurs avec lesquels une politique d achat est arrêtée). Parce qu elle présente ces caractéristiques, la permet la rationalisation des procédures d achat puisqu elle rend possible la délégation de l approvisionnement au niveau correspondant à l organisation métier opérationnelle. Un outil totalement sécurisé avec son système d autorisation systématique : Chaque utilisation de la carte fait l objet d un contrôle systématique des paramètres par la banque avant d accepter la transaction (demande d autorisation). La carte n est utilisable que chez des commerçants préalablement référencés, soit par le n de siret, siren ou MCC (Codes Catégories Marchands), dans le cadre des budgets accordés et des limites paramétrées. Aucun dépassement n est possible, aucun retrait d argent n est autorisé.

4 La et l approvisionnement : Le parti pris de la délégation de l approvisionnement : Le parti pris de la est de déléguer l approvisionnement aux agents ayant besoin de biens et de services pour leur activité professionnelle. Cette délégation est source de réactivité, de simplification et de responsabilisation. Couplé à un système de reporting efficace, un tel outil permet d améliorer le contrôle de l utilisation des fonds. Les achats de faibles enjeux se comprennent alors comme des achats pour lesquels la délégation est jugée utile à l activité professionnelle de l agent et source d efficacité. Le fonctionnement de l outil repose sur les principes suivants : la contractualisation : la carte porte des budgets prédéterminés, et elle est utilisable chez des fournisseurs référencés par l entité. Elle est paramétrée de manière à éviter les risques de franchissement de seuil; la délégation : l agent détenant une se voit déléguer un droit d approvisionnement. De ce fait, il est placé au coeur du système de validation du service fait; le contrôle a posteriori : la hiérarchie contrôle les reporting globaux. La notion de faible enjeux ou d achats non stratégiques : Ce sont des produits qui ne contribuent pas directement à la mission de l organisation mais sont essentiels pour le maintien de son activité. Leur absence remet en cause le fonctionnement quotidien mais non la mission générale de l organisation. Ce sont généralement des achats qui n entrent pas dans la délivrance directe du service. Ils se distinguent des achats stratégiques qui sont liés au coeur de métier de l organisation. Ce type d analyse vous permet de déterminer pour les commandes ce qui peut être délégué de ce qui ne peut pas l être aux utilisateurs finaux. La procédure d exécution d une commande de ce type se caractérise par : la centralisation, son morcellement entre plusieurs acteurs intervenant entre l auteur initial et le fournisseur, la production et la circulation de documents papier. La permet donc d avoir un autre regard sur ces catégories de commandes, et d en simplifier considérablement les processus et les coûts associés.

5 La et l approvisionnement : Une autre vision de l approvisionnement : L achat public est encadré par des procédures, notamment le code des marchés publics. Les règles des marchés publics encadrent la procédure, le choix des fournisseurs et le mode de fonctionnement dans l exécution des marchés. L acte «d achat» comprend un certain nombre de phases en amont et en aval de ce processus. Ces différentes phases, qui vont de l étude du besoin au suivi de l exécution du contrat, en passant par le pilotage de l activité des acheteurs, sont déterminantes pour améliorer l efficacité de l achat. La première phase d un cycle d achat conduit l acheteur à analyser et à anticiper ses besoins, à rechercher et à analyser les solutions proposées par les fournisseurs, mais également à analyser sa propre méthode d approvisionnement et sa logistique. L approvisionnement conduit à satisfaire au quotidien les besoins de la structure, à contrôler et à rechercher des éléments de mesure et à améliorer la procédure, notamment en termes de coût et de logistique. La est un outil et un levier pour améliorer l efficacité de son approvisionnement et in fine en réduire les coûts. Quel type d approvisionnement est concerné par ce produit, par où commencer? Dans les textes (le décret d octobre 2004), tous les approvisionnements non stratégiques peuvent être exécutés par Carte d achat (voir fiche n 1); mais cela n est pas forcément judicieux. La a été conçue pour répondre au besoin de gestion d achats courants, récurrents : fournitures de bureau, coursiers, personnel intérimaire, matériel informatique, etc. Ces achats, fréquents et répétitifs, génèrent un nombre élevé de factures, souvent de faibles enjeux dont le coût de gestion peut être parfois supérieur au montant même de la facture. Avec le recul, on observe un élargissement progressif de l utilisation de la à de nombreux autres secteurs comme le voyage, la maintenance industrielle, le nettoyage, les achats alimentaires, les prestations de conseil, les achats marketing, le transport etc. Il s agit donc d identifier en priorité : le ou les services qui serviront de pilote avant la phase de déploiement; le type de biens (secteurs) par lequel on souhaite démarrer en établissant des priorités parmi les familles de produits et de services concernés; les fournisseurs privilégiés avec lesquels travailler en priorité.

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