Le P2D2. Réunion INSIS 24 mars Direction des comptes et de l information financière (DCIF) Bernard Adans Sandrine Loridan-Torchy Alain Dedenis

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1 P. 1 Le P2D2 Réunion INSIS 24 mars 2014 Direction des comptes et de l information financière (DCIF) Bernard Adans Sandrine Loridan-Torchy Alain Dedenis

2 Sommaire P Contexte et enjeux du P2D2 2 - Une nouvelle organisation 3 - Les outils 4 - Stratégie de déploiement général en 2014 et le dispositif d accompagnement du changement

3 P. 3 1 Contexte et enjeux du P2D2 Un projet prioritaire pour l établissement L occasion de poursuivre la démarche de modernisation engagée depuis 2005 (cf. le Protocole de modernisation) qui a notamment permis au CNRS : - de généraliser une logique de contrôle a posteriori, - de produire des comptes certifiés par des CAC, - de systématiser le recours à la monétique, etc. L anticipation des contraintes budgétaire: redéployer les ressources sur des tâches à fort enjeux Une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées : - aux limites de la carte achat, - à l hétérogénéité des pratiques entre DR, - à la conservation et au classement des PJ, etc. 3

4 P. 4 1 Contexte et enjeux du P2D2 Un projet innovant Le P2D2 va au delà du simple concept de service facturier La cible : la dématérialisation et l automatisation complète du circuit de la dépense (de la commande à la conservation des PJ) La création d un service centralisé de la DCIF en charge : du traitement dématérialisé de toutes les factures du CNRS (factures papier ou dématérialisées nativement cf. projet AEL) de l intégration des flux dans les SI afin de : - constituer et mettre à jour les bases tiers - traiter les oppositions, cessions, etc. - réaliser des contrôles et des PEC comptables automatiques - établir les propositions de virements pour le compte des ACS du classement et de la conservation des PJ du soutien et de l animation du secteur de la dépense Le SCTD : un service de la DCIF implanté à Nancy et organisé autour de deux pôles complémentaires (pilotage et exploitation)

5 1 Contexte et enjeux du P2D2 Principaux objectifs P. 5 Industrialiser tous les processus sans réelle valeur ajoutée Repositionner les interventions des acteurs au bon niveau : aux laboratoires : l achat scientifique (achat, service fait, relations fournisseurs) aux SFC en DR : les missions de comptables de proximité (le payement des dépenses, le recouvrement des recettes, l assistance aux UR ) à la DCIF : le pilotage et la maîtrise de la dépense et son incidence sur la situation patrimoniale de l établissement Partager, en temps réel, l information entre tous les acteurs (information sur l exécution de la dépense, information sur les justifications de la dépense, etc.)

6 1 Contexte et enjeux du P2D2 Un projet complexe : six chantiers menés de front P La refonte des processus : réingénierie et description de la chaine de la dépense 2 - Les outils informatiques : BFC-rénovation, DMF (outil de dématérialisation des factures), évolutions nécessaires dans Geslab et BFC, RESEDA (outil de gestion du référentiel fournisseurs) 3 - Le recrutement des personnels : quatre vagues (effectif cible de 30 ETPT) 4 - L aménagement des locaux 5 - Le déploiement (en 2013, 3 sites pilotes et déploiement national en 2014) 6 - L accompagnement au changement : stratégie de communication et actions de formation (personnels P2D2, formateurs, sites pilote, laboratoires et SFC, etc.)

7 2 Une nouvelle organisation Le P2D2 : la réingénierie complète de la chaîne de la dépense P. 7 La réception et le traitement des factures en un lieu unique La dématérialisation de l ensemble des flux relatifs à la dépense L automatisation d un maximum de contrôle Le pré enregistrement des opérations La conservation centralisée des pièces justificatives

8 2 Une nouvelle organisation P. 8 qui ne remet en cause ni : la place du délégué et de la délégation régionale les attributions de l ACS en tant que comptable assignataire de la dépense le rôle des unités dans les décisions d achat, et les relations avec ses fournisseurs

9 Le P2D2 : une nouvelle organisation du circuit de la dépense

10 2 Une nouvelle organisation Pour le laboratoire P. 10 Processus gestion de la dépense Processus gestion des fournisseurs Traitement commande Traitement facture La saisie de la commande dans Geslab La réception du produit ou de la prestation L attestation de service fait La certification du service fait dans GESLAB En revanche, le laboratoire ne reçoit plus la facture mais, éventuellement un mail pour confirmation (exemple, un écart de prix), Il peut visualiser à tout moment la facture et son état d avancement via DMF, et continue à recevoir dans Geslab le flux de la facture réglée par son SFC. Des recherches à effectuer dans la base nationale fournisseurs gérée par le P2D2 (Reseda) Des demandes de création à effecteur dans Reseda La validation et la création du fournisseur par le P2D2 La création du fournisseur dans GESLAB

11 2 Une nouvelle organisation Pour le laboratoire P. 11 Une attention particulière à porter sur la qualité du service fait : Une nouvelle organisation du laboratoire Une qualité du service fait : sa réalité et sa conformité Une attention particulière à porter sur la qualité de la commande : Éléments obligatoires Choix du bon code famille Qualité des données fournisseurs Une attention particulière à porter sur la mise en œuvre de la commande dématérialisée : la DA WEB

12 2 Une nouvelle organisation Pour le laboratoire : la demande d achat dématérialisée P. 012 GESLAB web GESLAB lourd a Saisie d une demande d achat par la personne au plus près du besoin Fournisseur b Validation de la demande d achat c transformation de la DA en commande par le gestionnaire habilité e transmission au fournisseur d-signature du bon de commande par la personne habilitée

13 2 Une nouvelle organisation Pour le SFC P. 13 Ce qui ne changera pas Ce qui changera La relation de proximité avec le laboratoire La responsabilité de l ACS L autorisation de décaissement par l ACS Certains contrôles seront faits automatiquement au P2D2 Toutes les factures feront l objet d une prise en charge automatique Une animation et une présence renforcées auprès des laboratoires Le transfert progressif de la gestion des tiers vers P2D2 (achèvement 2014) La modification de la transmission et de la conservation des pièces justificatives

14 P Les outils Un scanner Au SCTD Invoices (lecture et reconnaissance) Process director (intégration dans BFC)

15 3 Les outils P. 15 Les gestionnaires d unités : consulteront les factures / avoirs par une application web : «Web-board» traiteront les demandes d action (workflow) par une application web : «Workcycle»

16 3 Les outils Web board : C est un outil de partage des informations factures pour les gestionnaires d unités. P. 16 Numéro BFC du fournisseur Critères de recherche : Date de facture Statut de la facture Type de document EOTP Montant HT de la facture Valider la recherche

17 3 Les outils - Web board P. 17

18 3 Les outils P. 18 Work Cycle : Cette application Web est dédiée au traitement de Workflow.

19 3 Les outils Retour dans Geslab P. 19

20 4 -Stratégie de déploiement en 2014 Les 4 grandes régions: TSA P. 20

21 4 -Stratégie de déploiement en Janvier P. 21 Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septem bre Octobre Novemb re Décemb re Grand Est DR6 :(Pilote) DR8 Centre (pilote) DR10 : Alsace DR7 : Rhône Auvergne (Pilote) DR11 : Alpes Grand Ouest DR18 : Nord DR17 : Bretagne DR15 : Aquitaine DR19 : Normandie Sud DR20 : Côte d'azur DR12 : Provence & Corse DR14 : Midi Pyrénées DR13 : Languedoc Roussillon Ile de France DR4 : Gif DR1 : Paris A DR2 : Paris B DR5 : Meudon DR16 : PMA DR3 : Thiais

22 4 -Stratégie de déploiement en 2014 La formation des acteurs P. 22 Les gestionnaires d unités et gestionnaires SFC seront formés au moment du déploiement de leur délégation régionale, aux évolutions métiers et aux outils. Ces formations seront dispensées par des formateurs en poste en laboratoires ou en délégations régionales, qui auront euxmêmes été formés au préalable.

23 4 - Le déploiement en 2014 organisation : Un déploiement type: la première vague Grand Est 2014 Janvier Février Mars Avril Mai P. 23 Déploiement Grand Est (24%) Campagne nationale Information de l ensemble des acteurs concernés (DU, DR gestionnaires, formateurs, etc.) S-2 Formation formateurs 3 jours DR8 Call Go/No Go S2 DR7 Call Go/No Go S4 DR11 Call Go/No Go S6 DR10 Formation gestionnaires Call Go/No Go S8 DR06 Assistance & coordination au déploiement Call Go/No Go S10 Information 2 ème Vague (IDF) Légende Démarrage: Réunion avec Délégué/CDS Communication S-2 Formation formateurs 2 ème vague (IDF) DRX

24 4 -Le déploiement en 2014 organisation focus pour une Délégation Préparation Déploiement Déploiement P. 24 M-1 Information des acteurs S-2 Formation Formateurs de toute la vague (3 jours) Démarrage délégation Semaine 1 Semaine 2 Formation gestionnaires 1 er point déploiement à la fin de la 1 ère semaine de démarrage 2 éme point déploiement à la fin de la 2 ème semaine de démarrage Formation gestionnaires Préparation logistique formation formateurs S-2 : La formation de tous les formateurs du TSA se déroule sur 3 jours Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environ Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante NB : En cas de problèmes graves détectés, le déploiement est suspendu

25 P. 25 Merci de votre attention

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