Copyright Agirc-Arrco Mars QUESTIONS pour comprendre le Système d Information Retraite Complémentaire (SI-RC)

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1 2 QUESTIONS pour comprendre le Système d Information Retraite Complémentaire (SI-RC)

2 SOMMAIRE (1/3) ENJEUX DE L INFORMATIQUE RETRAITE COMPLÉMENTAIRE 1. Depuis quand un programme de convergence informatique (CI)? 2. Qu est-ce que le SI-RC? 3. Quels sont les quatre enjeux du SI-RC définis par les partenaires sociaux à l horizon 2014? 4. Quels sont les objectifs du schéma directeur informatique? 5. Comment le SI-RC renforce-t-il la place des régimes Agirc et Arrco dans la sphère protection sociale? 6. En quoi le SI-RC renforce-t-il la productivité de la retraite complémentaire? 7. Quelles actions sont menées vers les équipes informatiques? 8. Pourquoi la DSI-RC s est-elle engagée en faveur de la diversité?

3 SOMMAIRE (2/3) ORGANISATION DE L INFORMATIQUE RETRAITE COMPLÉMENTAIRE 9. Pourquoi une DSI-RC? 10. Comment est assuré le management du SI-RC? 11. Quelle gouvernance pour le SI-RC? 12. Qui finance le SI-RC? 13. Combien y a-t-il de plates-formes informatiques? 14. Pourquoi un Data Center pour la retraite complémentaire? 15. Quel modèle d analyse pour les dépenses informatiques?

4 SOMMAIRE (3/3) DANS LE SI-RC, L USINE RETRAITE 16. Qu est-ce que l Usine Retraite? 17. Comment se déroule le déploiement de l UR dans les groupes? 18. Comment est organisé le support aux déploiements? 19. Quel accompagnement des gestionnaires dans la prise en main de l UR? 20. Quel est le vocabulaire indispensable pour comprendre le SI-RC?

5 Enjeux de l informatique retraite complémentaire

6 1. Depuis quand un programme de convergence informatique (CI)? En 2001, une commande des partenaires sociaux En 2001, les partenaires sociaux ont demandé aux fédérations Agirc et Arrco de mettre en œuvre un service retraite complémentaire simplifié et homogène pour les entreprises et les salariés. Dans le cadre de cet objectif, les fédérations Agirc et Arrco ont rationalisé les moyens et les processus de gestion afin d être plus efficaces en termes d organisation, de coût et de service. Un programme ambitieux Lancé en 2003, le Programme CI est un programme ambitieux de mutualisation des outils informatiques qui vise notamment la création du système d information retraite complémentaire (SI-RC). 6

7 2. Qu est-ce que le SI-RC? (1/2) Il est construit sur le concept d interopérabilité qui constitue la clé du service global rendu aux clients. Constitué autour de l Usine Retraite et des référentiels nationaux, il évolue en permanence et nécessite la mise en œuvre de compétences technologiques et méthodologiques. 4 thématiques structurent le SI-RC Le produit retraite complémentaire Les projets nationaux (collaboration avec les ONPS) L efficacité de sa gestion (coûts, ressources humaines ) Le bon fonctionnement avec les SI des GPS Le SI-RC est au service d un produit RC évolutif Il fournit un outil simple aux gestionnaires des GPS Il accompagne les évolutions du produit RC en intégrant de nouveaux services Le SI-RC est composé d un SI-RC national et d un SI-RC local Le SI-RC national est installé en un lieu unique. Il porte les données des référentiels nationaux, assure la cohérence entre les différents GPS et les processus métiers transverses (liquidation, information des actifs ) Le SI-RC local est installé et configuré dans le GPS et échange avec le SI des autres activités de chaque groupe : assurance de personnes, prévoyance, santé, épargne Le SI-RC échange avec les systèmes d information des organismes partenaires des régimes Agirc et Arrco. 7

8 2. Qu est-ce que le SI-RC? (1/2) Un SI Interopérable Le SI-RC est structuré en 2 niveaux Niveau national : les bases nationales et les briques non déployées : Référentiels Entreprises, Individus et Adhésions, Carrières (périodes et droits), Dossiers retraite, Prestations (vue consolidée), Collecteur Sud, Concentrateur déclarations sociales, etc. Niveau local : les briques de l Usine Retraite déployées dans les SI des GPS. 8

9 3. Quels sont les 4 enjeux du SI-RC définis par les partenaires sociaux à l horizon 2014? 1. Réussir le déploiement de l Usine Retraite 2. Faire évoluer le SI-RC pour répondre aux évolutions du Produit RC 3. Pérenniser et industrialiser le SI-RC 4. Optimiser et réduire les coûts informatiques 9

10 4. Quels sont les objectifs du schéma directeur informatique? (1/2) Il constitue la feuille de route pour la période Il a pour objectif de construire le système d information retraite complémentaire en s appuyant sur l Usine Retraite et son déploiement. Cette feuille de route s articule autour de 3 axes : Un axe fonctionnel concernant les projets métier relatifs aux évolutions du produit RC (individus et entreprises). Un axe technique concernant les projets visant la performance du SI- RC. Un axe organisationnel concernant les projets visant à une optimisation du fonctionnement de l informatique retraite complémentaire (accompagnement des informaticiens, réduction des coûts informatiques, industrialisation du Centre National de Développement CND et du Centre National de Recette CNR ). 10

11 4. Quels sont les objectifs du schéma directeur informatique? (2/2) Des garanties de service et de performance Individus Des applications interactives offertes aux salariés visualisant et gérant leur carrière Un accès simplifié aux services (multicanal, 24h/24 7j/7) Une relation proactive et personnalisée répondant aux événements de la vie Entreprises Des démarches simplifiées avec des réponses rapides Un soutien aux entreprises pour l information à leurs collaborateurs Toutes les informations (retraite / prévoyance) au même endroit Gestion des régimes Une optimisation des coûts de gestion Une amélioration des contrôles Un renforcement du pilotage des régimes Supports L adaptation du SI-RC à son écosystème Une optimisation du fonctionnement de l informatique RC 11

12 5. Comment le SI-RC renforce-t-il la place des régimes Agirc et Arrco dans la sphère protection sociale? En répondant de manière performante au défi du service global retraite En se donnant la capacité de travailler sur des projets nationaux de la protection sociale (DSN, information des actifs, RNCPS ) En confortant le rôle des régimes comme des acteurs majeurs du service global de la protection sociale 12

13 6. En quoi le SI-RC renforce-t-il la productivité de la retraite complémentaire? En fournissant des outils performants, permettant l optimisation du service et de la qualité En permettant la convergence des processus de gestion En facilitant la dématérialisation et l automatisation (ex : déclarations sociales) En mettant l accent sur les simplifications de nos opérations de gestion En contribuant à l atteinte de l objectif ambitieux de réduction des coûts informatiques de 20,7% à 16 % du coût global de gestion d ici 2014 En agissant ensemble pour réduire les coûts informatiques : Optimisation des achats de matériels et de logiciels Renfort du pilotage budgétaire informatique Réalisation de mutualisations Réduction de la sous-traitance informatique 13

14 7. Quelles actions sont menées vers les équipes informatiques? (1/2) Le programme ITAC (Informatique en Transformation Accompagnement et Compétences) est un dispositif national destiné aux collaborateurs de la filière informatique retraite complémentaire. Il vise à : donner aux informaticiens l opportunité d acquérir de nouvelles compétences les accompagner à travers des parcours de carrière adaptés les fédérer au sein d une communauté informatique RC Afin d atteindre un haut niveau de performance collective et de services 14

15 7. Quelles actions sont menées vers les équipes informatiques? (2/2) Donner du sens Donner les moyens Donner envie Faire comprendre aux informaticiens les changements en cours (évolutions métier, déploiement de l UR, création d Alcara GieProd, rapprochement de GPS, de plates-formes informatiques ) Mettre en valeur les métiers de la filière informatique en l associant au produit retraite complémentaire et à la mission d intérêt général des fédérations Apporter une vision sur les futurs possibles en termes d évolution de carrières Réinternaliser les compétences adéquates et dédiées retraite complémentaire afin de réduire la sous-traitance Renforcer l accompagnement RH dédié aux informaticiens RC Accompagner les évolutions du métier SI (évolutions technologiques) au service de l évolution du produit RC Impliquer les informaticiens dans la construction des actions du programme ITAC afin les faire adhérer au changement Créer l appartenance à la communauté informatique retraite complémentaire avec des actions de mobilisation (séminaires, réseau social, retours d expérience ) Proposer des actions innovantes pour développer les talents de l informatique RC en sortant des formations "classiques" 15

16 8. Pourquoi la DSI-RC s est-elle engagée en faveur de la diversité? Une valeur de la protection sociale. Gérer la diversité, c est enrichir les compétences de l entreprise et favoriser le développement professionnel des salariés. L objectif est d offrir à chacun, quels que soient son âge, son genre, sa localisation et ses contraintes personnelles, des modes de travail et de collaboration adaptés ainsi que des opportunités de développement des compétences. Lancement d une commission de travail en collaboration avec l AFMD (Association Française des Managers de la Diversité) et le CIGREF (Club informatique des grandes entreprises françaises) ayant pour thème "Les parcours dans les métiers du numérique : quelle place pour la diversité des âges et du genre?" dont la présidence est assurée par Daniel Lefebvre, Directeur des systèmes d information retraite complémentaire, et Marc Zune, professeur, sociologue à l université catholique de Louvain. Une ambition : signer et faire vivre la charte de la diversité! Mise en place et animation d un groupe témoin sur la diversité entre la DSI-RC et le coordinateur diversité de la branche professionnelle rattaché à l Association d employeurs. 16

17 Organisation de l informatique retraite complémentaire

18 9. Pourquoi une DSI-RC? (1/2) En juin 2008, les fédérations Agirc et Arrco ont créé la Direction des systèmes d information retraite complémentaire (DSI-RC) pour : Assurer à un rythme soutenu, la transformation et la gestion d un système d information devenu complexe Garantir dans la durée l unicité du SI-RC La DSI-RC est l instance de dialogue et de travail avec les pouvoirs publics et les autres organismes de protection sociale (ONPS) pour tous les sujets relatifs à l informatique retraite complémentaire. 18

19 9. Pourquoi une DSI-RC? (2/2) Les missions confiées à la DSI-RC par les fédérations sont les suivantes : Définir la stratégie informatique et les normes applicables au SI-RC et en contrôler la mise en œuvre Garantir la pérennité des données des régimes Assurer la maîtrise d œuvre du SI-RC au travers d Alcara Assurer l exploitation du SI-RC local pour les GPS qui le souhaitent au travers de GieProd Assurer l exploitation du SI-RC national Mettre en place les dispositifs nécessaires à la maîtrise des risques et des coûts informatiques Animer la communauté des informaticiens 19

20 10. Comment est assuré le management du SI-RC? (1/2) La DSI-RC est une structure de gouvernance des ressources informatiques nécessaires à la gestion de la retraite complémentaire. Elle élabore les instructions de la direction générale de l Agirc et de l Arrco à destination des GIE informatiques et directions informatiques des GPS et s assure de leur mise en œuvre. Elle assure la responsabilité opérationnelle du SI- RC au travers d Alcara-GieProd, du CSN et du GICR. 20

21 10. Comment est assuré le management du SI-RC? (2/2) 21

22 11. Quelle gouvernance pour le SI-RC? Les bureaux et les conseils d administration des fédérations définissent les objectifs du SI- RC, les orientations, les budgets, les priorités stratégiques et suivent l avancement. Ils s appuient sur la Commission Informatique Arrco et le Groupe de Travail Informatique Agirc, qui émettent un avis sur les orientations et le pilotage. Le Directeur général de l Agirc et de l Arrco s appuie sur le Comité de Maîtrise d ouvrage stratégique (G5) pour définir les enjeux métier sur lesquels doit s aligner le SI-RC, approuver les plans projet et contrôler leurs évolutions. Le DSI-RC est appuyé par deux comités : Le Comité de maîtrise d ouvrage opérationnelle (Comité Métier) qui valide les orientations métier, instruit les dossiers d arbitrage métier, définit les règles fonctionnelles et est garant de la cohérence de la solution avec les besoins métier. Il est le soutien du plan d accompagnement du changement transverse. Le Comité de direction du SI-RC (G8) qui valide les orientations technologiques, instruit les dossiers d arbitrage technologique et approuve les principes techniques. 22

23 12. Qui finance le SI-RC? (1/2) Les fédérations financent les projets communautaires du Programme Les projets du Programme de Convergence Informatique sont réalisés pour l ensemble des groupes ; à ce titre, leur fabrication est financée sur le Fonds d Intervention Agirc Arrco (FIAA) géré par les fédérations. La maintenance des briques UR déployées dans les groupes et l exploitation des briques non déployées sont également financées de manière communautaire. Le financement est déterminé après validation opérationnelle d un plan projet Circuit de validation opérationnel d un plan projet Le plan projet contient notamment le périmètre fonctionnel, le planning, les charges. 23

24 12. Qui finance le SI-RC? (2/2) Financement et construction de l Usine Retraite La phase projet de construction de l Usine Retraite correspond à la période Fin 2010, chaque brique de l UR est en effet en production dans un groupe. Le coût de construction de l UR représente 300 millions d euros soit moins d une année de dépenses informatiques et environ 3 % du cumul des charges de gestion sur la même période. 24

25 13. Combien y a-t-il de plates-formes informatiques? La réussite du programme de Convergence Informatique passe par une maîtrise des coûts et une homogénéisation des systèmes et outils. Avec 66 systèmes d information et 44 plates-formes en l an 2000, cette optimisation était devenue indispensable. Au 1 er janvier 2012, 4 platesformes informatiques gèrent l informatique retraite complémentaire. 25

26 14. Pourquoi un Data Center pour la retraite complémentaire? (1/2) Les besoins de consolidation d informations par les fédérations ont littéralement explosé depuis 2007 : Pour déployer un service global et homogène pour la retraite complémentaire Pour mieux informer (information des actifs) et simplifier les procédures administratives Pour participer aux traitements nationaux multirégimes : Répertoire National Commun de la Protection Sociale, Répertoire des Prestations Le rôle des bases de données fédérales se renforce. Afin d être en mesure d offrir un outil stratégique aux fédérations, les Conseils d administration de l Agirc et de l Arrco des 10 et 11 mars 2010 ont validé la construction d un nouveau centre de traitement sur le site de Gradignan. 26

27 14. Pourquoi un Data Center pour la retraite complémentaire? (2/2) Ce Data Center doit garantir une sécurité et une qualité du service de haut niveau : Fiabilité des architectures et des applications Haute disponibilité des infrastructures (tolérance aux pannes) Continuité du service en cas de sinistre majeur Il héberge les équipements de communication, de transmission, de traitement et de stockages de données informatiques. D une superficie d environ m 2, le Data Center permet aux fédérations de se doter d un nouvel outil capable de s adapter aux évolutions du SI-RC. 27

28 15. Quel modèle d analyse pour les dépenses informatiques? (1/2) En décembre 2010, les instances politiques ont approuvé sept résolutions concernant l organisation de la DSI-RC La résolution n 6 sur la maîtrise des coûts prévoit notamment un pilotage renforcé des budgets UR et SI- RC, dans une logique de réduction des coûts et d amélioration de la qualité Le pilotage suppose au préalable l utilisation d un modèle de coûts informatiques homogène qui permette une connaissance : des coûts des services mis à disposition par l informatique des activités nécessaires à la fourniture de ces services 28

29 15. Quel modèle d analyse pour les dépenses informatiques? (2/2) Ce modèle s articule sur des données à la fois financières et techniques constitue un outil de communication et de gestion partagé Le modèle d analyse des dépenses informatiques Agirc Arrco est basé sur : l approche "Activity Base Costing" (ABC), et sur les référentiels du CIGREF (Club Informatique des Grandes Entreprises Françaises) Construit avec les contrôleurs de gestion des groupes et des plates-formes informatiques, il est opérationnel depuis

30 Dans la DSI-RC, l Usine Retraite Copyright Agirc-Arrco Mars 2012

31 16. Qu est-ce que l Usine Retraite? (1/2) L Usine Retraite constitue le SI-RC local. L Usine Retraite couvre l ensemble des grands processus de gestion de la retraite complémentaire. L Usine Retraite est un des trois volets du Programme de Convergence Informatique. Les deux autres volets concernent le rapprochement des plates-formes informatiques et les traitements pour compte commun. L Usine Retraite est constituée d un ensemble de briques. Une fois assemblées, elles couvrent l ensemble des fonctionnalités permettant la gestion des processus de la retraite complémentaire. L application de gestion de retraite complémentaire est unique et commune pour tous les groupes. Seuls le paramétrage de l application et les données du groupe leur sont propres. 31

32 16. Qu est-ce que l Usine Retraite? (2/2) Pourquoi le terme "Usine" Retraite? Parce que l UR permet de traiter de gros volumes d information. Parce qu elle concerne l automatisation de tâches répétitives. Parce qu elle n est pas en contact direct avec les clients. 32

33 17. Comment se déroule le déploiement de l Usine Retraite dans les groupes? (1/2) Chacun des groupes a défini avec la DSI-RC ses échéances de déploiement. Les groupes vague 2 sont positionnés sur une échéance de déploiement à partir de Différents acteurs travaillent de façon coordonnée lors de la phase de déploiement : Responsable déploiement, formateur référent, correspondant déploiement DOP, équipe ACT, responsable conduite du changement, porteur de la conduite du changement, formateur relais, support au déploiement 33

34 17. Comment se déroule le déploiement de l Usine Retraite dans les groupes? (2/2) Calendrier global des déploiements 34

35 18. Comment est organisé le support aux déploiements? Après les premiers déploiements de l UR chez les précurseurs et le pilote, la DSI-RC s est organisée pour prendre en charge des travaux de support aux déploiements : Poursuivre les développements (particularités réglementaires) et la stabilisation des briques ; Faciliter le déploiement de l UR dans tous les GPS. Le Support aux déploiements (SAD) participe à la réussite du déploiement et à l optimisation des coûts : Mettre en place des procédés industriels de déploiement (usine de migration, base de connaissances SAD ) ; Mettre à disposition une équipe experte pour la participation et la prise en charge des travaux. 35

36 19. Quel accompagnement des gestionnaires dans la prise en main de l UR? (1/2) L accompagnement du changement transverse (ACT) Afin d aider les groupes dans leur démarche d accompagnement les gestionnaires des groupes, un plan de conduite du changement transverse a été construit pour répondre à 3 enjeux Rassurer les gestionnaires Sécuriser le déploiement de l Usine Retraite Mutualiser les expériences et les compétences en matière de conduite du changement Donner du sens auprès des acteurs de la retraite complémentaire. Anticiper les craintes des gestionnaires impactés. Réaliser une communication opérationnelle sur le programme. Anticiper les risques liés aux déploiements. Fournir aux groupes des méthodes et des outils d accompagnement «industriels» qui s appuient sur le retour d expériences des groupes notamment des groupes précurseurs et pilote. Organiser les témoignages directs de représentants des groupes sur les bonnes pratiques de mise en œuvre de l Usine Retraite (formation, communication, évolutions organisationnelles...). 36

37 19. Quel accompagnement des gestionnaires dans la prise en main de l UR? (2/2) Un réseau de porteurs de la conduite du changement a été mis en place. Il se compose d un porteur de la conduite du changement par groupe et d une équipe dédiée au sein des fédérations. Les objectifs du réseau : Organiser le lien entre la conduite du changement transverse et la conduite du changement au sein des groupes Faciliter la démultiplication des actions de conduite du changement conçues au niveau transverse vers les équipes de gestion du groupe Capitaliser et mutualiser les bonnes pratiques en matière de conduite du changement. Equipe Conduite du Changement Transverse Transverse Chaque projet mené au sein des groupes se compose de plusieurs chantiers : Réseau des Porteurs Communautaire Analyse des impacts (organisation, métiers) Formation Groupe Groupe Groupe Groupe Groupe Communication Appui au démarrage Pilotage 37

38 20. Quel est le vocabulaire indispensable pour comprendre le SI-RC? ACT : Accompagnement du Changement Transverse. ADP : Assurance De Personnes. Alcara : GIE né du rapprochement des plates-formes informatiques Alcire et Aramice. Dédié au développement du SI-RC, il assure le déploiement de l UR pour ses groupes membres, ainsi que la maintenance des systèmes existants de ces groupes. Brique : Lotissement de l Usine Retraite correspondant à l attribution de la construction d un ensemble fonctionnel ou technique à un groupe de protection sociale. Cadrage stratégique SI-RC : Il définit la stratégie informatique de la retraite complémentaire. Comité Métier : Il est composé de directeurs experts de la retraite dans les groupes et est garant des besoins métier retraite des groupes. CND : Centre National de Développement. CNR : Centre National de Recette. CSN : Centre des Services Nationaux. Data Center : Centre de traitement hébergeant les équipements de communication, de transmission et de stockages de données informatiques. DSI-RC : Direction des systèmes d information de la retraite complémentaire, elle pilote l informatique de la retraite complémentaire. G5 : Comité de maîtrise d ouvrage stratégique. G8 : Comité de direction du DSI-RC (Comité d architecture fonctionnel et technique). GieProd : Gie regroupant les moyens techniques et de production au service d Alcara. GPS : Groupe de Protection Sociale Interopérabilité : Aptitude de deux ou plusieurs systèmes (logiciels ou matériels) à fonctionner ensemble en utilisant des standards communs. ITAC : Informatique en Transformation Accompagnement et Compétences. OPS : Organisme de Protection Sociale. Programme de Convergence Informatique : Programme de modernisation du système d information de la retraite complémentaire. RC : Retraite Complémentaire. Référentiels nationaux : Ensemble de données de référence de la retraite complémentaire nécessaire au bon déroulement des traitements informatiques de l Agirc et de l Arrco (individus, entreprises, carrières). Secrétariat général DSI-RC : Il prend en charge les budgets, le contrôle de gestion, la communication et établit la cartographie des ressources informatiques dans les groupes. SI-RC (Système d Information Retraite Complémentaire) : Comprend l ensemble des composants informatiques, techniques et fonctionnels, permettant d assurer la gestion des informations de la Retraite Complémentaire. SI-RC local : Briques de l Usine Retraite déployées dans les SI des GPS. SI-RC national : Comprend les bases nationales et les briques non déployées dans les SI des GPS. Usine Retraite : Logiciel unique et commun de gestion des activités de la Retraite Complémentaire. L UR fait partie du SI-RC local. 38

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