Réussir le choix de son SIRH

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1 Réussir le choix de son SIRH Pascale Perez - 17/09/2013 1

2 L évolution du SI RH 1960 à 1970 : le progiciel de paie. Le système d information RH apparaît dans les années soixante avec la construction des calculateurs de paie. Les années 70 voient arriver les premiers outils de gestion administrative à 2000 : le progiciel RH. La gestion Administrative du Personnel (GA ou GAP) constitue le moteur du SIRH et se voit complété avec d autres briques RH (GTA, Formation, interface avec le module comptable ) Les éditeurs diversifient leurs offres en les enrichissant de processus inédits. Depuis les années 2000 : l ère de la e-rh La GRH entre véritablement en scène avec l arrivée des technologies Intranet et la maturité fonctionnelle des professionnels RH dans leur utilisation Le périmètre fonctionnel s élargit, les types d architecture évoluent : le progiciel unique ou la cohabitation de plusieurs progiciels dédiés, interfacés entre eux. Parler de SIRH comme l ensemble des outils dédiés à la fonction RH n a plus de sens car il intègre nombre d utilisateurs qui ne sont plus seulement les fonctionnels RH via les accès self service. 2

3 Qu est ce que le SIRH? Définition de Wikipedia : Système d Information de Ressources Humaines : interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l'information et de la communication (TIC). Selon Tannenbaum (1990) : le SIRH est un système permettant d acquérir de stocker, de manipuler, d analyser, d extraire et de distribuer des informations pertinentes au regard des ressources humaines d une organisation En clair, qu est-ce qu un SIRH? 3

4 Qu est ce que le SIRH? Un SI RH est un ensemble de fonctionnalités qui couvre les processus du cycle de vie de l employé selon les politiques RH d une entreprise 4

5 Qu est ce que le SIRH? Patrick Gilbert (1999) propose une représentation des processus RH avec au centre le dossier de l employé ce qui démontre le positionnement du dossier individuel au centre des processus de la GRH C est un système homogène (un progiciel) ou hétérogène (plusieurs modules) qui inclut des personnes, des politiques, des processus, des référentiels et des données avec une interaction entre les composants opérationnels et décisionnels 5

6 Pourquoi se doter d un SI RH? Comment outiller mon nouveau processus RH Mon SI RH est obsolescent ou n est plus adéquat? Comment gérer mes compétences en interne? Comment partager les informations RH avec les clients internes? Comment permettre à ma fonction RH de se positionner sur des actions à valeur ajoutée? Mes managers ont besoin d outils en support de leurs pratiques managériales? Comment mieux maîtriser les évolutions d effectifs et de masse salariale? Comment permettre à mes employés d être acteurs de leur carrière? Comment piloter mes pratiques/ processus RH? Si vous vous posez ce type de questions, vous pouvez vous lancer dans une étude de besoin 6

7 Quelques apports d un SI RH Automatiser les opérations de gestion RH Accéder plus rapidement à l information et la partager Faciliter la gestion d un afflux d information, réduire les erreurs et les délais Faciliter les prises de décision et permettre à l entreprise de réagir rapidement Augmenter l efficacité managériale Améliorer l attractivité RH de l entreprise Améliorer le service rendu aux clients internes 7

8 Choisir son SIRH, comment? Le SI RH doit correspondre à des besoins réels et clairement identifiés, à des processus RH existants et doit être compatible avec les ressources financières de l entreprise Le SI RH est un choix qui peut s avérer coûteux et inadapté si aucune analyse des besoins n est menée au préalable Avant toute prise de décision, il est donc fortement recommandé de procéder à une étude de cadrage complète allant de l analyse de la stratégie à la définition de la cible Attention à ne pas tomber dans le piège du vieil adage qui peut le plus peut le moins dans la décision d acquérir un SI RH Le risque est de donner naissance à un SI RH aux fonctionnalités incomplètes dont l effet déceptif ne pourrait venir qu alimenter la méfiance des utilisateurs envers leur nouvel outil. 8

9 Solution intégrée ou solution modulaire? ERP ou PGI Système unique composé de plusieurs lots intégrés Pas de développement d interfaces inter-lots Cohérence des informations plus simples à restituer et à consolider Noyau dur avec une couverture fonctionnelle minimaliste Systèmes plus généralistes avec possibilité de développement spécifique payant Mise en place chevillée au déploiement de plusieurs lots Montée de version impliquant des migrations plus coûteuses Progiciel ou solution modulaire Application développée par un éditeur Solutions expertes pour répondre aux besoins de plusieurs clients Paramétrage plus souple et personnalisable Déploiement plus rapide et moins coûteux Bénéfice sans surcoût des évolutions de fonctionnalités Solutions de type prêt à porter Nécessité d acquérir plusieurs solutions expertes pour constituer un SIRH complet Obligation de développer des interfacesentre les solutions afin de garantir la cohérence des données et d éviter les doubles saisies 9

10 SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS Les avantages des solutions en mode SaaS Les inconvénients Solutions plus alignées sur la stratégie de la DRH Mise en œuvre est rapide Bénéficie de niveaux de service performants Coûts moindres (l'investissement est faible voire inexistant) Support et la maintenance facilitées Bénéfice d évolutions et d avances entre 2 et 4 fois par an sans surcoût Pas de nécessité d acquérir le matériel ni de posséder les compétences techniques en interne Solutions ne permettent pas de couvrir des règles ou spécificités complexes(solution de prêt-à-porter) Des outils différents par processus ne permettant pas une gestion globale Problématiques de gestion des interfaces Obligation de s adapter à l outil Pas de pérennisation des investissements Société non propriétaire de la solution, pas de possibilité d installer sur site (location) 10

11 SIRH : LA BATAILLE ERP installé en interne VS SaaS Solutions complémentaires? ERP installé en interne (GA, Paie, GTA) + solutions en mode SaaS pour couvrir des fonctions complémentaires (Recrutement, formation, Carrière, Evaluations ) C'est comme un cœur et des pétales, explique Arnaud Gauthier. Chaque produit a ses propres caractéristiques et il faut bien comprendre les besoins en amont afin de lancer Attention toutefois à ne pas complexifier l architecture applicative et logique de votre SIRH 11

12 Positionnement du marché des SI Quatre grandes famille d acteurs se partagent le marché Les généralistes : les généralistes en paie Les généralistes en ressources humaines hors paie Les généralistes paie et RH Les experts ou solutions Best of breed : les experts de la gestion de la paie, les experts de la gestion des temps, les experts de la gestion de la formation,. Source CXP 12

13 Le marché Le marché des SIRH a progressé de 5% en 2011, de 15% pour le seul mode SaaS. Avec des prix plus abordables et des fonctionnalités adaptées, le marché des SIRH, historiquement focalisé sur les grands comptes, s est ajusté aux besoins des PME. Au travers de nombreux rachats, fusions, les grands acteurs se positionnent sur un marché de plus en plus mature. Les solutions RH développées pour le mode SaaS côtoient voire se regroupent avec des offreurs présents de plus longue date sur le marché pour offrir une couverture fonctionnelle plus large. 13

14 Positionnement du marché des SI Des positionnements par taille de clients et/ou par secteurs d activités (secteur public, industrie ) Spécialiste du Secteur Public Grands comptes Moyennes Entreprises Source CXP 14

15 8 conseils pour réussir son projet SI RH Anticiper son projet SI RH très en amont Neutraliser l effet big-bang Impliquer tous les acteurs de l organisation, pas uniquement RH Empiler les briques fonctionnelles RH avec précaution Anticiper sur la disponibilité des compétences internes Mener des actions de communication et de conduite du changement Bien coordonner ses équipes MOA/MOE Se méfier des solutions miracles tout-en un 15

16 L étude de cadrage, étape clé pour choisir son SIRH REVUE DE LA STRATEGIE La déclinaison des enjeux stratégiques de l entreprise, le recueil des attentes des clients internes et la description des processus métiers constituent deux points d entrée essentiels de l analyse ETUDE DE CADRAGE ETUDE DE L EXISTANT DEFINITION DE LA CIBLE Fonctionnel Métier Applicatif 16

17 La déclinaison des enjeux stratégiques de l entreprise & le recueil des attentes des clients internes REVUE DE LA STRATEGIE Déclinaison des objectifs stratégiques en matière de GRH à Court et Moyen Termes Recueil de la vision des clients internes par rapport aux processus RH existants et leurs attentes en termes d amélioration de services RH 17

18 L étude de l existant doit être une analyse de risques et d améliorations souhaitées ANALYSE DE L EXISTANT Analyse des processus métier actuels avec identification des dysfonctionnements et des améliorations souhaitées (stratégie et attentes clients internes) Formalisation des cartographies applicatives et logiques actuelles 1 er constat : go ou no go? La cartographie fonctionnelle des processus RH vous permettra d avoir une vision globale et fonctionnelle de vos processus et de la manière dont ils sont outillés Métier Les cartographies applicatives et logiques globales et détaillées vous permettront d identifier les risques en termes d architecture, d obsolescence de solutions, de criticité en termes de gestion d interface Technique 18

19 La cible et la trajectoire permet de prendre sa décision DEFINITION DE LA CIBLE ET DE LA TRAJECTOIRE Formalisation des processus métier cibles / des cartographies applicatives et logiques sur la base des améliorations/évolutions identifiées Analyse du marché en termes de couverture fonctionnelle, technique, financière & organisation de démonstrations / Visites clients Formalisation du plan de mise en œuvre en lien avec le planning RH & Identification des besoins en ressources internes (organisation projet) 2 ème prise de décision : go ou no go? 19

20 La conduite du changement, intégrée tout au long de la démarche d urbanisation prépare le déploiement REVUE DE LA STRATEGIE Mobilisation des directions et clients internes Capture des enjeux du projet et attentes ANALYSE DE L EXISTANT Identification des changements majeurs Capture des zones d amélioration (gains) DEFINITION DE LA CIBLE TRAJECTOIRE Identification des impacts majeurs par population et des nouvelles pratiques émergentes Construction d une trajectoire de déploiement réaliste tenant compte du facteur humain Capture des résistances Formalisation du plan d accompagnement

21 Réaliser son choix : La rédaction du cahier des charges & la méthodologie de choix Présente l entreprise, sa culture, son organisation, son plan d évolution Le Cahier des charges Formalise les besoins métier par processus fonctionnel La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision Décrit l architecture cible et les contraintes techniques Précise les aspects de reprise de données (source cible), les interfaces avec le SI existant, les attentes en accompagnement au changement Indique la répartition des rôles des acteurs du projet et des instances de pilotage : MOA, MOE, utilisateurs, acteurs AMOE, AMOA, intégrateur, éditeurs Précise les exigences contractuelles et le planning de déploiement souhaité Le cahier des charges donne un cadre directeur au projet et prépare un éventuel appel d offres Il sert à élaborer les grilles d analyse des réponses pour aide au choix Il sera le document de référence pour vérifier si les objectifs définis et précisés sont atteints 21

22 Réaliser son choix : la méthodologie de choix L évaluation des offres Les grilles d évaluation des offres se construisent en parallèle du cahier des charges La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision Chaque axe doit faire l objet d une grille d analyse : fonctionnel, technique, projet, financiers et aspects contractuels (licences, réversibilité, SLA ) 22

23 Réaliser son choix : la méthodologie de choix Le dépouillement des réponses n est pas suffisant pour réaliser son choix Analyser les aspects juridiques des éditeurs : rachats, projets de regroupement, santé financière, typologie des clients, éditeur/intégrateur La cible et la trajectoire permette de prendre sa décision L évaluation des offres Exiger la présentation de prototypages (Proof of Concept) sur des fonctionnalités majeures Réaliser des visites d entreprises clientes : bilan sur les conditions de déploiement, facilité d appropriation, difficultés rencontrées 23

24 Les acteurs AMOE et AMOA Se faire accompagner ou non par des acteurs AMOE et/ou AMOA? Se faire accompagner par des acteurs AMOA, spécialistes en GRH et SI RH, et AMOE, spécialistes en urbanisation des SI, est un des facteurs-clés de réussite de l étude de cadrage Ces deux acteurs doivent être indépendants de tout éditeur. Ils ne peuvent être juge et partie. AMOA & AMOE : un binôme d experts pour vous accompagner dans l étude de cadrage La valeur ajoutée d une AMOA Apport en analyse de la stratégie RH Apport et conseil en méthodologie d ingénierie des processus RH Apport et retours d expérience sur les solutions du marché Apport en analyse des impacts des changements Technique Métier La valeur ajoutée d une AMOE Apport en urbanisation et en architecture de SI Apport et retours d expérience sur les solutions du marché sur les aspects techniques 24

25 En synthèse, comment réussir le choix de son SI RH Vous avez des besoins réels et clairement identifiés Vous maîtrisez les attentes de vos clients internes Vos processus RH à outiller sont formalisés Vousavezanticipéetmenéuneétudedecadragedanslesrèglesdel art Vous avez analysé, sondé le marché et les solutions existantes(benchmark) Vous avez anticipé sur l équipe projet et les compétences internes et externes si besoin à mobiliser en fonction de votre trajectoire d évolutions Vous avez défini une trajectoire de déploiement du SI RH en lien avec votre planning métier RH Vous avez mené une étude sur les impacts liés aux changements induits et pré-identifié les actions en accompagnement Vous avez élaboré un cahier des charges intégrant toutes vos exigences Vous avez mené une qualification des offres dans les règles(grilles d analyse et de cotation sur les critères majeurs, visite d entreprises, POC ) = réussite de votre choix SI RH 25

26 Pour aller plus loin, contactez-nous Pascale Perez Gaëlle Falcon