Dématérialisation des factures du Secteur Public. Présentation de l obligation à la fédération des offices publics de l habitat 3 avril 2015

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1 Dématérialisation des factures du Secteur Public Présentation de l obligation à la fédération des offices publics de l habitat 3 avril 2015

2 1 La dématérialisation des factures : La première étape La loi de modernisation de l économie (LME) n du 4 août 2008 donnait déjà l obligation à l Etat d accepter les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée à compter du 1 er janvier 2012 Naissance de Chorus factures le 1 er janvier : Une nouvelle étape La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises du 3 janvier 2014 et l ordonnance du 26 juin 2014 complète le dispositif : La dématérialisation des factures à destination du secteur public sera progressivement obligatoire à compter du 1er janvier L obligation faite à l Etat d accepter les factures électroniques sera généralisée aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics dès le 1 er janvier Cette priorité s inscrit en cohérence avec l objectif d améliorer la trésorerie des entreprises en homogénéisant les délais de paiement de l Etat à 20 jours d ici 2017.

3 1 La dématérialisation des factures : Des gains attendus Hypothèses CPP2017: Gains prévisionnels sur le traitement d une facture 3 L estimation des gains potentiels se base notamment sur le rapport GS1 France qui établit : le coût de traitement d une facture dématérialisée émise à 5 contre un coût de traitement d une facture papier émise estimé entre 8 et 9,5. le coût de traitement d une facture dématérialisée reçue à 7,5 contre un coût de traitement d une facture papier reçue estimé à 13,8. L ordre de grandeur de ces estimations est en adéquation avec l estimation reprise dans le support «Fiche pratic à usage des dirigeants d entreprises» (n 5) corédigé par la DGCIS, le MEDEF et le Syntec Numerique. Sur la base des éléments du rapport GS1, le potentiel de gain de la mesure estimé dans l étude d impact se décompose en gains financiers et en gains de temps (cf. détail page suivante)

4 1 La dématérialisation des factures : des gains attendus Hypothèses CPP2017: Gains prévisionnels sur le traitement d une facture 4 Etude GS1 Emetteurs de factures Récepteurs de factures Facture émise en flux Facture émise via un portail Facture reçue en flux Facture reçue via un portail Potentiel des gains 3 à 4,5 6,3 Etude d impact Emetteurs de factures Récepteurs de factures Facture émise en flux Facture émise via un portail Facture reçue en flux Facture reçue via un portail Potentiel des gains 4,5 3,15 6,3 1,02 Décomposition du potentiel des gains Gains financiers Gains de temps Gains financiers Gains de temps Gains financiers Gains de temps Gains financiers Gains de temps 1 3,5 * 0,83 2,33 * 0,5 5,8 * 0,38 0,65 * * : potentiel des gains convertir en gains de temps Au regard de la décomposition du potentiels des gains, il est estimé dans l étude d impact que le gains financiers seraient : Pour les émetteurs de factures : 1 par facture émise en flux 0,83 par facture émise via un portail Pour les récepteurs de factures : de 0,5 par facture reçue en flux 0,38 par facture reçue via un portail

5 1 La dématérialisation actuelle des factures de l Etat : Chorus Factures 5 Deux voies de transmission, adaptées aux besoins des fournisseurs un portail : sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures, et suivre l avancement du traitement jusqu à la mise en paiement un concentrateur qui permet de transmettre directement les factures (en Echange de Données Informatisé) principalement pour les fournisseurs ayant un volume de factures important factures ont transité par la solution depuis sa mise en œuvre avec une forte accélération au cours de l année 2014.

6 1 La dématérialisation des factures : Chorus Factures 4 possibilités 6 Transmission des factures par EDI Fournisseur A 1 Opérateurs de dématérialisation Fournisseur B 2 CHORUS Factures Concentrateur Deux formats XML sont disponibles pour transmettre en EDI les factures UBL 2.0 et UN-CEFACT CII. La facture est directement reçue par le gestionnaire dans Chorus sous la forme d une demande de paiement avec une pièce justificative : la facture elle-même. Transmission des factures par le portail Portail factures Fournisseur C Saisie de factures Fournisseur D Dépôt de factures PDF non signé PDF signé 3 4

7 2 Contexte de la facturation électronique 2017 De la loi à l ordonnance La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été publiée au JO du 3 janvier L article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l ordonnance. L ordonnance a été signée le 26 juin et publiée au JO le 27 juin 2014 mai juin 2014 Publication de l ordonnance octobre 2013-février 2014 Concertation avec les entreprises, les collectivités 7 01/04/2015 locales et les établissements publics 1 février 2014 Saisine du SGG * 2 avril 2014 Saisine de la CCEN ** 3 Saisine du Conseil d Etat 4 5 Avis Favorable Avis Favorable Avis Favorable * : Secrétariat Général du Gouvernement ** : Commission Consultative d Evaluation des Normes

8 2 Contexte de la facturation électronique 2017 L ordonnance du 26 juin Consécutivement à la Loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises. L ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement de la facturation électronique L ordonnance du 26 juin définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l Etat, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs : Les grandes entreprises et les personnes publiques Les entreprises de taille intermédiaire Les PME Les micro-entreprises En sus de l obligation d émettre, l obligation de réception concerne toutes les entités de l Etat depuis 2012, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs au 1 er janvier Une solution technique mutualisée (CPP 2017) permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, sera mise gratuitement des fournisseurs. Sa construction est confiée à l AIFE qui assure l urbanisation du Système d Information Financière de l Etat (SIFE). Cette solution mutualisée remplacera l outil Chorus factures utilisé par les fournisseurs de l Etat.

9 3 Présentation du Projet Eléments de volumétrie 9 Plusieurs catégories de populations sont impactées par le projet : Les fournisseurs de la sphère publique dont le nombre est évalué à Les collectivités et établissements publics locaux et de santé soit structures, Les établissements publics nationaux qui sont au nombre de Les services de l Etat. L ensemble des agents de la sphère publique concerné par le projet est évalué à plus de Catégorie d entreprises Grandes entreprises (GE) Entreprises de taille intermédiaire (EDI) Petites et moyennes entreprises (PME) Microentreprises ou très petites entreprises (TPE) Catégorie de récepteurs Nombre d entreprises au 31/12/2011 Estimation du nombre d entreprises concernées Nombre d entités Nombre de factures reçues Etat EPN Régions Départements Secteur communal Etablissements de santé Total

10 3 Présentation du projet La phase de concertation 10 Un projet initié en collaboration étroite avec les acteurs impactés Des réunions de concertation avec les organismes représentatifs des entreprises se sont tenues de novembre à décembre Lors de ces réunions, les organismes représentatifs des entreprises ont : confirmé que l obligation doit s appliquer à l ensemble des entreprises, confirmé qu un échéancier progressif par catégorie d entreprises est nécessaire. Des réunions de concertation avec des représentants du secteur public local et du secteur hospitalier d une part et avec les établissements publics nationaux d autre part se sont tenues d octobre 2013 à février Lors de ces réunions, les représentants ont : souligné que l obligation doit s appuyer sur une solution mutualisée pour le secteur public, afin d éviter la multiplicité des plateformes, considéré que la mise en œuvre de solutions techniques opérationnelles constituait le prérequis du respect du calendrier.

11 3 Présentation du projet Gouvernance et démarche collaborative 11 Gouvernance SPL Assemblée plénière SNP GT Facturation électronique GT EPS Gouvernance EPN Assemblée plénière Etablissements publics GT Facturation électronique dans les EPN Gouvernance entreprises Forum National de la Facture Electronique GT4 FNFE FE2017 CPP2017 Comitologie Projet Comité de programme Comité de pilotage Comité de suivi Gouvernance ministérielle COS SIFE CODIR Chorus COTEC Chorus COPIL Dématérialisation

12 3 Présentation du projet Planning/jalons 12 Principaux jalons Échéance 1. Identification des pilotes 1 er semestre Conception finalisée Octobre Réalisation des tests Janvier Qualification du portail CPP 2017 (début de recette) Avril Ouverture de la solution aux pilotes Juin Ouverture de la solution mutualisée Décembre 2016

13 4 Présentation de la solution Une évolution dans la continuité 13 La solution mutualisée CPP2017 s inscrit dans la continuité de Chorus Factures Elle capitalisera sur la base des fonctions déjà mises en œuvre au sein de Chorus Factures et offrira une ergonomie améliorée. Elle permettra d assurer le traitement et le suivi des 95 millions de factures annuelles sur le périmètre de l Etat, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics. Les fournisseurs déjà inscrits auront la garantie de reprise de leurs comptes dans la nouvelle solution. Les fournisseurs raccordés en EDI auront la garantie de migration

14 4 Présentation de la solution Objectifs 14 La solution mutualisée a plusieurs objectifs : Simplification pour les entreprises : - La directive européenne comme la loi d habilitation ont pour objectif la simplification du processus de la commande publique. L Union Européenne chiffre les économies potentielles à 1,5 milliards d euros pour les 27 pays européens. - Beaucoup d entreprises travaillent pour plusieurs entités publiques. Une solution mutualisée constitue une évidente simplification. Mutualisation des coûts pour les administrations : - L Etat, qui est tenu depuis 2012 d accepter les factures dématérialisées, a dû mettre en place un système complet (Chorus Factures) qui peut servir de socle fonctionnel à une solution commune Etat collectivités locales & établissements. - Une solution mutualisée permet de «sécuriser» la mise en œuvre de l obligation pour tous les acteurs à l échéance de Une solution mutualisée permet d éviter la multiplication des solutions (et le coût associé), comme cela a été constaté en matière de dématérialisation des appels d offres. La solution mutualisée permet, en s appuyant sur des fonctionnalités éprouvées, de limiter le risque technologique inhérent à la mise en place d une solution ad hoc. Elle permet également de valider pour les entreprises l effort de simplification en leur proposant un point d accès unique masquant une organisation administrative pouvant apparaître comme complexe.

15 4 Présentation de la solution Les grands principes 15 Les principes directeurs de fonctionnement de la solution mutualisée-cpp 2017 s articulent autour: de la mise en place d une solution mutualisée-cpp 2017 de la sphère publique pour tous les fournisseurs (privés et publics), leur permettant de déposer leurs factures et de consulter l avancement des paiements. La solution mutualisée-cpp 2017 prend en compte les formats et les modes d échanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail, EDI), de la mise en place d un flux «pivot» permettant d intégrer directement (en mode EDI) ou récupérer (en mode portail) les données dans les SI des récepteurs publics, de la mise à disposition des fonctionnalités de la solution mutualisée-cpp 2017 par l intermédiaire d API positionnés sur des applications en amont et/ou en aval de la solution mutualisée-cpp Elle s inscrit en cohérence avec les travaux du SGMAP sur l identité numérique (France Connect) et l Etat plateforme

16 4 Présentation de la solution Vue simplifiée de la solution Fournisseur Saisie des factures Solution mutualisée Chorus Portail Pro Dépôt des factures XML et PDF 16 Opérateur de dématérialisation* Envoi/réception en EDI des factures UBL, UN/CEFACT, Suivi des factures Qualification Portail tiers Destinataires finaux API Archivage Génération du format pivot Envoi de l avancement de la facture Secteur public local y/c OPH gérés dans Hélios Etat Etablissement public Y/C OPH gérés hors hélios Envoi des factures et des PJ * Dans le cas de fournisseurs faisant appel à des services d un opérateur de dématérialisation

17 5 Les formats acceptés en entrée de CPP Une solution ouverte formats entrants de facture 17 Les travaux concernant les spécifications externes sont réalisés concernant les entreprises dans le cadre du Forum National de Facture Electronique (FNFE). A date, les formats syntaxiques retenus sont : Standard Universal Business Language - UBL Invoice, Cross Industry Invoice (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business), le format PES_V2 Facture utilisé dans le secteur public local, les formats référencés par le CEN dans le cadre des travaux sur le modèle sémantique européen, un format PDF Mixte dont le modèle syntaxique des données est en cours de définition. Par ailleurs, le format PDF simple est supporté dans le cadre de la fonctionnalité de dépôt en mode portail. La possibilité de joindre des pièces jointes à la facture sera supportée.

18 6 La remontée des statuts liés au traitement des factures 18 Différents statuts de la facture seront communicables au fournisseur, en mode Portail ou EDI Statut Déposée En cours d acheminement vers le destinataire Mise à disposition du destinataire Rejetée Elément déclencheur du statut La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI ou en mode Portail), les différents contrôles ont été réalisés. La facture est envoyée vers le destinataire final. Mode EDI : le destinataire final a reçu le flux contenant les données de la facture. Mode Portail : le destinataire est notifié par mail de la mise à disposition de la facture sur son espace. La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.) Suspendue Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Mise à disposition du comptable Le mandat/dp a été mis à disposition du service comptable pour traitement. Mise en paiement Le virement a été émis vers la Banque de France

19 7 Présentation des spécifications externes Prochaines étapes 19 Les spécifications externes ont été présentées aux éditeurs le 16 mars dernier. Une version des spécifications externes amendée des commentaires sera transmise début avril. Cette version comportera des compléments qui porteront notamment sur : Les modalités éventuelles d intégration de flux mixtes additionnels, Les objets et services disponibles en mode API, Les principes de qualification (flux et mode API). La version définitive des spécifications externes (comportant les spécifications d interface des API) sera publiée début juin.

20 En synthèse 20 Initialement mise en œuvre dans un cadre facultatif fondé sur le choix de l entreprise, la dématérialisation des factures s inscrit désormais dans une obligation progressive au sein du secteur public avec la mise à disposition d une plateforme partagée, comme de nombreux européens. Elle illustre une nouvelle démarche de mutualisation de système d information entre les acteurs du secteur public permettant d optimiser les gains, et faciliter la mise en oeuvre. Elle s inscrit en cohérence avec les travaux de la DISIC sur l Etat plateforme et la gestion d identité (France Connect) Les offices publics (à comptabilité publique ou non) sont concernés par l obligation dès le 1 er janvier 2017, et doivent anticiper les travaux nécessaires (SI, organisation & processus). Un atelier spécifique pourrait être organisée dans le cadre du congrès pour assurer une bonne communication auprès des OPH. Il est prévu de réaliser des pilotes dès la mi-2016 afin de s assurer de l effectivité de la solution (un office public de l habitat serait souhaitable).

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