Déjeuner EIM Enterprise Information Management. Mardi 16 novembre 2010 Restaurant l Amourette Montreuil Thomas Dechilly CTO Sollan

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1 Déjeuner EIM Enterprise Information Management Mardi 16 novembre 2010 Restaurant l Amourette Montreuil Thomas Dechilly CTO Sollan (Extract du livre blanc) Introduction... 2 Continuité des pratiques et de l accès à l information... 3 Urbanisation des systèmes d informations documentaires... 3 Tendances et positionnement des différentes fonctions informationnelles... 4 GED... 4 CMS/Web CMS / intranet... 4 Portail d applications... 5 Moteur de recherche... 6 BPM... 6 Bureautique, collaboration et autres outils éditoriaux et sociaux... 7 Conclusion... 8 Sollan France 27bis, rue du Progrès & 54 rue Emile Zola Montreuil, France +33.(0) / fax : +33.(0) http : / Structure the Unstructured Sollan Novembre

2 Introduction L information numérique est maintenant prépondérante dans l entreprise. Les différentes Directions et Domaines métiers ont progressivement réorganisé leurs processus afin de profiter de nouveaux gains de productivité liés à une meilleure gestion de cette information. Dans ce contexte, la sphère de l information «non structurée» constitue depuis plusieurs années un axe fort d initiatives pour assurer une meilleure maîtrise des processus associés. L augmentation très rapide de la quantité d information non structurée ( , notes numériques, documents numériques, plans, photos, vidéos ) a également conduit à identifier de nouveaux outils pour assurer une meilleure maîtrise de ces flots de données. Différentes solutions se sont constituées et/ou ont continué à évoluer : - Messagerie électronique, - Gestion Electronique des Documents (GED), - Gestion de contenus (Content Management Systems, ou Web CMS) - Portail intranet ou extranet, - Moteurs de recherche transversaux, - Systèmes d archivage numériques, - Outils permettant la collaboration synchrone ou asynchrone, - Gestion des processus documentaires ou métiers (BPM), - Systèmes de veille numérique, - Intranets ou extranets sociaux, - Gestion et capitalisation des connaissances de l entreprise, - Les usages du «Web Grand Public» et notamment tout ce peut être étiqueté «Web 2.0» ont inspiré les éditeurs logiciels qui ont complété et enrichi leurs solutions. De nouveaux acteurs sont également apparus en orientant leur offres de valeur sur de nouveaux paradigmes : logiciels libres, mode SAAS, convergence des solutions grand public/entreprise Depuis bientôt 10 ans, SOLLAN accompagne ses clients sur ces problématiques et a constitué un niveau d expertise et de maîtrise basées sur la mise en œuvre des principales solutions du marché. En permanence, nous étudions les innovations, les orientations du marché et nous les confrontons aux besoins pragmatiques de nos clients. L EIM 360 de SOLLAN est une neutralité garantie vis-à-vis des éditeurs logiciels afin de vous proposer les solutions adéquates pour votre organisation en respectant les outils et méthodes déjà en place et les objectifs que vous vous fixez pour les faire évoluer. L EIM 360 de SOLLAN c est également la recherche de la continuité applicative pour l utilisateur final. En effet, pour SOLLAN, une nouvelle solution informatique doit absolument pouvoir s intégrer aux outils déjà en place tant sur l aspect des «usages» que sur l interopérabilité technique. Structure the Unstructured Sollan Novembre

3 Continuité des pratiques et de l accès à l information SOLLAN adopte un axe méthodologique structurant lors de ses missions d analyse ou lors de la mise en place de solutions documentaires (sur tout le spectre EIM) : rechercher en permanence la continuité des pratiques liées à l accès à l information. En effet, il ne s agit généralement pas uniquement d apporter une «nouvelle fonction» aux collaborateurs comme «un moteur de recherche» ou «un portail intranet» mais il s agit d assurer à chaque collaborateur qu il gagnera en productivité avec cette ou ces nouvelles solutions. Ce gain de productivité doit nécessairement passer par une continuité de pratiques : l utilisateur doit pouvoir disposer des fonctions documentaires depuis le contexte d accès le plus approprié par rapport à ses différentes activités : portail métier, application auteur métier, client de messagerie, poste informatique : - Avoir connaissance des derniers s reçus en rapport à un dossier consulté depuis l ERP, - Partager facilement un document reçu par avec une équipe projet tout en garantissant à chaque utilisateur qu il s agit bien de la dernière version applicable, - Publier sur une section de l intranet destinée à plusieurs centaines de collaborateurs la dernière mesure applicable dans un domaine donné sans avoir à dupliquer l information, - Etre notifié depuis son logiciel d assistance à la traduction que la dernière version de l original a été approuvée, - Les solutions du marché doivent pouvoir s intégrer les unes aux autres et dans tous les cas, une démarche d urbanisation facilitant l interopérabilité des systèmes doit être appliquée. L intégration des applications de l entreprise concerne également l information non structurée. Urbanisation des systèmes d informations documentaires Assurer l interopérabilité des systèmes d informations nécessite une démarche générale d urbanisation. Chaque fonction «documentaire» ou ayant à traiter du «documentaire» doit être identifiée et accessible comme un service ressource du SI. Afin de permettre cette démarche d urbanisation, certains composants clés doivent être en place et préalablement structurés. C est notamment le cas de l annuaire d entreprise pour ce qui concerne le référentiel des utilisateurs internes et externes mais également pour ce qui concerne les groupes «applicatifs transversaux». En effet, assurer la continuité de l information au travers des différents outils de l entreprise nécessite préalablement une continuité des règles de sécurisation et d accès de l information. Il s agit également de définir les périmètres fonctionnels des différentes fonctions documentaires attendues par l entreprise afin de pouvoir identifier les solutions logicielles adéquates. Maîtriser le périmètre fonctionnelle d une solution doit notamment garantir à l entreprise la maîtrise de son indépendance et la prise en compte de ses spécificités (organisationnelle, topologique, dimensionnement ). Dans ce cadre, il est primordial de «challenger» les solutions logicielles déjà en place en évitant tout «enrichissement fonctionnel» non maîtrisé. Une bonne solution est une solution qui se «remplace facilement». Par cette attitude générale, il s agit également d anticiper sur les nouveaux besoins de l entreprise (absorption de nouveaux systèmes d information, entreprise ouverte, nouvelles pratiques numériques : mobilité, nouveaux médias, nouveaux principes d interaction ). Structure the Unstructured Sollan Novembre

4 Tendances et positionnement des différentes fonctions informationnelles GED Socle de pérennisation de l information de l entreprise. La GED permet d exécuter les procédures documentaires de l entreprise et ainsi d assurer la maîtrise du fonds documentaire : capitalisation du savoir. La GED est couplée aux différentes applications de l entreprise : le poste de travail, la messagerie, le portail, l intranet, le moteur de recherche mais également aux applications métiers et opérationnelles (comme l ERP). La GED assure les fonctions de référentiel (référentiel qualité, de processus, catalogue ) mais également la plateforme d échange et de collaboration autour des documents de leur création à leur archivage. La GED est de plus en plus souvent considérée comme «le service GED du SI» permettant d accéder aux pratiques documentaires établies depuis les différents systèmes métiers. CMS/Web CMS / intranet Les solutions de gestion de contenus, de gestion de contenu web ou «intranet» permettent de déléguer la gestion du contenu dans l entreprise et de fédérer sa publication à partir d un unique point d accès. Il s agit notamment : - De représenter la structure de l entreprise (entités, services, projets ) au sein de sites intranet directement gérés par les détenteurs de l information, - L intranet présente ainsi «l organisation de l entreprise» et ses activités, - Les entités et services ou organisations transversales (programmes, projets ) peuvent ainsi s adresser à leur communauté et faciliter le référencement de l information. Les fonctionnalités CMS et Intranet convergent aujourd hui vers le(s) portail(s) d applications. On y retrouve les capacités éditoriales permettant de formater et présenter l information, augmenter de la capacité de présenter des points d accès aux applicatifs de l entreprises. Structure the Unstructured Sollan Novembre

5 Portail d applications Le besoin de «continuité applicative» suscite la mise en place de portails d application (mashups). Dans le cadre de ces portails, il est possible de rendre disponible une application (certaines fonctionnalités et/ou données) au travers d un point d accès (porlet, dashlet, webpart ). L utilisateur accède uniquement aux applications pour lesquelles il a des droits. Il est possible de faire transiter des données ou fichiers entre ces applications : - La navigation dans une ERP sur une transaction donnée peut par exemple permettre de synchroniser une vue GED sur les documents associés à cette transaction, - Il est possible de récupérer la référence d un document issu de la GED pour le référencer et le diffuser au sein du CMS/Intranet de l entreprise, - Le portail d applications nécessite le développement de composants spécifiques (portlet/webpart) dont la logique doit à la fois prendre en compte les règles de l application source et les points «de continuité» qui permettront de synchroniser les différentes applications autour d une même activité. Le développement de ces portlets/webparts peut également permettre d accéder à une application depuis une autre application (ex : accès à la GED depuis MS Office, ou depuis le baco office d un intranet ou encore depuis l ERP). La mise en place d un portail d applications nécessite un annuaire d identité unifié ainsi qu une continuité dans la gestion des groupes applicatifs. La mise en place d un portail d applications nécessite généralement un travail préalable d urbanisation afin de définir précisément les périmètres des différents applicatifs et la règles communes de gestion («interfaces applicatives»). Structure the Unstructured Sollan Novembre

6 Moteur de recherche Le moteur de recherche transversal permet d indexer les informations réparties dans différentes bases ou applications et propose un accès unifié à cette information. En plus des fonctionnalités maintenant standards d indexation plein texte, les moteurs de recherche permettent d assister l utilisateur dans ces recherches avec différents outils : - Apport d un contexte à l information retrouvée afin de faciliter sa qualification (exploitation de métadonnées provenant de la source considérée ou éventuellement d une autre source d information), - Affinage des recherches par axes de valeurs (ou «facettes»). L utilisateur utilise ainsi les différents critères de recherche pour affiner ses recherches et retrouver l information, - Extraction et enrichissement des informations provenant du contenu des données ou documents: extraction d entités nommées (noms, prénoms, noms d entités, de services, sociétés, produits ) qui peuvent être rapprochés de bases structurés existantes. Les moteurs de recherche permettent notamment de proposer rapidement aux utilisateurs un portail de recherche multi-sources unifié et stable. La refonte ou la migration d un ou plusieurs composants applicatifs pouvant ainsi se dérouler avec une plus grande transparence pour l utilisateur final. BPM La mise en place d outils permettant d organiser les différents processus de l entreprise appartient au champ applicatif du BPM (Business Process Management). Les fonctionnalités de Workflow ou BPM peuvent être fournies par les différents applicatifs de l EIM (GED, CMS, Portail ) ou être portées par un unique service dédié. Le choix de l une ou l autre approche dépend de la nature des processus à opérer : - S il s agit de purs processus documentaires, il sera certainement plus simple de les confier au moteur de workflow fournis par la GED, - S il s agit de processus transversaux, interagissant avec plusieurs applicatifs, il sera a priori préférable de mettre en place un service dédié assurant cette fonction. Structure the Unstructured Sollan Novembre

7 Bureautique, collaboration et autres outils éditoriaux et sociaux Le poste de l utilisateur (bureau Windows, espace disque, client messagerie, outils Office.) constitue son contexte principal de travail. L intégration des fonctions de gestion de l information de l entreprise au sein de son poste de travail constitue certainement l axe d intégration le plus efficient : - Continuité entre les dossiers de classement personnels et les dossiers partagés sur la GED, - Stockage, archivage et partage des s avec ses collaborateurs, - Recherche d informations personnelles ou collectives en continuité, - Interaction instantanées avec ses collaborateurs et organisation de l information produite lors de ces réunions (messagerie instantanée, vidéo ou audio conférence, présentation, annotation ou travail collaboratif sur des documents ). La mise en place de «places collaboratives» vise spécifiquement le travail collaboratif sur des documents et données. Les principaux enjeux de ces places collaboratives sont : - Continuité avec le poste de travail afin de partager facilement ses s, son calendrier, ses documents - Capacité de participer facilement à plusieurs communautés correspondant à plusieurs activités partagées avec différents cercles de collaborateurs, - Continuité de ces places collaboratives avec les autres outils de gestion d information de l entreprise : o CMS/Intranet : les communautés partageant également des informations officielles diffusées plus largement depuis les CMS/Intranet, o GED : les documents de travail une fois validé doivent être géré d un point de vue «documentaire» afin d assurer la gestion à moyen et long terme de l information, o Autres applications prépondérantes dans l activité des collaborateurs (progiciels, bases de données métiers, ERP ). Structure the Unstructured Sollan Novembre

8 Conclusion Choisir et faire évoluer ses solutions EIM nécessitent de prendre en compte deux facteurs importants : - La continuité des usages pour le collaborateur. Il faut éviter la multiplication des applications spécifiques et unifier son poste de travail. Chaque nouvelle fonction doit donc s intégrer aux situations d usage déjà en place. Les grands axes d unification sont : o Le poste de travail (ex: bureau Windows et outils Office) comme point d intégration, o Le portail d applications comme espace de convergence des activités. Ce portail devra dans tous les cas être intégré au poste de travail, o Le moteur de recherche qui fédère l accès aux données de l entreprise, - L urbanisation des systèmes d information sous-jacents. La continuité des usages et la maîtrise du Système d Information nécessite la mise en place d une réflexion d urbanisation. Ce n est pas aux solutions du marché de dicter l organisation du SI mais aux spécificités métiers et techniques de l entreprise de maîtriser les outils de demain Structure the Unstructured Sollan Novembre

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