DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information)

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1 DIRECTION DE LA COMPTABILITE RFI Demande d information Dématérialisation des factures fournisseurs Réf. : RFI2011_DEMAFAC_V1.3_ docx Page 1/6 DEMANDE D INFORMATION RFI (Request for information) Dématérialisation des factures fournisseurs Réf. : RFI

2 SOMMAIRE 1. OBJET DE LA DEMANDE D INFORMATION CONTEXTE PÉRIMÈTRE DE L INFORMATION LES ATTENTES Fonctions attendues Caractéristiques générales Caractéristiques particulières PÉRIMÈTRE DE L EXPLOITATION PLANNING DE MISE EN ŒUVRE ASPECTS FINANCIERS RÉPONSES AUX QUESTIONS CONSTITUTION DES DOSSIERS DE PRÉSENTATION CONTACTS CHEZ LE POUVOIR ADJUDICATEUR DIVERS PROTECTION DES RÉPONSES RÉMUNÉRATION DES RÉPONSES... 6 RFI201108_DEMAFAC_Demande d'information.docx 2/6

3 La présente Demande d Information (DI) ne constitue ni une consultation, ni un appel d offres, ni un quelconque engagement de la Banque de France à lancer ultérieurement une opération sur le même objet. Réciproquement, les réponses à la DI ne constitueront pas des engagements contractuels ou précontractuels de la part de leurs auteurs. Pour des raisons de compréhension, il est dénommé «la société», ci-après dans la DI, les candidats y répondant. 1. Objet de la demande d information La présente demande d information (DI) se place dans le cadre d analyses préliminaires conduites par la Banque de France (la Banque) en vue de mettre en place une solution matérielle et logicielle qui lui permette de : dématérialiser les factures qu elle reçoit de ses fournisseurs en vue de la suppression de la circulation du document papier : capture, vidéo codage, transfert des images et données ; rapprocher les factures des commandes et gérer les workflow de validation : obtenir, lorsque nécessaire, le «Bon à payer» des unités bénéficiaires, automatiser leur intégration dans le progiciel de comptabilité fournisseur (ERP Oracle Application), faciliter l archivage des documents papier ou électroniques Piloter et suivre les flux et traitements Contexte La dématérialisation des factures s inscrit dans une réflexion plus globale de réingénierie du processus comptabilité fournisseurs. Dans un premier temps il s agira d une dématérialisation des factures reçues sans nécessairement répondre aux contraintes de la dématérialisation fiscale. Toutefois, la dématérialisation fiscale étant un objectif futur, la solution mise en œuvre devra pouvoir facilement évoluer vers cette cible. L organisation décentralisée des budgets nécessite de renseigner des informations budgétaires et analytiques lors de l intégration dans l ERP de comptabilité fournisseurs. La solution de dématérialisation des factures fournisseurs devra également prendre en compte : Les exigences de conformité réglementaire (dématérialisation fiscale ou non, facilitation de l archivage, piste d Audit) ; Les contraintes liées à l ERP existant (Oracle Applications) Les prochaines évolutions légales et/ou technologiques qui permettront le développement et/ou rendront obligatoire l acceptation des factures numériques émises par les tiers. La volumétrie annuelle des factures à traiter est d un minimum de En 2010, factures fournisseurs de fonctionnement et d investissement ont été comptabilisées sur lignes d imputation budgétaires. RFI201108_DEMAFAC_Demande d'information.docx 3/6

4 Sur ces factures : Les factures d investissement ont été rapprochées de commandes saisies dans l ERP (soit 100%) Sur les factures de fonctionnement, moins de ont été rapprochées de commandes saisies dans l ERP (soit moins de 10%). Objet de la demande d information L objet de la demande d information est de réunir les éléments nécessaires à la détermination, des conditions générales de réalisation de cette opération, envisagée sur la période 2012/2013, au travers d une offre packagée (matériel, logiciel et intégration de la solution). La réponse à la demande d'information permettra à la société de faire part de son expérience et de ses références dans des architectures similaires, au niveau national ou international, et notamment au bénéfice d autres banques ou administrations. 2. Périmètre de l information Afin de permettre une utilisation optimale des informations recueillies, la Banque souhaite que soient renseignés les volets 1 et 2 appelés en annexe, de tous renseignements utiles à caractère technique, financier et juridique Les attentes Fonctions attendues La dématérialisation des factures entrantes reçues sous forme papier ou électronique l ensemble du processus suivant : comprend Numérisation des factures papier et pièces jointes, Capture et interprétation des factures entrantes, vidéo codage Facilitation de l Archivage des documents papier ou électronique (l archivage Banque de France n est pas externalisé) Contrôles des données par rapport au référentiel des Fournisseurs existant Rapprochement avec les commandes Gestion des anomalies (écarts, litiges) Workflow pour l enrichissement et/ou pour l obtention des Bon à payer avec visualisation des factures et des pièces jointes Intégration dans l ERP des factures, avec ou sans commandes Pilotage et suivi des flux et traitements Caractéristiques générales Les solutions proposées devront : RFI201108_DEMAFAC_Demande d'information.docx 4/6

5 couvrir les différents supports possibles pour les factures : facture papier reçues par courrier, fax, factures électroniques reçues par imel (Pdf), fichier Xml, etc ; s intégrer avec l ERP Oracle applications (module PO de commande/réception et module AP de facture/règlement) L intégration dans l ERP de fichiers EDI reçus de certains fournisseurs n est pas à prendre en compte dans la solution proposée, toutefois, elle constitue une option facultative Caractéristiques particulières Le degré d intégration et les éditeurs intervenants au titre des différentes briques techniques concernées par la solution dématérialisation devront être détaillés pour chacune des fonctions : - Scan, - Capture, - Vidéo codage - Contrôles - Workflow (WF) - Interface avec Oracle Application - Pilotage et suivi des flux et traitements L ensemble des attentes est détaillé dans l onglet «attentes» du fichier Excel en annexe Périmètre de l exploitation Pour chacune des briques logicielles de la solution : - quelles sont les modalités de gestion des versions? - quelle est la fréquence des versions majeures/mineures et des correctifs? - quelle est la durée de vie des versions et quelle est la durée du support associé? - la société garantie-t-elle la compatibilité ascendante des versions? Voir l onglet «Road Map éditeur» du fichier Excel en annexe Planning de mise en œuvre Voir l onglet «Planification» du fichier Excel en annexe Aspects financiers Les informations demandées dans ce paragraphe sont destinées à permettre l'évaluation du coût global au travers d'une décomposition analytique des coûts. VOLUMÉTRIE ET NOMBRE D UTILISATEURS Les éléments prévisionnels suivants sont indiqués pour le calcul des coûts : La volumétrie prévisionnelle en nombre de factures : au minimum Nombre de fournisseurs : 6.000/7.000 fournisseurs actifs Effectif du pôle comptabilité fournisseurs : 20 à 30 personnes RFI201108_DEMAFAC_Demande d'information.docx 5/6

6 Effectif des autres utilisateurs : 100 personnes (workflow, reporting, etc.) Voir l onglet «Aspects financiers» du fichier Excel en annexe. Il est souhaitable de renseigner les rubriques de la façon la plus exhaustive possible. Les données à fournir pour les différentes rubriques sont des coûts ou des informations permettant d'estimer les coûts pour une solution standard. 3. Réponses aux questions La Banque attire l attention sur l importance de remplir l ensemble des volets du périmètre d information et de les retourner conformément aux indications contenues au paragraphe 3.1, cidessous. Les auteurs des réponses pourront être invités à présenter oralement leurs réponses. 3.1 Constitution des dossiers de présentation Les dossiers de présentation doivent contenir : - Une plaquette(s) de/des auteurs répondant à la DI, présentant l activité principale et la dimension de l entreprise(s), ses partenaires et clients dans la mesure du possible ; - Les volets de réponses au périmètre de l information : La Banque accepte tout autre document qui pourrait présenter un intérêt pour la réalisation de son étude. Il est souhaitable que les sociétés rédigent en français leur réponse à cette DI. Les propositions, ainsi que toutes questions éventuelles, devront parvenir le 6 juin au plus tard par courrier électronique adressé à la boîte 3.2 Contacts chez le pouvoir adjudicateur Pour toute information complémentaire à la présente DI veuillez contacter par courrier électronique : 4. Divers 4.1 Protection des réponses Il appartient à la société questionnée de mentionner le cas échéant les informations contenues dans sa réponse devant être protégées par le secret commercial. 4.2 Rémunération des réponses Les sociétés répondant à la DI ne peuvent prétendre à aucune rémunération pour les prestations réalisées pour l établissement de leurs réponses. RFI201108_DEMAFAC_Demande d'information.docx 6/6

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