ACCOMPAGNEMENT A LA CERTIFICATION ISO 9001 DE L AGENCE POUR LA RECHERCHE ET L INNOVATION EN CHAMPAGNE-ARDENNE - CARINNA

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1 1 APPEL D OFFRES ACCOMPAGNEMENT A LA CERTIFICATION ISO 9001 DE L AGENCE POUR LA RECHERCHE ET L INNOVATION EN CHAMPAGNE-ARDENNE - CARINNA JUILLET 2013

2 2 1. OBJET DE L APPEL D OFFRE Réalisation d un accompagnement à la certification ISO 9001 au profit de L Agence pour la Recherche et l Innovation en Champagne-Ardenne. 2. CADRE GENERAL Dans le cadre de l amélioration de la qualité des services offerts, l Agence pour la Recherche et l Innovation en Champagne-Ardenne (CARINNA) souhaite la mise en place d un Système de management de la Qualité avec en première finalité, une certification ISO 9001 version 2008 afin, d une part, de capitaliser l expérience et le savoir-faire acquis dans le secteur de l aide à l innovation et d autre part, d accroître la qualité de ses services. 3. MISSION ET ORGANISATION DE CARINNA CARINNA est une Agence publique, soutenue financièrement par la Région Champagne- Ardenne, l Etat, les collectivités territoriales de Champagne-Ardenne, et les Fonds Structurels Européens. Elle comprend une quinzaine de salariés localisés sur 2 sites, Reims et Troyes. Ses missions sont essentiellement : l ingénierie de projet (appui au montage de projet, accompagnement pour répondre aux appels d offres publics), l aide au transfert de technologie et à la valorisation, l aide au développement de l innovation dans les entreprises. Le document d orientation stratégique sur la politique qualité a été élaboré avec des objectifs définis. Site internet : 4. CONSISTANCE DE LA MISSION Dans cette mission, le prestataire doit accompagner CARINNA pour la certification ISO Les phases suivantes sont prévues : 4.1. Phase I Diagnostic qualité et évaluation de la situation (Situation du système qualité par rapport aux exigences la norme iso 9001, mesures des écarts, mesure de l engagement dans la démarche qualité, définition des activités à certifier, etc.) débouchant sur un plan d action détaillé Phase II Accompagnement dans l élaboration et la mise en œuvre d un plan d actions détaillé découlant du diagnostic, et l accompagnement de sa mise en œuvre débouchant sur la mise en place d un système de management de la qualité conforme aux exigences de la norme ISO Formation et sensibilisation du personnel sur les concepts de la qualité, et principalement de la personne qui sera en charge de la qualité. Il s agit dans cette phase de définir : les actions qui seront lancés, comment sera pilotée la démarche, les indicateurs qualité qui seront mis en place, la communication pour accompagner la démarche,

3 Phase III les formations qui seront organisées. Assistance à la certification (Identification des besoins complémentaires, assistance à la mise en place des mesures correctives, formations spécifiques complémentaires, audit blanc, etc.) et mise en œuvre du plan d action complémentaire suite à l audit blanc. 5. RESULTATS ATTENDUS DE LA PRESTATION Un diagnostic qualité, incluant les écarts point par point par rapport à la norme ISO 9001, et un plan d action seront réalisés. La direction, le responsable qualité et les responsables de département seront sensibilisés et formés aux concepts de la qualité et aux exigences de la norme, aux techniques et outils de mise en œuvre de la démarche pour mener et participer à la mise en œuvre d un système de management de la qualité (SMQ) approprié dans le but de la certification de CARINNA. Un SMQ complet, adapté conforme à la norme est préparé pour la certification. La certification de CARINNA par un organisme certificateur reconnu. 6. ACTIVITES A REALISER PAR LE PRESTATAIRE Le prestataire est amené à réaliser les activités suivantes: 6.1 Phase I : Diagnostic qualité et évaluation de la situation Cette phase d évaluation s avère nécessaire pour comprendre l organisation de CARINNA et la structure de système qualité ou à défaut ses procédures de gestion et de contrôle. L évaluation de l état de développement du SMQ dans CARINNA permet d apprécier son aptitude à répondre aux exigences du référentiel retenu et par la suite de proposer un plan d actions adapté en vue d apporter les améliorations nécessaires. Le prestataire doit réaliser un diagnostic qualité de CARINNA par rapport à la norme ISO 9001 et aux conditions spécifiques de la direction en mettant en évidence notamment: les enjeux par l identification des avantages internes et externes, les champs d application du système qualité, les écarts par rapport à la norme ISO 9001 et autres non-conformités détectées, les contraintes existantes Phase II : Elaboration du plan d action et accompagnement dans sa mise en œuvre Formation et sensibilisation Cette séquence est consacrée à l organisation et la planification de toutes les étapes nécessaires pour mettre en place le système qualité et le préparer à la certification. Le prestataire doit, en concertation avec CARINNA, mener les tâches suivantes: Définir la méthodologie.

4 4 Constituer la structure d implantation (comité de pilotage, responsables de processus et éventuellement des groupes qualité). Identifier les processus nécessaires et former leurs responsables pour assurer leur maîtrise conformément aux dispositions de la norme ISO 9001 :. Former l encadrement aux concepts de la qualité et à l ISO Former le personnel, plus particulièrement le responsable qualité, aux concepts de la qualité, à leur rôle et à leur implication dans le SMQ. Former 1 ou 2 cadres de CARINNA pour une qualification d auditeurs Internes qualifiés IRCA. Ce programme de formation aura lieu au sein des locaux rémois de CARINNA et devra tenir compte des catégories de personnel (majorité de cadre) Mise en œuvre du système qualité Le prestataire devra proposer des modèles des documents relatifs au système qualité (manuel qualité, processus, procédure ). Le prestataire doit assurer une formation à la rédaction des procédures, processus, instructions de travail et manuel qualité à la structure d implantation. Ensuite, son rôle sera d accompagner activement la structure d implantation dans toute la phase de la rédaction du système documentaire Vérification interne du système qualité : Le prestataire aura à assister CARINNA dans les actions suivantes: i) Mise en œuvre du processus d audit interne; et ii) Mise en œuvre du processus de revue de direction Phase III : Accompagnement à la certification Identification des besoins complémentaires L évaluation de l état du système qualité mis en place dans CARINNA lors de la 1ère et 2 ème phase permet d apprécier les mesures correctives complémentaires à mettre en œuvre pour aboutir à la certification Assistance à la mise en place des mesures correctives Le prestataire doit élaborer et planifier en relation avec la structure d implantation toutes les mesures complémentaires à celles de la 1ère et 2ème phase pour assurer la conformité du système qualité avec la norme ISO 9001 et préparer CARINNA à la certification Assistance à la démarche de certification Le prestataire doit : Assister CARINNA dans la mise en œuvre des actions correctives pour éliminer les écarts détectés par l audit blanc. Assister CARINNA à la préparation du dossier de certification ISO 9001 et assurer le suivi jusqu à l obtention de la certification.

5 5 7. ORGANISATION DE LA MISSION Un comité de pilotage sera constitué pour la supervision du déroulement de la mission. Ce comité aura pour rôle de valider les travaux du prestataire et l avancement des réalisations, il interviendra également pour toute éventuelle réorientation de la mission. Le prestataire proposera dans son offre une démarche, ainsi qu un planning prévisionnel des opérations de la mission. Toutefois, ce planning pourra être adapté au cours de la mission, sur proposition du prestataire et après accord du comité de pilotage, pour une meilleure adéquation des moyens aux besoins, mais sans que cela n entraîne une augmentation de la durée et/ou du budget de la mission. Le prestataire appréciera, sous sa seule responsabilité, l étendue des prestations pour chaque étape au niveau de CARINNA pour répondre aux objectifs de la mission. Au démarrage de la mission, le prestataire aura un briefing avec le Directeur de CARINNA afin d expliciter le cadre de l action. Au cours de cette réunion, le prestataire sera mis en contact avec le personnel de CARINNA. Afin d assurer le succès de la mission, celle-ci sera exécutée en étroite collaboration avec le responsable qualité de CARINNA. Les prestataires devront, dans la réalisation de la mission, s adapter aux capacités, contraintes et rythme des différents services. CARINNA appuiera le prestataire pour assurer les contacts nécessaires avec tout autre organisme dont la consultation ou l intervention sera jugée nécessaire. 8. LE DELAI D EXECUTION Le délai d exécution est fixé à 12 maximum mois à compter de la date de signature du contrat. 9. RAPPORTS 9.1. Contenu et délais de remise des rapports Rapports intermédiaires En fin de chaque phase, un rapport intermédiaire, permettant de suivre l avancement de la mission, sera rédigé par le prestataire. Ce rapport doit être directement remis à CARINNA par le prestataire. Il décrira : les activités du prestataire durant la phase, les activités prévues pour la phase suivante, un planning des activités jusqu à la fin de mission, et leur répartition prévisionnelle. Ces rapports intermédiaires seront, notamment, utilisés comme supports lors des débriefings de fin de phase avec CARINNA. L approbation par CARINNA des rapports intermédiaires constitue une condition nécessaire à la réalisation de l étape suivante.

6 Rapport final Le rapport final, qui doit être rédigé, sera remis par le prestataire à CARINNA, dans un délai de 10 jours calendaires à compter de la fin de la mission. Le rapport final présentera notamment : un bref historique de la situation antérieure et de la problématique de la mission, la description précise des actions réalisées, les résultats obtenus (variation d indicateurs de performance) les indicateurs de mesure mis en place afin d évaluer l impact de la mission à moyen et long termes, les éventuelles suggestions du prestataire sur les fonctions de CARINNA susceptibles de mise à niveau complémentaire Format et quantité Les rapports seront remis en 2 exemplaires à CARINNA. Les rapports et les annexes techniques doivent également être transmis sur CD sous format Word ou Excel Délais accordé au titulaire Une phase est considérée comme exécutée après réception du rapport intermédiaire correspondant. Lors de la validation des rapports intermédiaires, CARINNA peut : Soit, accepter les rapports sans réserve, ce qui impliquera leur approbation, Soit, inviter les prestataires à procéder à des corrections, compléments d analyse ou aux rattrapages nécessaires. Dans le deuxième cas, le prestataire disposera d un délai de 15 jours qui ne saurait affecter le délai contractuel, pour procéder aux corrections et rattrapages nécessaires et remettre les rapports en forme provisoire après formulation des remarques et demandes de complément par CARINNA. CARINNA se réserve un délai de 20 jours pour l appréciation du rapport final. 10. CONTRÔLE ET SUIVI DE LA MISSION Le prestataire rapportera à CARINNA tous les aspects techniques de la mission à effectuer. Le contrôle et le suivi de la mission se font principalement à travers les rapports formels et les contacts avec les responsables de CARINNA. Durant la mission, il est de la responsabilité du prestataire d attirer de manière formelle l attention du responsable qualité sur les indices de non-satisfaction ou tout autre problème par rapport à la mission et aux objectifs de CARINNA. 11. PENALITE DE RETARD A défaut par le prestataire d avoir terminé les phases, et donc de livrer le rapport intermédiaire, dans le délai d exécution sur lequel il s est engagé, il lui sera appliqué une pénalité de retard fixée à 1% du prix total hors taxe de la prestation objet de l appel d offre par jour de retard.

7 7 12. CONFIDENTIALITE Le titulaire du présent marché est tenu contractuellement au secret professionnel sur toutes les informations (techniques, financières, organisationnelles et le cas échéant personnelles) auxquelles il aurait accès dans le cadre de l exécution du présent marché. Le titulaire s engage à faire respecter ces stipulations par ses personnels, préposés, éventuels soustraitants et/ou conseils externes. Le titulaire s engage à ce que les informations, documents et savoir-faire de CARINNA ne puissent être utilisés, ni publiés, ni communiqués, par quelque moyen, sous quelque forme et quelque manière que ce soit, sans l accord préalable et écrit des représentants de CARINNA. La méconnaissance de cette stipulation obligerait le titulaire du marché à en couvrir les entières conséquences. En outre, le titulaire est tenu de conserver un caractère confidentiel à toute idée, tout concept, tout savoir-faire, ou toute technique, relatif aux activités de CARINNA, qui lui est communiqué d une manière directe ou indirecte. Le titulaire assure donc la protection de toute information et tout document qui lui sont confiés, avec autant de soins que s il s agissait de données confidentielles relatives à ses propres affaires. 13. CONTENU DES REPONSES Les réponses devront développer les points suivants : Compréhension des enjeux Appropriation du contexte de Carinna Compréhension des attentes de Carinna Méthodologie de l intervention Description des interventions proposées Contenu du programme de formation Phasage dans le temps (calendrier prévisionnel pour les différentes phases) Budget d intervention Le budget d intervention sera indiqué par phase et détaillé en nombre de jours et délais Prestataires CV de la / des personne(s) qui interviendra(ont) sur la mission Références Interventions d accompagnement à la certification ISO 9001 dans des organismes de nature similaire à CARINNA.

8 8 14. PROCEDURE DE SELECTION DES CANDIDATS ET DES OFFRES 14.1 Transmission des offres 14.2 Délais Les offres devront parvenir par courriel au format pdf à : frederic.westermann@carinna.fr Les offres devront parvenir avant le 22 août 2013, 14h00 au plus tard Calendrier de sélection Le retour aux proposants sera fait le 16 septembre 2013 au plus tard Critères généraux de sélection Critère Pondération Conformité aux exigences du cahier des charges. 40 % Prix 40 % Connaissance de Carinna et de son environnement. 10 % Expérience d accompagnement à la certification ISO 9001 dans organisme similaire à CARINNA 10 %