Retour d expèrience. Dématérialisation et automatisation du traitement des factures fournisseurs

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1 Retour d expèrience Dématérialisation et automatisation du traitement des factures fournisseurs

2 Agenda Introduction : Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour? Questions / Réponses

3 Présentation du Groupe JACQUET BROSSARD Le Groupe JACQUET BROSSARD, filiale du Groupe céréalier LIMAGRAIN, est constitué d une holding à laquelle est rattachée 6 filiales françaises et 2 filiales belges. L ensemble est composé de 12 établissements distincts. Activité : Marchés des pains emballés, des croustillants et de la pâtisserie. Quelques chiffres : CA net de 277 millions d euros, Effectif de 1302 collaborateurs.

4 Agenda Introduction : Présentation du groupe JACQUET BROSSARD Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

5 Problématique d origine Départ en retraite de comptable, fin d un CDD Un cycle de traitement des factures fournisseurs pas toujours très réactif (bcp de manipulation papier, taches répétitives, ) Respecter les nouveaux délais de paiement imposés par la LME Le Coût de traitement d une facture : Coût d une facture papier : 15 euros, Coût de traitement d une facture dématérialisée: 7 euros.

6 Processus de traitement de la facture Site de traitement : Réception/comptabilisation / imputation des fact frs sur les différents sites (St michel s/orge (91), Clamecy (58), Clermont Ferrand (63), Sens (89), Langonnet (56,) avec des paiements à St michel s/orge (91) Comptabilisation : dans l ERP Movex avec imputations analytiques et budgétaires par les comptables (7 axes comptables dont 4 obligatoires) Validation : Diffusion des factures auprès des responsables budgétaires pour obtenir les BAP en veillant au respect des délais de paiements des fournisseurs Règlement : Préparation des paiements Classement : Archivage

7 Volumétrie - Chiffres Sociétés : Filiales françaises soit 4 filiales réparties sur - sites géographiques différents. Factures fournisseurs : / an Equipe comptable avant la mise en place du projet en 2010 était de 7.5 postes ( postes sur sites en province et 3.5 sur le site de ST Michel s/ Orge en région parisienne). Vérificateurs/approbateurs : 100 personnes.

8 Les dysfonctionnements - Taches répétitives de saisie pouvant augmenter le risque d erreur (erreur de frs, facture au lieu d avoir, ) - Perte de factures donc perte de tps (demande de duplicata, fournisseurs payés en retard ) - Gestion des litiges pas très performante - Recherche de document fastidieuse

9 Enjeux pour l enteprise L enjeu était à la fois économique et social en associant à la fois une diminution du coût de traitement d une facture et le départ de comptables non remplacés. L objectif était de gagner tant en productivité qu en efficacité en positionnant les comptables sur des tâches à plus fortes valeur ajoutée, mais également de centraliser la réception des factures fournisseurs

10 Agenda Introduction : Présentation du Groupe JACQUET BROSSARD Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

11 Recherche et choix de la solution Type de factures concernés : Ordre d Achat, biens & services, investissements, intragroupe, participations publicitaires et pénalités logistiques Périmètre géographique : France + Belgique Objectif : Automatiser le BAP des factures au travers d un workflow avec la possibilité de gérer plusieurs niveaux de validation. Contraintes : Interfaces avec notre ERP MOVEX.

12 3 points de vigilance Imputation comptable et analytique : règles de gestion, fournisseurs selon leur nature, contrôle de la TVA, gestion des devises, des dates comptables, des clôtures mensuelles, les documents annexes Parapheur électronique : Pointage des propositions de paiement. Le workflow : Création des circuits de validations, intégrer la messagerie dans la gestion du processus (alertes, relances)

13 Agenda Introduction : Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

14 Les étapes du projet 1. Retour d expériences de clients équipés de notre ERP et ayant adopté la solution 2. Rédaction du cahier des charges 3. Définition de la date de mise en production du projet 4. Choix de l infrastructure informatique 5. Mise à jour de la base fournisseurs dans l ERP 6. Communication avec les fournisseurs 7. Réorganisation du service comptable 8. Définir les différents process métiers (contrôle de la TVA, les règles de gestion, les imputations selon des modèles de comptabilisation associés à chaque frs, le type de documents traités, ) 9. Mise à jour du circuit de validation selon les différents types de dépenses 10. Phase test 11. Formations aux utilisateurs ( comptables, approbateurs, valideurs) Durée de mise en place du projet : 4 mois

15 Les facteurs clé de succès Le projet «DEMAT» était avant tout un projet d entreprise nécessitant : - Un soutien de la hiérarchie - Une collaboration étroite entre la comptabilité et le service informatique - Une disponibilité et implication des équipes comptables

16 Les étapes difficiles Difficultés : Convaincre les utilisateurs qu un nouvel outil informatique pouvait leur faire gagner en productivité sans leur ajouter une charge de travail supplémentaire Solutions : Démonstrations de la solution au Comité de Direction et une formation individuelle adaptée à chaque utilisateur.

17 Les trucs et astuces - Etroite collaboration entre le service comptable et le service informatique - Bien définir les différentes étapes du process : règles de gestion, circuit de validation - Mettre à jour la base fournisseurs - Prévoir une communication avec les fournisseurs - Mettre à jour les procédures

18 Agenda Introduction : Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

19 Les bénéfices et gains pour l entreprise - Gains qualitatifs : - Amélioration du contrôle interne, - Respect des délais de paiement, - Valorisation des tâches comptables, - Diminution du travail de classement et d archivage, - Recherche et consultation plus rapide (frs,type de dépenses, ), - Amélioration de la relation fournisseurs. - Gains quantitatifs : -Réduction des effectifs dédiés à la comptabilité fournisseurs (départ en retraite, fin de CDD). -Gain de temps pour les autres services (archivage en ligne favorisant la consultation de document, en dispensant la photocopie de facture) - un gain de temps en productivité et une «boite d archive» permettant aux responsables budgétaires de consulter toutes les factures relatives à son centre de profit => Réduction du coût de traitement d une facture.

20 Et demain? Automatiser le rapprochement des factures avec commande grâce au module Basware Order/matching. Ce module s inscrit dans la logique de gestion complète du traitement de la facture frs afin pouvoir répondre à nos attentes métiers (contrôle facture, suivi des écarts).

21 Agenda Introduction : Présentation de la société JACQUET Contexte et enjeux du projet de dématérialisation Recherche et choix de la solution Quelles ont été les étapes majeures du projet? Quels sont les bénéfices constatés à ce jour Questions / Réponses

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