PolyOffice Plus Le logiciel de gestion et de rédaction d actes des cabinets d avocats

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1 PolyOffice Plus Le logiciel de gestion et de rédaction d actes des cabinets d avocats 1 er logiciel labellisé RPVA par le Conseil National des Barreaux Équipez sereinement votre cabinet pour : > Gagner du temps dans tous vos dossiers > Augmenter votre rentabilité Informations et démonstrations (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe)

2 VOUS AVEZ UN MÉTIER, TÂCHES À ACCOMPLIR ET DÉSORMAIS UN SEUL LOGICIEL POUR VOUS ACCOMPAGNER. Maître, Quel que soit le mode d exercice et la taille de votre structure, votre temps est compté et vos moyens contraints. Vos impératifs sont la flexibilité, le gain de temps et la rentabilité. Choisir le bon outil de gestion est une étape importante pour votre cabinet. La mise en place d un logiciel doit vous permettre à court terme de structurer votre activité (organisation du travail, gestion et classement des dossiers, etc.) et de gagner en productivité (l accès facilité à la documentation juridique, l automatisation de certaines tâches, la gestion des feuilles de temps, le suivi de votre facturation, la mise en place d un suivi statistique, une base de données unique partagée avec vos collaborateurs, ). 30 ans d expertise utilisateurs de la gamme Poly cabinets équipés Une équipe de 120 personnes 1 er éditeur labellisé «e-barreau/rpva» Certifié «Microsoft Gold Partner» Certification Application Lifecycle Management Faites le meilleur choix pour votre cabinet. PolyOffice Plus, avec ses passerelles intégrées e-barreau, vous permet de suivre vos dossiers. Obtenez les dates d audience et échangez en toute sécurité, messages et pièces, avec les greffes : une copie de ces échanges peut être stockée dans les dossiers clients du logiciel. Grâce au logiciel, tirez le meilleur parti d e-barreau et sécurisez la rédaction de vos actes, diminuez les tâches administratives, réduisez les risques de perte d informations, améliorez votre trésorerie Autant d avantages à découvrir dès maintenant. POLYOFFICE PLUS VOUS PERMET DE TRAITER VOS DOSSIERS JURIDIQUES ET JUDICIAIRES > GAGNEZ DU TEMPS > SÉCURISEZ VOS DONNÉES > FIDÉLISEZ VOS CLIENTS > ÉVALUEZ LA RENTABILITÉ DE VOTRE ACTIVITÉ EN TEMPS RÉEL e-barreau projette toute la profession dans une nouvelle ère Le recours au Réseau Privé Virtuel Avocats (RPVA) vous procure un gain de temps, une diminution des déplacements, une accélération de la transmission des informations et donc une gestion plus efficace de votre activité. Depuis la mise en place du RPVA, aujourd hui incontournable, LexisNexis, partenaire historique des avocats, vous propose des solutions innovantes et vous accompagne avec son logiciel de gestion de cabinet : PolyOffice Plus. > 1 er logiciel du marché labellisé par le Conseil National des Barreaux (CNB) en 2008, il vous permet d adapter votre cabinet aux normes les plus récentes sur les évolutions d e-barreau. LexisNexis vous accompagne à chaque étape : Le club d idées LexisNexis Partagez votre expérience avec d autres confrères, participez à des débats sur des thèmes d actualités

3 Gagnez du temps et sécurisez vos dossiers et procédures. n Gérez efficacement vos dossiers clients Augmentez votre efficacité. Vos dossiers clients sont classés en fonction de vos besoins soit sous forme juridique, soit par nature de l affaire (droit public, droit social, droit des affaires, droit de la famille, droit fiscal, droit pénal, droit des sociétés, procédure, procédure civile d exécution, saisie immobilière, ventes, contrats commerciaux...). Outlook est la messagerie de PolyOffice Plus Vous pouvez désormais rattacher vos s directement à vos dossiers. n Respectez les délais et procédures dans tous vos dossiers Exemples de processus et vue de l agenda : - Pilotez les agendas du cabinet, - Organisez votre planning à l avance, - Ne vous laissez pas submerger par les tâches Sécurisez vos dossiers. Le respect des procédures est entièrement contrôlé pour chacun de vos dossiers en cours. Votre agenda est planifié en fonction des échéances de l affaire en cours (échéances des documents à produire, courriers à envoyer, facturation, gestion des rendez-vous et des alertes). Comment éviter les nullités de procédures? Vous disposez d un système de PROCESSUS et d ALERTES pour contrôler et piloter les échéances et dates butoirs de vos dossiers. OPTION DISPONIBLE Simplifiez vos formalités avec PolyFormalités Plus Cet outil vous permet de rédiger automatiquement les formalités d entreprise (formulaire M à destination du greffe ou des CFE) sans ressaisie grâce à la reprise des informations contenues dans votre base de données PolyOffice Plus. Tous les nouveaux formulaires sont intégrés. - Connexion à distance possible pour suivre l évolution des dossiers et en faire le traitement même en dehors de votre cabinet et en toute sécurité. - Dématérialisation intégrée des dossiers vers les greffes destinataires. - PolyFormalités Plus ne requiert aucune installation sur votre poste. n Bénéficiez du seul logiciel qui intègre la rédaction d actes en mode expert L expertise juridique est un enjeu majeur pour votre cabinet. Parce qu il est indispensable pour vous d assurer la fiabilité juridique de chacun de vos documents, PolyOffice Plus vous permet d automatiser votre rédaction d actes. Vous gagnez un temps précieux pour traiter tous vos dossiers. Vous avez la possibilité de créer et d intégrer dans votre logiciel vos propres modèles d actes pour les utiliser ensuite en rédaction automatisée, personnalisée selon vos besoins. Vous disposez de plus de modèles disponibles (tant en matière de procédure que de droit des sociétés, de contrats, etc.) rédigés par des praticiens. La rédaction d actes en mode expert, basée sur les faits déduits et un système de questions / réponses, vous permet de fiabiliser tous vos documents. Vous bénéficiez de milliers de liens disponibles vers les commentaires des collections JurisClasseur*. Nouveau système d alertes sur les mises à jour disponibles Vous êtes averti qu une mise à jour produit est à accepter, elle peut inclure une mise à jour des modèles. Les mises à jour se font par internet. Les modèles sont mis à jour à la date d entrée en vigueur des réformes. Modèles d actes juridiques 3 Contrats Vente ; Distribution ; Publicité ; Sûretés et crédit ; Propriété industrielle ; Propriété littéraire et artistique... 3 Baux Bail commercial ; Bail professionnel ; Bail rural ; Bail d habitation. 3 Sociétés commerciales SA ; SARL/EURL ; SNC ; SAS + DE MODÈLES D ACTES DISPONIBLES 3 Sociétés d exercice libéral SELAFA ; SELARL ; SELAS 3 Sociétés agricoles SCEA ; GFA ; EARL ; Sociétés coopératives ; Groupements forestiers 3 Procédure Procédure civile (TI/TGI/Appel/Cassation/ Arbitrage/QPC) ; Procédure administrative contentieuse (TA/CA/CE) ; Juridictions spécialisées (Prud hommes/tc/tass); Modes de règlements alternatifs (Transaction/conciliation/Médiation/procédure participative) ; Pour fiabiliser vos décisions et argumenter vos choix juridiques, vous disposez d un accès direct au service en ligne Lexis 360 ou LexisNexis JurisClasseur* Modèles d actes judiciaires 3 Saisie immobilière Saisie ; Vente ; Distribution du prix * Si vous êtes abonné aux services en ligne Lexis 360 ou LexisNexis JurisClasseur.

4 Favorisez la collaboration au sein de votre cabinet. n Bénéficiez rapidement des avantages de la gestion collaborative Comme tout chef d entreprise vous devez gérer les mouvements de personnels, et la bonne diffusion de l information au sein de votre cabinet. Faites disparaître les parapheurs et post-it du cabinet! Optimisez la transmission de documents, messages téléphoniques, notes Assurez un suivi des messages Identifiez les utilisateurs en charge des tâches à accomplir Assurez-vous de la traçabilité de tous vos contacts n Profitez des outils déjà présents dans votre cabinet La mise en place du logiciel dans votre cabinet vous permet de gagner en efficacité et s intègre facilement aux outils déjà maîtrisés par l ensemble des collaborateurs. Outlook est la messagerie intégrée de PolyOffice Plus Vous pouvez désormais utiliser votre messagerie Outlook et gagner du temps dans vos échanges. Le logiciel est compatible avec la plupart des solutions de reconnaissance vocale et de dictée numérique. Pour répondre aux demandes les plus exigeantes de tous ceux qui ont à produire des textes rapidement et précisément, LexisNexis vous propose des solutions innovantes, notamment avec un dictionnaire juridique pour une reconnaissance vocale, adaptée métier. Compatible notamment avec le logiciel Dragon NaturallySpeaking associé au dictionnaire Affaires & Juridique Mysoft n Retrouvez plus facilement tous les documents du cabinet Aujourd hui, la profusion des documents engendre des problèmes d archivage et rend la recherche documentaire complexe. Avec PolyOffice Plus, vous mettez en place un véritable ERP (Enterprise ressource planning - Progiciel de gestion intégrée). Avec la recherche dite «full text» (texte intégral) : vous retrouvez tous les documents du parapheur, mais aussi tous ceux produits au sein du cabinet. OPTION DISPONIBLE Réduisez le volume de documents avec PolyScan PolyScan numérise, capture et indexe vos documents. Compatible avec tout type de scanner/copieur numérique*, ce logiciel permet de numériser, capturer et indexer vos documents. Vous pouvez ainsi centraliser et classer directement dans les parapheurs de PolyOffice Plus tous types de documents papier (lettres manuscrites, actes signés, jugements, s, fax ). * Voir pré-requis techniques

5 Pilotez votre activité et améliorez la performance de votre cabinet La gestion efficace de votre trésorerie est une priorité aujourd hui pour votre cabinet. Le suivi financier de votre cabinet est essentiel pour assurer le développement de votre activité. Avec PolyOffice Plus, vous connaissez à tout moment la situation de votre trésorerie, vos créances clients et pouvez ainsi sécuriser votre facturation aussi bien que vos relances d impayés. Le module de facturation très souple est compatible avec les principaux logiciels de comptabilité pour un export automatisé des données. Sécurisez toutes vos données Choisissez parmi de nombreux critères, pour paramétrer et sécuriser la facturation de vos clients : n Facturation au temps passé n Facturation des frais et débours n Facturation forfaitaire par client ou par dossier n Facturation automatique ou manuelle n Facturation forfaitaire sous forme de contrat d abonnement par avocat, par dossier, par client, par prestation (paiement au mois, trimestre, semestre ou année) n Personnalisation du tarif horaire par avocat, par dossier, par client, par prestation n Gestion des demandes de provisions n Gestion des majorations ou des minorations Bénéficiez d une analyse financière précise et en temps réel n Communiquez pour mieux fidéliser vos clients NOUVEAUTÉ Désormais vous avez la possibilité de communiquer auprès de vos clients de manière très ciblée. Vous qualifiez vos fiches contacts et choisissez parmi de nombreux critères, par exemple, les centres d intérêts de vos clients, pour réaliser plus facilement des campagnes de mailing ou d ing plus efficaces. OPTION DISPONIBLE Communiquez auprès de vos clients avec PolyExtranet Un véritable outil de communication et de fidélisation pour votre cabinet qui permet de mettre une sélection d informations à la disposition de vos clients sur un extranet sécurisé. Vous maîtrisez entièrement le process et décidez des clients concernés par ce service, comme des informations auxquelles ils auront accès dans leurs dossiers : vos clients pourront par exemple visualiser en format PDF factures et documents, ou vérifier les dates d audience dans l agenda. Un gain de temps et des économies assurés avec ce module. Retrouvez des graphiques afin de suivre : n Vos indicateurs financiers : Facturation, Encaissement, Encours financier et Encours facturable n Vos indicateurs d activité : Nombre de dossiers ouverts, fermés, Temps passés saisis et Temps passés facturés Vous définissez aussi le suivi financier le plus adapté à la gestion de votre cabinet avec des modules de statistiques : n Etat d avancement par dossier, par client ou par avocat (règlement, avoir, remboursement, excédent, frais et débours ) n Rentabilité par client, par dossier, avec la possibilité de gérer des relances automatiques LexisNexis - Espace client Accédez à votre espace personnalisé et confidentiel et consultez à tout moment vos factures, suivez vos abonnements https://espace-client.lexisnexis.fr

6 Une richesse de fonctionnalités pour plus de performance Rédaction de documents Microsoft Word Insertion de tous types de documents dans les dossiers Organisation des documents rédigés par sous-parapheurs Production d actes avec ou sans système expert Envoyer des courriers, fax ou s directement depuis le dossier Possibilité d envoyer un document rédigé par mail Possibilité d insérer dans le parapheur les mails reçus Enregistrement des documents au format PDF Interface e-barreau + de actes disponibles Agenda Saisie d événement répétitif Couleur par collaborateur Rendez-vous Audiences et édition des rôles Calendriers judiciaires Planification des tâches Tri par collaborateur, par dossier... Alertes programmables Synchronisation des données agenda vers les agendas électroniques via Microsoft-Outlook Gestion de votre clientèle Comptabilité Gérer votre communication client via des mailing ou ing ciblés. Export des écritures financières (interface avec la plupart des logiciels de comptabilité, notamment Ciel, SAGE, Cegid, Aidavocat ) Tableaux de bord Indicateurs financiers : Facturation, Encais sement, Encours financier et Encours facturable Indicateurs d activité : Nombre de dossiers ouverts, fermés, Temps passés saisis et Temps passés facturés Période analysée : Mois, Mois -1 et Année, Année-1 Représentation : graphiques et tableaux, impressions du tableau de bord complet ou de chaque élément, exportable sous Excel NOUVEAU Interface avec la plateforme e-barreau Accès aux dossiers Accès aux audiences Accès aux mails reçus avec possibilité d enregistrement dans le parapheur «dossier» PolyOffice Plus Inscription en référé Accès aux Cours d Appel : Déclaration d appel, constitution de l intimé, déclaration d une saisine Gestion des dossiers Suivi des procédures et des délais Personnalisation des dossiers selon la forme de la société ou la nature de l affaire (judiciaire, droit des sociétés, droit social...) Possibilité de gérer les dossiers clients (regroupement de tous ses sousdossiers au niveau des finances, agenda et parapheur) Pour les dossiers juridiques, des tableaux financiers complets reprennent les éléments de la liasse fiscale à partir des fichiers EDITDFC Recherches multicritères Gestion des accès/confidentialité Sécurisation du suivi de délais des procédures et système d alerte qui intègre le calcul de jours fériés. Gestion des pièces et annexes - Bordereau de communication des pièces Edition des recommandés 1 er éditeur labellisé/rpva 1 GAGNEZ DU TEMPS ET SÉCURISEZ VOS DOSSIERS ET PROCÉDURES Personnalisation de vos dossiers : en fonction de votre organisation en fonction de votre facturation par pôle d activité par niveau d accès Organisation Recherche full text dans tous les documents Personnalisation de la page d accueil 2 FAVORISEZ LA COLLABORATION ET GAGNEZ EN EFFICACITÉ Gestion des intervenants Clients, avocats, adversaires, juridictions, magistrats, auxiliaires et tiers (commissaires, experts, huissiers, mandataires...) Présidents, gérants, associés, commissaires aux comptes, commissaires aux apports, experts comptables... 3 PILOTEZ VOTRE ACTIVITÉ POUR AMÉLIORER LA PERFORMANCE DE VOTRE CABINET Gestion Collaborative Transmission de documents, messages téléphoniques, notes Suivi des messages Identification des utilisateurs en charge des tâches à accomplir Traçabilité de tous vos contacts 4 AMÉLIOREZ VOTRE COMMUNICATION CLIENT Par dossier ou par client facturé Pré-facturation Facturation automatique ou manuelle Au temps passé Au temps passé avec provisions préalables Forfait par dossier Forfait par abonnement Facturation Avec ou sans convention d honoraires Avec ou sans honoraires de résultats Facturation des frais et débours avec ou sans avance sur débours Gestion des majorations ou des minorations globales ou au prorata des prestations Personnalisation du tarif horaire par avocat, par dossier, par client, par prestation Calcul des états de frais, interfacé ou non avec le logiciel UtilAvocat. Suivi financier Gestion des règlements fournisseurs et clients Gestion des impayés, remboursements, excédents, avoirs et annulations de facture Relances automatiques Gestion des encours Statistiques Analyse par dossier (encaissement, frais et débours, facturation...) et / ou par responsable Possibilité de personnalisation d état Tenue de comptes CARPA - Édition d un bordereau de mouvement Gestion des droits sociaux Saisie des dividendes, gestion des sommes éligibles ou non à la réfaction, saisie des intérêts de compte courant, saisie des cessions de part, permettant l édition du tableau des dividendes, des IFU et l export au format TDRCM En option, formulaires 2777 et 2777-D Gestion simplifiée sans opération Gestion complète avec opération de type aug mentation/diminution de capital, transfert, nantis sement, démembrement... Historique des mouvements dans un registre

7 Bénéficiez d un accompagnement complet n UNE ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE ET UN PORTAIL DÉDIÉ Accédez à une assistance téléphonique pour vous assister dans l utilisation de chaque fonctionnalité (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe ) Un nouveau portail vous permet notamment de suivre les demandes d assistance, avoir les informations concernant les mises à jour des logiciels et faire de nouvelles demandes directement auprès des services d assistance. n UNE PRISE EN CHARGE COMPLÈTE LORS DE L INSTALLATION Des procédures fiables et sécurisées avec un retroplanning pour vous permettre d anticiper les impacts sur votre organisation vous sont proposées (Fusion de bases de données - Liaisons vers d autres logiciels - Paramétrage du logiciel - Reprise de données de votre logiciel actuel). n DES FORMATIONS SUR-MESURE POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ! Pour une bonne maîtrise de votre logiciel, optez pour des stages de formation initiale ou complémentaire. n UN INTERLOCUTEUR UNIQUE POUR VOTRE PROJET Nous négocions pour vous des partenariats avec les principaux constructeurs pour vos équipements (serveurs, unités centrales, écrans, portables, solutions de sauvegarde, imprimantes, photocopieurs...). n UN FINANCEMENT OPTIMISÉ Pour financer votre investissement, optez pour une location financière ou une location avec option d achat. LexisNexis, via son partenaire, vous propose des solutions adaptées à votre projet. n LE NOUVEAU PORTAIL JURIDIQUE RÉVOLUTIONNAIRE POUR LES AVOCATS : Simplifiez votre quotidien avec des contenus pratiques et opérationnels. Retrouvez nos offres modulaires sur notre site : Informations et démonstrations (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe ) 12SD RCS Paris - 07/2012 Photo : istockphoto

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