PolyOffice Plus Logiciel de gestion des cabinets d avocats

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1 PolyOffice Plus Logiciel de gestion des cabinets d avocats Pour vous concentrer sur l essentiel : votre métier d avocat. Plus d infos Logiciel Avocat

2 Votre nouvel associé ÒLa profession d avocat en quelques chiffres * Plus de avocats Âge moyen 43.3 vs Une population plus jeune 53.3% 46.7% que les autres professions +42,3% de femmes d hommes judiciaires et juridiques 1 er éditeur labellisé GESTION COLLABORATIVE Certification Application Lifecycle Management GESTION DES INTERVENANTS Plus de post-it! Transmission de tous vos documents, messages téléphoniques, notes Identifi cation des utilisateurs 30 ans d expertise Clients, avocats, adversaires, juridictions, magistrats, auxiliaires et tiers utilisateurs de la gamme Poly REDACTION DE DOCUMENTS + de modèles d actes disponibles Trouvez les concepts juridiques de vos documents avec Liens directs vers * cabinets équipés GESTION DE DOSSIERS Exclusif : + de modèles d actes Suivi des procédures et des délais Calendrier procédural Personnalisation des dossiers Gestion des dossiers clients INTERFACE EBARREAU Labellisé par le Conseil national des barreaux (TGI et cours d appels) Toute taille de cabinets TABLEAUX DE BORD 61,10% des avocats ont moins de 15 ans d exercice groupements d exercice % ÒLes dernières évolutions de la profession Mentions de spécialisations 17,3% droit social 14,4% droit fiscal 13% droit des sociétés AGENDA Synchronisation Outlook Audiences et édition de rôles Alertes Gestion de tous vos délais Indicateurs fi nanciers Indicateurs d activité Période analysée Représentations graphiques de vos résultats et export SUIVI FINANCIER Relances automatiques Analyse par dossier et/ou responsable Tenue des comptes CARPA Dématérialisation des procédures * Source : observatoire du Conseil national des barreaux. Chiffres actualisés en novembre 2013 L acte d avocat La sollicitation personnalisée GESTION CLIENTELE Création de mailing ou d ing pour fi déliser vos clients ORGANISATION Personnalisation des dossiers Recherche full text (texte intégral) dans tous les documents Personnalisation de la page d accueil FACTURATION Facturation par dossier, par client, au temps passé, au forfait Personnalisation du tarif horaire *sous réserve de souscrire un abonnement Sécurisez vos dossiers et procédures Gagnez en efficacité Favorisez la collaboration Gagnez du temps Pilotez votre activité Améliorez la communication client Améliorez votre performance

3 CENTRALISEZ toutes les données de votre cabinet GÉREZ EFFICACEMENT TOUS VOS DOSSIERS CLIENTS Pilotez les agendas du cabinet, Organisez votre planning à l avance Vos dossiers clients sont classés en fonction de vos besoins par forme juridique ou par nature de l affaire (droit public, droit social, droit des affaires, droit de la famille, droit fi scal, droit pénal, droit des sociétés, procédure, procédure civile d exécution, saisie immobilière, ventes, contrats commerciaux...). Outlook est la messagerie de PolyOffice Plus. Vous pouvez désormais rattacher vos s directement à vos dossiers. GÉREZ VOTRE AGENDA SIMPLEMENT Organisez vos rendez-vous, réunions, créez vos échéanciers des différentes formalités à mettre en œuvre. Gagnez du temps dans tous vos échanges. Outlook est la messagerie intégrée de votre logiciel. Respectez les délais et procédures. Le logiciel contrôle pour chacun de vos dossiers en cours le respect des procédures. Votre agenda est planifi é en fonction des échéances de l affaire en cours (échéances des documents à produire, courriers à envoyer, facturation, gestion des rendez-vous et des alertes). Comment éviter les nullités de procédures? Vous disposez d un système de PROCESSUS et d ALERTES pour contrôler et piloter les échéances et dates butoirs de vos dossiers. DÉMATÉRIALISEZ EN TOUTE SÉCURITÉ. Le recours au Réseau Privé Virtuel Avocats (RPVA) vous procure un gain de temps, une diminution des déplacements, une accélération de la transmission des informations et donc une gestion plus effi cace de votre activité. Depuis la mise en place du RPVA, aujourd hui incontournable, LexisNexis, partenaire historique des avocats, vous propose des solutions innovantes. Labellisé par le Conseil National des Barreaux (CNB) en 2008, le logiciel vous permet d adapter votre cabinet aux normes les plus récentes sur les évolutions d e-barreau INCLUS TGI / cour d appel OPTIONS DISPONIBLES Réduisez le volume de documents avec PolyScan Compatible avec tout type de scanner/copieur numérique*, ce logiciel permet de numériser, capturer et indexer vos documents. Simplifiez vos formalités avec PolyFormalités Cet outil vous permet de rédiger automatiquement les formalités d entreprise (formulaire M à destination du greffe ou des CFE) sans ressaisie grâce à la reprise des informations contenues dans votre base de données PolyOffice Plus. Tous les nouveaux formulaires sont intégrés. 4 5

4 RÉDIGEZ FACILEMENT avec le seul logiciel qui intègre la rédaction d actes L EXPERTISE JURIDIQUE EST UN ENJEU MAJEUR POUR VOTRE CABINET. Parce qu il est indispensable pour vous d assurer la fiabilité juridique de chacun de vos documents, PolyOffi ce Plus vous permet d automatiser votre rédaction d actes. Vous gagnez un temps précieux pour traiter tous vos dossiers. Créez et intégrez dans votre logiciel vos propres modèles d actes et utilisez-les ensuite en rédaction automatisée, personnalisée selon vos besoins. Plus de modèles disponibles (tant en matière de procédure que de droit des sociétés, de contrats, etc.) rédigés par des praticiens. MODÈLES D ACTES JUDICIAIRES 3 Procédure Procédure civile (TI/TGI/Appel/Cassation/Arbitrage/ QPC) ; Procédure administrative contentieuse (TA/ CA/CE) ; Juridictions spécialisées (Prud hommes/tc/ TASS); Modes de règlements alternatifs (Transaction/ conciliation/médiation/procédure participative) ; 3 Saisie immobilière Saisie ; Vente ; Distribution du prix MODÈLES D ACTES JURIDIQUES 3 Contrats Vente ; Distribution ; Publicité ; Sûretés et crédit ; Propriété industrielle ; Propriété littéraire et artistique... 3 Baux Bail commercial ; Bail professionnel ; Bail rural ; Bail d habitation. 3 Sociétés commerciales SA ; SARL/EURL ; SNC ; SAS 3 Sociétés d exercice libéral SELAFA ; SELARL ; SELAS 3 Sociétés agricoles SCEA ; GFA ; EARL ; Sociétés coopératives ; Groupements forestiers Rédigez à l aide d un rédacteur intelligent, basé sur les faits déduits et un système de questions / réponses qui vous permet de fi abiliser tous vos documents. Bénéfi ciez de milliers de liens disponibles vers les commentaires des collections JurisClasseur*. PLUS DE modèles d actes disponibles Nouveau système d alertes sur les mises à jour disponibles Vous êtes averti qu une mise à jour produit est à accepter, elle peut inclure une mise à jour des modèles. Les mises à jour se font par internet. Les modèles sont mis à jour à la date d entrée en vigueur des réformes. Pour fiabiliser vos décisions et argumenter vos choix juridiques, vous disposez d un accès direct au service en ligne Lexis 360 ou LexisNexis JurisClasseur* NOUVEAU! CONSULTEZ ET CALCULEZ EN TEMPS RÉEL VOS ÉCHÉANCES DE PROCÉDURE. Un calendrier pratique et intuitif : - Une représentation visuelle de chaque procédure - L identifi cation immédiate de la durée et la complexité de la procédure - Un accès aux textes et documents pertinents depuis Lexis360* Un outil de calcul d échéances de procédure : - Un outil de calcul en temps réel à chaque étape de la procédure - Des règles de calcul conformes aux textes en vigueur LES THÉMATIQUES JURIDIQUES DÉJÀ DISPONIBLES : Famille : divorce contentieux, divorce par consentement mutuel, modifi cation d un droit de visite et d hébergement, modifi cation d une pension alimentaire Voies d exécution : saisie immobilière Pénal : appel correctionnel, plainte avec constitution de partie civile, citation en matière d infraction de presse NOUVEAU! UN NOUVEAU SERVICE POUR ACCÉDER DIRECTEMENT À UNE SÉLECTION DE CONTENUS LIÉE À VOTRE DOCUMENT SANS FAIRE DE RECHERCHE! 3 Identifi ez les citations de textes ou de jurisprudence dans une page web et accédez au texte intégral sur le portail Lexis360 *. 3 Identifi ez des citations de textes ou de jurisprudence dans une page web ou un document word 3 À partir d une analyse thématique précise de votre page web ou de votre document, Lexis Explore retrouve automatiquement les contenus LexisNexis qui traitent ces mêmes thèmes dans Lexis360 * (jurisprudence, textes, fascicules et synthèses JurisClasseur, revues, fi ches pratiques, modèles d actes ). Flashez ce code pour plus d infos *Sous réserve d être abonné au service Lexis360 et au périmètre de contenus correspondants. 6 7

5 FAVORISEZ LA COLLABORATION au sein de votre cabinet et les échanges avec vos clients HOMOGÉNÉISEZ LES PROCÉDURES INTERNES ET BÉNÉFICIEZ DES AVANTAGES DE LA GESTION COLLABORATIVE Comme tout chef d entreprise vous devez gérer les mouvements de personnels et la bonne diffusion de l information au sein de votre cabinet. Faites disparaître les parapheurs et post-it du cabinet! Optimisez la transmission de documents, messages téléphoniques, notes Assurez un suivi des messages Identifi ez les utilisateurs en charge des tâches à accomplir Assurez-vous de la traçabilité de tous vos contacts DES OUTILS EXTERNES COMPATIBLES Le logiciel est compatible avec la plupart des solutions de reconnaissance vocale et de dictée numérique. Pour répondre aux demandes les plus exigeantes de tous ceux qui ont à produire des textes rapidement et précisément, LexisNexis vous propose des solutions innovantes, notamment avec un dictionnaire juridique pour une reconnaissance vocale, adaptée métier. Le correcteur de nouvelle génération Antidote vous permet de maîtriser la communication écrite de votre cabinet. NOUVEAU! POLY MOBILITÉ ACCÉDEZ À VOTRE LOGICIEL, OÙ QUE VOUS SOYEZ, LORS DE VOS DÉPLACEMENTS OU AU TRIBUNAL. OPTIMISEZ LA GESTION DE VOTRE TEMPS AVEC CE SERVICE ADDITIONNEL. Vous accédez en temps réel à votre cabinet pour : - Consulter vos documents. - Suivre les facturations de vos dossiers. - Accéder à votre agenda et visualiser les alertes. - Consulter et modifi er la liste de vos contacts. - Accéder à la gestion collaborative : appels et documents reçus et émis, tâches en attente Service accessible à partir du navigateur Internet que ce soit sur votre ordinateur ou sur un support mobile, tablettes ou smartphones, quel que soit le système d exploitation. FIDÉLISEZ VOS CLIENTS Le métier d avocat se diversifi e et se complexifi e. Le nouvel enjeu pour votre cabinet : communiquer pour mieux fi déliser vos clients et faire face à la concurrence en respectant les règles déontologiques. Désormais vous avez la possibilité de communiquer auprès de vos clients de manière très ciblée. Vous qualifi ez vos fi ches contacts et choisissez parmi de nombreux critères, par exemple, les centres d intérêts de vos clients, pour réaliser plus facilement des campagnes de mailing ou d ing plus effi caces. ACCÉDEZ FACILEMENT À TOUS LES DOCUMENTS DU CABINET Aujourd hui, la profusion des documents engendre des problèmes d archivage et rend la recherche documentaire complexe. Avec PolyOffi ce Plus, vous mettez en place un véritable ERP (Enterprise ressource planning - Progiciel de gestion intégrée). Avec la recherche dite «full text» (texte intégral), vous retrouvez tous les documents du parapheur, mais aussi tous ceux produits au sein du cabinet. OPTION DISPONIBLE Communiquez auprès de vos clients avec PolyExtranet Mettez à disposition de vos clients un extranet sécurisé, décidez des clients concernés, des accès que vous souhaitez donner

6 PILOTEZ VOTRE ACTIVITÉ et améliorez la performance de votre cabinet Facturation Encaissement PARAMÉTREZ LA FACTURATION DE VOS CLIENTS. Vous choisissez parmi de nombreux critères : Facturation au temps passé Facturation des frais et débours Facturation forfaitaire par client ou par dossier Facturation automatique ou manuelle Facturation forfaitaire sous forme de contrat d abonnement par avocat, par dossier, par client, par prestation (paiement au mois, trimestre, semestre ou année) Personnalisation du tarif horaire par avocat, par dossier, par client, par prestation Gestion des demandes de provisions Gestion des majorations ou des minorations Encours financier Encours facturable Vos données peuvent être exportées vers les principaux logiciels de comptabilité : CIEL, SAGE, Cegid, AidAvocat BÉNÉFICIEZ D UNE ANALYSE FINANCIÈRE PRÉCISE DE VOTRE ACTIVITÉ EN TEMPS RÉEL Optez pour le suivi financier le plus adapté à votre cabinet. Etat d avancement par dossier, par client ou par avocat (règlement, avoir, remboursement, excédent, frais et débours ) Rentabilité par client, par dossier, avec la possibilité de gérer des relances automatiques Partagez vos résultats selon les indicateurs clé que vous décidez de suivre : indicateurs financiers : facturation, encaissement, encours fi nancier et encours facturable indicateurs d activité : nombre de dossiers ouverts, fermés, temps passés saisis et temps passés facturés 10 11

7 BÉNÉFICIEZ D UN ACCOMPAGNEMENT COMPLET UNE ASSISTANCE TÉLÉPHONIQUE ET UN PORTAIL DÉDIÉ Accédez à une assistance téléphonique pour vous accompagner dans l utilisation de chaque fonctionnalité (0,112 puis 0,09 /min à partir d un poste fixe ) Un nouveau portail vous permet notamment de transmettre et de suivre les demandes d assistance, d avoir toutes les informations concernant les mises à jour des logiciels. UNE PRISE EN CHARGE COMPLÈTE LORS DE L INSTALLATION Des procédures fiables et sécurisées avec un retroplanning vous sont proposées pour vous permettre d anticiper les impacts sur votre organisation (Fusion de bases de données - Liaisons vers d autres logiciels - Paramétrage du logiciel - Reprise de données de votre logiciel actuel). DES FORMATIONS SUR-MESURE POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ! Pour une bonne maîtrise de votre logiciel, optez pour des stages de formation initiale ou complémentaire. UN INTERLOCUTEUR PRIVILÉGIÉ POUR VOTRE PROJET Nous négocions pour vous des partenariats avec les principaux constructeurs pour vos équipements (serveurs, unités centrales, écrans, portables, solutions de sauvegarde, imprimantes, photocopieurs...). UN FINANCEMENT OPTIMISÉ Pour financer votre investissement, optez pour une location financière ou une location avec option d achat. LexisNexis, via son partenaire, vous propose des solutions adaptées à votre projet. EGALEMENT DISPONIBLE * LEXIS360, LE PORTAIL JURIDIQUE DES AVOCATS Simplifiez votre quotidien avec des contenus pratiques et opérationnels. Disposez de packs et options adaptés à votre activité * Sous réserve de souscrire à un abonnement Plus Logiciel Avocat 14LAWSV RCS Paris - 07/2014 Photo : istockphoto Plus d infos

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