LA SOLUTION DE GESTION D'AFFAIRES

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1 LA SOLUTION DE GESTION D'AFFAIRES DES PRESTATAIRES DE SERVICES INDUSTRIELS Sous-traitance & Maintenance Industrielle Ingénierie, Etudes Techniques Energies Nouvelles Fabrication d'équipements

2 «NaviOne n est pas un simple logiciel de gestion d'affaires : c est un véritable ERP qui permet à nos chargés d affaires de disposer d un outil de pilotage de leurs projets. Il assure aussi un reporting instantané à notre direction.» NaviOne est un ERP conçu pour les entreprises qui souhaitent se doter d une gestion d affaires moderne et intégrée. Avec plus de 200 entreprises équipées, et plus de 3000 utilisateurs, NaviOne s est affirmé depuis plusieurs années comme la solution de référence des prestataires de services industriels. SOMMAIRE Bruno LEFRANC [Responsable informatique] Les devis p. 1 Une gestion des offres performante Un enjeu stratégique de votre métier La planification p. 3 Un outil de pilotage et d anticipation Le suivi d affaires... p. 5 Maîtrisez les résultats et l avancement de chaque affaire Le suivi de la main d œuvre.... p. 7 Adaptez la gestion de vos ressources aux besoins de l entreprise La gestion des achats et des stocks.... p. 9 Vers une gestion automatisée des achats et des engagements par affaire La facturation ET LES TRAVAUX EN COURS... p. 11 Établissez vos situations et éliminez l incertitude Les tableaux de bord... p. 13 De véritables outils conçus pour vous aider à prendre les bonnes décisions Microsoft Dynamics NAV.... p. 15 Bénéficiez de la puissance d un ERP de dimension internationale

3 Les devis BIBLIOTHÈQUE Ouvrages personnalisables Sous-traitance Création au fil de l eau Import de fichiers externes Saisie optimisée Import Excel Modèles de devis Calcul de métrés Ecrans personnalisables Etude de prix (marge, remises, prix fixes ) La gestion des devis : Un outil qui s adapte à votre métier «NaviOne nous a permis de remplacer les nombreux classeurs Excel par un outil d étude de prix totalement adapté à notre activité.» Marc BECART - Chargé d études Suivi commercial Portefeuille d affaires Suivi des relances Analyse des affaires gagnées et perdues Gestion de l ensemble des intervenants Synchronisation Outlook Saisie et import des devis : Caractéristiques générales NaviOne permet d identifier l ensemble des interlocuteurs d une affaire : maître d œuvre, bureau d études... De nombreuses caractéristiques personnalisables par l utilisateur enrichissent les informations du devis (type de marché, nature d affaires, date de réponse demandée...). Outils d import de données Afin de limiter la saisie de données, les études peuvent être importées sous différents formats : fichiers Excel, XML... Contenu du devis Le corps de l étude peut être découpé en chapitres à plusieurs niveaux. Chaque chapitre contient un ou plusieurs postes, basé sur la bibliothèque d ouvrages ou défini pour chaque devis. La saisie des devis peut s effectuer de façon déportée et être réintégrée dans la base principale automatiquement. Variable - Formule - métré NaviOne dialogue en temps réel avec Excel et exploite la puissance de ses formules de calcul. Bibliothèque NaviOne dispose d une bibliothèque multi niveaux (articles, matériels, main d œuvre, prestations sous-traitées et frais complémentaires). qui peut être enrichie à partir de la saisie ou par l import de bibliothèques externes. Suivi commercial et demandes de prix : Suivi commercial Le module de CRM intégré à NaviOne permet de suivre l évolution du portefeuille d offres : valorisation en fonction du pourcentage de probabilité, relances, analyse des affaires perdues... Consultation fournisseurs Un outil intégré permet d effectuer des demandes de prix auprès des différents fournisseurs et de sélectionner les meilleures offres. Edition du devis L édition du devis s effectue selon des modèles configurés par l utilisateur : présentation synthétique, détaillée, valorisée... Analyse de rentabilité Coefficients de marge personnalisables Tableaux de bord de rentabilité Besoins en main d œuvre Consultations fournisseurs Analyse et suivi d affaires : Frais généraux et marge Des taux sont paramétrés afin de déterminer le prix de vente à partir du prix de revient. Ces coefficients peuvent être modifiés très simplement pour les affaires spéciales. Des frais complémentaires peuvent être saisis et ventilés sur les postes du devis. Alimentation automatique du suivi d affaires Dès l acceptation, la fiche affaire est créée. Le budget est alimenté sans ressaisie et peut être complété à tout moment. 1 2

4 La planification GESTION DE PROJETS Portefeuille de projets Contraintes des ressources Calendriers Coefficients de risque WBS Gantt... Gestion des ressources Identification des ressources Rôles et compétences Niveaux d efficacité Calendriers Revenus et coûts... PlanningForce, un outil de pilotage et d anticipation «Le moteur de calcul de PlanningForce nous propose plusieurs simulations de planning, afin de choisir la version la plus adaptée. C est un outil révolutionnaire!» Luc DUPIN - Responsable d agence Planification & Calendriers Planification automatique Assistant de planification Validation des tâches Définition des priorités Vue synthétique... Reporting & Analyses Gantt Etats de reporting dynamiques Prévisions de trésorerie Affectations Tableaux de bord de performance... Le planning prévisionnel NaviOne est totalement intégré avec PlanningForce, un outil puissant et innovant de gestion de planning. Avec PlanningForce : > Vous transférez en un seul clic l ensemble de vos projets et ressources > Le moteur de calcul de PlanningForce vous propose la ou les solutions de planning les plus pertinentes. > Finis les calculs laborieux, les décalages de délais, les ressources sous-utilisées. Une brochure dédiée à PlanningForce est déisponible pour de plus amples informations. L affectation des ressources sur les affaires L outil de planning proposé par NaviOne remplace la feuille Excel fréquemment établie lors de la réunion hebdomadaire. Il permet d imputer nominativement les ressources disponibles sur chaque affaire en fonction de leurs compétences, de leur disponibilité et d anticiper ainsi les besoins éventuels de main d œuvre externe. Grâce à ce planning, l entreprise dispose d un suivi pertinent des besoins en main d œuvre et peut également préétablir les ordres de mission. Intégration avec Microsoft Outlook NaviOne propose une intégration totale du planning avec les agendas Outlook. Les rendez-vous saisis dans Outlook, sur un PDA ou dans l ERP sont synchronisés immédiatement. Cette planification peut également servir de pointage sur les affaires. Ainsi, un collaborateur qui ne saisit pas de feuilles de temps peut vérifier son agenda en fin de semaine et alimenter automatiquement les affaires avec les temps passés. Contrôle de facturation Le planning de NaviOne peut également servir de base à la facturation des prestations en régie, limitant ainsi les risques d oubli. Chaque tâche planifiée peut également être liée au devis ou à la commande correspondante. 3 4

5 Le suivi d'affaires INTÉGRATION Budget issu des devis Suivi des engagements Homogénéité avec la comptabilité Données uniques Temps réel Mise à jour automatique Aucune ressaisie Modules totalement intégrés Information 100% disponible Maîtrisez les résultats et l avancement de chaque affaire Contrôle budgétaire «L apport d un système intégré nous permet de bénéficier d une meilleure visibilité, d une meilleure valeur ajoutée et d une meilleure efficacité. Plus aucune information n est saisie en double.» Jean BASSEREAU - Chargé d affaires Travaux en cours Imputation de la main d œuvre Traçabilité des dépenses Actualisation et reste à engager Tableaux de bord Instantanés, sans ressaisie Excel Analyse des écarts budget/réalisé Ecrans et états personnalisables Budget avancé La fiche affaire Spécialement conçue pour permettre un traitement complet de l information, la fiche affaire intègre : > Une fiche paramétrable contenant l ensemble des caractéristiques de l affaire. > La liste des intervenants : bureau d études, donneurs d ordre... > Les éléments de correspondance du dossier : documents administratifs, certificats, fax... > L ensemble des documents commerciaux : commandes d achat, factures fournisseurs, devis complémentaires, factures clients... > Le tableau de bord des résultats de l affaire. > L en-cours financier correspondant. L analyse budgétaire Cette fonction permet une segmentation des coûts prévus, du prix de revient, des recettes et des dépenses engagées selon un plan analytique totalement paramétrable. L utilisateur définit librement les catégories de dépenses qu il souhaite analyser (fournitures, main d œuvre interne ou externe, sous-traitance, études...). Une puissante fonction de navigation permet d identifier le document correspondant à chaque dépense ou recette (facture fournisseur, temps passés...). Le calcul des travaux en cours NaviOne permet d indiquer le degré d avancement de chaque poste d une affaire et ainsi de calculer ce qui aurait dû être dépensé (main d œuvre, matériaux ). Avec ce module, vous évitez les «mauvaises surprises» en fin d affaire et établissez régulièrement des situations réalistes. Le tableau de bord De nombreux services financiers élaborent des tableaux de bord, en général ressaisis sous Excel. Cependant ces documents ne permettent pas de disposer en temps réel d une vue rapide et instantanée de chaque affaire. NaviOne propose donc un tableau de bord simple et efficace permettant au décideur d être autonome dans ses analyses. Cette analyse peut être globale (par affaire, responsable, type d affaire ) ou détaillée, si nécessaire en naviguant pour remonter jusqu au document d origine. 5 6

6 Le suivi de matériel et main d œuvre GESTION DES RESSOURCES Personnel interne et externe Suivi des absences Gestion des compétences Interface paie Gestion du matériel Identification Planning de réservation Suivi de rentabilité Liaison avec la comptabilité Des outils efficaces de suivi et de contrôle des ressources «Nous n avons plus besoin de ressaisir les heures et les primes dans le logiciel de paie : avec NaviOne, tout se fait automatiquement.» Martine COLLOT - Responsable RH Pointages Temps passés, déplacements, Propositions de pointage Affectation du matériel Liaison avec la paie Suivi administratif Suivi des congés Notes de frais Suivi des intérimaires Valorisation La gestion des ressources humaines NaviOne intègre une gestion pertinente du personnel interne ou externe (intérimaires,...). Ce module permet d identifier l ensemble des éléments nécessaires au logiciel de paie, et de disposer de nombreuses informations complémentaires : compétences, contrats, etc. La saisie de la main d œuvre et du matériel Des variables de saisie entièrement paramétrables permettent de répondre aux spécificités de chaque métier. La saisie peut être effectuée selon plusieurs méthodes : > Une saisie de pointage par affaire ou ressource permet de définir rapidement les collaborateurs ayant travaillé sur une affaire, ou à l inverse des affaires sur lesquelles a travaillé un collaborateur, et de saisir simultanément tous les événements : heures travaillées, primes, matériel utilisé... > Une saisie d événements par période est particulièrement adaptée aux informations hors affaires : congés, maladie,... > Les pointages peuvent également être issus des heures affectées au planning. La gestion des intérimaires NaviOne propose une fonction de gestion des intérimaires qui permet : > De mémoriser le détail de chaque mission d intérim. > D imputer lors du pointage les intérimaires sur chaque affaire. > D établir les bordereaux de pointage transmis aux sociétés d intérims. > D effectuer le contrôle et la comptabilisation des factures sans ressaisie. Gestion de la prépaie Le module prépaie est un puissant moteur de calcul des éléments de paie. Il permet de calculer automatiquement de nombreuses variables de paie : heures supplémentaires, heures de repos, primes diverses ou déplacements... Ce module diminue considérablement le nombre d événements saisis au quotidien sur chaque affaire. Interface logiciel de paie NaviOne est interfacé avec les principaux logiciels du marché (Sage, Cegid, ADP-GSI, Divalto...). Les données issues du calcul de prépaie sont ainsi transférées sans ressaisie. 7 8

7 La gestion des achats et des stocks APPELS D OFFRES Propositions de choix des fournisseurs Import/Export Excel Sélection des meilleures offres Création des commandes Gestion des achats Propositions d approvisionnement par affaire Référencement fournisseurs Sous-traitance Signature électronique (WorkFlow) Vers une gestion automatisée des achats et des engagements par affaire «En seulement quelques semaines, nous avons pu installer une solution réellement intégrée nous permettant de mieux gérer nos achats et nos stocks.» Pascal BRUNET - Responsable achats Gestion des stocks Entrées, sorties, inventaires, Valorisation fifo, pmp, Magasins multiples Stocks chantier et retours Contrôle de factures Basé sur les commandes et livraisons Mise à jour automatique affaires Demandes d approvisionnement NaviOne dispose d une fonction de calcul automatique des besoins. A partir des besoins calculés pour chaque affaire, NaviOne crée un bordereau de demande d approvisionnement incluant les produits à fabriquer ou à commander. A ce stade, l acheteur peut déclencher les appels d offres fournisseurs ou directement les commandes d achat. Validation des commandes, signature électronique Comme pour de nombreux autres documents, le module de Workflow (gestion des procédures) intégré à NaviOne permet de valider le lancement d une commande selon la procédure définie par l entreprise. L utilisateur reçoit ainsi un message l invitant à vérifier un document et à le valider. Gestion des appels d offres fournisseurs NaviOne dispose d un outil de déclenchement des appels d offres fournisseurs qui permet de : > Proposer les fournisseurs à consulter en fonction des produits nécessaires. > Envoyer par fax ou par au format Excel les demandes de prix générées. > Importer les offres reçues et mettre à jour le tableau comparatif. > Sélectionner les fournisseurs retenus. > Créer automatiquement les commandes d achat associées. Gestion de stock NaviOne propose de nombreuses fonctions de gestion de stock : et comptabilité Gestion des frais annexes Contrôle qualité Gestion de la sous-traitance NaviOne permet de consulter les sous-traitants, d émettre les bons de commande et les contrats, de suivre l avancement des travaux et contrôler les factures correspondantes. Les spécificités liées à la sous-traitance sont également couvertes : paiement direct > Suivi de stock par magasin et emplacement en temps réel. > Approvisionnement automatique pour les produits récurrents. > Gestion de l inventaire. > Valorisation du stock selon les méthodes FIFO, PMP... > Suivi du stock par affaire. 9 10

8 La facturation et les travaux en cours Facturation Acompte et situation de travaux Avancement forfaitaire Révisions / Actualisations Facturation de contrats récurrents Décompte général En-cours clients Suivi clients, relances Paiement direct Retenues de garantie Cautions Etablissez vos situations et éliminez l incertitude «Le module de gestion des travaux en cours nous permet d anticiper et d éviter ainsi les mauvaises surprises quand les affaires sont terminées.» Sophie VASSEUR - Assistante administrative Travaux en cours Suivi des % d achèvement Suivi des commandes reçues non facturées Comptabilisation des provisions Gestion des engagements Facturation Facturation à l avancement : La saisie des pourcentages d avancement peut être effectuée en détail ou globalement. Les factures de situation sont créées automatiquement en tenant compte des situations précédentes et des avenants éventuels. Echéancier de facturation : Un échéancier par date ou par statut d avancement permet d établir une proposition de facturation. Contrats et prestations récurrentes : Un module de suivi des contrats permet d émettre périodiquement les factures correspondantes. Suivi financier La comptabilité auxiliaire de NaviOne intègre les spécificités propres au secteur du BTP, et notamment : > Un suivi des engagements de trésorerie par affaire > Un suivi des cautions qui permet de déclencher les demandes de cautions auprès des banques, suivre les encours par établissement et émettre la main levée à l échéance. > Une prise en compte des retenues de garantie, afin de fiabiliser le suivi des comptes clients et effectuer les relances au moment opportun. Situations comptables Pour qu il devienne un véritable outil de pilotage, l un des principes fondamentaux d un suivi d affaires efficace est de pouvoir identifier à tout moment : > Le détail des dépenses par affaire, réelles ou en cours (factures non parvenues, commandes non reçues). > L état d achèvement de chaque affaire ou de chaque poste, qu il soit similaire ou non à l état d avancement de la facturation. > L avancement et les réceptions non facturées. Travaux en cours NaviOne permet : > D indiquer pour chaque affaire ou chaque poste d une affaire le pourcentage d achèvement. > D identifier précisément le détail des commandes reçues non facturées. > De comptabiliser automatiquement les écritures de provision correspondantes. > De visualiser ou éditer à tout moment les résultats de chaque affaire, tenant compte du reste à engager

9 Les tableaux de bord StatsExplorer Analyses personnalisables par l utilisateur Multi-flux : achats, affaires, comptabilité, Consultation, impression, export Excel Totalement intégré à NaviBat Business Intelligence Outils de B.I. intégrés dans SQL Server Création d indicateurs Multi bases de données Intégration avec SharePoint Allez à l essentiel Générateur d états «NaviOne nous permet de nous doter d un ERP harmonisé, de supprimer la multitude de feuilles Excel peu fiables, et ainsi d obtenir à tout moment un tableau de bord de notre activité.» Yann BLANCHARD - Contrôleur de gestion Création d états spécifiques Statistiques, tableaux croisés, états de suivi, Sans limite fonctionnelle Basé sur Reporting Services de SQL Puissance analytique Comptabilité analytique multiaxes Clés de répartition Tableaux d analyse intégrés Base de données unique multi-sociétés Exploitation de données dans Excel Parce qu il est totalement compatible avec Microsoft Office, NaviOne vous permet de réaliser des tableaux Excel à partir d informations directement extraites de votre base de données. Les feuilles Excel ainsi créées sont actualisées automatiquement avec les dernières informations. StatsExplorer, l outil de statistiques intégré StatsExplorer est un puissant outil de statistiques qui permet au décideur de s affranchir des contraintes de développements spécifiques, et de réaliser lui-même toutes les analyses dont il a besoin : rentabilité par type d affaire, analyse par chargé d affaires, etc. StatsExplorer ne nécessite aucune compétence technique particulière. Toutes les statistiques sont disponibles à l écran, avec un outil de zoom jusqu au niveau le plus fin et des possibilités de tri par valeur sur toutes les colonnes (palmarès...). Ces statistiques sont également disponibles sur support papier dont la mise en forme est dynamique. Les résultats calculés peuvent être envoyés automatiquement dans Excel pour réaliser des graphiques ou être diffusés sur Intranet au format HTML. Les statistiques prédéfinies et l automate de calcul permettent de mettre à disposition d utilisateurs non expérimentés des tableaux de bord prêts à l emploi. DES OUTILS D ANALYSE MULTIDIMENTIONNELLE Pour les sociétés désireuses de se doter d outils élaborés d analyse multidimensionnelle NaviOne bénéficie de la puissance exceptionnelle des outils de business intelligence disponibles dans SQL Server. Avec ce type d outil, vous disposez d indicateurs clés, et d une restitution graphique des données décisionnelles ou d arbitrage. Générateur d états NaviOne, conçu dans Microsoft Dynamics NAV, exploite la puissance des outils de reporting SQL. Ce générateur permet à un technicien de configurer des états sur mesure : statistiques, listes 13 14

10 Une solution innovante Ouverture Totale integration avec Office Base de données SQL server Web Services planification Gestion des plans projets Connecteur MS Project & PlannigForce Suivi des avancements mobilité Une solution adaptée à votre métier, et opérationnelle en quelques semaines Solution PDA Windows Mobile????? Yann BLANCHARD - Contrôleur de gestion Inventaire, code barres, Workflow, GED Travail collaboratif Processus d'approbation Gestion des documents numérisés Intranet collaboratif Une interface puissante et intuitive Conçu spécialement pour les PME qui souhaitent se doter d un outil totalement intégré, dans des environnements de 5 à 250 utilisateurs, NaviOne est facile à appréhender, intuitif et conforme à chaque logique métier de votre entreprise. NaviOne dispose des procédés exclusifs d analyse et de navigation de Microsoft Dynamics NAV qui vous permettent un pilotage et une visibilité de votre activité en temps réel. Prenez vos décisions à partir de données précises et claires : avec NaviOne vous accédez en quelques instants seulement à un bilan synthétique de votre niveau d activité. Une installation rapide et économique Simple dans son fonctionnement comme dans son administration, NaviOne est rapide à mettre en œuvre, ce qui limite les coûts et délais de réalisation, qu il s agisse de première mise en place ou de projets d extension. De nombreux outils de reprise de données (Sage, Pharos, Onaya, Cegid, ) vous garantissent la continuité de l exploitation de votre entreprise. Profitez de l expérience de plus de clients Microsoft Dynamics NAV est une solution mise en œuvre dans de nombreuses entreprises à travers le monde. Microsoft a fait de l ERP l un de ses axes stratégiques, et fait évoluer régulièrement ses offres. NaviOne bénéficie des innovations apportées par Microsoft. Les nombreuses fonctionnalités de gestion d affaires constituant l épine dorsale de NaviOne, vous permettent de bénéficier d une solution totalement adaptée à votre activité, tout en vous garantissant la mise en œuvre d une solution pérenne et évolutive. Un réseau de partenaires certifiés et proches de chez vous Microsoft anime un réseau de partenaires formés et certifiés sur ses offres. Bon nombre d entre eux ont suivi un cycle de formation spécifique à NaviOne, et vous garantissent ainsi la mise en œuvre d une solution adaptée à votre entreprise, tout en respectant les standards de qualité établis par Microsoft

11 LA SOLUTION DE GESTION D'AFFAIRES DES PRESTATAIRES DE SERVICES INDUSTRIELS NaviOne est proposé par un réseau de partenaires proche de chez vous. Pour plus d informations, rendez-vous sur Gesway SAS. Tous droits réservés. Ce document est uniquement diffusé à titre d information et ne constitue aucune garantie expresse ou tacite. NaviBat est une solution métier s appuyant sur la technologie Microsoft Dynamics NAV, marque déposée de Microsoft Corporation. Les noms des sociétés et des produits mentionnés dans le présent document peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs.

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