Synthèse résultats Baromètre Dématérialisation Finance Edition Spéciale PME. Juillet 2012

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Amandine Dupuis
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1 Synthèse résultats Baromètre Dématérialisation Finance Edition Spéciale PME Juillet 2012

2 Baromètre Edition PME 206 Directeurs Généraux, Directeurs Administratifs et Financiers Entreprises de 1 à 1000 salariés est l activité Cloud de l éditeur ITESOFT Edition spéciale PME du Baromètre Dématérialisation Finance ITESOFT Objectifs Identifier les pratiques en matière de dématérialisation des processus «finance» Comparer les pratiques et projets entre PME et Grandes Entreprises Mesurer leur évolution dans le temps

Dématérialisation Finance ITESOFT Objectifs Identifier les pratiques en matière de dématérialisation des

3 S il fallait résumer cette étude par 1 phrase et 1 chiffre Les PME sont en route vers la dématérialisation 62% des PME interrogées déclarent une intention de projets de dématérialisation dans leur département Finance.

4 Analyse des répondants Objectifs du DAF en PME Analyse critique des processus de la fonction finance Gestion des budgets Plan Validation des achats Gestion des factures fournisseurs Dématérialisation et PME Connaissance des offres et des approches Intentions de projets Décideurs Cloud ou On-premise?

achats Gestion des factures fournisseurs Dématérialisation et PME

5 Analyse des répondants Plan Un focus ETI / Activités de services

6 Un focus exclusif sur les PME 50% des répondants dans la tranche 50 à 249 salariés 48% 40% 32% Baromètre PME Baromètre Grands Comptes 24% 16% 8% 0% 1 à 5 6 à à à à à à 999 > 1000

7 Forte représentation des activités de service en PME 47% 50% 45% 40% 35% Baromètre PME Baromètre Grands Comptes 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Banque & Administration Autre Assurance Organismes Distribution Industrie Sociaux Services

30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Banque & Administration Autre

8 Objectifs du DAF en PME Plan Une vision très pragmatique de sa mission

9 «Réduire les coûts et faire réaliser des économies à mon entreprise» 62% Un objectif unanime : «réduire les coûts et faire réaliser des économies à mon entreprise» En 2ème et 3ème positions, des ambitions pragmatiques «Améliorer la productivité des collaborateurs» «Réduire les délais de traitement» «Contribuer à la préservation de l environnement» (13%), le parent pauvre des préoccupations Faire réaliser des économies Améliorer la productivité Réduire les délais de traitement Améliorer la trésorerie de l'entreprise Améliorer le contrôle interne Contribuer au développement des ventes Améliorer la traçabilité Contribuer à la préservation de l'environnement 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

environnement» (13%), le parent pauvre des préoccupations Faire réaliser des économies Améliorer la productivité Réduire les délais de traitement Améliorer la trésorerie de

10 «Réduire les coûts et faire réaliser des économies à mon entreprise» Les grands comptes sont plus attachés à l efficacité des processus en vue de «réduire les délais» Les contraintes économiques paraissent moins ressenties 1 Faire réaliser des économies à l entreprise Réduire les délais de traitement 2 Améliorer la productivité Faire réaliser des économies à l entreprise 3 Réduire les délais de traitement Améliorer la productivité Baromètre PME Baromètre Grands comptes

Faire réaliser des économies à l entreprise Réduire les délais de traitement 2 Améliorer la productivité Faire

11 Analyse critique des processus Plan Une mobilisation sur les processus «vitaux»

12 Le process de gestion des factures clients jugé le plus performant en PME 58% 1 Baromètre PME Baromètre Grands comptes Emission et comptabilisation des factures clients (58%) Rapprochement des données commandes/factures (63%) 2 Gestion des paiements fournisseurs (48%) Création et validation des demandes d achats (59%) 3 Réception, enregistrement de la facture fournisseur (41%) Circuit d approbation de la facture fournisseur (25%)

commandes/factures (63%) 2 Gestion des paiements fournisseurs (48%) Création et validation des demandes d

13 Le circuit d approbation des factures fournisseurs : optimisation nécessaire 38% Un taux moyen de réponse faible à la question des processus à optimiser Signe d une absence de préoccupations sur des processus moins vitaux pour l entreprise? N 1 : Circuit d approbation des factures fournisseurs (38%) N 2 : Rapprochement factures / commandes (35%) N 3 : Gestion des commandes fournisseurs (31%) Approbation facture fournisseur Rapprochement commandes/factures Commandes fournisseurs Création et validation demandes d'achats Facture fournisseur Factures clients Paiements fournisseurs 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

N 1 : Circuit d approbation des factures fournisseurs (38%) N 2 : Rapprochement factures / commandes (35%) N 3 : Gestion des commandes fournisseurs (31%)

14 Gestion des budgets Plan Simple et efficace

15 Excel, l outil de gestion des budgets plébiscité 68% des PME Utilisez-vous des notions de gestion budgétaire? Oui à 84% Oui, je travaille avec des budgets annuels Oui, je travaille avec des budgets mensuels ou trimestriels Non, je n'effectue pas de budgets prévisionnels Je ne sais pas Pour assurer votre gestion budgétaire, quel logiciel utilisez vous? Excel à 82% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Le tableur Excel Autre Je ne sais pas Un logiciel spécialisé de gestion budgétaire, lequel? 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

pas de budgets prévisionnels Je ne sais pas Pour assurer votre gestion budgétaire, quel logiciel utilisez vous?

16 Gestion des demandes d achat Plan Rapide et productive

17 Une démarche efficace de validation des achats Oui Non Ne sais pas 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 70% des PME gèrent un processus de validation des demandes d achat, de manière informatisée pour 60% d entre elles

18 Une démarche efficace de validation des achats 45% 40% 35% 30% PME Grands Comptes 25% 20% 15% 10% 5% 0% Moins de 5 De 5 à 10 Plus de 10 Ne sais pas 43% des PME évaluent à moins de 5 le coût de traitement d une DA ; ce chiffre est de 28% chez les Grands comptes.

Plus de 10 Ne sais pas 43% des PME évaluent à moins de 5 le coût

19 Gestion des factures fournisseurs Plan Rapidité et économie restent les maîtres mots

20 Gestion des factures fournisseurs : Toujours + d efficacité en PME 63% des PME estiment le coût moyen de traitement d une facture inférieur à 10 ; ce chiffre est de 40% dans les grandes entreprises. 40% 32% 24% PME Grands Comptes 16% 31% des PME estiment le délai moyen de traitement d une facture inférieur à 5 jours ; ce chiffre est de 22% dans les grandes entreprises. 48% 40% 32% 24% 8% 0% Moins de 5 5 à 10 + de 10 Ne sais pas PME Grands Comptes 16% 8% 0% Moins de 5 5 à 10 + de 10 Ne sais pas

40% 32% 24% PME Grands Comptes 16% 31% des PME estiment le délai moyen de traitement d une facture inférieur à 5 jours ; ce

21 Dématérialisation et PME Plan Le gap culturel

22 Sans surprise, une faible culture de la dématérialisation Pour vous, la dématérialisation de documents dans la fonction finance, c est avant tout? «L archivage électronique» L'archivage électronique et la possibilité de les consulter au format électronique L'échange de documents numérisés ou PDF Des workflow impliquant les acteurs concernés L'EDI ou l'émission à la source sous forme électronique La reconnaissance automatique des documents L'échange de documents sur une plateforme web 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

23 Néanmoins, une perception pertinente et réaliste des bénéfices de la dématérialisation Ces réponses sont à rapprocher des objectifs prioritaires du DAF en PME Réduire les délais de traitement (75%) Réduire les coûts administratifs (61%) Réduire les délais Réduire les coûts Améliorer la qualité et la fiabilité Améliorer le contrôle interne Sécuriser les traitements Améliorer le pilotage du processus Améliorer la trésorerie Je ne sais pas Autre 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

24 Très faible taux d équipement Plus de méconnaissance que de freins réels 2/3 des entreprises interrogées estiment mal connaître les technologies et offres de dématérialisation Le frein technique principal est la qualité de l intégration à leur existant informatique Un frein économique la crainte de coûts disproportionnés au regard des volumes adressés Méconnaissance Complexité de l'intégration Coût trop élevé Risque sur les impacts sociaux Craintes relatives aux contrôles fiscaux Autre Je ne sais pas 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

25 Déploiement dématérialisation en PME Une forte divergence dans la maturité des Grands Comptes et des PME 70 % 60% 50 % 40% Baromètre PM E Baromètre Grands Compte 30% 20% 10 % 0% Méconnaissance Complexité de Coût trop élevé Risque sur les Craintes Autre Je ne sais pas des technologiesl'intégration avec impacts sociaux relatives aux de l'existant contrôles fiscaux dématérialisation informatique

26 Démat Factures : très faible taux d équipement 17% Sur le même panel de technologies, 60% des grands comptes sont équipés Baromètre PME Baromètre Grands Comptes 24% 16% 8% 0% EDI Dématérialisation Numérisation fiscale avec reconnaissance automatique

27 Intention de projets Plan Le mouvement est lancé

28 En route vers la dématérialisation! 62% de projets déclarés Avez-vous un projet de dématérialisation de documents dans votre département Finance? Non, il n'existe aucun projet Oui, à moins de 6 mois Oui, dans un délai de 6 à 12 mois Oui, dans un délai de plus de 12 mois Je ne sais pas Les axes prioritaires 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Dématérialisation des factures fournisseurs Dématérialisation des factures clients Dématérialisation du processus achat

29 Le dirigeant de PME sursollicité, la DSI en retrait 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% DG DAF/RAF IT 0% Gestion des achats Gestion commerciale Démat. factures fournisseurs Démat. documents clients Le Directeur Général sera décisionnaire sur quasiment tous les projets de dématérialisation dans le département Finance. Le rôle de la DSI dans la décision semble est très en retrait.

30 Un véritable élan vers le Cloud! 48% 40% Baromètre PME Baromètre Grands Comptes 32% 24% 16% 8% 0% Préférence pour une solution en SaaS Préférence pour une solution onpremise Recours à un prestataire Autres NSP Il est étonnant de constater à quel point les solutions en mode SaaS ont remporté en peu de temps l adhésion des PME. Ceci s expliquant aisément par l adéquation évidente du modèle SaaS aux petites structures (faible investissement, prix adapté à la consommation ). La pénétration du modèle SaaS chez les grands comptes est un peu plus longue à se faire sentir.

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