Optimisez vos échanges commerciaux. avec la Dématérialisation Fiscale de Factures

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1 Optimisez vos échanges commerciaux avec la Dématérialisation Fiscale de Factures Mars 2012

2 Sommaire 1. Pourquoi dématérialiser les factures? Les motivations / le ROI 2. Dématérialiser mes factures oui, mais lesquelles et comment? Types de factures, les formats d échanges Points sur la conduite de projet, mes besoins futurs, les pièges à éviter 3. Les bénéfices de la dématérialisation de factures Financiers, organisationnels et concurrentiels Fonctionnels 4. Améliorez vos processus métier avec Use it Flow Les bénéfices Schéma fonctionnel Le Saas

3 Factures entrantes Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures entrantes France 2008 Etude Markess Automatisation des processus comptables et financiers Réduction de coûts / Perspectives d'économies financières à la clé 76% 89% Accélération du processus de facturation Paiement des fournisseurs dans les délais impartis Renforcement des contrôles internes 40% 38% 53% 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d Organisations interrogées (multi-réponses)

4 Factures sortantes Principales motivations des entreprises à dématérialiser leurs factures sortantes. France 2008 Etude Markess Réduction des coûts / Economies financières 74% Réponse à demandes / pression des clients 58% Avantage concurrentiel 49% 0% 20% 40% 60% 80% 100% En Pourcentage d Organisations interrogées (multi-réponses)

5 ROI Factures entrantes FACTURE PAPIER ENTRANTE : 13,8 euros 0,9 1,4 5,4 2,8 1,5 1,8 Traitement du courrier Saisie Validation Paiement Archivage Gestion des litiges 0 0 2,0 1, 1 0,0 0,9! Cout de GED à intégrer! FACTURE DEMATERIALISEE ENTRANTE : 4 euros (Hors GED) estimation GS1 mars 2010 Information GS1 suite étude Arthur D.Little Cout de gestion d une facture entrante hors GED : - 70 %

6 ROI Factures sortantes FACTURE PAPIER SORTANTE : entre 8 et 9,5 euros 0,30 1,20 0,50-2 0,80 3,20 2,0 Préparation, facturation, comptabilisation Envoi Rapprochement des paiements Archivage Gestion des relances et des litiges Coûts de trésorerie 0,20 0 0,20 0, 20 1,40 1,0 FACTURE DEMATERIALISEE SORTANTE : 5 euros Information GS1 suite étude Arthur D.Little Cout de gestion d une facture sortante: - 37% à 47%

7 Factures à dématérialiser Les formats Dématérialisation simple de facture Echange électronique AVEC double papier Dématérialisation fiscale de factures Échange entre deux applications SANS double papier La facture électronique fait foi d original pour l administration fiscale Note : Lorsqu un échange de factures est réalisé avec l étranger, c est la règlementation du pays d origine qui prévaut. Deux technologies acceptées par la DGI en France : EDI (fichiers structurés) format EDI, XML, CSV pdf signé (fichier non structuré)

8 Points sur la conduite de projet Les questions à se poser : Quel document? Quel format? Avec qui? Quel sens (émission, réception )? Quelle fréquence? Quel volume d échange? Quel protocole de communication? Quelle interface avec mon SI existant? Quelles ressources internes (techniques et gestion)? Quel investissement prévoir?

9 Besoins futurs Et mes besoins futurs? Lister tous les types de documents qui pourraient être dématérialisés dans l entreprise Quelles tâches peuvent être automatisées donc optimisées? Quels autres partenaires seront prêts à recevoir/ émettre des documents dématérialisés? Ma volumétrie d échanges actuelle peut-elle évoluer? Déterminer le mode d archivage le plus adéquate à mes besoins et à mes contraintes juridiques et organisationnelles (externalisé ou pas)

10 Pièges à éviter C est un projet d entreprise : bien identifier les ressources métiers impactées Bien estimer les interfaces et le mapping Impliquer les opérationnels dans le suivi du projet S assurer de la traçabilité des échanges (certification?) S assurer de la valeur probante de l archivage Choisir une solution évolutive (suivi des normes exigées? Comment?) Avoir des exigences de sécurité S assurer de l interopérabilité et de la réversibilité des plates-formes SaaS

11 Les bénéfices Que ce soit une démarche subie ou choisie, les bénéfices que les entreprises peuvent en attendre : Des avantages financiers Diminution de coûts directs : impression, frais postaux, archivage papier, Amélioration de la trésorerie Des avantages organisationnels Réduction des cycles commande à paiement Suppression des erreurs de resaisie Meilleure traçabilité des documents et des produits Meilleur partage des informations pour une collaboration inter-entreprises optimisée Des avantages concurrentiels Un service à valeur ajoutée pour vos clients et fournisseurs Une fidélisation clientèle accentuée L amélioration de votre flexibilité et de votre réactivité

12 Les bénéfices fonctionnels Des bénéfices fonctionnels importants : Etre toujours conforme aux règlementations en vigueur Intégrer simplement les échanges à mon SI existant Optimiser mon ERP déjà en place en automatisant les échanges de données Sécuriser mes échanges et les authentifier Utiliser des échanges normés et standardisés Accroitre la traçabilité et la confidentialité de mes données échangées Assurer l archivage de mes données : à long terme et selon la règlementation Pouvoir faire évoluer ma solution en place selon mes besoins

13 Dématérialisation des factures Améliorez vos processus métier! Productivité accrue Réduction des coûts Echanges normés EDI ou PDF signé Respect de la législation Réduction des coûts Suppression des erreurs Traçabilité des flux de facturation Archivage électronique Respect de la législation

14 Les bénéfices avec Use it Flow Pour répondre à vos attentes en matière de dématérialisation de factures, notre solution Use it Flow vous offre de nombreux avantages : Amélioration de la productivité Automatisation des tâches du processus de facturation Utilisation des derniers protocoles de communication Gestion fine des droits d accès à l interface web 2.0 de Use it Flow Amélioration de la sécurité de vos échanges Intégration parfaite dans votre SI existant Conformité parfaite aux réglementations légales et fiscales de contrôle, de dématérialisation et de restitution des factures Module certifié GS1 Amélioration de vos relations commerciales Flexibilité et évolutivité de la solution Choix du mode : SaaS (externalisé) ou licence (utilisation en local)

15 Module Certifié Dématérialisation de factures avec Use it Flow

16 Le Saas Simplicité Solution accessible de partout Externalisation des process Efficacité Mise en place rapide et sans contrainte Solution évolutive automatiquement selon les normes en vigueur Sécurité Echanges sécurisés Traçabilité des échanges Economies Suppression des coûts de traitement Facturation à la consommation

17 Le Groupe Prologue Expert en édition et services depuis 1986 Côté en Bourse depuis 1998 Certification ISO 9001 Certification GS1 EANCOM V2 et V3 Implantations France : Ile de France et Région PACA Espagne : Madrid et Albacete Etats-Unis : New Hampshire Pologne et Amérique du Sud 230 collaborateurs Chiffres d affaires 2011 : 22,5 M

18 Partenariats Prologue Une expertise prouvée et certifiée : Use it Flow est certifié GS1 EANCOM V2 et V3 en conformité avec la réglementation de la DGI pour garantir à ses utilisateurs l interopérabilité avec les solutions de ses partenaires et le respect des règles fiscales

19 Contacts Nous sommes à votre disposition pour tout complément d information au ou Notre site web : Nous vous rappelons immédiatement ici

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