La dématérialisation révolutionne la gestion du courrier

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1 Communiqué de Presse Innovation Solutions Courriers La dématérialisation révolutionne la gestion du courrier DHL Global Mail : une offre complète de dématérialisation pour économiser du temps, de l argent et de l énergie! DHL Global Mail, spécialiste des nouvelles solutions courriers, propose une offre complète de dématérialisation de tous les documents entrants dans l entreprise. Une façon d endiguer la croissance ininterrompue des quantités de papier en circulation et de diminuer de 40 à 60% le temps de traitement nécessaire. En libérant les entreprises des contraintes liées aux arrivées de papier, DHL Global Mail leur permet d économiser du temps, de l espace, de l argent et de l énergie pour se concentrer sur leur cœur de métier. DHL Global Mail offre également le savoir-faire d un interlocuteur unique pour une palette complète de services automatisés : de la numérisation jusqu à l archivage électronique sécurisé. La dématérialisation : moins de papier, plus d efficacité et de rentabilité La dématérialisation des documents papiers entrant dans l entreprise revient à les numériser pour les transformer en copies électroniques et faciliter ainsi leur classement, leur recherche, leur partage, leur archivage, La numérisation immédiate des documents, dès leur arrivée, allège directemet les charges, facilite la circulation interne et améliore la gestion des clients. L externalisation de ce processus permet de mesurer et de garantir un niveau de performance et de faire face aux pics d activités (afflux de bons de commande, coupons-réponse, hausse d activité saisonnière, ). Pour être au plus près des exigences des entreprises, DHL Global Mail a mis en place la solution DiPS (Digital Incoming Postal Solutions) développée en Allemagne par le groupe Deutsche Post World Net. Avec cette offre globale, DHL Global Mail propose la mise en place de services sur-mesure, adaptés aux exigences spécifiques de chaque entreprise de la prise en charge physique des courriers jusqu à l envoi des données numérisées. 1/5

2 La dématérialisation : pour une communication plus économique La dématérialisation des documents permet de pallier la hausse des volumes de papier dans l entreprise, dont le traitement est fortement consommateur de temps et donc d argent. Externaliser la dématérialisation des courriers permet aux entreprises de réduire les coûts de main d œuvre, de consommables, de maintenance, leurs investissements machines, etc. En confiant la dématérialisation à des experts comme DHL Global Mail, les entreprises bénéficient du paiement à la page qui leur permet une maîtrise totale des prix et une garantie de prévisibilité. L externalisation facilite l affectation des coûts de traitement du courrier. De plus, les entreprises profitent de process totalement automatisés éliminant tout risque d erreur dans la gestion de leurs documents. DHL Global Mail, avec son infrastructure dédiée et l importance des volumes qu elle traite, présente également l avantage de réduire considérablement les coûts unitaires de traitement. La dématérialisation : un exemple concret DHL Global Mail et le Club Dial : 2 millions de documents dématérialisés chaque année DHL Global Mail traite l ensemble du courrier entrant du Club Dial, leader français de la vente à distance de produits culturels et de loisirs. Chaque année, le VADiste reçoit en effet près de 2 millions de documents : coupons-réponse issus des campagnes de recrutement, bons de commandes, règlements par chèques, courriers consommateurs qui sont réceptionnés, numérisés et intégrés à la base de données. Ces activités sont prises en charge par DHL Global Mail, au sein de son entité haute-technologie DiPS (Digital Incoming Postal Solutions). De la gestion des documents entrants à leur archivage électronique : DHL Global Mail prend en charge l ensemble du traitement du courrier entrant : réception, préparation, numérisation des documents physiques, reconnaissance et lecture automatique de documents (RAD et LAD), vidéo codage et archivage électronique. 2/5

3 La dématérialisation : pour une meilleure communication, plus rapide et plus large La dématérialisation permet de transformer le courrier en information directement exploitable, traçable et stockable. En gérant toutes les étapes de la dématérialisation, DHL Global Mail facilite le suivi des opérations et se positionne comme interlocuteur unique, en mesure d accompagner ses clients sur l intégralité de la chaîne de traitement des courriers. La prise en charge de la dématérialisation par DHL Global Mail permet aux entreprises de bénéficier d une expertise de pointe, garantissant la transmission des données dans les temps demandés et la sécurisation de leurs informations confidentielles tels que les bons de commande, les factures, les formulaires, La dématérialisation : externaliser pour mieux maîtriser. Dès qu elles sont numérisées, les informations initialement reçues par courrier intègrent directement le système d information de l entreprise : base de données clients, fournisseurs, bibliothèque, Externaliser la dématérialisation permet de structurer toute l information entrante et de l intégrer dans un processus de traitement incluant une automatisation des réponses, ce qui facilite notamment la gestion des bons de commande, des retours clients, des coupons d adhésion, Pour aller plus loin, DHL Global Mail propose également aux entreprises de traiter tous les services liés à la logistiques des clients : gestion des réponses clients, envois de «Welcome Pack», expédition des commandes, 3/5

4 La dématérialisation : un exemple concret DHL Global Mail et Western Union : la relation avec les nouveaux clients facilitée DHL Global Mail gère, pour l Europe, le traitement des bulletins de souscription à la carte Western Union Gold et l envoi des «Welcome Pack» aux nouveaux clients. DHL Global Mail reçoit, en différentes langues, les bulletins de souscription venus de toute l Europe et les dématérialise. Ce procédé permet de centraliser la gestion des nouveaux porteurs de carte Western Union, tout en adaptant la communication au niveau local, dans les différents pays européens. Un traitement automatisé : une fois arrivés chez DHL Global Mail, les bulletins de souscription bénéficient d un traitement haute-technologie, notamment effectué grâce au système de Gestion Electronique des Documents (GED). Après un premier traitement de reconnaissance automatique du document (RAD) les bulletins sont ensuite enregistrés par lecture automatique de documents (LAD) et les données saisies sont intégrées dans la base de données Western Union puis archivées électroniquement. Des mailings personnalisés : deux fois par semaine, DHL Global Mail expédie un Welcome Pack aux nouveaux clients souscripteurs de la carte Western Union Gold. Ce mailing personnalisé, édité dans la langue du bulletin de souscription reçu, est envoyé avec une carte personnalisée au nom du nouveau client et un document de présentation de l offre Western Union. La dématérialisation : pour une meilleure sécurisation des données DHL Global Mail propose d archiver les documents dématérialisés avec un accès en ligne (recherche et consultation), en se connectant sur un portail web. Ce service sécurisé est accessible en mode ASP (mode locatif hébergé), sur la base d un abonnement ou droit d usage (facturation à la consommation). DHL Global Mail permet également aux entreprises de bénéficier d un archivage électronique à vocation probante avec le Coffre-fort électronique de CDC Arkhinéo, tiers de confiance. L archivage électronique légal s adresse aux entreprises ayant besoin de conserver des documents électroniques en vue de leur production en fin d exercice juridique (factures, chèques, bons de commande, contrats, etc.). 4/5

5 Contact Presse : ADOCOM RP Tél. : , Fax : Succès livré partout dans le monde. Avec DHL Global Mail, Deutsche Post World Net propose le one-stop-shopping des solutions courrier vers l international et anticipe la libéralisation progressive des marchés postaux nationaux en y intensifiant ses activités. DHL Global Mail est l un des leaders mondiaux des services courrier à l international, offrant à ses clients professionnels des services compétitifs sur d importants marchés nationaux tels que les Pays Bas, le Royaume-Uni, l Espagne ou les Etats-Unis. L entreprise dispose de bureaux et de centres de production sur 4 continents, offrant des liaisons directes vers plus 200 pays. Ses services reposent sur trois métiers principaux : courriers transfrontaliers, courriers domestiques et solutions de gestion de documents et de marketing relationnel. En France, DHL Global Mail offre des solutions intégrées sur toute la chaîne de valeur du courrier. Ses activités couvrent l externalisation de l édition de gestion (physique ou dématérialisé), le marketing direct (du ciblage des prospects à la gestion de la relation client), et les solutions courrier vers l international. Deutsche Post World Net est le leader mondial du transport et de la logistique. Deutsche Post, DHL et Postbank, sociétés du groupe Deutsche Post World Net, proposent à leurs clients des solutions sur-mesure dans les domaines du transport et de la logistique de marchandises, de la gestion d information et de paiements, à travers un réseau mondial associé à une expertise locale. En tant que premier prestataire mondial de services de marketing relationnel, Deutsche Post World Net offre un portefeuille unique de solutions externalisées et de systèmes de gestion de courrier. Le groupe a réalisé 60 milliards d euros de chiffre d affaires en Avec près de salariés dans plus de 220 pays, Deutsche Post World Net est l un des plus grands employeurs du monde. 5/5

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