Groupe. L intelligence du document. éditique dématérialisation multi-canal

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1 Groupe L intelligence du document éditique dématérialisation multi-canal

2 Groupe Bienvenue chez le Groupe Cortex! Aujourd hui, les entreprises doivent faire face à l avenir et se concentrer sur leur Métier. Plus que jamais, la relation client est devenue un enjeu stratégique. A l heure où la concurrence s intensifie, ou les délais rétrécissent et les attentes des clients s accroissent, les entreprises doivent sans cesse améliorer leur gestion du document. Pour cela, le Groupe Cortex apporte des solutions innovantes et performantes, dans le traitement des Documents, tant papier que numérique : Avec la dématérialisation, nous facilitons la circulation de l information ; Avec l externalisation globale des fournitures de papier et des prestations d envoi, nous réduisons encore les coûts de transports et le nombre d intervenants ; Grâce à notre expertise informatique, nous développons des applications et services sur-mesure ; Enfin, la complémentarité de nos métiers courriers - éditique, retours - nous permet d offrir réactivité et souplesse, bien utiles en cas d urgence. Depuis plus de 20 ans, nous accompagnons et conseillons notre clientèle vers les nouvelles technologies d échanges avec leurs clients et partenaires. Désormais, il s agit de mieux communiquer, mieux cibler les campagnes, personnaliser les messages, trouver les mots justes, et varier les supports. Découvrez nos métiers et nos solutions à travers ces quelques pages, et rejoignez-nous! Gérard Baron, Président

3 3 Une fusion réussie de deux métiers complémentaires «La fusion a consolidé nos métiers et renforcé notre expertise.»

4 Groupe La maîtrise de l ensemble de la chaine du Document Groupe L intelligence du document «Le groupe Cortex est spécialisé dans la logistique globale du Document.»

5 5 Le Groupe Cortex Nous opérons quotidiennement au cœur de la relation-client avec l édition et l envoi de documents, sous toutes ses formes. Fournitures, Imprimerie LAD : gestion des retours Mise sous pli manuelle 8 % Notre expertise de l éditique, de l impression et de l expédition, apporte à chacun de vos documents une vraie valeur ajoutée : un traitement global (imprimerie, expéditions, retours, traitement de fichiers et GED), une communication en multi canal : Courrier, Fax mailing, ing, SMS, Mobiles... une organisation industrielle, un rôle de Conseil avec une véritable approche client, un parc machine mutualisé, puissant et performant. 14 % 7 % Le Groupe Cortex en chiffres Chiffre d affaires : 8 millions d euros, 92 personnes salariées : 50 % de production, 50 % de relation client, commercial, informatique, réseaux, etc m² dédiés à la gestion de vos documents, 500 m² de stockage, 400 m² d ateliers manuel / packaging, 5000 dossiers client traités chaque année. Répartition produits 2009 Transports 6 % 20 % Mise sous pli mécanique 18 % Informatique 27 % Edition UN PARC MACHINE PUISSANT Scannérisation : Capacité journalière : pages Imprimerie numérique : Capacité journalière : pages Édition : Capacité journalière : 2 millions de pages Mise sous pli : Capacité journalière : 1 million de plis Fax-mailing et ing : Capacité d expédition : mails / jour fax / jour atouts 5pour votre entreprise Un traitement global pour tous les documents de votre relation-client (informatique, personnalisation, expédition et retours), Une organisation industrielle (qualité, intégrité, normalisation, respect des délais, réduction des coûts...), Un parc machine mutualisé, puissant et performant, Un service d impression d urgence par Internet Un interlocuteur unique

6 Groupe Toute la logistique globale du Document L intelligence du document «Une bonne organisation pour des opérations réussies.»

7 7 Nos métiers, nos solutions Des envois personnalisés en nombre pour les entreprises, des courriers sortants à la gestion des retours. Communication multi-canal Envoi en masse : Courrier Fax-mailing ing, SMS Impression Impression numérique Tous types de documents : flyers, brochures, têtes de lettres... Fulfilment Personnalisation et expéditions Éditique : personnalisation continue et page à page Mise sous pli Colisage, envoi de cadeaux Gestion des retours Gestion globale d opérations : Expédition & retours Enquêtes et votes Encaissement Archivage électronique NPAI, couponing Concours et club de fidélité Scannérisation et LAD (Lecture Automatique de Documents) GED client ou Groupe Cortex Informatique Ingénierie, consulting Développement d applications spécifiques Service maquette PAO Bases de données Hébergement, traitement d adresses Saisie de données Normalisation, déduplication Courrier industriel

8 Groupe La dématérialisation des documents est une opportunité «Qui dit document, dit Partenaire Actif de votre entreprise.»

9 9 Le courrier entrant La dématérialisation entrante Une grande facilité d utilisation Même si le papier a encore de beaux jours devant lui, la dématérialisation est une opportunité pour faciliter l archivage, la circulation et la consultation des documents au sein d une entreprise. Une économie non négligeable Elle permet aussi une acquisition de données plus rapide, et à moindre coût. Le courrier entrant - tous les documents papier qu une entreprise reçoit - est numérisé et traité au jour de réception. Il peut s agir de documents de gestion (bons de commande, factures fournisseurs ), mais aussi de «retours» d opérations de marketing direct (bulletins d adhésion, questionnaires remplis, enquêtes de satisfaction). En tant que spécialiste des solutions courrier, le Groupe Cortex propose tout un ensemble de solutions autour de la dématérialisation : courrier électronique (factures, relevés de comptes ), s certifiés (courriers légaux, recommandés électroniques), archivage de documents (avec le tiers archivage probant), catalogues interactifs, ings pour la prospection commerciale La dématérialisation est le point de départ de la vie numérique de vos documents : archivage, GED, fulfillment, adresse unique... Tri, ouverture Préparation Numérisation Contrôle Extraction des données Archivage, vidéo codage Image des documents, fichiers des données GED (client ou Groupe Cortex) Les atouts de la dématérialisation Rapidité de distribution, valorisation des contenus, accessibilité immédiate, optimisation de l exploitation des documents client ou internes.

10 Groupe u n o u t i l p e r f o r m a n t d e g e s t i o n d e l a r e l at i o n c l i e n t «L Ad resse Un i q ue est b ie n, au j o u rd hu i, u n o u t il pe r fo rmant de g esti o n de l a re l at io n c l ie nt.»

11 11 L adresse unique Avec la dématérialisation, vous accédez à un processus industriel de traitement du courrier entrant, qui répond mieux aux différents enjeux de votre entreprise, opérationnels, économiques, financiers ou juridiques. Tout courrier entrant - dont la réception est centralisée grâce à l Adresse Unique - est scanné, indexé, trié, distribué et archivé sous forme numérique. Il peut s agir de documents commerciaux et de gestion - commandes, factures, formulaires, règlements par chèque, TIP, demandes d informations, réclamations, etc. - ou de retours d opérations de marketing direct - questionnaires, enquêtes, jeuxconcours, etc. La charge de votre service courrier est considérablement allégée Grâce à la reconnaissance de mots-clés, le dispatch des courriers numérisés auprès des entités, des unités, des filiales concernées peut être effectué en temps quasi réel, pour une exploitation plus réactive.les destinataires visualisent en toute confidentialité, impriment et/ou archivent les pages numérisées. Le principe Centralisation de tous les courriers entrants Scannérisation Indexation Distribution sous format numérique au service concerné Courrier entrant Public cible Agents Cortex réponse 1 er niveau Scanner traitement des réponses types Dispatch courrier Agents Client Courrier sortant Services : - client - Marketing - Juridique - Réclamations Certaines demandes peuvent par ailleurs faire l objet de réponses-type via des processus industrialisés pris en charge par Cortex. La solution de l Adresse Unique permet également de prendre en compte les messages reçus par fax, les courriers électroniques ( s), les SMS. NE PAS DEPOSER DE JOURNAUX DANS CE T TE BOITE SImplicité et rapidité Pour vos clients, l adresse unique est d abord synonyme de simplicité et aussi de rapidité du traitement de leurs demandes.

12 Groupe La Gestion du document de A à Z : création, impression, expédition «La réduction des coûts et le gain de productivité sont immédiats.»

13 13 Le courrier sortant éditique : édition des documents de gestion Le courrier sortant : tous les documents papiers qu une entreprise émet. Les documents de gestion typiques sont : - relevés de points, - factures, - quittances, - fiches de paie, - convocations d Assemblées Générales Les documents de gestion ont un rôle majeur pour le fonctionnement d une entreprise et véhiculent son image de marque. Capables de réaliser tous types de documents, nous disposons d un parc machines d impression numérique, adapté à toutes les quantités. Conseil et ingénierie Création du document Contrôle BAT Extraction des données Impression personnalisée Mise sous pli Expédition Développement durable Outre le tri sélectif, nous intégrons aussi des procédés plus écologiques (comme l utilisation de papier recyclé) et des logistiques allant dans le sens du développement durable : Utilisation de papier recyclé, réduction de la gâche papier avec l usage de nouvelles machines, réduction des transports avec un même lieu d impression et de gestion des documents.

14 Groupe u n Pa r t e n a i r e ac t i f d e v ot r e e n t r e p r i s e «Réa c ti vi té, so up lesse et m aît rise de to u te l a c haîne graphiqu e.»

15 15 Marketing direct Un service intégré Dynamisation des réseaux de ventes par des actions efficaces et ciblées : mailing de prospection, marketing de fidélisation, envoi de catalogues, de brochures, expédition de cadeaux, mailing personnalisé en grand nombre... Une plateforme de services complémentaires est dédiée aux actions ainsi qu aux réactions générées dans le cadre de votre stratégie de communication : Marketing études : comment enrichir votre connaissance Client? Comment évaluer la satisfaction, votre notoriéré, votre capital image? etc. Marketing de fidélisation : organiser et mettre en œuvre votre communication écrite et personnalisée destinée à votre portefeuille clients, vos actionnaires, vos partenaires, votre réseau de distribution, en bref, l ensemble des acteurs de votre propre environnement. Le Groupe Cortex propose une gamme de services valorisant votre relation-client, schématisée selon les étapes suivantes : Collecte des données : saisie, dématérialisation Traitement des données, normalisation postale, déduplication, hébergement des données... Composition et personnalisation de messages Modes de diffusion : postal, fax-mailing, ing Impression personnalisée des documents Mise sous pli : mécanisée et manuelle Fulfillment : le suivi en ligne de vos retours La gestion complète d opérations de gestion ou de communication nécessite de s entourer de ressources capables de gérer des process variés : 1. édition, 2. mise sous pli, colisage, assemblage complexe, 3. gestion de retours, saisie, 4. intégration dans une base de données consultable en ligne, 5. réexpédition et / ou actions complémentaires. Communication multi canal : courrier, fax mailing, ing, SMS, mobiles... Le groupe a rapidement fait le choix de la mise en place d une structure et d une équipe dédiée à toutes ces activités complémentaires. Vous pouvez ainsi vous appuyer sur notre expérience de travaux parfois complexes et exigeants quant à l intégrité et la qualité du travail fourni. Cortex envoie tout Fulfilment Des invitations classiques à la mise sous tube d affiches ou de cadeaux clients...

16 Groupe La mémoire vive de votre entreprise GED «La voie de la performance passe par le tout numérique.»

17 17 Archivage numérique et GED archivage numérique et gestion documentaire Le principe archivage numérique, transformation des supports papiers en fichiers numériques (PDF) Indexation des documents Mise en place d une base de données documentaire Les atouts Organisation de la base en fonction des processus métiers Gestion globale des images et des données Sécurisation de l accès à la base Simplicité de consultation et d extraction. acquisition des données et valorisation des documents Numériser et récupérer l image d un document ne suffit pas. Nos logiciels permettent d extraire les données (coordonnées, date de naissance, RIB...) et évitent ainsi une saisie manuelle. Il faut savoir reconnaître, indexer des documents, et alimenter une base de données GED. Les atouts Rapidité de saisie et de traitement Facilité de recherche et d extraction Production simplifiée de fichiers bureautiques Intégration des solutions au système d information GED en duo Nous élaborons et alimentons en masse la base de documents GED de l entreprise cliente qui de son côté ajoute au quotidien des fichiers directement depuis ses PC et ses copieurs. GED Entreprise cliente

18 Groupe Simplifier le vote, c est apporter plus de démocratie «A c c é l é r e r e t s é c u r i s e r l e s p r o c e s s u s h a b i t u e l l e m e n t f a s t i d i e u x grâce à notre technologie.»

19 19 Assemblées Générales et votes... La gestion des votes Cortex prend en charge toute l organisation des votes qui rythment la vie d une entreprise : du conseil, à la création du matériel de vote, jusqu au dépouillement final. Alléger, simplifier et accélérer le dépouillement des votes de Délégués du Personnel ou Comité d Entreprise. Le principe Automatisation de certaines étapes de la procédure. Préparation informatique (codes- barres enveloppes et bulletins) Mécanisation de l ouverture des enveloppes Lecture électronique des bulletins Émargement par scanner Au jour J, dépouillement du vote au siège du client ou sur le site Expédition postale ou mise à disposition du matériel de vote. Cortex se déplace avec son équipe de spécialistes et ses moyens informatiques. Comptage des plis, ouverture, tri. Traitement électronique des émargements. Traitement électronique des bulletins de vote. Présentation du Procès Verbal, de la liste des émargements et des résultats du vote. Des résultats connus en temps réel Les résultats de l élection sont connus en temps réels et sans risque d erreur. Une interface web peut laisser apparaître l évolution des résultats, au fur et à mesure de la lecture. Les statistiques de vote sont remises au client pour l annonce officielle des résultats. Les atouts Service complet : mise à disposition des équipes et des matériels Gain de temps, simplicité, expérience Respect des normes réglementaires et contrôle d huissier. Tous les types de votes professionnels peuvent être traités Délégués du Personnel Comité d entreprise Membres du Conseil Assemblées Générales Pour les mutuelles, compagnies d assurances, caisses de retraite, HLM, Comités d Entreprise, actionnaires ou autres organismes

20 Groupe le nouvel outil d impression à la demande : print on demand «Les imprimantes numériques assurent rapidité et réduction des coûts.»

21 21 Print On Demand Le POD est une plate forme web dédiée, qui vous permet de déclencher à distance et en toute indépendance vos productions de courrier. Vous possédez un réseau d agences? les avantages Une facturation à la copie, sans quantité minimum L impression + l envoi postal des courriers aux destinataires finaux en 24h (enveloppes et tarifs d affranchissement selon votre choix) Une interface web simple et gratuite Un suivi en temps réel de vos courriers Une prise en charge de vos courriers sans frais fixe de mise en page et de calage Pour vos actions marketing coordonnées, pour votre réseau ou pour organiser des campagnes régionales MAITRISEZ LA COMMUNICATION Chaque agence possède un accès dédié Définissez les documents ou supports types Autorisez l usage plus ou moins vaste de la plateforme Mesurez la consommation de chacun L imprimerie d urgence «print On Demand» Vous déposez vos fichiers par Internet (lettre à entête, rapport, fiche produit, présentation PowerPoint...) : Impression d urgence + livraison chez vous en 24h : nous imprimons et livrons sous 24 h. Impression d urgence + envoi postal : Vous choisissez votre enveloppe et votre tarif d affranchissement, nous imprimons et expédions sous 24 h.

22 Groupe Une confiance sans cesse renouvelée, un pacte de réussite «Et pourquoi pas vous?»

23 23 Références Nos clients fidèles De grandes références nous font confiance de tous les secteurs d activité dont : Afnor, Pôle Emploi, Axa, CACEIS, Casden, CMC CIC Titres, Credipar, Direct Energie, Fortis, Générali, Malakoff Médéric, Mutuelle des Architectes de France, Société Générale, Telecom Italia, Total, Webhelp... OPAC de Villeurbanne, Opus 67, la Plaine Commune Habitat. Domaines d intervention Relevés de compte, retraites, points de fidélité, Service Relation Client, Marketing direct, Evénementiel, Facturation, paies, Votes Comité d Entreprise et Délégués du Personnel, Assemblées Générales... Contact Vous souhaitez en savoir plus sur l un de nos métiers? Prenez contact avec nous! Le Groupe Cortex 75-77, rue des frères Lumière Z.I. des Chanoux Neuilly-sur-Marne cedex Tél. : Fax : Site Internet :

24 Groupe 75-77, rue des frères Lumière, Z.I. des Chanoux Neuilly-sur-Marne cedex Tél. : Fax : Site Internet : Conception & réalisation : Agence Idylyk - Impression : Groupe Cortex - Photos : Maxime Schaal, Fotolia.com - Tous droits réservés

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