«En 2013, je m occupe enfin de mon Système d Information!»

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1 «En 2013, je m occupe enfin de mon Système d Information!» Jeudi 14 mars 2013 Ana Suso : CCI de Bayonne Pays Basque a.suso@bayonne.cci.fr Tel: «Un Système d Information maitrisé, levier indispensable de la performance de votre entreprise!»

2 Aujourd hui dans vos entreprises Avez-vous de bonnes informations pour gérer vos achats? Avez-vous une idée précise de l état de vos stocks? Combien de temps consacrez-vous par mois à la facturation? Avez-vous des données concernant l activité de prospection commerciale dans vos entreprises? 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 2

3 Peut être, au quotidien dans vos entreprises, Vous n avez pas accès à une information qui vous est indispensable L information dont vous disposez n est pas la bonne L information dont vous auriez besoin n est pas numérisée, et donc inaccessible Vous auriez besoin de données qui n existent pas dans votre entreprise 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 3

4 Le Système d Information de l entreprise, principes et squelette 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 4

5 Les Système d Information en entreprise Le Système d Information: L ensemble de moyens techniques et humains qui permet de stocker, de traiter et de transmettre l information. L objectif : Fournir à l ensemble des collaborateurs de l entreprise, une information fiable, unique, partagée et sécurisée. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 5

6 L intérêt du Système d Information Le Système d Information: - doit nous permettre de mieux nous organiser pour assurer le travail de l ensemble des collaborateurs de l entreprise afin de mieux acheter, d atteindre une meilleure compétitivité dans la production, de mieux vendre, Acheter Stocker Produire Vendre Livrer - mais aussi d obtenir les données, les tableaux de bord et les indicateurs nécessaires aux responsables afin de prendre les bonnes décisions Informatique décisionnelle. Définir une stratégie Suivre l activité Analyser 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 6

7 Le Système d Information dans l entreprise Logiciel de gestion commerciale (devis, commandes, factures, historiques ). Logiciel de gestion comptable (saisie, éditions) Suite bureautique (Trait. De texte, PAO, tableur, présentation) Logiciels de navigation Internet et de messagerie + accès ADSL Internet Logiciels métiers Logiciel de Paye Suite multimédia (retouches images ) EDI 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 7

8 Le responsable ou directeur du Système d Information (RSI ou DSI), et son équipe» Dans nos entreprises Responsable Système d Information En théorie Un service informatique Responsable Informatique Le «responsable» de l entreprise Administrateur Système et Réseaux Ingénieurs d applications,. Le collaborateur le plus «averti» en informatique Intégrateurs, prestataires de services informatiques Les Prestatairesssssss de services informatiques 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 8

9 Le SI comme support aux fonctions de l entreprise. Focus sur la fonction Achats Toutes les entreprises ont besoin d acheter des matières premières, des produits, des services Les spécialistes vous prouveront qu une bonne gestion des achats, de nos jours, permet de réaliser des gains sur la productivité et de préserver sa marge Le montant des achats représente généralement plus de 50% du CA (68% du CA dans l industrie et de 40 à 75% suivant le secteur d activité ) Le «bon» acheteur n est plus seulement un négociateur habile capable de faire baisser les prix des fournisseurs, ni simplement un gestionnaire de l approvisionnement. Le «bon» acheteur, à l instar du «bon» vendeur, doit aujourd hui analyser les besoins de ses «clients internes», étudier les offres de produits et de services du marché, maîtriser des outils de pointe et contrôler le retour sur investissement de ses actions. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 9

10 Focus sur la fonction Achats La connaissance du marché fournisseur Consolidation des «dossiers fournisseur» Le processus d Achat Les étapes incontournables La cahier des charges La consultation La comparaison des offres La négociation Le Suivi de la performance fournisseur 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 10

11 Modules SI supports à la fonction Achats Aujourd hui, on utilise des termes barbares pour définir les composantes ou modules du Système d Information support à cette fonction : Le terme «e-procurement» (pour Electronic Procurement, parfois noté eprocurement, traduisez «fourniture électronique») désigne l'utilisation des nouvelles technologies pour automatiser et optimiser la fonction achat de l'entreprise. Le terme e-tendering (offre électronique) est parfois utilisé pour désigner l'utilisation d'internet pour faire des demandes de devis d'une part et réceptionner les offres d'autre part. Le terme e-sourcing (approvisionnement électronique) désigne l'utilisation d'internet pour identifier et contacter de nouveaux fournisseurs pour un type de produit donné. mais n oublions pas le métier et la fonction 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 11

12 En support à la fonction, on peut «informatiser» le processus Solution N 1 : Bureautique, nos bons vieux Word et Excel, et Internet. Fichiers maison acheteur + Fichiers validés issus de certifications Qualité. Dossiers fournisseurs + Cahier des charges + Synthèse des offres + Synthèse des offres pondérées + Contrat d achat + Suivi des performances fournisseur Solution N 2 : Module Achats des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) ou des logiciels de gestion commerciale. + Fichiers bureautiques rattachés + Workflow de validation Très souvent les fonctions Achat, Apro et Stock sont très liées 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 12

13 En support à la fonction, on peut «informatiser» le processus Solution N 3: Logiciels spécifiques regroupant les fonctions Achats et Gestions des Stocks. Gestion des fournisseurs : coordonnées, conditions, notations, fournisseurs, prospects... Gestion des articles : références multiples, kits, configurations types, multi-unités, caractéristiques... Assistance à l élaboration et au suivi des budgets Gestion des abonnements et des contrats fournisseurs Workflow des procédures et autorisations d achat Gestion des stocks et réapprovisionnements Gestion des consommations internes, suivi de leurs évolutions et des plus grands consommateurs Gestion des lots, séries, péremptions, dormants Gestion des stocks avec lecteur PDA code-barre en wi-fi Saisie mobile en temps réel des mouvements de stocks Tableaux de bord et statistiques d achats Alertes sur fins de contrats, ruptures, délais non respectés 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 13

14 Focus sur la fonction Gestion des Stocks et Réapprovisionnement De nos jours, une bonne gestion des Stock, peut apporter un véritable gain de revenus pour une entreprise. L équilibre à trouver, bien sûr, est de disposer du stock «suffisant» pour répondre correctement aux besoins de la production et des clients, et de ne pas en avoir «de trop» pour ne pas supporter les différents coûts de possession qu il génère (coût d'acquisition, coût de stockage, coût de dévalorisation, etc.). Une gestion des stocks déficiente peut donc, entre autres, augmenter les coûts, perturber la disponibilité des produits et retarder les livraisons aux clients. Les experts vous diront qu il faut absolument dissocier cette fonction de la fonction Achats, que les stocks doivent être «sous clés», 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 14

15 Focus sur la fonction Gestion des Stocks et Réapprovisionnement Lancer des commandes achats Réceptionner et «rentrer»en Stock Le processus de Gestion des Stocks et de Réapprovisionnement Enregistrer les mouvements de stocks Préparer le stock nécessaire à la production Surveiller l état des stocks, inventaires 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 15

16 En support à la fonction, on peut «informatiser» le processus Solution N 1 : Bureautique, nos bons vieux Word et Excel : Fichiers stocks Dossiers fournisseurs + Commandes achats + Inventaires Solution N 2 : Module Gestion des stocks des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) ou des logiciels de gestion commerciale. Très souvent les fonctions Apro, Stock et Gestion de la production sont très liées 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 16

17 Focus sur la fonction Production La gestion de la production est l'ensemble des activités qui participent à : la conception, la planification (La planification est la programmation d'actions et d'opérations à mener) des ressources (matérielles, financières, ou humaines), l'ordonnancement, l'enregistrement des activités de production, le contrôle des activités de production de l'entreprise. l'objectif est d'optimiser les processus de valeur ajoutée en améliorant de manière continue les flux allant des fournisseurs aux clients. l'ensemble de ces activités doit être réalisé dans le respect des procédures établies (implicitement ou explicitement) par l'entreprise et tenir compte à la fois de la qualité de ses produits ou services, mais aussi de la sécurité de ses salariés ou de son environnement 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 17

18 Focus sur la fonction Production Planifier Lancer des ordres de fabrication Préparer les stocks Le processus de production Attention au métier de l entreprise, aux différentes modalités d organisation industrielle, Produire Suivre la production Stocker des produits finis ou semi finis 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 18

19 En support à la fonction, on peut «informatiser» le processus Solution N 1 : Bureautique, nos bons vieux Word et Excel : Ordres de fabrication, recettes, fiches de lancement de chantier, prévisionnel de projet, Solution N 2 : Modules GPAO des PGI ( Progiciels de Gestion Intégré ) Modules de suivi de chantiers Modules de suivi d activité, Chaque type d entreprise a besoin d un logiciel de gestion de production propre à son métier. Il est très difficile de détourner un logiciel vers un autre secteur d activité. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 19

20 Focus sur la fonction Ventes Vendre. De nos jours, la plupart des entreprises ont des circuits de vente multi-canal. des clients professionnels, des clients de la grande distribution, des clients dans les magasins physiques, des clients de la boutique ecommerce, des clients à l international, des distributeurs, Chaque cycle de vente a ses spécificités, il devient très compliqué de gérer sous le même module du Système d Information les différents canaux de distribution. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 20

21 Focus sur la fonction Ventes Générer des devis Le flux d information lié aux ventes Enregistrer les commandes Editer des bons de livraison Editer des factures Suivre les règlements Enregistrer dans la comptabilité 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 21

22 Focus sur la fonction Ventes Clients Circuit traditionnel, professionnels Particulier en magasin physique Boutique ecommerce Grande distribution Commandes papier, par mail, par fax Logiciel de caisse Boutique ecommerce Echanges de données informatisées Devis Commandes Bon de livraison Factures 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 22

23 Focus sur la fonction Ventes Solutions : Logiciel de Gestion de Clientèle, Logiciel de gestion commerciale, Logiciel de gestion de caisses, Boutique ecommerce, Module d échanges de données informatisées, Comment uniformiser ces flux? Comment identifier le client unique? Combien de numéros chrono pour la facturation? 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 23

24 Le Système d Information vu comme un puzzle de composants logiciel et matériel. Gestion du stock matière première Suivi de Production et de traçabilité Achats fournisseur Gestion commerciale Ressaisies, erreurs, un ENORME sentiment de perte de temps Système d information intégré Nous sommes parfaits? Système d information avec passerelles applicatives On ne s y retrouve plus! 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 24

25 Le système d Information Décisionnel Les tableaux de bord, les indicateurs Les meilleures ventes par saison, par typologie de clients, par tranches d âges, Les meilleurs clients,. par canal de distribution Les TdB comparatifs devis / facture L absentéisme par métier et par tranche d âge Les taux de transformation prospect/client Le taux de rebus en production Le taux de fréquentation du site ecommerce. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 25

26 Comment et pourquoi optimiser un S.I. et le rendre efficace au quotidien. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 26

27 Un Système d Information efficace Un système d information doit être piloté avec rigueur, dans la transparence, dans une perspective à court, moyen et long terme et en gardant toujours en ligne de mire la stratégie de l entreprise.(*) Les entreprises qui pilotent leur système d information par défaut, constatent que bien souvent, les technologies sabotent la stratégie.(*) (*) Issu de l ouvrage : Les nouveaux tableaux de bord des managers Alain Fernandez 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 27

28 Comment améliorer son S.I.? Méthode à suivre et acteurs concernés. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 28

29 La meilleure méthode pour mener à bien un projet d informatisation de l entreprise 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 29 1 Etude d opportunité 2 Etude des besoins : rédaction d un cahier des charges 3 Consultation auprès des prestataires de services 4 Choix du prestataire et de la solution 5 Intégration dans l entreprise, reprise des données. 6 Formation C o n d u i t e d u c h a n g e m e n t U R B A N I S M E D U S I

30 Les circuits d information «les plus souvent informatisés» dans l entreprise Gestion commerciale : devis -> facture Devis > commande -> bon de livraison > facture Gestion de la relation client : Clients, produits, stock, factures contact -> prospect -> client Clients, adresses, demandes, devis Gestion de la paye, gestion comptable Gestion de la production Vente sur internet Workflow de conception de pièces Workflow administratif de gestion de projet «Chrono-courrier» 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 30

31 Les différents types de logiciels qui gèrent ces circuits d information Types de logiciels: gestion commerciale, ex : CIEL, SAGE, EBP, SAP gestion de la relation client GRC, ex: Prospective, YellowBox CRM e_commerce, ex: oscommerce, Magento suivi de chantier, ex: bâtiment Ciel, ActivTP, suivi d activité, ex: TimeNet gestion de production, ex: SAP, DIVALTO points de vente, ex: KEZIA, CIEl, SAGE, EBP, Développements spécifiques Logiciel libre Définition : Logiciel basé sur 4 libertés : La liberté d exécuter, d étudier son fonctionnement, redistribuer des copies, améliorer et publier ses améliorations. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 31

32 Comment dédramatiser la relation avec les prestataires de services? 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 32

33 Les prestataires de services informatiques peuvent être spécialisés Qui sera mon meilleur partenaire informatique? Editeurs de logiciels métiers, Distributeurs de logiciels de gestion, Prestataires de services pour réalisation de développements spécifiques, Agence Web, Prestataires spécialisés dans le matériel informatique ( PC, imprimantes, lecteur de codes à barres ), Installateurs et gestionnaires de réseaux locaux, ou celui qui saura «tout faire»? 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 33

34 La meilleure méthode pour mener à bien un projet d informatisation de l entreprise 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 34 1 Etude d opportunité 2 Etude des besoins : rédaction d un cahier des charges 3 Consultation auprès des prestataires de services 4 Choix du prestataire et de la solution 5 Intégration dans l entreprise, reprise des données. 6 Formation C o n d u i t e d u c h a n g e m e n t U R B A N I S M E D U S I

35 Une des clés du succès : Un bon cahier des charges! Le cahier des charges permet à l entreprise de valider ses besoins, et de présenter succinctement l entreprise aux prestataires. L entreprise de service sera rassurée et pourra mieux chiffrer son offre. Il peut servir de base aux négociations commerciales entre client/prestataire, surtout en cas de besoins de développements spécifiques. Un cahier des charges signé par les deux parties, établira les bases du contrat de prestation. Assainissement des Systèmes d Information et assainissement des relations client/prestataire!!! 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 35

36 Le contenu d un cahier des charges Présentation de l entreprise Les différents utilisateurs du logiciel, nombre, accès distants Les fonctionnalités souhaitées et leurs spécificités Les contraintes d utilisation, les éventuelles interfaces applicatives L architecture souhaitée Les services souhaités : maintenance, mise à jour, assistance utilisateurs, sauvegardes Les prestations souhaitées: reprise des données, personnalisation de documents avec charte de l entreprise, formation Mentionner : L obligation de conseil!!! 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 36

37 Les devis des prestataires Devront inclure, entre autre : La description détaillée de leur solution Le chiffrage ( attention aux développements spécifiques!!!) Le chiffrage de leurs prestations et services L architecture MATERIELLE préconisée! L entreprise pourra étudier les offres des prestataires selon une grille de sélection définie au préalable, et regroupant les critères importants pour l entreprise. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 37

38 Une fois le logiciel installé Pensez à relever les incidents dans son utilisation Former les nouveaux utilisateurs Soyez vigilant autour des utilisations du logiciel ( saisie des informations!!!) Surveiller les «applications parallèles» mises en œuvre par vos utilisateurs Définissez, conjointement avec votre prestataire la meilleure stratégie de sauvegarde. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 38

39 Sécurité des Systèmes d Information 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 39

40 Mise en œuvre d une politique de sécurité Sécurité: Le concept de sécurité des systèmes d information recouvre un ensemble de méthodes, techniques et outils chargés de protéger les ressources d un système d Information afin d assurer : - la disponibilité des services - la confidentialité des informations - l intégrité des systèmes Des actions clés Réaliser régulièrement des sauvegardes (manuellement ou automatiquement ). Attention au contenu et aux éléments à sauvegarder! Protéger son réseau des intrusions et des attaques externes (virus, intrusions, ) Il est fortement recommandé de faire appel à des professionnels. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 40

41 Mise en œuvre d une politique de sécurité Le règlement intérieur, la charte d utilisation du Système d Information de l Entreprise. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 41

42 Les obligations du chef d entreprise en matière de sécurité Informatique Issu du document : Les obligations du chef d entreprise en matière de sécurité informatique Par Maître Olivier ITENAU, Avocat à la cour d Appel de Paris La responsabilité pénale du chef d entreprise ne peut être engagée que s il a agit intentionnellement pour commettre le délit. Cependant, dans certains cas sa responsabilité pourrait être engagée en cas de faute d imprudence, de négligence ou de manquement à une obligation de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement compte tenu, du pouvoir et des moyens dont il dispose. 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 42

43 Quelques exemples de responsabilités possibles L entreprise n avait pas fait de sauvegardes La base de données client pillée par des tiers étrangers à l entreprise Un virus déposé sur le site Web de l entreprise qui devient une passerelle de propagation Le détention d images pédophiles téléchargées sur les serveurs de l entreprise Le téléchargement en Peer To Peer de fichiers pirates sur les serveurs de l entreprise 27/03/2013 En 2013, je m'occupe de mon Système d'information! 43