Référentiel de compétences

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1 Référentiel de compétences Intitulé du poste : Assistant de gestion Définition du poste : Pôle de compétences : renvoie à un ensemble d activités Activités : renvoie à un listing de tâches accomplies Maîtrise des activités : renvoie à un degré d autonomie - Débutant : effectuer avec l aide de quelqu un - Maîtrise : effectuer en autonomie - Expertise : avoir une spécialisation dans l activité, une expertise me permettant d aller plus loin que la réalisation de l activité elle-même Périodicité : fréquence de l activité - Quotidien : fait tous les jours - Périodique : plus d une fois par semaine - Exceptionnel : quelques fois par an Savoirs et savoir-être : renvoient aux connaissances et aux comportements - Peu nécessaire - Nécessaire - Indispensable Indicateurs de réussite : éléments objectivables permettant de mesurer la réussite de l activité. Ce tableau présente les fonctions classées par ordre d importance et d urgence : Fonction : Gestion du système informatique Fonction : Comptabilité Fonction : Administratif

2 Fonction : Gestion du système informatique Pôle de compétences ) Vérification de l'activation du relais messagerie ) Interface avec notre prestataire informatique ) Gestion des dysfonctionnements informatiques 4) Gestion des dysfonctionnements électriques Les activités ) Vérifier l'activation du relais messagerie ou l'activer s'il ne l'est pas ) Organiser et suivre les interventions du technicien ) Organiser et suivre les achats de matériel informatique ) Réceptionner les fiches et résolution des problèmes relevant de mes compétences ) Si le problème persiste, programmer une intervention du technicien ) Compléter et ranger la fiche d'anomalie dans son classeur par ordre chronologique En cas de coupure d'électricité : ) Arrêter les onduleurs des serveurs ) Remettre en route les serveurs réseau et messagerie puis les onduleurs ) Vérifier le bon état de marche des appareils coupés (serveur, système téléphonique, ordinateurs,...) Maîtrise des activités* Périodicité** Les savoirs et savoirêtre associés*** - Connaître l'organisation du système d'information de l'entreprise () - Compétences informatiques () : - Windows - Word - Excel - imprimantes - réseau - Maîtrise du logiciel Sugar () - Connaître le client, son activité et ses secteurs d activité () Indicateurs de réussite - Satisfaction des utilisateurs (A mettre en place enquête ou entretien annuel) - Satisfaction du prestataire de maintenance (relationnel) - Nombre de fiches d'anomalies - Sauvegarde réalisée et réussie - Documents réalisés et satisfaction des utilisateurs - Nouveaux salariés opérationnels sur les progiciels de l'entreprise

3 5) Formations informatiques ) Former les chefs d équipe sur Bodet 6) Gestion du logiciel Sugar propre à l APF ) Renseigner le tableau de bord sur le chiffre d affaire budgété par client ) Saisir les références client par domaine d activité et par service ) Transmettre les informations au directeur ( fois par mois) ( fois par mois) ( fois par mois) * Maîtrise : Débutant : Maîtrise : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable

4 Fonction : Comptabilité Pôle de compétences ) Gestion des factures de ventes ) Contrôle des factures d achat Les activités ) Récupérer les factures auprès de l assistant administratif ) Saisir les factures dans le logiciel CEGID pour qu elles soient transférées en comptabilité ) Récupérer le bon d achat, le bon de livraison et la facture ) Effectuer le rapprochement entre les différents documents ) En cas d anomalie, contacter le fournisseur et résoudre le problème 4) Valider la facture 5) Transmettre la facture à la direction pour signature Maîtrise des activités* Périodicité** Les savoirs et savoir-être associés*** - Maîtrise du logiciel Cegid () - Organisation () - Maîtrise du logiciel Bodet Indicateurs de réussite - Factures conformes aux bons d achat et bons de livraison - Validation de la paye sans erreurs ) Transfert des heures ) Récupère les tableaux Bodet de l assistant administratif ) Traite les heures effectuées et planifiées des salariés pour préparer la clé analytique pour la comptabilité ( fois par mois) ( fois par mois) * Maîtrise : Débutant : Maîtrise : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 4

5 Fonction : Administratif Pôle de compétences ) Renouvellements RQTH et orientations professionnelles (ORP) Les activités ) Ouvrir l échéancier Excel ) Assurer le suivi en fonction des dates d échéance ) Donner le dossier au salarié 4) Vérifier que le salarié l a rendu ou récupérer le dossier (vérifier que les cases RQTH et ORP sont cochées) 5) Demander l accusé de réception et les notifications au salarié 6) Enregistrer l évolution du dossier dans l échéancier 7) Transmettre l information à la comptabilité 8) Classer le dossier Maîtrise des activités* Périodicité** ( par mois) Les savoirs et savoir-être associés*** - Rédaction () - Maîtrise du logiciel Word () - Classement () - Publipostage () - Rigueur () Indicateurs de réussite - Délais respectés pour les notifications RQTH et ORP ) Réponse aux candidatures qui n ont pas été retenues ) Réceptionner les candidatures, le carnet d adresses et la lettre type transmis par l assistante de direction ) Saisir les adresses pour le mailing ) Faire le publipostage 4) Envoyer les courriers 5

6 ) Mailings ) Récupérer auprès de l assistante de direction les courriers à expédier ) Mettre à jour le carnet d adresse ) Mettre sous enveloppe et timbrer 4) Expédier les courriers * Maîtrise : Débutant : Maîtrise : Expertise **Périodicité : Quotidien : Périodique : Exceptionnelle ***Connaissances et savoir-être associés : peu nécessaire : Nécessaire : Indispensable 6

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