Activités. Boîte à idées pour remplir la fiche de poste * Direction. Animation d équipe et organisation du travail. Conduite de projets

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1 Boîte à idées pour remplir la fiche de poste * Activités Pilotage, management Direction Informer et aider les élus à la décision Définir (ou participer à la définition de) la stratégie de la direction et ses orientations Administrer et piloter la direction Organiser l interface DG/autres directions Participer au bureau municipal/communautaire Participer à des groupes de travail, commissions, Développer des relations avec les partenaires (institutions, administrations ) et représenter la direction à l extérieur Elaborer des scenarios prospectifs Fixer, en coopération, les objectifs annuels et pluriannuels des directions Animation d équipe et organisation du travail Hiérarchiser les priorités, planifier le travail d un service et répartir les tâches entre les agents Organiser la communication au sein de l équipe : écouter, communiquer, informer (partager l information ascendante avec sa hiérarchie et l information descendante avec ses agents) Guider, soutenir, conseiller ses collaborateurs et contribuer à leur formation Diagnostiquer, proposer des procédures et méthodes de fonctionnement, les mettre en place Arbitrer (décisions, conflits) Partager la fonction ressources humaines (recrutements, formation, évaluation, hygiène et sécurité) Animer des réunions Réaliser des notes, rapports, études Conduite de projets Piloter un (des) projet(s) en tant que chef ou directeur de projet Préparer et suivre un projet, une démarche Participer à une équipe projet * ce document n a aucune prétention à l exhaustivité. Il donne simplement quelques pistes.

2 2. 2. Affaires générales, gestion administrative, logistique Assurer une veille dans son domaine d activité Rédiger des actes administratifs (délibérations, arrêtés) et des contrats Rédiger et/ou mettre en forme des courriers, comptes rendus, bordereaux, cahiers des charges, supports de communication Instruire des dossiers Constituer des dossiers, vérifier des pièces Enregistrer et trier le courrier Gérer et coordonner des agendas et plannings Rechercher et analyser des informations Elaborer un mode de classement, le mettre en œuvre Organiser et/ou conduire des réunions (réservation de salle, constitution de dossier, convocations, ) Gérer des stocks, assurer l intendance quotidienne dans son service (fournitures, dépannage photocopieuse.) Juridique Assurer une veille juridique Contrôler la conformité d un acte juridique à la réglementation en vigueur Gérer des contentieux Assurer des visites de conformité (permis de construire, assainissement ) Apporter un conseil juridique Participer au choix de procédures et rédiger des pièces de marché public Contrôler le respect des règles du code des marchés publics Suivre l exécution d un marché public Finances Participer à la définition du budget d un service : définir les orientations, recenser les besoins des services et/ou valider le projet de budget Exécuter un budget (dépenses et recettes), assurer son suivi Saisir des opérations comptables Etablir des bons de commande Contrôler des prestations réalisées par les fournisseurs, attester du service fait Vérifier des opérations comptables Liquider Mandater Assurer une régie (en tant que régisseur ou suppléant) 2

3 5. 5. Contrôle de gestion Réaliser des tableaux de bord d activité Écrire des procédures Effectuer des audits internes et proposer des actions Élaborer (ou participer à) la programmation pluriannuelle des investissements Ressources humaines Rédiger des arrêtés Gérer les maladies et accidents de service Organiser, préparer les CTP, CAP Élaborer un plan de formation Saisir et contrôler les paies Vérifier les congés et absences Suivre les effectifs et les postes Rédiger et publier des annonces de recrutement Coordonner des opérations de recrutement Répondre aux candidats et aux demandeurs d emploi Participer à des rencontres avec les organisations syndicales Communication, relations internes et externes Informer régulièrement sa hiérarchie Participer à des réunions de service ou thématiques, groupes de travail, commissions, Représenter sa direction ou la collectivité dans des réunions extérieures Développer ou gérer des relations avec les autres services de la collectivité o Conseiller et/ou contrôler dans son domaine d expertise o Contribuer aux projets des autres services, participer à des instances transversales Développer ou gérer des relations avec des administrations, institutions, fournisseurs et partenaires extérieurs : o Contrôler des prestataires, délégataires o Travailler en partenariat (groupes de travail, projets) o Assister et conseiller des partenaires o Demander des subvenions o Attribuer des subventions o Négocier au nom de la collectivité Accueillir, former et encadrer des stagiaires, saisonniers Monter des salons, participer à des expositions, manifestations, réunions publiques Réaliser ou superviser des publications 3

4 8. 8. Aménagement et développement Réaliser des diagnostics, études prospectives Rédiger des projets, schémas de développement, documents contractuels Rechercher des financements Assurer le suivi financier de certaines politiques contractuelles Évaluer les politiques publiques Promouvoir le développement durable dans le cadre de son activité 9. Interventions techniques Coordonner et surveiller des travaux Concevoir et réaliser des plans Exploiter une installation/un équipement Assurer l entretien de locaux Trier et évacuer des déchets Assurer des travaux de manutention Maintenir un site/du matériel en état de marche (maintenance préventive, curative, améliorative) Réaliser des travaux d entretien, de restauration, de rénovation Conduire des véhicules et engins Utiliser des appareils spécifiques (à préciser) Contrôler et mesurer des paramètres environnementaux (eau, bruit, ) 10. Services aux publics Accueillir et conseiller le public Délivrer des documents Gérer des inscriptions Assurer le gardiennage et la sécurité de l accueil du public Exercer un rôle de médiation Encadrer des enfants, des jeunes Diffuser, prêter des produits culturels Livrer des repas 11. Informatique et bureautique Utiliser au quotidien les outils bureautiques classiques (word, excel, messagerie) Saisir, mettre à jour et/ou contrôler des données sur des outils informatiques «métiers» Conseiller et assister d autres utilisateurs Participer au paramétrage de matériels et logiciels Diagnostiquer des pannes Administrer des bases de données, faire évoluer un outil informatique Numériser des documents 4

5 Remarque préalable : Compétences Il est nécessaire de préciser dans la fiche de poste le niveau de compétence attendu : s agit-il simplement d appréhender une question, de connaître un sujet ou de le maîtriser? Le choix du verbe est riche de sens. Chapeau général : compétences communes ou génériques Savoir se positionner au sein de la collectivité (son organisation, ses projets, son environnement ) Connaître / maîtriser le champ d intervention de sa direction, de son service Savoir écouter, reformuler, comprendre Savoir informer, partager l information, «faire savoir» Etre adaptable aux changements (d environnement, de collègues, de méthodes de travail) Savoir travailler en équipe Savoir respecter et comprendre des consignes et des délais Savoir mémoriser des informations liées à son activité Savoir être réactif Savoir être autonome et prendre des responsabilités ou des initiatives dans son domaine de compétences Savoir planifier et hiérarchiser ses activités en fonction du temps disponible Faire preuve de rigueur Savoir aller à l essentiel (capacité d analyse, de recul et de synthèse dans l analyse des situations et des problèmes) Etre sociable et respectueux des autres (collègues, administrés ) Savoir mesurer sa place et ajuster son comportement en fonction de la situation ou de l interlocuteur ; agir et s exprimer avec discernement Posséder le goût du travail bien fait, le sens des responsabilités Savoir partager ses connaissances : être pédagogue, se rendre disponible (à décliner selon les contraintes spécifiques du poste) Etre discret (obligation statutaire) Etre force de proposition, créatif, participatif Faire preuve de curiosité et d ouverture d esprit Savoir contrôler ses émotions, être maître de soi dans un cadre professionnel 5

6 1. Pilotage, management Direction Maitriser les textes, les procédures propres à son champ d intervention Maitriser les techniques de négociation, de communication et d animation Savoir informer les élus et les aider à la décision Savoir élaborer les objectifs annuels et pluriannuels dans le cadre de la stratégie globale de la collectivité Savoir donner du sens et de la cohérence à l action collective Savoir développer des partenariats Savoir diagnostiquer son environnement et l évolution stratégique de son secteur Savoir innover, expérimenter Savoir repérer ses marges de manœuvre Savoir entrainer, convaincre Savoir faciliter la transversalité et l échange d informations entre les services Savoir gérer des relations à haut niveau (diplomatie, entregent) Animation d équipe et organisation du travail Connaître les objectifs de la collectivité et de sa direction Connaître les procédures et règles internes de la collectivité Savoir anticiper et prévoir Savoir déléguer et contrôler Savoir hiérarchiser les priorités, planifier le travail et répartir les tâches entre les agents Savoir prendre des décisions Savoir gérer et résoudre des conflits Savoir diagnostiquer, proposer des procédures et méthodes de fonctionnement, les mettre en place Savoir motiver, dynamiser l équipe, créer du lien Savoir guider, soutenir, conseiller ses collaborateurs et contribuer à leur formation Savoir partager la fonction ressources humaines 6

7 Conduite de projets Connaître les méthodes et outils de la gestion de projet Savoir maîtriser les délais de réalisation Savoir suivre l exécution d un projet, conduire une opération, un chantier dans le cadre des objectifs définis et des moyens alloués Savoir évaluer et contrôler, faire une revue de contrat Savoir anticiper ; avoir une vision sûre du court et moyen terme Être pragmatique Posséder un bon jugement (savoir déceler les risques : retard, anomalie) Savoir fédérer, sécuriser 2. Affaires générales, gestion administrative, logistique Maîtriser les procédures et les circuits internes Maîtriser les techniques de secrétariat Connaître les conventions de la rédaction administrative Maîtriser les règles d orthographe, de grammaire et de syntaxe Savoir rechercher, mettre à jour les informations utiles pour travailler dans son domaine d activité Savoir réaliser des synthèses documentaires Savoir développer des argumentaires sur des dossiers de fond Savoir instruire conformément à une procédure Savoir mettre en forme des documents (conformément à la charte graphique ou bureautique) Savoir utiliser les techniques d archivage Savoir gérer des stocks 3. Juridique Appréhender, connaître ou maîtriser l environnement juridique dans son domaine d activité Appréhender, connaître ou maîtriser le code des marchés publics 7

8 Savoir rechercher et analyser des informations juridiques Capacité à développer un contrôle fiable et conforme à la réglementation en vigueur Maîtriser la gestion d un contentieux (délais, respect de procédure, conseil externe, ) Savoir alerter la hiérarchie en cas de risque juridique 4. Finances Connaître les règles comptables et les procédures budgétaires Maîtriser les étapes du circuit comptable Connaître le système d information financier Savoir contrôler la fiabilité de la saisie comptable Savoir contrôler des prestations réalisées par l extérieur Savoir tenir une régie Savoir établir des bons de commande 5. Contrôle de gestion Posséder une culture de gestion (moyens financiers, humains, matériels ) Connaître les enjeux, les outils et les contributions/réalisations attendues du contrôle de gestion Traduire des objectifs en indicateurs Savoir organiser la remontée d informations Savoir conseiller, sensibiliser et former Esprit critique, capacité à prendre de la hauteur et à remettre en cause des fonctionnements Être rationnel et précis 8

9 6. Ressources humaines Maîtriser le statut de la fonction publique territoriale Maîtriser les procédures internes afférentes à l administration du personnel Connaître les théories et techniques et les outils de la GRH Savoir fiabiliser et sécuriser les productions Savoir mettre en perspective toutes les dimensions du statut Savoir synchroniser les rythmes imposés par les partenaires, l environnement Savoir gérer un dossier de manière équilibrée sur les plans humain et technique Savoir vulgariser des résultats, des connaissances Savoir proposer des solutions face aux problématiques rencontrées Savoir écouter et dialoguer avec les agents, les élus, les chefs de service Savoir résister aux influences et pressions Être persuasif, pédagogue 7. Communication, relations internes et externes Maîtriser les techniques de communication écrite et orale Connaitre les règles de protocole Savoir rédiger de manière précise et pertinente Savoir prendre la parole en public Savoir animer des réunions Savoir négocier, se positionner en médiateur Être garant de l image de la collectivité ; savoir se comporter, écrire de manière appropriée Faire preuve de diplomatie Savoir communiquer entre collègues (dans et hors son service), partager l information 9

10 8. Aménagement et développement Connaître les politiques contractuelles de la collectivité et les modalités de financement correspondantes Connaître les méthodes d évaluation des politiques publiques Savoir réaliser des diagnostics, études prospectives Savoir rédiger des projets, schémas de développement, documents contractuels Savoir rechercher des financements Savoir assurer le suivi financier de certaines politiques contractuelles Savoir évaluer les politiques publiques 9. Interventions techniques Connaître les techniques courantes liées à son métier Maîtriser les gestes du métier Savoir respecter et comprendre une notice technique, des consignes et des délais Savoir conduire des véhicules et engins spécifiques Savoir concevoir et réaliser des plans Savoir retranscrire des données physiques, extrapoler un plan Savoir prendre des mesures fiables Savoir trier des déchets Maîtriser les techniques d entretien et le dosage des produits d entretien Savoir utiliser des appareils spécifiques (à préciser) Savoir ranger 10

11 10. Services aux publics Connaître les règles et exigences de l accueil du grand public Être formé à l accueil des publics difficiles Appréhender les enjeux de sécurité du public Savoir écouter, reformuler les demandes des publics Savoir répondre aux questions, conseiller efficacement Savoir faire respecter les règles d occupation d un équipement public par ses utilisateurs Savoir gérer des inscriptions Avoir une tenue et une présentation adaptée à une situation d accueil Etre patient et courtois Savoir être ferme sans perdre son sang-froid 11. Informatique et bureautique Connaître/maîtriser les logiciels bureautiques Connaître/maîtriser les outils informatiques et applications métiers liées au poste Savoir optimiser au quotidien les outils bureautiques classiques (word, excel, messagerie) Savoir saisir des données sur un logiciel spécifique (fiabilité) Savoir saisir et mettre à jour des données sur des outils informatiques «métiers» Savoir administrer des bases de données, faire évoluer un outil informatique Savoir conseiller et assister efficacement des utilisateurs Savoir configurer, paramétrer des matériels et logiciels Savoir diagnostiquer des pannes Savoir numériser des documents 11

12 ANNEXE Aide à la formulation des activités de la fiche de poste Quelques verbes courants correspondant à des situations de travail Administrer Analyser Conseiller Contrôler Communiquer Créer Conduire Classer Diriger Enregistrer Établir Gérer Inventorier Planifier Ranger Répertorier Calculer Consulter Enquêter Étudier Examiner Expérimenter Instruire Rechercher Accompagner Apporter Aider Diagnostiquer Guider Orienter Préconiser Proposer Évaluer Examiner Inspecter Mesurer Superviser Surveiller Tester Valider Vérifier Accueillir Dialoguer Diffuser Échanger Écrire Informer Partager Renseigner Représenter Transmettre Adapter Améliorer Concevoir Construire Élaborer Initier Innover Modéliser Décider Développer Diriger Former Gérer Produire Arbitrer Arrêter Attribuer Choisir Fixer Régler Statuer Améliorer Chercher Diffuser Élargir Promouvoir Prospecter Animer Commander Conduire Définir Déléguer Impulser Mener Piloter Présider Accompagner Animer Enseigner Entraîner Éveiller Instruire Sensibiliser Acquérir Budgéter Comptabiliser Conserver Consolider Entretenir Exploiter Optimiser Appliquer Assurer Constituer Établir Exécuter Fabriquer Fournir Faire Préparer Réaliser Rédiger Organiser Anticiper Coordonner Distribuer Hiérarchiser Orchestrer Préparer Programmer Répartir Structurer Négocier Acheter Conventionner Conclure Demander Proposer Sélectionner Traiter Certains verbes peuvent évidemment se retrouver dans deux ou plusieurs champs. 12

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