«Identifier et définir le besoin en recrutement»

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1 «Identifier et définir le besoin en recrutement» LES ETAPES DU RECRUTEMENT Le recrutement est une démarche structurée qui comporte plusieurs étapes aux quelles il faut attacher de l importance. La majorité des managers a tendance à limiter le processus de recrutement à la seule phase de l entretien. Normal : pour lui comme pour le candidat, il s agit d un exercice délicat, important. Mais avant l entretien, avant même d imaginer à quoi pourrait bien ressembler ce futur collaborateur, le manager va découvrir qu un recrutement est une succession d étapes qui s enchaînent les unes aux autres et que la plus déterminante d entre elle se situe bien en amont de la sélection. Le recrutement repose sur une démarche méthodologique qui se décompose en étapes bien définies. Il est tout d abord nécessaire d identifier les besoins précis afin de définir au mieux le poste à pourvoir et par conséquent, le profil du candidat recherché. La seconde étape couvre la recherche des candidats ainsi que leur évaluation et pré-sélection. La 3 ème. étape est elle consacrée à l entretien personnel afin de sélectionner définitivement les profils correspondants au poste de vacant. C est lors de la 4 ème. Et ultime étape que la décision d embauche est prise et les formalités d embauche accomplies. Ce processus qui peut durer plusieurs mois s achèvera alors avec la nécessaire présentation du nouveau collaborateur à l ensemble de l entreprise. Il restera à réussir son intégration au sein de l entreprise.

2 ANALYSE QUANTITATIVE ET QUALITATIVE DES R.H. De nombreux facteurs poussent l entreprise à recruter (facteurs internes et externes) : accroissement d activité, absentéisme, turn-over, innovation technologique, pyramide des âges, Avant de prendre cette décision, au préalable faire une l analyse quantitative et qualitative des RH. Caractéristiques de mes ressources internes (effectif, type de poste, compétences, fonction, âge, ) Ai-je le potentiel en interne? Former du personnel? Faire des promotions internes? Faire appel à la sous-traitance? Réorganisation Ventilation des tâches, redistribution et nouvelle répartition des tâches Adoption d une démarche s articulant en 4 étapes : * situation existante (photographie, état des lieux) : identification des emplois, dénombrement des salariés, identification individuelle des salariés * futur probable (situation qui devrait se présenter à l horizon choisi, si aucune modification n est envisagée dans l activité et par conséquent dans le volume, la répartition des emplois) * futur souhaitable (situation telle que l employeur l envisage à l horizon choisi phase la plus hypothètique) * décision et actions correctives : comparaison entre futur souhaitable et futur probable qui met en évidence des écarts quantitatifs et/ou qualitatifs en R.H. (déficit pour certains emplois, un excédant ou une inadéquation)

3 DESCRIPTION DE POSTE : DEFINITION, APPROCHES, UTILITES La définition de poste a pour objectif d aider les entreprises à repérer les différentes caractéristiques du poste de travail (activités et leur contexte, les outils utilisés, les connaissances mobilisées, la place dans l organisation de l entreprise, afin d en déduire le profil des personnes occupant ce poste. Les informations ainsi recueillies ont pour objectif de rendre plus efficaces les actions de rapprochement entre les candidats potentiels et l emploi proposé, quelle que soit la méthode de recrutement utilisée. C est aussi un outil pour définir les compétences. 2 approches : Description de poste basée sur les tâches Job description basé sur les buts Dans la conception française : voilà les tâches que vous avez à faire Dans la conception anglo-saxonne : voilà les buts que vous avez à atteindre Analyse de poste : Définition : Procédure qui utilise une méthode appropriée pour dégager les faits précis concernant un emploi, permettant de tracer le profil de cet emploi avec toutes ses composantes, c est à dire sa description. D où plusieurs approches et plusieurs méthodes : Pour Georges egg : «les 4 facettes de l emploi» 1. sa raison d être aujourd hui et dans l avenir. 2. sa définition : son contenu, son insertion par rapport aux autres emplois. 3. sa mise en œuvre : horaire rythmes statuts variants. 4. les conditions de son travail : lieu de travail, conditions physiquespsychologique, sociales. Pour Michel DEGUY «LA DEFINITION DE FONCTION LIEE A L EVALUATION DES EMPLOIS» Que fait le titulaire du poste? Comment le fait il? Où le fait- il?

4 Pourquoi le fait-il? POUR CH.BESSEYRE DES HORTS : La définition de poste 1. Dénomination du poste. 2. Mission du poste. 3. Position dans la structure. 4. Liste des principales responsabilités. 5. Critères de performance du poste. Méthode plus connue : Méthode HAY connue sous le nom de méthode des FINALITES. Les utilisations possibles de l étude de poste : 1. Raison d être du poste. 2. Dimension du poste 3. Nature et étendu des activités 4. Finalités du poste ou domaines de responsabilité. -Définition des besoins en personnel -Recrutements internes et externes -Rémunération -Formation -Evaluation, classification -Organisation de l entreprise -Gestion de carrière et de la mobilité -Appréciation des performances -Amélioration des conditions de travail etc De ce fait, la description de poste n est donc pas un objectif, ce n est qu un outil permettant de minimiser les risques d erreurs ( dans différentes utilisations) et de bien cerner les problèmes. La description de poste ( méthode HAY ) La méthode HAY, d origine américaine, est utilisée pour décrire des postes et les classifier en vue d établir la rémunération (cf.webographie). La description comprend plusieurs rubriques.

5 Rubrique contenu exemple Titre de poste Raison d être Dimensions Nature et étendue des activités Intitulé du poste Statut Service (affectation de poste) Direction (dont dépend le poste) Supérieur hiérarchique Titulaire du poste Responsable hiérarchique Description de la mission, objectif global de la fonction Nombre de collaborateurs, responsabilité sur un effectif donné, un secteur Ce qui est fait dans le poste et dans ceux qui lui sont rattachés Place du poste dans l organigramme Contexte général (interne, externe) du poste et environnement Activités propres du titulaire Activités spécifiques du titulaire Finalités du poste Compétences Organisation subordonnée Description des grands domaines d activité En lien avec la fonction Grands axes de la fonction, objectifs spécifiques de la fonction Décrites comme qualités professionnelles : Anticiper Concrétiser Gérer les ressources Echanger

6 Méthode HAY Questions à se poser? Raison d être - Le pourquoi du poste? - Pourquoi le poste existe-il? sans entrer dans les détails du «quoi»et du «comment» Dimensions Fournir des données quantitatives caractérisant le mieux l activité ou la production du poste et /ou l importance des ressources : -humaines -financières -matérielles Nature et études des activités Exigence de chaque poste en terme de : compétences requises (compétence professionnelles, techniques..) initiative Créatrice ( capacité d analyse, raisonnement ) responsabilité(autonomie, influence d autres postes sur les mêmes résultats) Décrire les situations auxquelles est confronté le titulaire (objectif, problèmes contraintes ) et comment il doit se comporter pour être efficace. 3 points à aborder - la place du poste dans l organigramme. -contexte général -description des activités. Place du poste dans l organigramme : A quel poste est-il rattaché? Quel sont les autres postes du même Rattachement hiérarchique? Quel poste supervise t-il? Liaisons fonctionnelles? Contexte général : situation de l activité du poste dans son environnement (interne et externe à l entreprise) Description des activités : il est difficile de donner un plan précis-il faut regrouper les activités autour de quelques thèmes suivant la propre logique du poste. Activités spécifiques : ce que fait le titulaire. Missions particulières et missions extérieures.

7 Finalités -Quels buts sont poursuivis? -Contribution du poste au but du final de l organisation. -Etablir une liste des actions du titulaire. -Etablir une liste des résultats poursuivis. -Identifier les résultats finaux attendus du poste. à rédiger avec des verbes d action reflétant le rôle du titulaire sur le résultat attendu, l action ou les actions attendues. NB : un poste de cadre a en général entre 3 et 8 finalités principales Moins De 3 : description de poste incomplète Plus De 8 : des tâches ont été assimilées à des finalités DEFINITION DES VERBES D ACTION Améliorer Analyser Anticiper Appliquer Assurer Collecter Concevoir Conduire Consigner Contrôler Coordonner Déceler Décrire Réaliser une étape de progrès vers l optimisation (voir optimiser) Etudier un problème selon une méthode de décomposition en éléments simples afin d identifier les causes et de proposer des solutions. Prévoir ou imaginer les futurs possibles afin de disposer de réponses adaptées et d améliorer la sécurité du système. Mettre en œuvre, en pratique. Exercer une compétence ou une responsabilité en garantissant la réalisation ou le bon fonctionnement. Réunir, rassembler des éléments ou des informations. Imaginer, inventer, organiser 1. une machine, un véhicule ou un engin=piloter et assurer le fonctionnement normal. 2. une opération, une réunion, un projet, un groupe=assurer la direction Noter, inscrire des informations en respectant la procédure établie 1. procéder à une vérification, un examen, une surveillance 2. assurer la maîtrise de.piloter Mettre en lien plusieurs personnes, fonctions, systèmes et assurer leur régulation ou harmonisation afin d obtenir une performance meilleure ou plus cohérente. Remarquer, découvrir. A l origine d une information ou d une action corrective Représenter quelque chose pour permettre à d autres personnes de connaître ou de comprendre

8 Déduire Développer Effectuer Elaborer Enregistrer Etablir Etudier Gérer Identifier Maintenir Mener Mettre œuvre Optimiser Participer Planifier Pointer Préconiser Promouvoir Proposer Réaliser Réceptionner Rechercher Rédiger en Tirer comme conséquence logique Mettre au point un appareil un produit ou un processus, assurer une progression à travers plusieurs stades de croissance, donner toute son extension à. Faire, accomplir, mettre à exécution (voir réaliser) Composer, préparer, construire. un projet, un plan d action, une méthode, une organisation, dans le but de proposer ou de mettre en œuvre. Transcrire et conserver des informations Fixer ou rédiger ( des règles, modalités.) ou mettre en oeuvre 1. acquérir la connaissance ou la technique de 2. examiner ou analyser Assurer la fonction de pilotage d un système (d une organisation) permettant de la maîtriser compte tenu de ses contraintes et de ses finalités. La gestion ne se limite pas à la seule dimensions budgétaire mais concerne les aspects économiques et humains Déterminer la nature d un fait, d une observation Tenir à certain niveau Diriger, piloter, jouer un rôle directeur, réussir, mener à bien Réaliser en appliquant une consigne, une procédure, un plan d action Donner à une machine ou à un ensemble de machines ou à une organisation le rendement optimal en créant les conditions les plus favorables en tirant le meilleur parti possible Prendre part, collaborer, contribuer à. 1. établir un plan 2. organiser en fonction d un plan de développement 1.contrôler de façon exhaustive. 2.signaler, mettre en lumière, marquer 3.enregistre 1. rassembler et ordonner les éléments matériels, informations et instructions nécessaires pour une opération. 2. élaborer les instructions relatives à un travail donné (méthode, outillages.) Faire connaître, faire utiliser, favoriser le développement de. Soumettre une initiative, une idée ou un projet pour permettre un choix Accomplir, rendre effectif, réussir Prendre livraison d une marchandise, d une information ou d un service et en vérifier l état. Entre dans le cadre d une procédure client/fournisseur interne ou externe Mener une investigation, effectuer des recherches afin d identifier une cause, un défaut ou encore une ressource Exprimer par écrit. le plus souvent selon des codes ou des règles propres à un métier ou un domaine afin de faciliter la transmission, la synthèse ou la conservation des informations niveau hiérarchique de l exécution d une tâche, d une mission, d un projet ou d un Rendre compte Informer systématiquement un niveau de pilotage ou un

9 Reporter Résoudre Respecter Suivre Synthétiser état de fonctionnement. Transmettre des informations à des instances selon des modalités et une périodicité définies Trouver une solution à un problème Suivre fidèlement une consigne, une procédure, un référentiel 1. exécuter en se conformant à une procédure ou à un référentiel 2. se tenir informé, veiller, observer pour alerter ou pour agir Réunir et structurer de façon cohérente des connaissances ou informations afin de faciliter leur transmission ou la résolution de problème ou les choix Tenir a jour Maintenir à un niveau d information. renseigner systématiquement. Traduire Transmettre une information dans le langage adapté Utiliser Vérifier Employer un outil, une machine ou une procédure pour un usage précis S assurer de l exactitude ou de la conformité d un produit ou d une procédure par rapport à un référentiel SOURCES DE RECHERCHE DE CANDIDATS En interne Anciens stagiaires Anciens salariés «temporaires» Candidatures spontanées Ecoles Association des anciens élèves Réseau relationnel Presse Sites internet ANAPEC Entreprise de Travail Temporaire Cabinet conseil en recrutement Liste de Compétences regroupées en 14 familles Quelles actions sous-entend chaque verbe d action?

10 DECIDER Arrêter Choisir Conclure Déterminer Eliminer Fixer Juger Opter Régler Résoudre Trancher GERER Acquérir Amortir Budgéter Assainir Comptabiliser Consolider Economiser Enrichir Equilibrer Exploiter Gagner Investir Optimiser Rentabiliser DIRIGER Animer Commander Conduire Confier Définir Déléguer Gouverner Guider Impulser Inspirer Instituer Manager Piloter Présider ADMINISTRER Classer Compter Enregistrer Etablir Gérer Inventorier Ranger Recenser Régir Répertorier PRODUIRE Appliquer Effectuer Exécuter Faire Réaliser ORGANISER Aménager Anticiper Arranger Coordonner Distribuer Etablir Planifier Préparer Prévoir Programmer Répartir Structurer COMMUNIQUER Dialoguer Discuter Echanger Ecouter Exprimer Informer Interviewer Négocier Partager Rédiger Renseigner Transmettre DEVELOPPER Accroître Améliorer Augmenter Commercialiser Conquérir Elargir Etendre Déclencher Implanter Lancer Progresser Promouvoir CHERCHER Analyser Calculer Consulter Enquêter Etudier Examiner Expérimenter Observer Prospecter Rechercher Sonder FORMER Animer Apprendre Conduire Développer Eduquer Entraîner Eveiller Instruire Sensibiliser Transformer CONTROLER Apprécier Enquêter Eprouver Evaluer Examiner Expérimenter Mesurer Prouver Superviser Surveiller Tester Valider Vérifier CREER Adapter Améliorer Concevoir Construire Découvrir Elaborer Imaginer Innover Inventer Renouveler Transformer Trouver NEGOCIER Acheter Arbitrer Argumenter Conclure Consulter Convaincre Démontrer Discuter Influencer Persuader Placer Proposer Sélectionner CONSEILLER Aider Clarifier Comprendre Diagnostiquer Eclairer Ecouter Guider Inciter Orienter Préconiser Proposer Recommander AUTRE.