LES STAGES ET LES MISSIONS DES ETUDIANTS EN BTS COMMUNICATION

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1 LES STAGES ET LES MISSIONS DES ETUDIANTS EN BTS COMMUNICATION Les étudiants sont engagés dans les missions, soit : - avec des responsabilités directes et complètes d exécution - avec un rôle d observateur actif et complété par des responsabilités partielles d exécution Les missions de l'étudiant doivent impérativement lui permettre de travailler les situations-compétences des deux épreuves orales du Bts : E6 Projet & Pratiques de la Communication et E4 Relations Commerciales (voir liste de ces situations-compétences à la fin du document) Les missions prévues pour le stage doivent obligatoirement figurer dans l annexe pédagogique de la convention signée par l entreprise pour que leur adéquation avec les objectifs pédagogiques du Bts soit validée. STRUCTURES POSSIBLES POUR FAIRE SON STAGE Annonceurs avec des enjeux professionnels de communication, pour travailler des situations E6 - annonceurs marchands : entreprises, activités libérales... - annonceurs marchands : commerces mais uniquement s'il s'agit de missions de communication et surtout pas des missions de vente aux consommateurs particuliers! - annonceurs non-marchands : associations, collectivités territoriales, administrations mais jamais chez un particulier avec des enjeux de communication individuels, familiaux Agences de communication : quelle que soit leur taille ou leur spécialisation, pour travailler des situations E6 ou E 4 Régies publicitaires / services publicité d un support-media (radio, journal, chaîne de télévision ), pour travailler des situations E 4 Pour le stage court de février uniquement, autres possibilités : prestataires techniques : imprimeries, studios de production audio-visuelle..., pour travailler les situations de production E6

2 MISSIONS POSSIBLES PENDANT LE STAGE 1. Missions «Projets et actions de communication» - E6 Participation à la gestion d un dispositif global de communication : campagne de publicité, événement, parrainage, participation à un salon..., dispositif complet de communication interne... Participation à l élaboration d une recommandation de communication par une agence Réalisation, participation à la réalisation d actions ponctuelles : publicité, édition (plaquette, prospectus), site internet, promotion des ventes, événements, relations-presse, marketing direct (mailing, ing...), actions de communication interne 2. Missions Production-exécution E6 Conception-création, participation à la conception- création : publicité, plaquette, site internet Exécution, participation à l exécution d outils de communication : maquettes, suivi de production. 3. Missions «Etudes et veille informationnelle» - E6 Participation à la veille informationnelle Réalisation, participation à la réalisation d études, d'enquêtes Participation à la création ou mise à jour de base de données (dans un contexte d enjeux de communication) : Participation à l entretien, la sécurisation et l enrichissement du système d information 4. Missions Ventes de prestations commerciales E 4 Rappel : les situations de vente du BTS Communication sont très précisément définies par le référentiel : Il s agit de vente-conseil exclusivement de prestations de communications et forcément accompagnée d argumentaires et de conseils en communication : image à développer, objectifs à atteindre, cibles à toucher, message à faire passer... Les situations de vente chez des prestataires comme : imprimeur, société d objets publicitaires, espace événementiel... ne sont valides pour E4 uniquement si les argumentaires de vente sont basés autour du conseil en communication et non pas limités à des argumentaires sur le prix et la quantité! Les cibles de la prospection doivent être exclusivement des annonceurs professionnels (entreprises, collectivités territoriales, associations), jamais des particuliers Ainsi : vendre en magasin à des clients particuliers, vendre l organisation de mariage à des couples, vendre des soirées festives à des étudiants... ne sont absolument pas des situations valides pour E4! Organisation, participation à l organisation ou à la réalisation de la prospection systématique de la clientèle Participation à la négociation de vente-conseil : opérations de communication, campagnes publicitaires, espaces publicitaires, études en communication... Organisation, participation à l organisation de la gestion de la relation-clients 5. Missions Achat de prestations commerciales E 4 Préparation d'un brief/cahier des charges d'achat Négociation, participation à la négociation et au suivi d achat aux prestataires :agences, régies publicitaires, imprimeurs, réalisateurs audio-visuels...

3 LES SITUATIONS - E6 Situations «Projet» S Prise en charge du dossier annonceur S Propositions de solutions Réalisation et suivi du projet S Ajustements du projet C.11.1 S approprier la demande de l annonceur - Comprendre le contexte concurrentiel, juridique, économique, technique de la commande - Dégager les enjeux, la problématique de communication - Prendre en compte l historique des actions de communication antérieures - Intégrer les contraintes techniques, budgétaires et humaines - Sélectionner les informations pertinentes parmi celles fournies par le demandeur - Identifier et rechercher les informations manquantes Elaborer une stratégie mais l identifier pour la mettre en œuvre C Identifier et justifier solutions de communication - rechercher solutions de communication pour constituer le projet - proposer et valider les solutions = préparation validation stratégique du projet global de com. = Mobiliser logiciels de gestion de projet C Préparer le cahier des charges et le planning d organisation pour l ensemble des actions du projet : - Construire un rétro planning: repérer les différentes étapes de mise en œuvre des solutions validées ; ordonnancer les opérations ; - prévoir / sélectionner les différents intervenants / prestataires - rédiger les éléments techniques du cahier des charges = cahier des charges de proposition la dimension achat C.12.2 Assurer coordination, suivi et contrôle du projet - mise en œuvre effective de l ensemble du projet - gérer le planning - coordonner les différents intervenants - cohérence entre création, exécution, fabrication et livraison - suivre l exécution budgétaire : écarts de coûts, délais C Réguler le projet - Identifier les dysfonctionnements et imprévus lors de la mise en œuvre - proposer des solutions : changer des outils, modifier le planning... la précision, l exhaustivité et la pertinence dans l analyse de la demande la pertinence des solutions proposées la valeur technique du cahier des charges le respect de la programmation des actions et du budget l efficacité dans le repérage et traitement des dysfonctionnements Situations «Production» S Elaboration et diffusion éléments techniques C.13.1 Préparer, récupérer et acheminer les documents techniques - avant de commencer l exécution : - établir, préparer ou récolter /exploiter les éléments techniques : fichiers numériques, films... ; - rendre compatibles à leur exploitation par les différents prestataires la rigueur dans la production et la gestion des documents techniques S Elaboration de messages S Elaboration de - transférer dans les délais et diffuser aux prestataires C Participer à l élaboration d un message : - le fond, le concept d un message de communication : texte, visuel.. - Rédiger les messages en tenant compte des contraintes (communication antérieure, concurrentes, objectifs, des cibles...) - Identifier, sélectionner une image, une illustration à partir d une banque de données - Adapter le message aux supports retenus C Elaborer les documents porteurs du message : - produire la forme : réaliser l exécution, la production la pertinence et la cohérence des choix rédactionnels et iconographique la rigueur technique dans la production

4 maquettes S Mise en œuvre et suivi de production - Créer des ébauches, des maquettes, scenarii, des story-boards - concevoir et produire des supports de communication : flyers, e- mailing... plaquettes... compétences d infographistes = autonomie suffisante de prise en main C Assurer suivi de production - après lancement de l exécution en impression, en web, en audio... - Vérifier la conformité aux exigences en termes de délais et de qualité en fonction de la commande, du BAT - Mettre en place les ajustements techniques des documents, des supports la conformité de la production Situations «Veille informationnelle» S Création de liens permanents à des sources d information C.31.4 Repérer et sélectionner des sources (par rapport aux objectifs d études poursuivis) : - Inventorier et repérer toutes les sources d information possibles - classer et regrouper - évaluer l apport et fiabilité de chaque source - choisir des sources et supports d information à utiliser - Compenser les sources incomplètes ou non fiables la pertinence des sources sélectionnées S Mise à jour d une base d informations S Contribution à Sécurité d un système d informations C.33.1 Sélectionner les informations à utiliser : - rassembler des informations d origines diverses - rapprocher/ comparer /analyser/exploiter - évaluer l utilité potentielle des informations (par rapport aux objectifs d études poursuivis) C.33.2 Actualiser une base d informations existante - base de données prospects...relations-presse. - Classer les informations - Supprimer les informations obsolètes - Identifier les informations manquantes - alerter et informer les utilisateurs C Participer à la sécurité d un système d informations - déterminer les risques encourus ; - appliquer des procédures d archivage - appliquer des procédures d accès au système d information - Sécuriser les données - appliquer des règles de confidentialité la pertinence et la fiabilité de la sélection des informations nécessaires, utiles l efficacité de la mise à jour Le respect des procédures d archivage et de sécurisation des données

5 LES SITUATIONS - E4 Les situations «Ventes de prestations de communication» C.21.1 Préparer les outils de vente : Pertinence, fiabilité, - identifier les outils nécessaires crédibilité et - concevoir les outils : BDD, cartes de visite/ plaquettes / site/ cohérence des outils newsletter/ salons... S Réalisation d outils commerciaux S Mise en œuvre plan de prospection S Création d une relation commerciale S Elaboration d une proposition S Conduite d un entretien de vente S Finalisation d un accord S Suivi commercial d un dossierannonceur C Préparer la prospection : - choisir une stratégie de prospection - préparer la BDD - établir plan/planning avec les différentes étapes de prospection C Suivre la prospection : - mener la prospection - les outils de suivi, - procéder à son évaluation C.21.6 Installer une relation commerciale : - créer les contacts, prise de rendez-vous, - identifier potentiel du prospect - - installer un climat favorable à la négociation C Proposer des solutions de communication, en fonction du prospect : - Identifier des objectifs et des cibles - Intégrer des propositions de messages - Sélectionner des moyens, un dispositif de communication - Justifier les solutions proposées en fonction de la stratégie - choisir et concevoir le/les moyens de communication, - Formaliser la proposition commerciale : prestations, délais, budget C Préparer la négociation : - préparer la stratégie de négociation dans le rdv, - préparation du rendez-vous : le déroulé, les argumentaires - organiser à l avance la présentation à l annonceur C Présenter et valoriser la proposition commerciale : - conduite effective du rendez-vous - mobiliser les outils de présentation, d aide à la vente - argumenter la proposition... C Ajuster et finaliser la proposition : pendant le RDV - traiter les objections du prospect, éléments contrariants... - négocier des adaptations - emporter l accord, faire signer le document de vente C Gérer le dossier-annonceur : après la vente réussie : - Coordonner l ensemble de la solution vendue - Assurer les liaisons entre les différents acteurs - Contrôler la réalisation de l accord fidélisation de l annonceur en dehors d une opération la Cohérence, pertinence et fiabilité du plan de prospection l'efficacité de la prospection, capacité d évaluation la réussite du contact la Pertinence de la proposition : - la proposition est adaptée au prospect - c est la meilleure des propositions... la Rigueur de la préparation du rendezvous, des argumentaires la Qualité et efficacité du rendez-vous et de la présentation de l offre à l annonceur, le Degré de concrétisation et qualité de l accord obtenu La fiabilité dans le suivi du dossier annonceur

6 Situations : «Achat de prestations de communication» C.22.1 Formaliser le cahier des charges d achat : la Pertinence de la - logique de construction du cahier des charges, prestataire par sélection des prestataire, prestataires - identifier les catégories de prestataires - Ventiler les opérations par type de prestataires selon les rubriques nécessaires, définition, pondération des critères S Sélection de prestataires S Conduite d un entretien d achat C.22.2 Choisir des prestataires : - rechercher les prestataires disponibles - diffuser le cahier des charges, - analyser et comparer les offres des prestataires - utiliser les critères de sélection, scoring avec tableau comparatif de sélection - pratiquer la pondération de critères - participer à la procédure de sélection des offres et du choix final du prestataire C Négocier l achat de prestations : - préparer sa stratégie d achat : marges de manœuvre, - préparer sa négociation d achat : argumentaires... - conduire et maîtriser la négociation en tant qu acheteur. formaliser l achat et la commande : le bon de commande... l obtention de devis... la Qualité de l accord négocié