Appel d offre «Refonte du CRM du pôle de compétitivité TRIMATEC» Cahier des charges

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1 Appel d offre «Refonte du CRM du pôle de compétitivité TRIMATEC» Cahier des charges Présentation générale de TRIMATEC... 2 Contexte de la demande... 3 Objectifs... 3 Besoins... 3 Annexes... 5 Annexes à fournir... 5 Critères de sélection... 5 Modalités de paiement :... 5 Date limite de réponses et modalités d envoi de la réponse... 6 Contact... 6 Novembre 2015 Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6

2 Présentation générale de TRIMATEC Trimatec est un pôle de compétitivité créé en 2005, positionné sur les procédés propres et sobres pour l'industrie. Notre mission est de faciliter le développement d innovations dans les entreprises et de les accompagner dans leur croissance, en favorisant les collaborations avec les acteurs de la recherche et de la formation. Trimatec a fondé sa stratégie sur la base des quatre grands domaines de compétences de ses membres et des marchés qu ils permettent de viser : production et valorisation de la biomasse algale, fluides supercritiques, technologies séparatives et membranaires, maîtrise des environnements confinés. Trimatec fédère un réseau de 170 membres et partenaires en LanguedocRoussillon, ProvenceAlpesCôte d'azur et RhôneAlpes. Depuis sa création, le pôle a labellisé 208 projets totalisant environ 892 millions d euros. Les actions principales du pôle sont les suivantes : Elargissement du réseau des membres (identification, prospection, adhésion, accompagnement) Emergence, accompagnement et suivi des projet R&D des membres (FUI, etc...) Réalisation (ou coréalisation) d évènements (journées thématiques, RDV experts, congrès ou missions internationales, conventions d affaires, etc.) Pilotage d actions collectives pour les entreprises ou de projets territoriaux (plateformes par exemple) Développement et déploiement d une offre de services à destination des membres (prestations d accompagnement personnalisé, mise à disposition d études spécifiques, etc.) L équipe opérationnelle du pôle s articule autour de six chargé(e)s de missions, une chargée de communication, une chargée de gestion administrative ainsi qu une directrice générale. Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6

3 Contexte de la demande Le pôle TRIMATEC est actuellement déjà équipé d un CRM : INES CRM version 3. Notre matériel informatique est composé de Macintosh. L ensemble de l équipe est actuellement concerné par au moins un module de notre logiciel actuel. L évolution de l activité du pôle dans le contexte de la phase 3.0 ainsi que les besoins de reporting auprès de nos financeurs (notamment pour le suivi des indicateurs liés à notre contrat de performance phase 3.0) font que le pôle recherche de nouvelles fonctionnalités par rapport à la solution actuelle dont il dispose. Objectifs Le pôle TRIMATEC recherche une solution qui pourra automatiser, simplifier une grande partie de la gestion de la relation avec ses parties prenantes. La solution proposée par le prestataire devra répondre impérativement aux objectifs suivants : Rassembler l ensemble des données concernant les différentes parties prenantes du pôle (membres, partenaires, prospects, financeurs, ) et disposer d un historique complet des relations Faciliter le processus marketing et commercial : mailing, newsletters, facturation et gestion administrative (évènements, cotisation, prestation) Permettre d effectuer des reporting clairs et ciblés sur les domaines clés d activités du pôle Besoins Pour répondre aux 3 grands objectifs cités précédemment, la solution devra satisfaire les besoins ci dessous : Fonctions Base de données : Pouvoir distinguer et catégoriser les différentes parties prenantes du pôle (adhérents, prospects, partenaires, concurrents, institutions, ) ( voir Annexe 1 Fiche contact type CRM Trimatec) Pouvoir consigner l ensemble des données liées à chaque partie prenante (données administratives, financières, contacts, compétences, ) ( voir Annexe 1 Fiche contact type CRM Trimatec et annexe 2 personne physique Trimatec) Sauvegarder un historique de chaque action concernant une partie prenante ( , rendezvous, évènements, facturation, appel, tâches, projets) Avoir une fonctionnalité pour gérer les projets de R&D (données liées au projet à son suivi) (voir annexe 3 : Fiche projet type CRM Trimatec) Effectuer des recherches ou requêtes avancées ciblées (prospect, cotisations à jour, projets) Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6

4 Exporter de manière simple et rapide la totalité les résultats d une requête avancée (fiches sociétés ou projet au format Excel) Etre autonome sur l ajout, la modification, la personnalisation de certaines rubriques et champs des fiches de la base de données Eviter les doublons lors de la saisie de mêmes données Scan de cartes de visites directement reliées à notre CRM Pouvoir distinguer une «maison mère» de ses filiales ( voir Annexe 1 Fiche contact type CRM Trimatec) Pouvoir associer des documents Office à un membre, une action, un projet (par exemple, compte rendu de visite, fichier excel de suivi du temps). Fonctions veille économique : Permettre d intégrer des outils de veille économique (Evernote, Google Alerts,) Nous envisageons de discuter avec le prestataire afin d aborder avec lui dans quelles mesures la solution CRM peut nous permettre au mieux d organiser notre veille économique Fonctions Marketing et Commercial : Rédiger et envoyer des invitations à des évènements organisés par le pôle, envoyer des ing puis archiver la participation ou non du membre à la fois dans sa fiche contact et dans la fiche liée à l événement (taux d ouverture, taux de désinscription, suivi des clics ) Rédiger et diffuser des newsletters aux parties prenantes Avoir une fonctionnalité pour gérer les prestations vendues aux membres Editer et envoyer des factures aux membres (adhésions, évènements, prestations) Fonctions Reporting et suivi d activité : Pouvoir disposer de manière automatisée et simple de fiches de reporting de l activité mensuelle ou trimestrielle du pôle (suivi budgétaire, suivi des actions : par exemple nombre de projets, nombre de nouveaux membres, nombre de sollicitations, nombre d évènements, etc.) permettant de suivre l atteinte de nos objectifs : suivi du contrat de performance (voir annexe 4 indicateurs du contrat de performance Trimatec) Suivi du paiement des subventions avec échéances, de la facturation des prestations, des évènements Pouvoir intégrer un outil de suivi du temps passé dans l accompagnement de nos adhérents (mesurer le temps accordé à chaque prestation de service vendue) Fonctionnalités générales : Bonne ergonomie générale et simplicité de l outil Etre compatible avec les services Google (drive, maps, google documents) Permettre l intégration de Gmail et la sauvegarde gratuite des s depuis Gmail vers le CRM Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6

5 Pouvoir accéder et compléter le CRM à partir d un outil mobile (compatible avec IOS) Avoir un hébergement sur serveur dédié (contraintes de sécurité,) Prévoir une formation de notre équipe à l utilisation du futur outil Intégrer la base de données actuellement utilisée Disposer d une assistance technique Permettre le transfert des données déjà existantes vers le nouvel outil. Rester propriétaire des sources et données. Annexes Annexe 1 Fiche contact type CRM Trimatec Annexe 2 Fiche personne physique type CRM Trimatec Annexe 3 Fiche projet type CRM Trimatec Annexe 4 Indicateurs du contrat de performance Trimatec Annexes à fournir CV de la (es) personne(s) en charge du projet Références et contacts des projets similaires Résultats des bilans comptables des 3 dernières années 1 Critères de sélection Notre choix s effectuera en prenant en compte l ensemble des critères ci dessous : Solution en adéquation avec nos besoins (35%) Budget (35%) Délai d implémentation de la solution (10%) Formation sur la solution / accompagnement au changement (10%) Période de SAV proposée (8%) Références (2%) Modalités de paiement : 20 % à la commande 60 % à la livraison 20 % SAV / formation (6mois après la livraison) Des pénalités sont à prévoir en cas de non respect du délai de livraison 1 Notre pôle est financé à 50% par des fonds publics qui nous conduisent à demander certaines pièces justificatives lors de nos appels d offres Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6

6 Date limite de réponses et modalités d envoi de la réponse Pour tout complément d informations pour l envoi de votre réponse vous pouvez envoyer ou poser vos questions par ou par téléphone (voir rubrique contact ci- dessous) au plus tard jusqu au Lundi 15 Décembre Une réponse globale sera faite à l ensemble des postulants avant le 18 Décembre La réponse à cet appel d offre sera envoyée par courrier et par Par courrier : 418 Avenue du Général de Gaulle Pont Saint Esprit Par avec pour objet : Réponse appel d offre solution CRM TRIMATEC yannis.baybaud@poletrimatec.fr Deadline réponse : Lundi 12 Janvier 2015 à 17 :00 Deadline réponse TRIMATEC : Vendredi 23 Janvier :00 Important : Un créneau horaire le Jeudi 15 Janvier 2015 vous sera accordé (2heures maximum/participant) afin de présenter votre solution. Contact Pour tout complément d informations pour l envoi de votre réponse vous pouvez contacter: Yannis BAYBAUD, assistant responsable CRM et intelligence économique yannis.baybaud@poletrimatec.fr Trimatec : Cahier des charges «Refonte du CRM pôle Trimatec» novembre /6