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1 La solution pour avancer l esprit libre! Présentation du logiciel CapiLog Sommaire : Notre société CapiLog Les Modules CapiLog Personnalisation des modules Les packs CapiLog Mise en service du logiciel dans votre entreprise Configuration matérielle requise Détail du contenu dans chaque module Page 1 Page 2 Page 5 Page 7 Page 8 Page 9 Page 11 Page 12 CapiLog est une marque de la société CAPITECHNIC Ingénierie en systèmes d information techniques Tél : Site Agroparc Rue Michel de Montaigne AVIGNON

2 Notre société CapiLog est un logiciel de gestion de l information technique, développé par la société CapiTechnic pour apporter des solutions simples et efficaces dans la gestion de l information technique, notamment dans les services maintenance ou plateformes technologiques. CapiLog permet aux entreprises de simplifier et de fiabiliser la gestion de leurs activités. De plus nous accompagnons nos clients dans le déploiement de l outil, de la prise en compte de votre besoin à la mise en service de solutions personnalisées. Notre société mise sur le contact humain et l implication de son équipe pour vous assurer un service de qualité. Aussi, votre projet est suivi par un ingénieur qui reste votre interlocuteur privilégié. De plus, la mise en service d un outil de gestion peut s accompagner de réflexions sur l organisation et la formalisation du savoir-faire technique de vos équipes. Nous pouvons vous accompagner ou réaliser des études techniques (telles que des AMDEC) ou rédiger votre plan de maintenance en s appuyant sur les documentations constructeur ou l expérience de vos équipes. Notre volonté est de vous aider à mettre en place des solutions simples et pertinentes, c est la raison pour laquelle de grandes entreprises comme de plus petites nous font confiance pour des missions d ingénierie ou pour leur GMAO. DOCU-Q01 Page 1 sur 13 Validité : juin 2015

3 CapiLog CapiLog est un logiciel serveur : il s installe sur un serveur et les utilisateurs se connectent ensuite en utilisant leur navigateur internet. Cette solution apporte deux avantages significatifs : Pas d installation sur les ordinateurs des utilisateurs Lorsque CapiLog est installé sur le serveur vous n avez plus besoin de l installer sur les ordinateurs des utilisateurs. Ainsi, vous gagnez du temps à la mise en service ou lorsque vous renouvelez le parc informatique. Mises à jour simplifiées Si vous devez faire une mise à jour, il suffit de la faire sur le serveur et l application est mise à jour en temps réel sur tous les ordinateurs des utilisateurs. De plus, CapiLog a été développé dans le but d être une solution : Complète: CapiLog est un outil central avec tous les éléments nécessaires à la gestion d un service technique, Modulable : CapiLog s adapte et évolue en fonction de vos besoins, Simple : CapiLog permet une prise en main immédiate, c est un logiciel intuitif utilisant une technologie et une ergonomie modernes. Il est accompagné de notices illustrées pour faciliter l utilisation. De plus, vous n avez pas besoin de changer votre équipement informatique. Aujourd hui CapiLog s impose comme une solution efficace pour : Gérer un parc d équipements Suivre les interventions et les préventifs Organiser vos contrats fournisseurs Gérer vos stocks Optimiser vos commandes Classer et partager la documentation "Outil simple d utilisation, arborescence claire [...] Le logiciel permet de suivre les projets et leur réalisation, l historique est très utile pour retrouver des données." Alexandra TCHERVENKOFF, Chargée de Mission Services Collectifs AGROPARC DOCU-Q01 Page 2 sur 13 Validité : juin 2015

4 CapiLog propose deux types de prestations : Abonnement CapiLog L abonnement vous permet de profiter de toutes les fonctionnalités de CapiLog sans avoir à installer l application sur votre serveur. Ainsi nous prenons en charge : - L entretien et les mises à jour du programme et de sa base de données, - Les sauvegardes de vos données. Achat du logiciel CapiLog Le logiciel est installé sur votre serveur, vous pouvez l utiliser sans limite (autant de postes et d utilisateurs que vous le souhaitez) et vous y accédez directement depuis votre réseau d entreprise sur tous vos ordinateurs. L entretien du serveur et de l application sont à votre charge. Cependant, nous vous aidons à paramétrer les sauvegardes et à valider le bon fonctionnement de l application. Fonctionnalite s supple mentaires Connexion avec d autres applications : Annuaire LDAP : les utilisateurs se synchronisent automatiquement entre CapiLog et l annuaire des utilisateurs. Gestion de plan : CapiLog se connecte à votre DAO pour récupérer les informations sur les articles de stock ou les plans des bâtiments. Export vers votre logiciel de comptabilité CapiLog peut être connecté à d autres applications pour vous éviter la double saisie et avoir des reporting en temps réel. N hésitez pas à nous faire part de vos besoins ou projet afin que nous vous proposions des solutions pertinentes. Scanner de codes-barres et étiqueteuses : Afin de simplifier la gestion des stocks, CapiLog peut imprimer des étiquettes avec codes-barres et intégrer l utilisation d une douchette (lecteur de code-barres) pour faciliter la saisie. DOCU-Q01 Page 3 sur 13 Validité : juin 2015

5 L application Android : L application Android CapiLog vous permet d avoir accès à vos données sur le terrain avec la possibilité d enregistrer des informations directement même sans réseau : L application enregistre les données dans la mémoire de votre téléphone ou tablette et se synchronique lorsque le réseau est accessible. Cet outil vous permettra de simplifier vos interventions sur le terrain et de gagner du temps et de la fiabilité en prise de données. Votre téléphone ou Tablette devient un outil de terrain et vous permettent de gérer : Le suivi des interventions Les préparations ou réceptions de commandes Les relevés de compteurs Le suivi des stocks Grâce aux fonctions de votre téléphone mettez tous les moyens à votre disposition pour optimiser votre travail sur le terrain! DOCU-Q01 Page 4 sur 13 Validité : juin 2015

6 Les modules CapiLog CapiLog dispose de plusieurs modules vous permettant de gérer votre activité. C est un outil évolutif, vous pourrez ajouter des modules selon vos besoins. Organisation des Travaux : Vous suivez techniquement et économiquement vos travaux, de la préparation à l'archivage. Les plannings hebdomadaires (ou mensuels) permettent d'organiser la réalisation du travail. Les historiques permettent de faire des analyses et facilitent l organisation des interventions futures. Disponible sur Android Gestion des Stocks: Vous suivez votre magasin ou stock de pièces, consommables ou produits chimiques. Si le stock est inférieur au stock minimal vous serez alertés pour faire un approvisionnement. Vous accédez facilement à la saisie des mouvements de stocks. Disponible sur Android Gestion des Equipements : Vous gérez votre parc (analyses de coûts, éditions d'historiques) et la documentation associée. Les équipements sont rangés sous forme d'arborescence, ce qui permet d'organiser la réalisation des travaux. Disponible sur Android Suivi des Fournisseurs : Les fiches fournisseurs permettent de consigner les informations sur les fournisseurs. Vous retrouvez facilement les besoins à commander qui ont été créés dans les travaux. L'application permet de créer et suivre vos commandes. Vous gérez les contrats que vous avez avec vos fournisseurs : contrats de maintenance, contrats cadres. Disponible sur Android Suivi des Clients : La liste des clients permet de créer un annuaire de vos clients. Vous retrouvez facilement les ventes à facturer qui ont été créés dans les travaux. Le module permet de suivre l ensemble du processus de facturation et d imprimer vos factures. Gérer les Utilisateurs : CapiLog permet à votre personnel de travailler conjointement en partageant leurs informations. Vous pouvez enregistrer la présence des équipes (postes, astreintes, congés ). Les utilisateurs peuvent enregistrer leurs demandes d absences dans un outil central. Suivi des prospects : Vous y retrouvez toutes les informations sur vos contacts. Vous pouvez enregistrer les actions à réaliser (appels, rdv ) et suivre vos projets et les offres associées. Disponible sur Android Gestion des préventifs et des modes opératoires : Vous simplifiez le suivi de vos travaux récurrents. Le logiciel calcule les échéances des actions et vous permet de les planifier. Vous capitalisez les modes opératoires dans l'outil et facilitez leurs réalisations par l'ajout de photos et le référencement du matériel nécessaire. Vous pouvez intégrer des points de mesures afin de suivre l évolution au cours du temps. DOCU-Q01 Page 5 sur 13 Validité : juin 2015

7 Gestion des Compteurs : Afin de faciliter vos relevés, vous pouvez enregistrer vos compteurs et organiser vos rondes. Une ronde est une liste de compteurs à relever. Vous pouvez ensuite visualiser l évolution de vos compteurs grâce au suivi des compteurs. Disponible sur Android Gestion des Cartes : Vous intégrez vos plans et identifiez les salles et équipements sur les plans. Vous enregistrez toutes les informations liées à vos bâtiments (surfaces, attributs ). Vous pouvez ainsi faire des sélections et faire des calculs automatiques. Disponible sur Android Planification : Vous pouvez vérifier la disponibilité des installations et planifier des heures d'utilisation. Des rapports vous permettent de suivre les taux d utilisation en fonction des utilisateurs et si besoin de facturer l utilisation du matériel. Caisse à Outils : CapiLog vous donne les moyens de maitriser votre matériel: matériel individuel, collectif ou spécifique pour les opérations de maintenance. Vous pouvez identifier chaque outil et repérer où il est rangé. Gestion du logiciel : Vous administrez le contenu de votre base de données de manière très simple. Vous avez la possibilité de modifier le paramétrage de l application ainsi que les modules utilisés afin de répondre à de nouveaux besoins. Pour préparer vos réunions ou rédiger des comptes rendus, vous pouvez faire des analyses claires et précises de vos données en toute simplicité en enregistrant les rapports et indicateurs. "Nous cherchions une solution pour maitriser la maintenance de nos simulateurs climatiques, nous avons choisi CapiLog pour son ergonomie et sa capacité à proposer des réponses sur mesure." Isabelle JOUANNEAU, Ingénieure d'étude CNRS CEREEP - ECOTRON DOCU-Q01 Page 6 sur 13 Validité : juin 2015

8 Personnalisation des modules Nous pouvons personnaliser nos modules, ou même les adapter sur mesure à vos besoins. Pour ce faire, nous proposons 3 versions : Standard : Vous utilisez le module dans sa version standard. Personnalisée : Nous pouvons par exemple modifier les intitulés des menus, modifier un format d impression. Sur-mesure : Nous pouvons faire évoluer ou développer de nouvelles fonctionnalités pour répondre précisément à votre besoin. Ordinateurs fixes et portables Tablettes et Smartphones Suivi des Prospects Organisation des Travaux Gestion des Stocks Gestion des Equipements Suivi des Fournisseurs Suivi des Clients Suivi des Utilisateurs Administration Gestion des Préventifs et Modes opératoires Gestion des Compteurs Gestion des Cartes Planification Caisse à Outils Capi Interv - Organisation des Travaux Capi Rondes - Gestion des Compteurs Capi Commandes - Gestion des Commandes Capi Mat - Gestion des Cartes et équipements Capi Stock - Gestion des Stocks Versions disponibles Standard Personnalisée Sur-Mesure : Version disponible pour le module Nicolas GUILLON Ingénieur projet CapiLog et développement d applications personnalisées «Je suis à l écoute de vos idées pour mettre en place une solution qui répond précisément à vos besoins.» DOCU-Q01 Page 7 sur 13 Validité : juin 2015

9 Les packs CapiLog Nous proposons différents Packs, afin de pouvoir s adapter au mieux à vos besoins Packs CapiLog Equipement Stock Travaux Capi CRM Prospects Travaux Capi Interv Stocks Capi Stock Equipements Commandes Contrats fournisseurs Factures (Suivi clients) Suivi des Utilisateurs Préventifs et Modes opératoires Gestion des Compteurs Gestion des Cartes Réservation Devis Présence du personnel Administration Capi Contact Légende : inclus dans le Pack Pack Equipement: Ce pack est idéal pour la gestion de la maintenance de vos installations techniques et le suivi des réservations. Pack Stock : Ce pack permet la gestion de pièces de rechange, des consommables et des produits chimiques. Pack travaux : Ce pack permet la gestion et le suivi de vos interventions sur le terrain, ainsi que la collecte des données. Pack Capi CRM : Ce pack est idéal pour la gestion commercial et le suivi de vos prospects. Pack personnalisé : Nous pouvons vous proposer des packs adaptés à vos besoins. Nous sommes à votre écoute pour choisir les modules à utiliser et vous fournir un chiffrage précis. Retrouvez le détail du contenu des modules CapiLog page 12 DOCU-Q01 Page 8 sur 13 Validité : juin 2015

10 Mise en service du logiciel dans votre entreprise Nous vous accompagnons dans toutes les phases de la mise en services du logiciel : 1. Rencontre : Vous nous exposez vos besoins et ensemble, nous définissons les modes d utilisation de CapiLog (suivi des travaux, des équipements, stocks, ). 2. Paramétrage : A partir de vos besoins, nous préparons un paramétrage qui répond à vos attentes. De plus, si vous souhaitez intégrer des données (que vous possédez sur Excel ou une autre base de données) vous pouvez nous les envoyer. A partir de ces fichiers, nous importons vos données dans CapiLog afin que vous puissiez commencer dans les meilleures conditions. 3. Essai : CapiLog étant utilisable en ligne, vous pouvez essayer sans avoir à installer CapiLog. Durant la phase d essai, nous sommes à votre écoute pour préciser les paramétrages et trouver les solutions la plus adaptées à vos attentes et les mettre en œuvre à distance. 4. Lancement du logiciel : Dès que vous êtes convaincus de la pertinence de notre solution, nous la mettons en service dans votre entreprise. 5. Formation : CapiLog est intuitif ce qui réduit la durée des formations. La société CapiTechnic n impose pas de formation cependant, afin de vous permettre de travailler efficacement nous vous encourageons à suivre notre programme de formation. CapiTechnic a un numéro d agrément pour intégrer les formations dans votre plan de formation. Les formations sont dispensées sur votre site ou dans nos locaux. Retrouvez le détail des formations sur 6. Accompagnement : Durant vos premiers pas avec CapiLog, nous vous accompagnons, n hésitez pas à nous faire part de vos difficultés ou vos besoins d évolution pour faire correspondre exactement CapiLog à vos attentes. Option : Si vous achetez une licence serveur, nous pouvons vous proposer d utiliser CapiLog en ligne les 6 premiers mois afin de valider que les solutions et les paramétrages proposés répondent à vos besoins et si besoin, nous pouvons intervenir à distance pour vous apporter des solutions. DOCU-Q01 Page 9 sur 13 Validité : juin 2015

11 Délais de mise en service : Grâce à la mise à disposition du logiciel sans installation et à la prise en main rapide du logiciel par les utilisateurs, nous vous assurons des délais réduits pour la mise en service de CapiLog. Nous respectons au maximum vos exigences en termes de temps car nous savons que cela est important pour vous. "[..] l'ensemble des équipes PACK'Réalisations a rapidement pris l'outil en main. Aujourd'hui c'est en termes de rentabilité et productivité que nous confirmons notre choix." Bruno DETALLANTE, Directeur Administratif / Administrative Manager, PACK'Réalisations Prestations proposées pour vous accompagner dans le démarrage de CapiLog : Etapes de mise en service Démarrage Démarrage + Premium Audit de votre service Rédaction du cahier des charges Organisation des données Remplissage des listes de choix Activation des options d affichage Contrôle de fonctionnement Utilisateurs et périmètre d utilisation Intégration du premier fichier de données Accompagnement des utilisateurs formés Rédaction d un manuel utilisateur synthétique Un indicateur sur mesure Utilisation en ligne (6 mois gratuits dans le cadre de l achat) Garantie de fonctionnement (gratuit) 1 an 1 an 2 ans Légende : inclus Marlène LOCQUET Ingénieur projets CapiLog «De la définition de vos besoins à la mise en service de CapiLog, je vous accompagne tout au long de votre projet.» DOCU-Q01 Page 10 sur 13 Validité : juin 2015

12 Configuration matérielle requise L installation de CapiLog ne nécessite pas d investissement matériel particulier. Notre GMAO est conçue pour être fluide et réactive, et ce, avec une configuration matérielle classique. Configuration mate rielle pour l installation de CapiLog sur votre serveur Matériel : Processeur : Pentium IV 2 GHz ou supérieur RAM : 2Go Espace disque libre : 10 Go (pouvant évoluer en fonction de la documentation à stocker) Logiciel : Système d exploitation : Windows (à partir de XP et 2003 Server), Linux ou UNIX Serveur web : Apache (pour une autre solution : nous contacter) Serveur d applications : PHP v5 paramétré pour envoi de mail Contactez-nous pour avoir la liste précise des extensions utilisées par votre projet Base de données : MySQL (pour une autre solution : nous contacter) En cas de doutes, contactez notre service technique au Configuration des postes utilisateurs Matériel : Moniteur : résolution minimum , conseillée Ram : 512 Mo conseillé Logiciel : Système d exploitation : Windows 2000 et +, Linux, MacOs Navigateur : Chrome conseillé, Internet Explorer (7 et +), Firefox, Opéra ou Safari Acce s par tablettes ou Smartphones Matériel : Ecran : résolution à partir (et taille minimale 4") Logiciel : Système d exploitation : Windows, ios ou Android. Smartphone Android ou Tablette Android (par exemple Samsung S3 ou LG Nexus 4 ou Nexus 7 ) Pour faire un essai : connectez-vous sur et demandez votre base d essai (créée en 2 minutes) DOCU-Q01 Page 11 sur 13 Validité : juin 2015

13 Détail du contenu de chaque module Organisation des Travaux Travaux Planning Historiques Capi Interv Description et suivi des travaux à réaliser sur les équipements. Planification des travaux à la semaine avec possibilité d afficher les arrêts de production. Historiques des travaux et visualisation des coûts sur une période. Gérez vos travaux sur votre Smartphone ou Tablette Gestion des Préventifs et Modes opératoires Travaux récurrents Travaux préventifs enregistrés dans la base générant automatiquement des alertes. Modes Opératoires Points de mesure Détail des modes opératoires pour réaliser les actions de maintenance avec possibilité de prendre des photos. Points de mesures pour suivre les usures (par exemple). Gestion des Equipements Equipements Arborescence Décomposition Réservations Par groupes Hebdomadaire Mensuelle Semestrielle Equipements avec possibilité d associer de la documentation. Rangement des équipements sous forme d arborescence. Décomposition des équipements en sous-ensembles fonctionnels. Réservation des équipements avec un affichage par groupes. Planification des réservations avec un affichage hebdomadaire. Planification des réservations avec un affichage mensuel. Planification des réservations avec un affichage semestriel. Gestion des Cartes Cartes Capi Mat Gestion des Compteurs Compteurs Rondes Tableaux de bord Capi Ronde Gestion des cartes de vos bâtiments ou sites. Accédez à vos cartes sur votre Smartphone ou Tablette Enregistrement des compteurs (eau, gaz, électricité, km..). Création de rondes afin d organiser la collecte des données sur le terrain. Affichage de tableaux de bords afin de suivre des consommations. Faites vos relevés de compteurs sur votre Smartphone ou Tablette Gestion des Stocks Stock et articles Approvisionnement Mouvement de stock Dangers Inventaires Capi Stock Liste et description des articles en stock. Gestion des approvisionnements d articles (sur stocks mini ou manuellement). Enregistrement des mouvements de stock (sorties ou retour). Identifications des dangers relatifs à un article. Modules de saisie des inventaires complets ou tournants. Gérez vos stocks sur votre Smartphone ou Tablette Suivi des commandes Fournisseurs Besoins à commander Commandes Contrats Fournisseurs Capi Prep Liste et description des fiches fournisseurs. Liste des éléments à commander. Module de création et de suivi des commandes. Suivi des contrats cadres sur les prix ou contrats d entretien des équipements. Réceptionnez les commandes sur votre Smartphone ou Tablette DOCU-Q01 Page 12 sur 13 Validité : juin 2015

14 Suivi des Clients Clients Ventes à facturer Contrats clients Devis et commandes Factures Liste et description des fiches clients. Liste des ventes réalisées. Suivi des contrats clients possibilité d intégrer des formules de révision de prix. Rédaction et suivi de devis jusqu à la facturation en passant par la réalisation. Facturation des interventions. Caisse à Outils Caisse à outils Outils Liste des outils mis à disposition d une équipe ou pour intervenir sur un équipement. Liste des outils référencés sur vote site. Suivi des Utilisateurs Utilisateurs Groupes Contrôle d accès Habilitations Ensemble des fiches utilisateurs ce qui permet de gérer les droits d accès. Groupement des utilisateurs. Possibilité de filtrer les accès par site ou ordinateur. Gestion des habilitations par utilisateur et nécessaires sur les équipements ou les travaux. Présence et absences Présence Demandes d absence Planification Suivi des présences du personnel. Rédaction des demandes d absence et validation par la hiérarchie. Planning croisé du personnel et des travaux pour organiser la réalisation des travaux. Administration Archivage Pointages Travaux Transactions Export Excel Import Excel Module d archivage pour figer les données et accélérer le fonctionnement de la base. Gestion et suivi des pointages. Gestion et suivi des travaux. Gestion et suivi des transactions. Export des données sur Excel (vous pouvez sélectionner les données à exporter). Import des données depuis un fichier Excel. Rapports Standards Sur mesure Rapports standards. Rapport sur mesure en fonction de vos besoins. Paramétrages Général Attributs Personnalisation Mise à jour Paramétrage de CapiLog. Pour ajouter des attributs aux équipements et aux articles du stock. Ajout ou retrait de champs sur les pages des autres modules. Mise à jour de l application. Connexions autres applications Préparation d export Export Connexion LDAP Préparation d un export vers une autre application. Export des données vers une autre application. Connexion à un annuaire LDAP. DOCU-Q01 Page 13 sur 13 Validité : juin 2015

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