CRM PERFORMANCE CONTACT

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1 CRM PERFORMANCE CONTACT PREMIUM 3ème génération Un concentré de haute technologie pour augmenter de 30 % vos rendez-vous Le Vinci, 2 place Alexandre Farnèse Avignon Tél : + 33 (0) Télécopie : + 33 (0)

2 Créez vos campagnes En toute simplicité et autonomie Créez une nouvelle campagne en un seul clic! Créer une nouvelle campagne en quelques secondes grâce à la fonction «Copier», Choisir le mode d appels* le mieux adapté en fonction de votre cible à prospecter (cible de professionnels ou de particuliers). Gérez vos scripts - argumentaires Dupliquer vos scripts les plus complexes en quelques secondes et en toute autonomie, Différents scripts sont à votre disposition, choisissez celui qui convient à chacune de vos campagnes. Paramétrez vos appels Déterminer combien d appels sont à effectuer pour chaque fiche, de façon automatique, Définir un délai entre chaque appel : exemple : choisissez qu un répondeur détecté soit rappelé automatiquement toutes les 3 heures, jusqu au nombre de fois maximum, Choisir des filtres pour éviter les appels inutiles et pouvoir les désactiver à volonté : code postal ou zone déjà prospectés par la concurrence, cible peu judicieuse pour la période etc. D un seul coup d œil évaluez l état d avancement de vos campagnes Activer ou désactiver une campagne ou plusieurs campagnes, Lancer une ou plusieurs campagnes d appels en même temps et sur des modes d appels différents*, Modifier le ratio d appels en mode prédictif pour accélérer ou réduire la cadence de réception d appels de vos agents, Choisir le mode d appels* selon vos objectifs et votre cible (prédictif, preview, manuel). Obtenez immédiatement des informations précises pour une action ciblée Visualiser le nombre de listes attribué à chaque campagne, la répartition et le profil des fiches appelées/non appelées, Définir l ordre d exploitation des fiches selon vos souhaits : ordre aléatoire, fiches les plus anciennes, les plus récentes, les plus appelées, les moins appelées Traiter les fiches selon leur statut d appel (intéressé, hors cible, déjà équipé ) faut-il les réinjecter, si oui, quand, combien? 2

3 Pilotez vos campagnes Avec facilité selon vos choix * Les modes d appels à votre disposition Prédictif : Le logiciel lance plusieurs appels simultanément pour chaque agent connecté et détecte les répondeurs, personnes absentes, lignes occupées, pour mettre en relation un agent avec un prospect qui décroche. Le mode prédictif est celui utilisé pour appeler des particuliers car il permet de distribuer automatiquement le maximum d appels à vos agents. Preview : Le logiciel vous permet de visualiser la fiche prospect avant que l agent décide d appeler ou pas la fiche présentée. Manuel : L agent décide de lancer les appels selon son choix, sur des numéros externes ou présents dans le fichier d appels. écran de visualisation de vos campagnes 3

4 Contrôlez et supervisez vos fichiers d appels La précision en 1 clic! Visualisation immédiate de l ensemble de vos fichiers Vous pouvez attribuer un ou plusieurs fichiers à chacune de vos campagnes et contrôler facilement chaque fichier. Contrôle précis de l évolution du traitement de chaque fichier Vous connaissez en permanence le nombre de fiches appelées, le nombre de fiches non appelées, le nombre de fiches totales. Intégration instantanée d un nouveau fichier par téléchargement Vous intégrez vos fichiers (communes à prospecter) très facilement grâce à notre système de téléchargement simple et rapide. Elimination des doublons, Performance Contact CRM fait le tri pour vous en 1 clic! La garantie pour vous de n appeler un prospect qu une seule fois : lors du téléchargement, notre logiciel contrôle et supprime les doublons automatiquement. Consultation des appels émis via un historique détaillé Vous visualisez le jour et l heure précise à la seconde, la durée de l appel, l identité de l agent émetteur et accédez aux écoutes des enregistrements*. Vous suivez précisément l historique de vos appels pour chaque fiche traitée. Gestion et organisation simplifiées Vous pouvez activer ou désactiver un fichier (définitivement ou temporairement), préparer des fichiers à l avance et ainsi organiser votre production sereinement. * Tous les appels passés sont enregistrés et archivés plusieurs mois sur notre logiciel pour améliorer la formation de vos agents et vous donner le moyen infaillible de contrôler tous vos appels. 4

5 Contrôlez et supervisez vos fichiers d appels La précision en 1 clic! écran de visualisation des listes ( fichiers d appels ) par campagne 5

6 Maîtrisez votre production en temps réel Même à distance Maîtrisez votre production en temps réel Vous connaissez en permanence l état de votre production, même si vous vous trouvez à l autre bout du monde : Les agents connectés, en appel, en pause... Un code couleur vous permet de savoir immédiatement qui fait quoi et d entreprendre sans délai des actions d amélioration ou correctives, Le nombre d appels lancés, en attente et passés pour chaque agent, Les agents affectés à chaque campagne et selon vos besoins, individuellement ou par groupe, vous pouvez modifier leur affectation en quelques clics. Un double système d écoute de vos agents en temps réel A tout moment et en temps réel vous pouvez écouter les conversations de vos agents avec vos prospects, Vous pouvez même intervenir en toute discrétion auprès de votre agent lors d une conversation avec son prospect sans que ce dernier ne vous entende. Un avantage idéal en période de formation d un agent. Contrôle efficace de la qualité des rendez-vous PERFORMANCE CONTACT CRM regroupe dans une rubrique distincte toutes vos fiches rendezvous, le déroulement détaillé de chaque entretien avec son enregistrement associé. Visibilité permanente de la production PERFORMANCE CONTACT CRM offre une visibilité parfaite sur vos rendez-vous ( journée, semaine, mois, année, campagne). Vous choisissez vos critères de recherche, tout est clairement et rapidement identifié, pour une maîtrise totale de votre production sur la période de votre choix. Des outils de suivi performants Ils vous permettent de suivre l avancée de vos rendez-vous : validé, confirmé, reporté ou annulé. Un contrôle permanent via notre système d agenda en ligne synchronisé avec Google. 6

7 Maîtrisez votre production en temps réel Même sur plusieurs sites Personnalisation des fiches de rendez-vous Vos fiches rendez-vous sont personnalisées avec votre logo, les couleurs, typographies et informations de votre choix. Bénéficiez de supports bien conçus et pratiques pour vos conseillers en format Word. Véritables atouts de travail, ces fiches véhiculent aussi une image qualitative et personnalisée de votre société. Rapidité de transmission Quelques clics et vos fiches rendez-vous sont transmises au format universel Pdf. Liaisons Multi-sites Un exemple, vous avez la majorité de vos agents sur Tours mais aussi quelques agents à Bordeaux, une autre équipe à Paris, rien n est plus facile, où qu ils se trouvent vos agents accèdent à votre logiciel installé sur l un de nos serveurs sécurisés. Nombre d agents illimité Vous pouvez tout à fait vous équiper de 12 licences tout en gérant 24 ou 36 agents. Notre CRM vous permet de déterminer le nombre d agents nécessaires pour répondre à la souplesse de votre organisation par équipes. 7

8 Maîtrisez votre production en temps réel Des écrans de contrôles précis écran de suivi de la Production en temps réel Vous visualisez aussitôt le nombre d appels en cours, le nombre d agents connectés, le nombre d appels en attente Un code couleur simple vous permet de savoir immédiatement quel agent est en ligne, quel agent est en attente et enfin quel agent est en pause! 8

9 Maîtrisez votre production en temps réel Un suivi de vos rendez-vous complet écran de suivi et de consultation des rendez-vous 9

10 Des statistiques Claires et détaillées Des données complètes et immédiatement exploitables PERFORMANCE CONTACT CRM met à votre disposition un ensemble complet de statistiques, sous forme de tableaux Excel exportables, ainsi que sous une forme graphique. Ces statistiques sont disponibles à tous niveaux pour vous apporter un puissant outil d aide à la décision par campagne par liste ou fichier par agent. L ensemble de ces statistiques peut être croisé afin de répondre à toutes vos demandes ou interrogations. Contrôle de votre production et de vos connexions Toutes vos statistiques vous permettent d obtenir et de contrôler dans le détail, les temps de connexion pour chaque campagne et chaque agent. Ainsi, même sans être présent auprès de vos agents vous connaissez sur la période désirée - l ensemble de leurs connexions, temps d appels, production de rendez-vous ainsi que la répartition de leurs appels par statut. Stockage des enregistrements de toutes les communications Pour votre sécurité et améliorer la formation de vos agents, notre solution procède à l enregistrement et au stockage en temps réel de l ensemble des communications de vos agents. Vous pouvez ainsi à tout moment vérifier et contrôler les entretiens téléphoniques qui ont eu lieu entre vos agents et vos prospects, un gage de transparence de part et d autre! 10

11 Des statistiques Claires et détaillées écran de suivi des statistiques par utilisateur 11

12 Des statistiques Claires et détaillées écran de consultation et d écoute des enregistrements par utilisateur 12

13 Un système d agenda performant Synchronisé via Google Bénéficiez d un système d agenda extrêmement performant PERFORMANCE CONTACT CRM a développé un système d agenda pour vous permettre de gérer la prise de vos rendez-vous en tenant compte de l agenda de vos conseillers. Ainsi vos agents peuvent planifier les rendez-vous des conseillers selon les plages horaires réellement disponibles de vos conseillers. Pour améliorer encore ce système, les rendez-vous planifiés sur notre système d agenda sont transférés en temps réel sur les agendas Google de vos conseillers, cela automatiquement sans aucune intervention! Vos conseillers connaissent ainsi immédiatement les rendez-vous qui apparaissent sur leur agenda. L envoi automatique de vos rendez-vous par mail Pour vous simplifier la tâche, notre logiciel envoie automatiquement à vos conseillers la fiche rendez-vous au format universel Pdf. 13

14 Un système d agenda performant Synchronisé via Google écran de consultation des agendas En un coup d œil visualisez l ensemble des agendas de vos conseillers sur une semaine pour connaître les charges de travail de chaque conseiller. Vous pouvez aussi visualiser les agendas, par jour et par mois. 14

15 Des outils de communication Multi-canaux Un système de «chat» pour une communication fluide Notre système de «chat» permet à l administrateur d informer en temps réel ses agents de toutes les modifications ou événements les concernant (demande de rendez-vous de la part d un conseiller, modification des objectifs, etc.). écran d utilisation du Chat L interactivité privilégiée Vos agents peuvent répondre et/ou interroger l administrateur en simultané : les informations sont transmises en temps réel! Un système de «sms» Votre interlocuteur se trouve à l extérieur de votre société, gardez le contact en lui adressant un sms depuis notre logiciel. 15

16 DES AGENTS MOTIVÉS ET PERFORMANTS Une motivation accrue augmente la performance La motivation et l implication de vos agents sont essentielles PERFORMANCE CONTACT CRM a créé une interface destinée à vos agents pour qu ils puissent : Accéder à leurs statistiques de production, à leurs enregistrements, pour s auto évaluer et suivre leurs objectifs, Organiser, planifier et lancer leurs rappels, Communiquer de façon interactive avec leur hiérarchie via le système de «chat», Consulter au préalable les fiches des prospects à partir de leur numéro de téléphone, afin d adapter et préparer leur argumentaire pour leur futur entretien, Suivre leurs objectifs et accéder aux fiches des rendez-vous qu ils ont pris, sur une journée, une période et sur une ou plusieurs campagnes, Accéder au système d agenda pour y noter leurs rendez-vous. écran de consultation des rendez-vous de l agent (Fiche rendez-vous et enregistrements) 16

17 EVOLUTIVITÉ ET INNOVATION PERMANENTE La réussite à votre portée Réalisez des gains de productivité considérables L équipe d ingénieurs de Performance Contact développe en permanence de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux évolutions techniques et aux nouvelles demandes. Garants d un savoir faire d une haute technicité, notre objectif est de vous apporter les solutions les plus simples à vos préoccupations les plus complexes. Notre logiciel est un concentré de performances techniques alliant souplesse et ergonomie. Vous le constaterez lors de son utilisation, la prise en main est rapide et intuitive afin de vous faire réaliser d importantes économies de temps pour augmenter la productivité de vos équipes. Une installation rapide sans modifications techniques Déployé sur une architecture Web, PERFORMANCE CONTACT CRM est accessible via un simple navigateur et permet même à vos agents de travailler depuis leur domicile (HomeShoring). L installation de notre solution et la formation de votre personnel se fait sur une journée et demi seulement et ne demande aucune modification technique de vos locaux ni de votre installation téléphonique. L installation de vos PC reste simple, chaque PC est relié par un câble RJ45 à une liaison ADSL, SDSL ou fibre optique. Une ligne simple ADSL permet de faire travailler 4 agents maximum. Voici les 2 seuls pré-requis pour l installation de notre solution : Une ligne ASDL 20 Méga de bonne qualité et dédiée à votre service télémarketing (un minimum de débit montant de 750 kbit/s permet de connecter jusqu à 5 postes) au-delà de ce nombre de postes il faut passer sur une ligne SDSL de 2 Méga. L installation de vos PC est en réseau. Seul le PC de l administrateur a besoin d être équipé de Word et Excel pour gérer le logiciel. L essentiel de PERFORMANCE CONTACT CRM : Une mise en place simplifiée adaptée à toutes les tailles d entreprises, Une solution personnalisée pour répondre à vos besoins spécifiques, Une utilisation intuitive pour vous simplifier les tâches et optimiser votre temps, Une solution High Tech des plus performantes pour développer votre productivité, Une solution multi-sites pour répondre à l évolution et au développement de chaque entreprise. 17

18 Augmentez de 30% votre productivité Des résultats immédiats Gagnez en efficacité Notre logiciel gère et lance automatiquement les appels à la vitesse que vous décidez sur plusieurs fichiers à la fois. Le résultat est simple : aucun temps perdu à composer des numéros de téléphone et à attendre le décrochage par le prospect, de même ce n est plus votre personnel qui décide d appeler un nouveau prospect puisque les appels sont lancés automatiquement par notre solution. Votre prospection est optimisée car chaque prospect est appelé automatiquement plusieurs fois, jusqu à ce que le prospect soit chez lui et décroche. La hausse de la productivité est immédiatement constatée car votre personnel dialogue avec 2 à 3 fois plus de prospects sur le même temps de travail. Equipé de notre logiciel, simple d utilisation et rapide à mettre en œuvre, vous développez votre professionnalisme et augmentez fortement la productivité de votre équipe : réduction de la perte de temps liée aux tâches administratives, une vitesse de mise en relation avec les prospects triplée, une motivation de vos téléopérateurs accrue, leurs résultats et temps de travail étant suivis en temps réel et même à distance. DEU CHIFFRES POUR VOUS CONVAINCRE : UN CONCENTRE DE HAUTE TECHNOLOGIE POUR AUGMENTER A partir de 110,00 euros par mois et par poste en location, augmentez VOS de PRISES 30 % votre DE nombre RENDEZ-VOUS de rendez-vous! 18

19 Liste des fonctionnalités du CRM Fonctionnalités accessibles à l administrateur RUBRIQUES FONCTIONNALITéS VERSION PREMIUM V3 # Permet d activer et/ou de désactiver une ou plusieurs campagnes # Permet de paramétrer la méthode d appel en choisissant entre le prédictif et le manuel # Permet de paramétrer le ratio d appel (nombre d appels simultanées lancé par agent) # Permet de choisir l ordre d appel des fiches (aléatoires, les plus anciennes, les plus appelées etc.) # Permet de paramétrer les statuts à recycler manuellement dans une campagne # Permet de réinjecter des fiches et de récupérer des fiches perdues CAMPAGNES # Permet de gérer les qualifications par campagne # Permet d activer et/ou de désactiver une ou plusieurs qualifications sans les supprimer # Permet de personnaliser les qualifications par campagne # Permet de paramétrer le recyclage automatique par campagne en définissant les qualifications, la durée et le nombre de fois # Permet de voir le nombre de liste attribué à chaque campagne # Permet d ajouter une nouvelle campagne # Permet de copier une campagne # Permet de mettre en place un ou plusieurs filtres par campagne 19

20 RUBRIQUES FONCTIONNALITéS VERSION PREMIUM V3 # Permet d afficher toutes les listes # Permet d afficher les listes par campagne # Permet d activer et/ou de désactiver une ou plusieurs listes sans les supprimer # Permet de visualiser le traitement de chaque fiche dans chaque liste # Permet de visualiser le nombre de fiches traitées, non traitées dans chaque liste # Permet d ajouter ou de supprimer une ou plusieurs listes # Permet d attribuer à chaque liste un script différent LISTES # Permet d ajouter un nouveau script # Permet de copier un script sur une liste # Permet de modifier un script sur une liste # Permet de configurer la fiche RDV en définissant les champs qui devront apparaître dans cette dernière # Permet de voir le nombre d appels sur une fiche et consulter son historique # Permet de lister les fiches selon plusieurs critères : La campagne, la liste ou les listes, la période, la ou les qualifications, le ou les filtres, la combinaison de un ou de plusieurs critères énumérés précédemment # Permet de voir tous les utilisateurs qui ont traités la fiche # Permet de télécharger le fichier # Permet lors du téléchargement du fichier de choisir le contrôle de la duplication dans la liste, la campagne ou le système # Permet de faire le suivi de la production en temps réel # Permet de faire l écoute en temps réel des agents # Permet de récupérer les RDV avec leur fiche et leur enregistrement # Permet d afficher les RDV par date d appel ou date de modification # Permet de télécharger les fiches RDV en format Word # Permet de télécharger les fiches RDV en format PDF SUIVI PRODUCTION # Possibilité de modifier le contenu des données dans fiche RDV avant de la télécharger # Permet d afficher les RDV du jour ou d une période d une ou plusieurs campagnes # Permet d afficher les RDV par date de prise de RDV ou par date de RDV # Permet d afficher les RDV par leurs niveaux (validé, confirmé, reporté, annulé) # Permet d envoyer le RDV par mail # Permet d obtenir des statistiques en temps réel 20

21 Liste des fonctionnalités du CRM Fonctionnalités accessibles à l administrateur RUBRIQUES FONCTIONNALITéS VERSION PREMIUM V3 # Permet de gérer les agents UTILISATEURS # Permet d affecter les agents à différentes campagnes # Permet de créer des groupes d agents # Permet d avoir les statistiques par campagne ou sur plusieurs campagnes # Permet d avoir les statistiques par liste STATISTIQUES # Permet d avoir les statistiques par utilisateur # Permet d avoir les enregistrements de toutes les communications # Permet d avoir le temps de connexion d un ou de plusieurs agents # Permet de planifier les RDV dans des agendas (avec synchronisation sur Google agenda) AGENDA # Permet de gérer les agendas # Permet de configurer le ou les agendas des utilisateurs et des commerciaux # Possibilité de modifier le niveau d un RDV dans l agenda (validé, confirmé, reporté, annulé) et ce dernier sera modifié automatiquement dans la rubrique SUIVI DE PRODUCTION SMS # Permet d envoyer des SMS en personnalisant le contenu (en option) # Permet d ajouter ou de supprimer des licences pour la téléphonie # Permet de configurer les accès aux agendas SYSTÈME # Permet de configurer les mails et de personnaliser l affichage du mail par éditeur # Permet d attribuer un logo au mail et de personnaliser le texte d envoi du mail # Permet d attribuer un logo à la fiche RDV CHAT # Permet de communiquer avec les agents par messages sous forme de «chat» 21

22 Liste des fonctionnalités du CRM Fonctionnalités accessibles à l agent RUBRIQUES RENDEZ-VOUS FONCTIONNALITéS # Permet à l agent de consulter les fiches des rendez-vous effectués sur une journée ou sur une période sur une ou plusieurs campagnes # Permet à l agent d écouter les enregistrements des rendez-vous effectués sur une journée ou sur une période sur une ou plusieurs campagnes VERSION PREMIUM ACTIVITé # Permet à l agent d accéder à l historique de son activité sur la journée ou sur une période sur une ou plusieurs campagnes (temps de pause, d appel, d attente, de communication, de qualification de fiche etc.) TEMPS D APPEL # Permet à l agent de récupérer le temps d appel par qualification sur une période sur une ou plusieurs campagnes APPEL SORTANT # Permet à l agent de consulter tous les appels sortants sur une période, sur toutes les campagnes traitées # Permet à l agent de récupérer les enregistrements du jour ou d une période pour toutes ENREGISTREMENT ses communications # Permet à l agent de planifier des rappels RAPPELS # Permet à l agent de planifier ses propres rappels et de les classer dans un tableau qui est accessible à tout moment # Permet à l agent d accéder à ses propres rappels et de lancer l appel directement en cliquant sur le n de téléphone AGENDA # Permet à l agent de noter les rendez-vous dans des agendas CHAT # Permet à l agent de communiquer avec son responsable par messages sous forme de «chat» Le Vinci, 2 place Alexandre Farnèse Avignon Tél : + 33 (0) Télécopie : + 33 (0)

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