Vademecum. Solutions numériques

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1 Vademecum 1 Solutions numériques «La visioconférence est l ensemble des techniques et outils qui permettent et facilitent la communication à distance»*

2 2 1) Visioconférence, Webconférence : des solutions de communication à distance 2) Comparatif, avantages et inconvénients 3) Solutions de communication à distance 4) Des choix de solutions en fonction de contextes d usage 5) Le débit, un élément prépondérant 6) Skype 7) Google Hangouts 8) Scopia Desktop 9) Adobe Acrobat Connect 10) Matériel dédié de visioconférence 11) Glossaire

3 Solutions techniques pour la communication à distance 3 De manière schématique, on distingue deux procédés techniques : Les systèmes de visioconférence «tout-enun» basés sur du matériel dédié (hardware) Les solutions logicielles ou d équipements pour optimiser les fonctionnalités d un ordinateur de bureau

4 Des solutions de communication et des applications 4 Partager de la connaissance* Espace de travail partagé Annuaires électroniques Bibliothèques FAQ Communication à distance Organiser et coordonner Outils de synchronisation Outils de gestion des tâches Les agendas partagés Travailler en groupe (travail partagé) Partage d applications Partage et édition de documents Forums - Travail collaboratif (en petit ou grand groupe) - Formation à distance (classe virtuelle) - Information (suivi de conférence en salle, webinaire ) Communiquer et collaborer Voix, messagerie, Messagerie instantanée Conférences audio, web Visio

5 Système de visioconférence 5 Jusqu à 2 participants : Le réseau télécom IP ou RNIS est une solution fonctionnelle. Au-delà de 2 participants : Nécessité d avoir un pont de visioconférence -soit via un matériel spécifique placé sur le réseau télécom -Soit intégré à une station de visioconférence (pont interne). Le pont fédère les échanges et assure la transmission des flux vidéos. Contraintes : - assurer l interopérabilité et la compatibilité avec les autres équipements. Bien se renseigner avant tout investissement! - Avoir un débit suffisant : - >384 kbits/s pour assurer qualité et fluidité - Avoir moins d 1% de perte de paquets de données (indispensable) - Avoir un délai de transit (latence) inférieur à 200ms Mesurer son débit - Et une variation de ce délai inférieure 30 ms

6 Webconférence 6 Avantages : Cette visioconférence développée pour le Web (réseau IP/RNIS) -offre un ensemble varié de fonctionnalités -permet d organiser des réunions via une plateforme virtuelle -permet d utiliser des logiciels et plateformes gratuits. Ex: OpenMeetings, cam-conf, Jitsi, Ekiga Contraintes: - Privilégier une connexion SDSL (symétrique) pour assurer une qualité de débit suffisante. Le nombre d utilisateurs et le type de besoins (son/image/données) impactent ce débit. - Solutions gratuites (en général non dédiées à l usage professionnel) : moindre qualité des transmissions et nombre plus restreint d utilisateurs qu avec des solutions payante

7 Comparatif entre système de visioconférence et Web conférence 7 Différences: Techniques, coûts, pratiques, et besoins Points communs: recours à des terminaux et réseaux (internet/local) Réponse à trois niveaux d utilisation - Information => le participant est récepteur. Ex : A s s i s t e r à une c o n f é r e n c e à d i s t a n c e - Communication => le participant est émetteur et récepteur. Interactivité voix/image Ex : P a r t i c i p e r à une f o r m a t i o n à d i s t a n c e - Collaboration => le participant est récepteur, émetteur et acteur Interactivité voix/images/données Ex : C o n t r i b u e r à u n e p r o d u c t i o n c o m m u n e l o r s d u n e r é u n i o n de t r a v a i l à d i s t a n c e

8 Systèmes dédiés, solutions logicielles/web : avantages et inconvénients 8 Systèmes dédiés Avantages - Qualité des transmissions (SDSL) - Sécurité des données - Système de visioconférence adaptable à l environnement - Gain de temps, d argent Solutions logicielles/web - Gain de temps, d argent - Pas d investissements majeurs ni de prérequis matériels (hors connexion + PC) - Simplicité d installation et d utilisation - Mobilité facilitée Inconvénients - Exemples de produits Coût élevé - Moins de fonctionnalités que la web conférence - Mobilité réduite du système - Connexion SDSL nécessaire et onéreuse - Polycom, Cisco (Tandberg), Radvision, Microsoft Lync - - Risque concernant la confidentialité des données (via FAI* et FAH*) - Contraintes techniques éventuelles (qualité du débit ) Vidyo, Skype, Hangouts, Scopia Desktop, Adobe Connect pro

9 Des choix de solutions en fonction de contextes d usage 9 1 Travail en petit groupe 3 Travail en grand groupe 2 Quelle situation? 4 Formation à distance 5 Conférence/ séminaire à distance

10 Le débit : un élément prépondérant Les débits montant et descendant sont primordiaux pour transmettre les flux audio et vidéo, ou les données data (partage de documents ). Recommandation: disposer d au moins 512 kb/s symétriques pour un usage standard (ex: simple communication). Au-delà, pour bénéficier de conditions correctes de travail raisonner en fonction du contexte d usage et du nombre de participants selon que l on souhaite privilégier le son, l image et/ou les données. Pour connaître l état de son débit : cliquez sur «mesurer son débit». 10 FAIBLE CORRECT BON 128kb/s 512kb/s 2 512kb/s 2mb/s 2mb/s et + Nombre d utilisateurs maximum conseillé 5 5 et + Retour solutions Mesurer son débit

11 Fonctionnement d un système de visioconférence 11 Au moins 512kb/s Au moins 1mb/s Retour solutions

12 Les solutions présentées Solutions Situations & usages Fonctionnalités Tarification Skype Hangouts Travail collaboratif (2-10 utilisateurs) Formation, information (en direct/ en différé) Travail collaboratif (2-10 utilisateurs) Formation, information (en direct/ en différé) Visioconférence, partage de documents, messagerie instantanée, partage d écran Webconférence, partage de documents, messagerie instantanée, intégration vidéos youtube et Google+ Gratuit/payant. Sous forme de crédit ou d abonnement.* Ex: 17,24 /mois pour les appels vocaux illimités vers fixes et mobiles en Europe. Gratuit 12 Scopia Conférence interactive Formation Information Travail collaboratif (petit, grand groupe) Visioconférence, partage de documents, chat, enregistrement vidéo, salle virtuelle Multiples tarifications possibles sur devis Ex : service webconférence MDECS Lozère : 500 /an pour un usage illimité Adobe Acrobat Connect Pro Conférence interactive Formation Information Travail collaboratif (petit, grand groupe) Visioconférence, partage de documents, chat, enregistrement vidéo, salle virtuelle Multiples tarifications possibles sur devis. Ex : /200 connexions simultanées Matériel dédié Travail collaboratif, conférence interactive, information. (jusqu à 10 sites connectés) Visioconférence Enregistrement vidéo Présentation documents Equipement matériel : Maintenance (3ans) + pont: 4000 Retour solutions

13 Skype, l outil historique Logiciel phare de communication à distance, proposé par Microsoft. 13 Equipement nécessaire : Ordinateur (Mac, Linux, Windows) + Webcam + connexion internet + micro/haut parleurs (+casque) Compatible avec : ordinateur, téléphone (mobile, fixe), tablette, téléviseur Fonctionnalités gratuites : Appels (entre utilisateurs Skype), messagerie (vidéo, instantanée ), partage (envoi de fichiers, partage d écran ) Nouveau : Appels audio et vidéo à destination de n'importe quel utilisateur Skype (jusqu à 10). Limitation d'usage : 100h/mois, 10h/jour, 4h/appel, messagerie instantanée et partage de fichiers Fonctionnalités payantes : Appels vers fixes et mobiles*, envoi de sms, Skype Wifi Comment procéder? Télécharger et installer le logiciel Skype, créer un compte. Conseils d ergonomie : Skype conseille de se limiter à 5 participants pour la visioconférence. + d infos Retour solutions Vidéo

14 Google Hangouts 14 Google Hangouts est un service gratuit de messagerie instantanée et de visioconférence proposé par Google. Equipement nécessaire : Ordinateur+ webcam + connexion Internet + micro+ casque/haut-parleurs Compte Google+ pour l accès à toutes les fonctionnalités. Navigateurs compatibles : Google Chrome, Safari, Internet Explorer ou tablette ou téléphone portable + connexion Internet + Compte Google+ pour l accès à toutes les fonctionnalités Fonctionnalités : Appels vidéos (jusqu à 10), audio, partage (envoi de fichiers, partage d écran), messagerie (chat) + applications téléchargeables gratuitement. L applicatif «Hangouts en direct» permet de diffuser une visioconférence directement sur Google+, sur une chaîne Youtube ou un site Web. Comment procéder? Télécharger l extension Hangouts pour Chrome Ou activer Hangout dans Gmail / Google+/appareil mobile Activer/se connecter à un compte Hangouts - Débits conseillés: 2 participants : 1 mbits/s montant ( ) et descendant ( ) Retour solutions 2 participants et + : 1mbits/s et 2 mbits/s Mesurer son débit

15 Scopia Desktop 15 Scopia est un service payant de visioconférence HD via Internet. Equipement nécessaire : Ordinateur+ webcam + connexion Internet + micro+ casque/haut-parleurs Fonctionnalités : -Réunion à 2 ou en plus grand groupe - Partage de données - Option enregistrement de la réunion - Salles de réunions virtuelles personnelles - Chat - Messagerie instantanée - Comment procéder? Simple service à installer. Un des avantages du système réside dans la facilité et la rapidité d'installation Mesurer son débit Retour solutions Vidéo

16 Adobe Connect 16 Adobe Connect Pro est une solution de web conférence payante permettant d'organiser des réunions, formations en ligne ou encore des webinaires. Equipement nécessaire: Ordinateur + Webcam + micro + casque au /haut-parleurs Fonctionnalités: Conférence en ligne, salle virtuelle, partage de fichiers, gestion des flux vocaux (voip), partage de tableau blanc, messagerie instantanée, partage d écran, visioconférence. Comment procéder? Télécharger l applicatif sur l ordinateur. L initiateur de la réunion envoie un lien cliquable aux participants. Jusqu à 1500 participants par conférence selon la formule de tarification choisie. /!\ Il existe une version gratuite limitée à 3 utilisateurs : Adobe Connect Now (voir ici ) Mesurer son débit Retour solutions Vidéos*

17 Exemple d une solution de visioconférence dédiée (CGET*) 17 Equipement matériel : Système «tout-en-un» Polycom HDX7000 : Codec + Caméra HD rotative + TV + écran de projection + rétroprojecteur + micro connexion SDSL (100 mbits/s). Installation technique réalisée par l Université d Auvergne, qui est prestataire de service en rendant accessible un pont de visioconférence. Connexion en SDSL (100 mbits/s) obligatoire pour assurer le transit du trafic. Pont multipoint intégré pour organiser de la visioconférence multi-site. Tarification de l utilisation du service au volume de communication Comment procéder? Réservation de ponts de visioconférence + transmission d un code aux autres participants. Interopérabilité et compatibilité avec un maximum d utilisateurs. Le modérateur organise et gère la réunion (plan technique et pratique). Fonctionnalités : Visioconférence, partage de contenus, partage de présentations et vidéos en direct, tableau blanc intégré. Conseil pratique : Une réunion de + de 10 participants est compliquée à gérer. Retour solutions Mesurer son débit

18 Réseaux : Glossaire 18 TCP/IP : Transmission Control Protocol /Internet Protocol : ensemble des protocoles utilisés pour le transfert des données sur Internet. Internet: réseau informatique mondial basé sur le protocole TCP/IP. Il rend accessible le "Web 2.0" ou Web collaboratif. Intranet : Réseau fondé sur la technologie IP, réservé aux communications internes d'une entreprise ou d'un organisme. Débit : Le débit est une mesure de la quantité de données numériques transmises par unité de temps. Il est souvent exprimé en bit/s, kbit/s, ou Gbit/s. Le débit montant désigne les données émises par l utilisateur depuis sa connexion Internet. Le débit descendant désigne la réception par l utilisateur de données. Une connexion symétrique SDSL (Symmetric Digital Subscriber Line) est une technique d accès qui permet d avoir un débit d émission égal à celui de réception. Elle se distingue ainsi d une connexion ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line), asymétrique, dont le débit montant est inférieur au débit descendant.

19 Glossaire (suite) 19 Terminaux : Boitier Codec, Caméra, micro, haut-parleurs Codec : Compression-Décompression / Codage-Décodage. MCU : Multi Control Unit. Equipement permettant d établir une visioconférence à + de 3 participants. Matériel ou sous forme logicielle, les fonctionnalités varient en fonction du constructeur (Tandberg, Polycom, Radvision ) Compatibilité : Capacité d un produit/système à fonctionner avec d autres produits ou systèmes. Ex: une visioconférence entre un système tout-en-un et un ordinateur portable connecté à la visioconférence.

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