Préparer une visio conférence

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1 Le principe Réunir un ou plusieurs interlocuteurs distants pour communiquer (par texte, son, vidéo) et partager des documents.

2 Le principe La visio conférence se déroule dans une salle virtuelle. Elle peut accueillir plusieurs participants. Le flux vidéo passe par un pont de visio (serveur) fournis par la société Radvision. Le client Web de visio se nomme SCOPIA L'infrastructure d'ensemble certifiée E.N. répond aux normes de sécurité destinées à assurer la protection des mineurs sur Internet.

3 Les pré-requis matériels La salle accueillant les élèves Les participants (élèves et interlocuteurs) L'ouverture d'une salle de visio-conférence L'utilisation de Scopia La présentation d'un document Le Tni : quelle plus value? Conseils de dernière minute

4 1 - Les pré-requis matériels

5 Les pré-requis matériels Selon le nombre de participants les exigences ne sont pas les mêmes : Pour un groupe réduit : un ordinateur + Internet explorer avec un vidéo projecteur. Le CODEC Aethra Communication est l'idéal : qualité image et micro cardioïde. Une connexion de 2 megabits SDSL minimum (le maxi de la bande p. doit être dispo) Le CODEC ou l'ordinateur doivent être paramétrés au préalable lorsqu'ils sont utilisés en établissement.

6 Les pré-requis matériels Pour une assemblée : Utilisation du CODEC est préférable (qualité) mais l'option ordinateur de bureau reste envisageable. Un vidéo projecteur de bonne facture selon luminosité de la salle Un matériel d'amplification du son de bonne qualité également (éviter les enceintes bas de gamme).

7 Les pré-requis matériels Le son : Dans une classe, le son produit par la voix de l'intervenant est suffisant pour être audible par le public présent. Le micro de l'ordinateur est de préférence déplaçable pour les besoins de ce dernier. Dans une salle de conférence, il faut prévoir un dispositif qui permette de récupérer le signal émis par le conférencier dans le micro (fixe) du CODEC (ou de l'ordinateur) pour l'amplifier et le diffuser dans la salle de conférence (impossible d'utiliser deux micros côte à côte).

8 2 - Disposer la salle de conférence

9 La classe Dans la mesure du possible, il faut disposer la salle en U ou arc de cercle afin de : Mettre tout le groupe au premier plan. Améliorer la visibilité du groupe pour l'interlocuteur distant. Penser à faciliter les déplacements devant la caméra

10 L'image du vidéo projecteur doit être bien visible par tous. Le CODEC (ou l'ordinateur) doit être muni d'un micro sans fil (ou ayant une bonne longueur) pour le cas où le public souhaite intervenir sans déplacement. Prévoir une personne désignée pour faire circuler le micro.

11 3 Les participants (élèves et interlocuteurs)

12 Le public doit être initié au préalable afin d éviter l'euphorie de la nouveauté. Les consignes doivent être données concernant la prise de parole des auditeurs (ordres de passage et contenus). Les déplacements éventuels sont préparés et organisés (fluidité des déplacements).

13 4 - L'ouverture d'une salle de visioconférence

14 L'ouverture d'une salle de visio conférence est demandée au Pôle TICE via le Correspondant TICE de l'établissement ou le Point Acar Une salle est ouverte pour une durée demandée, sous la forme d'un numéro de salle à 6 chiffres suivi : D'un code pin D'un code modérateur : 9999

15 Il n'y a pas de restriction concernant : La durée d'ouverture d'une salle Le nombre de salles demandées Le nombre d'invités (une dizaine en pratique)

16 Il existe deux types de salles : Image de qualité standart Image Haute définition A moins d'être absolument sûr du débit supporté par le réseau, la préférence ira vers la qualité standart.

17 5 - L'utilisation du client SCOPIA

18 L'application SCOPIA est utilisé sur exclusivement : Pour un premier usage, le client Radvision est proposée à l'installation automatiquement dès l'ouverture de l'adresse Internet suivante : L'installation prend 10 minutes mais les protections implémentées sur le réseau pédagogique impose l'intervention du technicien Informatique de l'établissement.

19 A l'ouverture, il faut saisir un nom quelconque (Collège X classe Y) le numéro de salle et le code Pin de la réunion. A l'ouverture de la salle, une fenêtre apparait avec Les fonctionnalités de SCOPIA Une fenêtre vidéo avec vignette (s) Un espace Chat

20 Le modérateur : Il est désigné par les intervenants Il détient un code PIN spécifique Il coupe le son et/ou l'image en fonction des interventions. Une demande d'intervention est réalisée en cliquant sur la petite main. Son action est déterminante pour l'encadrement de la visioconférence.

21 6 - La présentation d'un document

22 Le bouton de présentation de document permet de : Partager le bureau de l'ordinateur Partager une application spécifique ouverte sur le bureau (diaporama, texte, tableur). Effectuer des annotations simples sur un document à l'aide d'un stylo ou d'un surfaceur. Cette fonction n'est pas disponible sur MAC/Safari

23 La fonction de présentation de document : Ne permet pas à un interlocuteur d'intervenir à distance sur le document présenté.

24 Enregistrer une visio conférence Cette fonction permet l enregistrement d une visio et sa diffusion en streaming à partir du pont SCOPIA. L accès à la ressource peut être protégé par mot de passe. Attention aux droits d auteur et au droit à l image!

25 7 - L'utilisation d'un TNI : Quelle plus value?

26 L'utilisation d'un TNI permet : De piloter la visio conférence tout en restant au tableau. D'annoter plus facilement un document avec le stylet et face au public. D'intervenir sur le document gràce au logiciel qui pilote le TNI : stylos, surfaceurs, règles, calculette, lecteur vidéo Dans ce cas, l'ordinateur devra disposer de ressources mémoires suffisantes.

27 Mais attention! La prise en main du TNI demande un investissement en terme de formation Le placement de la caméra (Webcam) doit être repensé si l'interlocuteur se déplace devant le TNI.

28 Dernier conseil

29 Comme pour toute séance mettant en oeuvre un support technique important Faire un test préalable et...

30 Prévoir un plan B!

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