DSI - Pôle Infrastructures / Multimédia CONTEXTE SUJET. Projet de Manuel d utilisation du Pont de Visioconférence et Téléconférence MLTD00141V02V 02 V

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1 Département du Système d Information CONTEXTE SUJET référence version statut DSI - Pôle Infrastructures / Multimédia Projet de Manuel d utilisation du Pont de Visioconférence et Téléconférence 02 V créé le par Djamel BAHAMID mis à jour le par Djamel BAHAMID validé le par Julio MARTINS et Djamel BAHAMID Péremption, archivage et restriction de diffusion Nature de la restriction : confidentiel, diffusion restreinte, diffusion interne, restriction annulée

2 Table des mises à jour du document version date objet de la mise à jour Création du document Compléments apportés au document. INSERM Page 2 sur 11

3 Table des matières 1 Préambule Logiciel de réservation VISIOCONFERENCE Consulter l aide : Création d un compte : Création d une salle : Modification d une salle : Suppression d une salle : Réservation d une réunion : Nouvelle réservation : Copier une ancienne réservation : TELECONFERENCE GLOSSAIRE INSERM Page 3 sur 11

4 Utilisation du Pont de Visioconférence et de Téléconférence de l Inserm 1 PRÉAMBULE Un service (RMS : Remote Meeting Service) de réservation de la ressource visioconférence et téléconférence mutualisé entre l Inserm, CNRS, INRA et CERN est opérationnel. Ce service RMS (Remote Meeting System) a pour fonction principale de fournir des salles (virtuelles) de visioconférence H323 (fonction de pont, MCU) et téléconférence avec un mécanisme de réservation, pour des utilisateurs équipés de téléphones (fixes ou portables), de systèmes de visioconférences H323/SIP dédiés tels que les stations Polycom par exemple, ou de logiciels de visioconférences H323 tels que Ekiga (Windows ou Linux) ou XMeeting (Mac OS X). Le système offre la possibilité de mixer les 3 types de connexion : téléphone (fixe ou portable), H323/SIP (visioconférence sur Internet), H320 (visioconférence sur réseau RNIS) au choix du participant. Des services annexes de streaming live, d enregistrement de visioconférence et de chat sont disponibles. Seules les personnes de l Inserm, du CNRS, de l INRA ou du CERN peuvent réserver une conférence. Pour réserver une salle, il faut avoir un compte sur le serveur. La participation à une conférence n est pas soumise aux mêmes contraintes. Ce pont est installé au Centre de calcul de l IN2P3 à Lyon. Il est accessible à tous les utilisateurs de l Inserm. 2 LOGICIEL DE RÉSERVATION 2.1 VISIOCONFERENCE Adresse du site : Ce site sert à déclarer, modifier, supprimer les appareils de visioconférence et à effectuer des réservations de réunions de visioconférence et de téléconférence. Nous pouvons faire l analogie entre un appareil de visioconférence et une salle de réunion, en général l appareil est installé à demeure dans une salle de réunion, l utilisation de cet appareil entraîne obligatoirement la réservation de la salle, c est pourquoi le site permet d inscrire des «salles». Il faut avoir au préalable créé un compte de connexion pour pouvoir déclarer des salles et effectuer des réservations, suivre les actions suivantes. INSERM Page 4 sur 11

5 2.1.1 Consulter l aide : Onglet «Aide et support» INSERM Page 5 sur 11

6 2.1.2 Création d un compte : Dans l onglet «Mon compte» «Créer» Il faut se connecter sur le site cliquer sur l onglet «MON COMPTE» puis sur la ligne «Créer». Le compte est validé en 24 H au maximum. Exemple : La validation se fait en général dans la journée. Le champ «Votre salle habituelle» pourra être rempli ultérieurement si la salle n est pas encore déclarée. Toute déclaration, création de salle ou réservation de réunion, est affectée à son créateur et ne pourra être modifiée ou supprimée que par ce dernier. INSERM Page 6 sur 11

7 2.1.3 Création d une salle : Il faut au préalable se connecter, onglet «Mon Compte», «Connecter», puis sélectionner onglet «Salle», «Nouvelle» Je vais prendre comme exemple la salle de visioconférence du DSI à Auteuil. Institution : INSERM Nom de la salle : INSERM-Auteuil Adresse IP : N ISDN : Il s agit du n Numéris de l appareil de visioconférence s il en existe un, laisser en blanc sinon, il est préférable d utiliser la norme de numérotation internationale ci-dessus. L utilisation de tirets, virgules et de parenthèses est à proscrire, exemple +33 (0) , cela oblige une ressaisie du numéro par l administrateur du pont. L utilisation d espace permet une meilleure lisibilité et ne gêne aucunement la numérotation. Nom d alias : à ne pas remplir pour le moment, correspond à une norme de numérotation que nous n avons pas encore mise en place. Type de l alias : idem ci-dessus visio.auteuil@inserm.fr Il s agit du courriel du gestionnaire de la salle de réunion ou du propriétaire s il s agit d un appareil individuel. En cas de réservation, il recevra par courriel l invitation à la réunion. Téléphone : , il s agit du n de téléphone du gestionnaire ou du propriétaire de l appareil, utiliser la norme internationale. Fuseau horaire : GMT+1, Zurich, Paris, Berlin, Rome, Prague, très utile pour les visioconférences internationales. INSERM Page 7 sur 11

8 Commentaires : Salle DSI -Auteuil. Fonctionne sur Numéris et IP. Non obligatoire, il s agit d informations complémentaires. Type d équipement : Polycom HDX 9004, dénomination de l appareil. Utile surtout en cas de problème Modification d une salle : Il faut au préalable se connecter, onglet «Mon Compte», «Connecter», puis ongle «Salle», «Rechercher» Si votre compte correspond au champ propriétaire, vous obtiendrez la fenêtre ci-dessous. Vous devrez vous adresser à l administrateur du site pour pouvoir modifier le nom de la salle ou du propriétaire Suppression d une salle : Vous devrez vous adresser à l administrateur du site pour pouvoir supprimer une salle Réservation d une réunion : Nouvelle réservation : Il faut au préalable se connecter, onglet «Mon Compte», «Connecter», puis onglet «Conférence», «Nouvelle» 1 ère ligne : Date : sélectionner une date sur le calendrier qui s activera en cliquant sur ce champ. Heure : sélectionner l heure de début de la réunion. Durée : sélectionner la durée de la réunion 2 ème ligne : INSERM Page 8 sur 11

9 Entrer le titre (l objet) de la réunion. Mettez un titre le plus court possible et évitez les caractères accentués. N.B : Titre de conférence : Les contraintes imposées par le nommage des fichiers d'enregistrement et des URL RTSP de streaming fondé sur le nom des conférences imposent de nommer celles-ci uniquement avec les caractères alphanumériques (A-Z, a-z, 0-9) ; les espaces seront aussi substitués par des underscore (_). 3 ème ligne : Préciser des renseignements supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez par contre utiliser les caractères accentués. 4 ème ligne : Par défaut, le courriel du demandeur peut être modifié. 5 ème ligne : - Cochez la case si vous souhaitez enregistrer la visioconférence ; l enregistrement au format MPEG sera accessible dans l'espace document de la conférence quelques heures après la fin de celle-ci. Si vous souhaitez conserver cet enregistrement il est recommandé de le télécharger sur votre ordinateur. Etant donné le volume relativement élevé (300 Moctets par heure), les enregistrements vidéo seront effacés, sans préavis, 8 jours à compter de la fin de la conférence. - Indiquer les adresses courriel des participants, séparées par une virgule en cliquant sur le champ adéquate. Il existe une recherche avec les annuaires LDAP (non effectif pour l Inserm). - Champ suivant : Choisissez le nom de(s) salle(s) concernée(s) par la visioconférence. Après enregistrement, vous verrez apparaître sur votre navigateur une page récapitulant votre demande qui sera envoyée à l administrateur du site. La validation de la demande entraînera l envoi d un courriel aux destinataires suivants : au responsable de la demande, aux participants pour lesquels vous aurez indiqués les adresses de messagerie, aux gestionnaires des salles concernées. Ce message récapitulera la date et l heure, l objet de la réunion, les sites concernés et précisera site par site le n à composer (IP ou Numéris) Vous trouverez ci-dessous une copie du message récapitulant votre demande, courriel qui sera envoyé à tous les participants. RMS réservation de visioconférence CONFERENCE Titre : TeleConference -- Date : 04 juin Heure : 11:30:00 heure locale -- Duree : 00:30:00 -- Numero à appeler : ---- IP : ISDN : +33 (0) TEL : +33 (0) Identifiant numerique : (terminer par #) -- Code PIN : 7796 (terminer par #) WEB COMPAGNON streaming, document, chat, etc STREAMING Pour suivre cette conference directement depuis votre lecteur de streaming (RealPlayer ou QuickTime) connectez-vous sur : --- rtsp:// /conf_h263_g711u_384000_7796_teleconference (384 Kbts/s) --- rtsp:// /conf_h263_g711u_768000_7796_teleconference (768 Kbts/s) INSERM Page 9 sur 11

10 -- Code PIN : INFORMATIONS du responsable de la conference mailto:nieto@dsi.cnrs.fr -- Proprietaire mailto:nieto@dsi.cnrs.fr -- Commentaires : DOCUMENTS PASSWORD : 7796 Ne pas tenir compte des vitesses de connexion, j avais sélectionné le plus rapidement possible. Attention : N étant pas l expéditeur du message, vous ne recevrez aucun message d erreur en cas de mauvaise saisie d adresse. Lors de la connexion au pont, écoutez attentivement les messages vocaux. Il faut positionner votre télécommande en site distant (touche loin pour les viewstations), taper au clavier numérique le n de la conférence, dans notre exemple puis terminer la frappe par la touche #, vous suivrez la même procédure pour le code qui sera demandé aussitôt après, dans notre exemple 7796 puis #. Vous pouvez également vous déplacer avec les touches de direction de votre télécommande. Enfin, une conférence ouverte est disponible pour effectuer quelques tests : CAFE avec l identifiant Copier une ancienne réservation : Il faut au préalable se connecter, onglet «Mon Compte», «Connecter», puis onglet «Conférence», «Rechercher» Vous pouvez également dupliquer une ancienne réservation. Il suffit d aller rechercher cette réunion, d actualiser les dates et de valider. Cette possibilité vous permet de planifier le même type de réunion sans avoir à tout ressaisir. Si vous avez à le faire fréquemment, retenez le n de visioconférence, cela accélèrera la recherche. 2.2 TELECONFERENCE Le cheminement est le même que pour une visioconférence. Les participants ne paieront que les frais de communication téléphonique du site d appel vers le Pont Codian basé au centre de calcul de l In2p3 à Villeurbanne (Lyon). Urgence téléphone : Appeler : , demander Olivier Drevon ou le service de visioconférence. mail : mcu-in2p3@cc.in2p3.fr 3 GLOSSAIRE H320 Protocole de visioconférence sur le réseau ISDN (Numéris en France), H323 Protocole de visioconférence sur le réseau IP (Internet), SIP Protocole de visioconférence et téléphonie sur le réseau IP (Internet), Présence continue : (Par opposition à commutation). Les participants de chaque sites voient sur leurs écrans la totalité (ou une grande partie) des sites connectés et cela en permanence par division de l'écran en plusieurs images. INSERM Page 10 sur 11

11 Commutation : (à la voix, par opposition à présence continue). Dans ce mode les participants des différents sites voient le site qui parle, celui-ci voyant alors le dernier site qui a parlé avant lui. Site, Salle (de visioconférence). Il peut s'agir d'un équipement de salle ou d'un équipement personnel disposant d'une connectivité H320 et/ou H323. S'il a une connectivité H323 il devra obligatoirement disposer d'une adresse IP fixe ou passer par un Gatekeeper. Pont (de visioconférence). C'est un équipement qui permet d'interconnecter plusieurs sites entre eux et quelles que soient leur connectivité (ISDN ou IP) et leur vitesse de raccordement. Le terme de MCU est aussi utilisé pour désigner cet équipement. Streaming, capacité de suivre de façon passive une conférence avec un lecteur Real Player ou QuickTime. INSERM Page 11 sur 11