Baccalauréat professionnel GESTION ADMINISTRATION

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1 Baccalauréat professionnel GESTION ADMINISTRATION

2 1 Ouvrir un compte Google Appuyer sur le bouton connexion de la page d accueil de Google. Appuyer ensuite sur le bouton. Remplir le formulaire d inscription. NB : une autre adresse électronique valide n est pas nécessaire pour la création d un compte Gmail Valider le formulaire. Groupe TICE Pilotage Page 2 sur 15

3 2 Personnaliser sa page d accueil Google Appuyer sur le bouton connexion de la page d accueil de Google. Cliquer sur le lien igoogle. Supprimer les gadgets inutiles. Cliquer sur le bouton Ajouter gadget. Saisir le nom du gadget. Rechercher le gadget. (Agenda Documents Gmail) Ajouter le gadget à la page. Retourner sur la page igoogle. Définir igoogle comme page par défaut. Groupe TICE Pilotage Page 3 sur 15

4 3 Consulter et saisir son agenda Lancer Google. Rechercher Google Agenda. Se connecter. Afficher l agenda par jour, semaine mois Sélectionner le jour, la semaine, le mois pour lequel les rendez vous doivent être notés. Saisir un évènement : - Cliquer sur le jour et la plage horaire. - Modifier les détails de l évènement (dates, horaires, commentaires ). - Enregistrer les modifications. Modifier les détails de l évènement saisi. Groupe TICE Pilotage Page 4 sur 15

5 4 Ajouter un agenda Dérouler le Menu Mes Agendas. Sélectionner créer un agenda. Nommer l agenda. Ajouter une description. Ne pas rendre l agenda public. Groupe TICE Pilotage Page 5 sur 15

6 5 Partager son agenda Sélectionner l agenda à partager. Cliquer sur le lien Paramètres de l agenda. Cliquer sur le lien de l agenda à partager. Sélectionner l onglet «Partager cet agenda». Entrer l adresse Gmail de la personne avec laquelle l agenda sera partagé. Choisir les paramètres d autorisation : - Apporter des modifications et gérer le partage ; - Apporter des modifications aux évènements - Afficher le détail des évènements ; - Afficher uniquement les éléments de disponibilités. Enregistrer les paramètres. Sélectionner l onglet Notifications pour notifier les modifications de l agenda partagé. Groupe TICE Pilotage Page 6 sur 15

7 6 Ajouter un agenda partagé Dérouler la liste. Choisir Ajouter l agenda d un ami (qui souhaite partager son agenda). Saisir l adresse Gmail de l ami qui a partagé son agenda. la L agenda de l ami apparaît dans la liste des autres agendas. Dérouler la liste des paramètres. Changer la couleur d apparence des évènements de l agenda de l ami de façon à distinguer les évènements saisis sur les deux agendas. Afficher uniquement l agenda permet de faire apparaître un agenda ou les 2 agendas en même temps. Insérer un évènement et choisir l agenda à mettre à jour. Groupe TICE Pilotage Page 7 sur 15

8 7 Utiliser un planificateur d évènement (Organiser une réunion) Doodle est un planificateur d évènements. Doodle est une application en ligne qui permet rapidement de créer des sondages pour connaître les choix et les disponibilités des participants à un événement que vous organisez. Doodle transmet aussitôt par courriel les liens d administrateur et d invitation à votre événement. Il ne vous reste plus qu à envoyer le lien d invitation à vos participants pour qu ils puissent rapidement sélectionner les heures qu ils préfèrent pour s inscrire à l événement. De votre côté, vous pouvez suivre l évolution des inscriptions avec votre lien administrateur. Aucune inscription n est nécessaire pour créer un Doodle mais elle est recommandée pour un meilleur suivi. Ce service est gratuit et multilingue. Ouvrir un compte n est pas obligatoire. Mais cela permet de gérer plus facilement les différents évènements qui sont organisés Créer un évènement : - Se connecter à l adresse suivante : - Appuyer sur le bouton Planifier un évènement. Groupe TICE Pilotage Page 8 sur 15

9 Étape 1 Saisir : - le titre de l évènement ; - la description ; - le nom du créateur. Si l adresse électronique du créateur est saisie, il reçoit un mél de confirmation de création (recommandé). Étape 2 Choisir les dates de l évènement, en mode : - Vue jours ; - Vue calendrier ; - Texte libre. Étape 3 Préciser les horaires de l évènement : Saisir au format horaire 00:00 (pas de texte). Copier la première ligne sur les autres si les horaires sont identiques pour tous les jours. Les horaires peuvent être différents entre les jours. Ajouter des créneaux horaires supplémentaires. Paramétrer DOODLE Le participant répond en cochant une case Oui / Non. Le participant voit ou non les réponses des autres. Le nombre de réponses peut être limité pour les participants. Le nombre de participants peut être limité en fonction d une quantité de places disponibles. Groupe TICE Pilotage Page 9 sur 15

10 Étape 4 Inviter les participants Le créateur crée un message électronique avec son application de messagerie et fournit le lien de participation (recommandé). Doodle envoie l invitation si le carnet d adresse est importé sur Doodle. Le paramétrage est terminé Un message confirme la création de l évènement et affiche : - le lien qui permet de gérer l évènement (visualiser les réponses des participants ). - le lien à envoyer aux participants de l évènement. Un dossier «évènement» peut y être créé pour retrouver tous les sondages effectués au cours de l année. Groupe TICE Pilotage Page 10 sur 15

11 LA RÉPONSE DES PARTICIPANTS Chaque participant reçoit par mél l adresse de l évènement auquel il doit participer et pour lequel une action est demandée. En fonction du type d évènement et des options paramétrées par l administrateur, le participant : - s identifie ; - effectue son ou ses choix ; - saisit un commentaire ; - enregistre son ou ses choix. Le participant reçoit un message de confirmation. LA GESTION DES PARTICIPATIONS L administrateur : - modifie les paramètres de l évènement ; - visualise les réponses des participants et effectue son choix. Il transmet sa décision par mél aux participants ; - imprime le résultat du sondage ; - gère les réponses des participants ; - supprime l évènement lorsque la décision est prise. Groupe TICE Pilotage Page 11 sur 15

12 8 Créer une carte heuristique FreeMind est une application libre et gratuite qui permet de créer des cartes heuristiques ou carte des idées. (mind map en anglais). Un peu de théorie Freemind est un logiciel libre et gratuit qui permet de réaliser des cartes heuristiques Selon Wikipédia, une carte heuristique (du grec ancien εὑρίσκω, eurisko, "je trouve"), appelée aussi carte des idées, schéma de pensée, carte mentale, arbre à idées ou topogramme (mind map en anglais), est un diagramme qui représente les connexions sémantiques entre différentes idées, les liens hiérarchiques entre différents concepts intellectuels. La carte heuristique (mind map, carte d organisation des idées ou carte mentale) est un outil d usage personnel ou collectif, utile à la prise de notes, la recherche d idées, l élaboration d un plan, l apprentissage, la révision, la mémorisation, l oral, la valorisation des idées ou d une présentation en public... C est une façon pratique et visuelle de résumer et de présenter des informations. Cela permet de les situer et de les hiérarchiser. C'est le plus souvent une représentation arborescente des données. Une p'tite découverte Tutoriel Cliquer sur le lien ci dessous (ou le saisir) : aixmarseille.fr/phy_chi/menu/logiciels/didacticiels/freemind.htm Quelques précisions : Aller à la ligne : - Sélectionner le nœud ; - Éditer comme nœud long ; - Réaliser la présentation. Insérer des hyperliens Il est possible d'insérer le contenu ou l arborescence d un dossier Windows : - Sélectionner le nœud ; - Dérouler le menu Fichier ; - Importer l arborescence des répertoires. Il est également possible d'insérer une adresse électronique (même procédure que pour une adresse Internet). Groupe TICE Pilotage Page 12 sur 15

13 Un peu de pratique Dans un premier temps Réaliser l'arborescence de la 1ère journée Dans un deuxième temps Reproduire l'arborescence de la 1 ère journée pour les suivantes en réalisant un copier coller après sélection des nœuds à copier Insérer une image ou une icône ou une adresse Insérer une image Insérer un lien avec adresse internet Insérer une icône Groupe TICE Pilotage Page 13 sur 15

14 9 Utiliser Google Docs Google Docs permet de : - Créer des documents de base Importer des fichiers Google Documents accepte les formats de fichiers les plus courants (DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.). Son interface est conviviale, similaire aux applications de bureau, et permet d éditer en toute simplicité. - Partager des documents Saisir simplement l'adresse e mail des personnes avec qui le document est partagé. - Partagez instantanément les documents Dès leur connexion, les utilisateurs invités peuvent accéder aux documents partagés. Les documents peuvent être partagés en lecture seule ou en modification. - Collaborer avec d'autres utilisateurs en temps réel Plusieurs utilisateurs peuvent afficher et modifier un document en même temps. Une fenêtre de chat est intégrée à l'écran des feuilles de calcul et les révisions sont indiquées avec précision dans les documents, permettant de savoir ce qui a été modifié, l'auteur des modifications et le moment où ces modifications ont été apportées. Groupe TICE Pilotage Page 14 sur 15

15 Utiliser un formulaire de Google Doc - Ouvrir Google Doc. - Créer un formulaire. Ajouter une nouvelle question Choisir l arrière plan du formulaire Saisir la présentation du formulaire Paramétrer de la question Choisir le type de question Adresse du lien à communiquer aux utilisateurs Exemple de formulaire en ligne Feuille de réponse Dans la feuille de calculs générée automatiquement. Une mise en forme conditionnelle peut être appliquée afin de visualiser les bonnes et mauvaises réponses des utilisateurs. Groupe TICE Pilotage Page 15 sur 15

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