Le réseau et les tables virtuelles Synapse

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1 Le réseau et les tables virtuelles Synapse 1. Les tables virtuelles Synapse L organisation réseau Synapse et la campagne Cap sur l indépendance Les tables virtuelles de travail Coordination des tables Création d une table virtuelle Synapse Création d une nouvelle table virtuelle (un nouveau groupe Synapse) Invitation de membres à une table virtuelle Fondateur, modérateur, membres Principales fonctionnalités Répondre à une invitation Messagerie et discussions Fichiers, liens et photos Base de données Membres Sondages Agenda Gestion du groupe...17

2 1. Les tables virtuelles Synapse Synapse est une organisation réseau qui réalise une campagne permanente pour l indépendance du Québec soutenue par une coalition d organismes indépendantistes de la société civile. La campagne a pour thème Cap sur l indépendance. Synapse regroupe des outils d information aux militants, de diffusion de l information et de soutien au travail militant. Dans ce document, nous ne traitons que de ce dernier aspect : les tables virtuelles Synapse qui servent à organiser et à soutenir le travail militant. La première partie présente le concept du réseau et des tables virtuelles Synapse. La deuxième partie décrit comment elles sont créées et qui y a accès comme membre. La troisième partie présente une à une les principales activités qui peuvent être réalisées par les membres dans une table virtuelle. 1.1 L organisation réseau Synapse et la campagne Cap sur l indépendance La structure du réseau est illustrée par le schéma précédent où chaque cercle représente une table virtuelle Synapse. La liste des organismes de la coalition (à gauche), ainsi que celle des tables régionales (à droite) est non exhaustive. La table SynapseStratégie regroupe des représentants des organismes qui composent la coalition Cap sur l indépendance. C est la table qui prend connaissance de l évolution de la situation politique, établit la stratégie et décide des orientations générales de Cap sur l indépendance. La table SynapseCoordination regroupe les coordonnateurs des tables régionales Synapse implantées dans chacune des régions du Québec, ainsi que les animateurs nationaux. Son 2

3 rôle principal est la coordination des plans d action élaborés par les régions. Elle veille aussi à la croissance du réseau, rend disponible des outils de militantisme et peut lancer des campagnes nationales. La table SynapsePortailMilitant regroupe les animateurs nationaux impliqués dans l évolution du portail Cap sur l indépendance. Ce portail fournit aux militants du réseau des sources d informations, des documents, des capsules de formation, des outils de cyber militantisme et des liens aux portails des organisations indépendantistes La table SynapseCentreAnalyse regroupe les animateurs nationaux et les équipes travaillant sur le contenu et l argumentaire. Elle fournit de la matière pour la diffusion du message indépendantiste via le portail militant et par d autres moyens de diffusion tels que messages d alerte, courriels, facebook, twitter et aussi par les médias de masse. La table SynapseTechnique regroupe les informaticiens qui assurent le bon fonctionnement du réseau et son amélioration par l intégration de nouveaux outils de militantisme indépendantiste. 1.2 Les tables virtuelles de travail Les tables régionales et les cinq tables nationales fonctionnent toutes sur le même modèle, celui d un groupe Internet privé. Actuellement, on utilise le logiciel Yahoo! Groupes. Une table virtuelle est un lieu sur Internet accessible à ses membres par une adresse Internet. La table n est accessible qu aux membres. Elle est coordonnée par un ou plusieurs coordonateurs ou animateurs qui en assurent le bon fonctionnement et le respect des objectifs de Cap sur l Indépendance, ainsi que la liaison avec les autres tables. La table virtuelle est un lieu de réunion gratuit, permanent, toujours accessible, au moment qui convient à chacun, sans se déplacer. Elle évite de maintenir des fichiers de membres, des procès verbaux et beaucoup des tâches dans une organisation classique, de façon à consacrer toutes les énergies à l action indépendantiste. On peut y échanger des messages, lancer des discussions pour établir des priorités d action, voter si nécessaire, rendre accessible et consulter des documents ou des liens Internet, créer une base de données interne ou externe, construire un agenda collaboratif pour se coordonner. 1.3 Coordination des tables Les tables Synapse ont une large autonomie, ce qui permet de décentraliser les activités pour plus d efficacité. À l image du fonctionnement du cerveau, chaque table est une synapse, une interface entre ses membres et ceux des autres tables du réseau. L information qui circule entre les tables correspond à un influx nerveux qui dynamise l organisation réseau. Elle circule grâce aux animateurs, qui transfèrent des informations d une table à l autre. À titre d exemple, une table régionale décide d organiser une journée blitz media dans la région. Le coordonateur régional en informe SynapseCoordination dont il est membre. Les autres membres de cette table nationale indiquent des ressources disponibles (orateurs, guide d activité, etc). Également des coordonateurs d autres régions peuvent décider eux aussi d organiser une activité semblable dans leur région. Ils la propose à leur table régionale qui en discute l opportunité et les modes de réalisation. 3

4 L information peut aussi circuler dans l autre sens. La table SynapseStratégie peut décider d une campagne nationale, par exemple sur la langue, le contrôle de notre territoire ou nos ressources naturelles. La table SynapseCoordination en discute avec les coordonateurs régionaux et ceux- ci amènent la question dans leur table régionale pour préparer les activités dans la région. Grâce aux technologies de l information, ces opérations peuvent se faire en quelques heures ou quelques jours, alors que dans l organisation traditionnelle, il faut compter en nombre de semaines : réserver une salle, faire les convocations, préparer un ordre du jour, se réunir, transmettre l information aux autres groupes. 2. Création d une table virtuelle Synapse Voyons maintenant comment on crée une table virtuelle Synapse. Comme les tables ne sont vraiment fonctionnelles que pour un groupe d un maximum de 20 personnes, on peut être amené, particulièrement pour les tables régionales, à subdiviser une table. Nous allons maintenant créer une table fictive pour la région Ile d Anticosti dans le but de subdiviser la région Côte Nord. Nous supprimerons ce groupe à la fin. Notez que comme dans tout site Internet, vous pourrez toujours revenir à une page précédente au moyen des flèches dans votre fureteur Explorer, Firefox, Safari, Chrome ou autre. 2.1 Création d une nouvelle table virtuelle (un nouveau groupe Synapse) Pour ce faire, nous utilisons le logiciel Yahoo! Groupes disponible à l adresse Si vous être déjà dans un groupe, cliquer sur «Créer un groupe» (en haut à droite de l écran). L image de la page suivante apparaît. La création se fait en quatre étapes. La première étape est le choix d une catégorie. En écrivant «autres» dans la seule case disponible et en cliquant sur Rechercher, puis dans la liste qui apparaît en choisissant «Rencontres et discussions: Autres, vous obtenez l écran précédent. 4

5 Cliquez sur Placer mon groupe ici, ce qui termine la première étape et fait apparaître l écran de la deuxième étape La deuxième étape consiste à indiquer le nom du groupe, l adresse et la description du groupe. Inscrivez SynapseAnticosti dans les deux premières cases et un texte de description dans la troisième; puis Valider. La troisième étape consiste à choisir votre adresse courriel pour la réception des messages du groupe. Donner votre courriel habituel. Si on vous le demande, créer un nouveau profil Yahoo si vous n en avez pas et taper le code de validation, puis Valider. Il suffit de suivre les instructions. Voilà! Le groupe est créé. L écran suivant vous en informe. 5

6 Dans cet écran, cliquer sur Personaliser le groupe. C est une étape essentielle, car c est là où vous protégerez le caractère privé du groupe. Il y a encore trois étapes très brèves. Dans l écran de la première étape (image suivante), choisir«non, ne pas faire apparaître le groupe», laissez les deux autres telles quelles. Cliquer ensuite sur Suivant. Dans l écran de l étape 2, ne rien changer. 6

7 Cliquer encore sur Suivant. Dans l écran de l étape 3, ne rien changer également et cliquer sur Valider. L écran suivant montre que vous avez terminé la personnalisation. On vous informe que vous pourrez revoir ces paramètres plus tard dans la page Web du groupe, dans la rubrique «Gestion de groupe». Vous pouvez maintenant accéder à la page Web du groupe ou commencer à inviter des personnes à devenir membre, ce qui est l objet de la prochaine section. 2.2 Invitation de membres à une table virtuelle Il y a deux méthodes pour inviter des personnes à devenir membres du groupe. Méthode A : il s agit de faire apparaître l écran d invitation suivant, soit immédiatement en cliquant sur Inviter dans l écran précédent lors de la création du groupe, soit en cliquant sur Membres/Inviter dans la page Web du groupe lors que vous y êtes. Dans cette page, il suffit d inscrire un courriel dans la case prévue à cette fin. Mettez le vôtre pour le moment et cliquer sur Envoyer l invitation. Il est préférable d inviter les membres 7

8 un à un. S affiche alors le message qu ils recevront dans leur boîte de courriel. Cliquer sur Inviter au bas de ce message pour envoyer définitivement l invitation. La personne recevra l invitation et n aura qu à cliquer sur Rejoignez le groupe. Elle recevra une page d informations à remplir pour devenir membre du groupe. Méthode B : Allez dans la page la page Accueil du site Web et copiez l adresse servant aux inscriptions à ce groupe : Envoyer un message à votre futur membre contenant cette adresse lui demandant d y envoyer un message (vide). Essayez- le avec quelqu un de votre famille ou avec une autre adresse courriel que celle que vous utilisez dans ce groupe. Cette personne recevra quelques secondes plus tard un courriel l invitant à rejoindre le groupe et il n aura qu à cliquer sur Rejoignez ce groupe! Attention! Par l une ou l autre méthode, il est possible qu un membre apparaisse dans la liste des membres, du groupe, mais sans avoir accès au site Web du groupe. Cela lui permet de recevoir quand même les messages du groupe, mais sans avoir accès à tous les outils de réunion virtuelle. C est qu il a court- circuité la demande de profil Yahoo! ou n en a pas. L écran précédent montre la liste des membres du groupe. Ces adhésions incomplètes sont indiquées avec la mention (Demander Profil). Sur cette figure, notez que, contrairement au second membre qui a un compte Yahoo!, le premier membre, n en a pas. Vis- à- vis le nom de ce premier membre, cliquer sur Demander Profil. Une page à envoyer au membre apparaît pour lui demander de créer son identifiant Yahoo! Il suffit de cliquer sur Envoyer au bas de la page. Si l usager a de la difficulté à le faire, appelez- le et faites- le en même temps que lui au téléphone. L expérience montre que c est la partie difficile en général pour les personnes qui ne sont pas de fréquents utilisateurs d Internet. Ne vous laissez pas arrêter par cette difficulté. Ca vaut la peine de continuer. 2.3 Fondateur, modérateur, membres Allez maintenant dans votre site (adresse et cliquer sur l option Membres. L écran suivant apparaît, mais avec votre nom et le nom des membres que vous avez inscrit. 8

9 Notez la petite couronne bleue devant le premier nom. Cela signifie que cette personne est le fondateur du groupe, alors que l autre est un simple membre. Les membres disposent des capacités définies lors de la personnalisation du groupe (voir plus haut). Le fondateur du groupe peut modifier ces paramètres, intégrer de nouveaux membres ou en exclure. Il peut aussi transférer ses responsabilités à d autres membres appelés modérateurs. Dans l écran précédent, cliquez sur le mot «Modérateurs». Vous verrez qu actuellement, seul le fondateur est modérateur. Pour que le deuxième membre devienne modérateur, revenez à l écran précédent en cliquant sur le mot «Membres». En dessous du 2 ème nom, cliquer sur Modifier mon inscription. Dans la nouvelle page qui apparaît, vous pouvez convertir ce membre en modérateur ou en fondateur. Cliquer sur Convertir en modérateur. Au bas de la nouvelle page qui s affiche, déterminez les privilèges de ce modérateur. Cliquez toutes les cases sauf «Supprimer le groupe». Cliquer sur Convertir en modérateur et ensuite Appliquer. Constatez dans la liste des membres le résultat. Le deuxième nom est précédé d une petite couronne orange, signifiant qu il est désormais modérateur. Supprimer le groupe. Dans la page Gestion du groupe, vous retrouver les outils du fondateur. Cliquer sur Supprimer. 9

10 3. Principales fonctions de l environnement Yahoo Groupes Nous allons maintenant examiner un à un les outils disponibles aux membres et aux modérateurs d une table virtuelle. Pour ce faire, nous allons utiliser comme exemple le site SynapseCoordination. Pour votre part, essayez chaque fonction dans le site Synapse auquel vous êtes inscrit. 3.1 Répondre à une invitation et adhérer à Synapse Pour devenir membre d un groupe Yahoo!, et donc d une table de travail Synapse, il faut y être invité à moins d en être le fondateur. C est en quelque sorte votre carte de membre du réseau. C est le fondateur ou un modérateur désigné par lui qui fait les invitations tel qu indiqué dans la section 2. Vous recevrez une telle invitation du modérateur dans un message courriel comme dans l image qui précède. Il suffit de cliquer sur le bouton Rejoignez ce groupe! Une page Web s affiche dans votre navigateur par défaut (Explorer, Firefox, Safari, etc.), dans cette page, lire les informations et cliquer sur Rejoindre le groupe. Dans la nouvelle page qui s affiche, vous pouvez choisir l adresse courriel dans laquelle vous souhaitez recevoir les messages du groupe. Il n est pas nécessaire que ce soit une adresse Yahoo. Ne changez rien car par défaut, l adresse du courriel où l invitation vous a été envoyée est sélectionnée. Ne changez rien aux autres choix pour le moment et tapez le code de validation (en minuscules), puis cliquez le bouton Rejoindre. Voilà, vous êtes membres, cliquez sur Valider. N oubliez pas de mettre l adresse du groupe dans vos signets. Si vous n avez pas de profil Yahoo! Vous pourrez recevoir les messages du groupe mais non participer pleinement. Si vous n avez pas créé ou indiqué un tel profil lors de la démarche précédente, le modérateur, vous enverra un nouveau message. Cliquez sur le lien contenu dans ce message, ce qui affichera dans votre fureteur la page suivante : Si vous avez déjà un profil Yahoo!, celui- ci apparaît il suffit de Valider. Si vous n en avez pas, il s agit de cliquer sur Créer un nouveau profil et suivre les instructions dans la page qui s affiche pour choisir un login et un mot de passe. 10

11 3.2 Messagerie et discussions La table virtuelle Synapse que vous avez choisie vous permet de consulter les messages envoyés au groupe et d en garder la liste en mémoire de l ordinateur. Cela agit comme un procès- verbal fidèle et à jour de la réunion virtuelle permanente. Ces messages s affichent de deux façons : sur la page Accueil et sur la page Messages. Consultation des messages. La page Messages présente les textes au complet de tous les messages par ordre croissant d ancienneté. Ces messages peuvent être supprimés par un modérateur en cochant la case devant le No du message et en cliquant sur Suppressions. À moins de vouloir supprimer ou retracer des messages dans l historique, il est préférable d utiliser plutôt la page Accueil qui présente un résumé des messages les plus récents et un certain nombre de fonctions de consultation. On peut afficher les messages détaillés comme dans la page Message en cliquant sur le message ou sur chaque mois au dessous de «Historique des messages». On peut faire une recherche dans toute la banque de messages en mettant un mot et en cliquant Recherche ou en utilisant un recherche avancée comme dans Google. Les messages peuvent être affichés un par un en cliquant dessus. Les messages peuvent être groupés par discussion en cliquant sur Grouper par discussion. Une discussion est formée d un message principal envoyé au groupe (créé en cliquant sur Commencer une discussion ou par Messages/Envoyer) et toutes les réponses à ce message des membres du groupe à ce message un message en utilisant la fonction Répondre. Dans la page qui suit, on voit une liste de messages, le nombre par discussion, ainsi que la date et l auteur du dernier envoi. Envoi de messages. Pour envoyer un message à tous les membres du groupe, cliquer sur Commencer une discussion ou, si vous n êtes pas dans cette page, choisir Messages/Envoyer. Dans les deux cas, la page suivante apparaît. 11

12 Il s agit d inscrire le sujet, le texte du message et cliquer sur Envoyer. Si vous désirez une édition formatée (options gras/italique, liens internent, liste numérotée, etc ), cliquer sur éditeur RTF (Rich-Text). Nous recommandons cette option. Pour envoyer un message à un seul membre, aller plutôt dans la liste des membres et utiliser l option Envoyer sous le nom du membre. Réception des messages. Par défaut, tous les messages seront envoyés à l adresse courriel que vous avez utilisé lors de votre inscription au groupe. Vous pouvez utiliser l option Modifier mon inscription en haut de la page pour spécifier une autre adresse. Dans la page qui apparaît, par défaut, l option «Messages individuels» est sélectionnée. Vous pouvez dérouler le menu (vis- à- vis Envoi de messages) et choisir une autre option : Envoi groupé : au lieu de recevoir les messages dès leur expédition, vous recevrez un regroupement de messages une fois par jour. Pas de courriel/web seulement: vous ne recevrez pas de message dans votre logiciel de courriel, mais vous pourrez consulter les messages sur le site Web, par les moyens indiqués plus haut. Annonces particulières : vous ne recevez dans votre courriel que les messages importants émanant du modérateur. Vous pouvez également décider du format des messages. Nous recommandons l option texte riche, à la réception tout comme lors de l émission de messages. 3.3 Fichiers, liens et photos Ces trois options fonctionnent un peu de la même manière. 12

13 Option Fichiers. Cliquez sur la fonction Fichiers à gauche de l écran. La liste des fichiers disponibles au groupe s affiche avec le nom, la taille, l auteur, la date et les actions possibles comme modifier ou supprimer le fichier. Pour afficher le fichier comme s il était sur votre poste de travail, il suffit de cliquer dessus. Essayez! Vous pouvez Ajouter tout fichier qui se trouve sur votre poste de travail pour le rendre disponible à l ensemble du groupe. Pour ce faire cliquer sur Ajouter un fichier. Dans la page qui apparaît, cliquer sur Choisir le fichier, ce qui ouvre une liste de fichiers sur votre ordinateur. Choisir l un d eux, cliquer Choisir. Cela vous ramène à l écran «Ajouter un fichier» où vous pouvez en faire une courte description. Vous pouvez aussi choisir une ou plusieurs options d envoi automatique aux membres. Par exemple, en choisissant un fichier, puis Modifications, vous pourrez envoyer le fichier par courriel selon les différentes modalités que vous choisirez. Option Liens. Cette option permet d afficher tous les liens intégrés par les membres au site du groupe. En cliquant sur un des liens, vous afficher une page Internet correspondante, par exemple le Portail Synapse/Cap sur l indépendance. Pour ajouter un lien, cliquez sur cette option et remplissez le petit formulaire qui s affiche en donnant un titre, une description et l URL, c est- à- dire l adresse Internet. Vous pouvez également regrouper les liens par dossiers. Option Photos. Cette option permet de créer un ou plusieurs albums photo auquel un membre et tous les membres pourront contribuer. Cliquer sur Créer un album et remplir les cases de la page qui s affiche. Pour ajouter des photos, choisir d abord un album, puis l option Ajouter des photos, ce qui vous amène à choisir des fichiers photos sur votre appareil. Suivez les instructions à l écran. 3.4 Base de données Vous pouvez créer une ou plusieurs tables de données pour y inscrire la liste des membres, la liste des organismes d une région et tout autre série d informations. 13

14 Consulter une table de données. Cliquez sur Base de données pour afficher la liste des tables. En cliquant sur le nom d une table (ici Coordonnées), on obtient la page qui suit : Créer un nouvelle table. Pour créer une nouvelle table et choisir les rubriques (ou têtes de colonne), cliquez à nouveau sur Base de données, puis sur Ajouter, puis choisir un modèle, par exemple «Répertoire téléphonique complet». Essayez-le, vous pourrez supprimer ensuite. Dans la page «Ajouter», vous pouvez supprimer et ajouter des champs. Lorsque vous êtes satisfait, cliquer sur Ajouter dans cette page. Vous arrivez à une page intitulée «Données» dans laquelle vous pouvez ajouter des données. Dans cette page, vous pouvez également imprimer la table, importer des données, exporter la table ou la modifier. Entrer des données dans une table. Cliquer sur Ajouter pour entrer une ligne de la table. Une fiche à remplir apparaît. Remplissez- la avec vos informations personnelles et Valider. Examinez le résultat dans la table une fois les données validées. 3.5 Membres La liste des membres a été présentée à la section 2.3. Voici les principales fonctionnalités dans cette page. Envoyer un message à l un ou l autre des membres en cliquant sur «Envoyer» Voir si le compte Yahoo! Apparaît (2 ème colonne). Si «Demander profil» apparaît cliquer sur ce terme pour compléter l inscription (voir section 2.2) Ajouter les paramètres de réception et le format des messages Supprimer un membre (option disponible uniquement pour un modérateur) 14

15 3.6 Sondages L option «Sondages» sert à poser une question aux membres et à compiler les résultats. Après une discussion dans la messagerie, elle peut servir à prendre un vote sur une question. Créer un sondage. Dans la page «Sondages» qui donne la liste des sondages, cliquer sur Création du sondage. La page de saisie apparaît. Il s agit d y inscrire la question et de saisir les réponses possibles. Dans «Options, on peut fixer le nombre de réponses permis, décider de l affichage des résultat et de la date d arrêt du sondage, identifier les votants ou non. Cliquer sur le bouton Création du sondage au bas de la page. NB : Pour plusieurs questions à la fois, créer plusieurs sondages. Participer à un sondage. Dans la page «Sondages», cliquer sur le nom de la question du sondage. La question apparaît avec le choix de réponse. En choisir une (ou plusieurs si cela est permis) et cliquer sur le bouton Réponse. Si lors de la création vous avez choisi l affichage en cours de sondage, la compilation apparaît, avec le nom des participants si vous avez choisit cette option lors de la création. Revenez à la page «Sondages» et cliquer sur Terminer si le sondage se termine manuellement ou attendre l échéance si vous avec retenu cette option lors de la création. L écran qui s affiche donne le résultat. Tel qu indiqué dans cette page, vous pouvez, avant de cliquer le bouton terminer, envoyer le résultat par courriel à tout le groupe ou seulement au créateur du sondage. 3.7 Agenda L agenda permet à tout le groupe de coordonner ses activités tout en tenant compte d activités extérieures d autres groupes. Cet agenda est collaboratif. Tous peuvent y inscrire, corriger et supprimer des activités, à moins que le fondateur ou un modérateur ait interdit cette possibilité aux membres. 15

16 Consulter l agenda. En cliquant sur Agenda, la page suivante s affiche si l option «Mois» a été sélectionnée la dernière fois. En cliquant sur les termes correspondants, on peut faire afficher l horaire du jour, de la semaine ou de l année. En cliquant sur Événements on peut afficher les événements prévus. Pour afficher les informations détaillées concernant un événement, il suffit de cliquer dessus. En cliquant sur Tâches, on affiche la liste des tâches, toutes les tâches, seulement les tâches non terminées ou celles qui le sont. La page suivante montre une liste de tâches. En cliquant les cases, on peut les supprimer ou les marquer comme terminées. 16

17 Pour inscrire un événement ou un tâche à l agenda. Il suffit de choisir une plage horaire et cliquer sur Ajouter. Pour modifier un événement, il suffit de cliquer sur son nom. Dans l écran qui apparaît, cliquer sur Modifier. La page suivante apparaît. Il s agit de renseigner les principales informations décrivant l événement et de cliquer sur le bouton Actualiser. 3.8 Gestion du groupe L écran de gestion du groupe n est accessible qu au fondateur et aux modérateurs. C est un tableau de bord de l évolution du groupe. On peut y faire trois types d opérations. La section Activité du groupe donne un historique de tout ce qui s est passé dans le groupe : adhésions, utilisation des fonctions web, activités du modérateur, messages envoyés, commandes mail. La section Gestion du groupe permet de revoir et modifier au besoin les paramètres de gestion du groupe : la description du groupe, les modalités d inscription, l accès aux outils Web et la gestion des messages La fonction Supprimer le groupe permet de mettre fin aux activités du groupe et élimine toutes les informations enregistrées sur le serveur Yahoo! à propos de ce groupe. 17

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