GUIDE ADMINISTRATEUR BIEN DÉMARRER AVEC WISEMBLY

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1 GUIDE ADMINISTRATEUR BIEN DÉMARRER AVEC WISEMBLY

2 SOMMAIRE PREPARER. Accéder à Wisembly. Création d un Wiz. Présentation de l interface 5. Création de contenu 6 - Les Documents 6 - Les Votes 7 - Le Questionnaire 8 - Le Test de connaissance 9 - Inviter mes participants 0 ANIMER. La Modération des messages. Le Launchpad. Le Mode Présentation. Les Archives ASSURER LE SUIVI. Consulter mes archives. Consulter mes statistiques Besoin d aide ou de conseils? Contactez-nous! Par téléphone : Par help@wisembly.com

3 PREPARER Wisembly est une solution interactive qui vous permet de donner la parole aux participants pendant vos réunions. Afin d être le plus efficace possible, il ne faut pas que vous négligiez la préparation de vos rassemblements sur la plateforme Wisembly. Vous découvrirez qu il s agit d une solution simple et efficace pour vous aider à collecter et exploiter du contenu.. ACCÉDER À WISEMBLY Wisembly est une application 00% Web que vous pouvez retrouver sur : : Si vous n avez pas de compte, c est ici que vous allez pouvoir le créer : Si vous avez déjà un compte vous pouvez vous identifier ici : Cette zone permet de saisir un mot-clé, afin d accéder à un Wiz (une réunion Wisembly). CRÉATION D UN WIZ : Une fois connecté, cliquez sur «Créer un Wiz». Choisissez le Wiz en rapport avec le type de réunion que vous souhaitez créer.

4 Ensuite remplissez le formulaire de création : 5 6 : Entrez le nom de votre événement, il s agit d un titre : Entrez le mot-clé (unique pour chaque Wiz), il s agit d un mot de passe à communiquer aux participants uniquement : Entrez l horaire et la date de votre réunion : Entrez le nombre de participants attendus 5 : Si vous êtes administrateur d un contrat, sélectionnez votre code d activation 6 : Retrouvez le récapitulatif des dates d ouverture de votre Wiz. Si celles-ci ne vous conviennent pas, vous pouvez les éditer. N oubliez pas de sauvegarder

5 . PRÉSENTATION DE L INTERFACE : Ceci est la barre des fonctionnalités qui vous permettra de préparer différents types de contenu, d animer et d analyser votre réunion : Le Launchpad vous permet de lancer tout le contenu des fonctionnalités que vous aurez préalablement préparé : Ce compteur indique le nombre de participants connectés en temps réel. : Quand vous lancez un document, changez les slides avec ces boutons. 5 : Cette zone vous permet d écrire des messages qui seront visibles dans le flux 6 : Ces boutons servent à trier les messages présents dans le flux selon l activité des participants 7 : Il s agit du flux d informations qui recense toutes les interactivités avec vos participants (messages envoyés, lancement du Questionnaire de satisfaction, etc.)

6 . CRÉATION DE CONTENU Wisembly est une solution simple d utilisation avec de nombreuses fonctionnalités à votre disposition. Définissez l usage que vous souhaitez faire de Wisembly pendant votre réunion (Brainstormer, Informer, Collecter du contenu, Former, Prendre des décisions). Avant la réunion, préparez votre Wiz en fonction de ces choix, c est alors un excellent moyen d organiser vos réunions différemment! LES DOCUMENTS : Cliquez sur «Documents» dans la barre des fonctionnalités : Ajoutez votre document depuis votre ordinateur : Dans l onglet «Éditer», Choisissez si vous voulez que votre document soit téléchargeable par vos participants : N oubliez pas de sauvegarder pour que les paramètres de votre document soit enregistrés sur la plateforme Pourquoi mettre votre présentation sur Wisembly? ü Votre présentation s intègre complétement au mode de diffusion sur scène, ce qui permet de rendre cohérent vos slides et le contenu de vos participants. ü Vous avez la possibilité de rendre votre présentation téléchargeable par vos participants ce que simplifie le partage de document.

7 LES VOTES : Cliquez sur «Votes» dans la barre des fonctionnalités : Créez votre Vote (sondage) : Choisissez le type de questions que vous souhaitez poser : Entrez l intitulé de votre question et les possibilités de réponses de vos participants. N oubliez pas de sauvegarder pour que votre Vote soit enregistré sur la plateforme Pourquoi créer des Votes sur Wisembly? ü Vous connaissez l opinion ou le niveau de connaissance de votre public en quelques secondes. ü Vous pouvez prendre une décision collective en quelques instants.

8 LE QUESTIONNAIRE : Cliquez sur «Evaluations» dans la barre des fonctionnalités : Créez une évaluation (série de question) : Cliquez sur «Questionnaire» pour récolter le feedback de vos participants : Entrez le titre de votre questionnaire 5 : Cliquez sur «Questions» puis sur le type de question que vous souhaitez ajouter 6 : Entrez l intitulé de vos questions ainsi que les choix de réponses le cas échéant. N oubliez pas de sauvegarder une fois que avez entré votre série de questions. 5 6 Pourquoi utiliser un Questionnaire sur Wisembly? ü Vous obtenez un feedback complet sur votre réunion. C est autant de pistes d amélioration pour vos prochaines réunions. ü Avec les Questionnaires directement intégrés dans votre Wiz, vous avez des taux de réponse beaucoup plus élevés. ü Plus besoin de distribuer de petits papiers, les collecter et les rentrer ensuite dans un fichier. Tout est directement centralisé, compilé et prêt à l utilisation dans votre Wiz.

9 LE TEST DE CONNAISSANCE : Cliquez sur «Evaluations» dans la barre des fonctionnalités : Créez une évaluation (série de question) : C l i q u e z s u r «T e s t d e connaissance» pour évaluer vos participants : Entrez le titre de votre test de connaissance 5 : Cliquez sur «Questions» puis sur le type de question que vous souhaitez ajouter 6 : Entrez l intitulé de vos questions ainsi que les choix de réponses le cas échéant. 7 : Cochez la bonne réponse. N oubliez pas de sauvegarder une fois que avez rentré votre série de questions Pourquoi faire un test de connaissance sur Wisembly? ü Votre test de connaissance devient interactive, en un simple clic vous l envoyez à vos participants, Fini le papier! ü Une fois remplie, le test de connaissance est corrigé instantanément pour un réel gain de temps.

10 INVITER MES PARTICIPANTS Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Inviter mes participants, nous leur envoyons un avec un lien direct leur permettant d accéder à votre Wiz tout en étant connecté. C est également ici que vous allez pouvoir distribuer les rôles à votre modérateur et votre animateur. Dans le menu préparer ma réunion, sélectionnez Inviter mes participants : : Cliquez sur Inviter de nouveaux participants. Dans la fenêtre qui s'ouvre entrez l'adresse mail de la personne que vous souhaitez inviter sur votre Wiz : L'adresse apparaît. Vous avez réussi à inviter ce participant! : Si vous le souhaitez, sélectionnez l adresse puis cliquez sur Modifier le rôle pour donner des droits à ce participant. Les différents rôles : Administrateur : Il a tous les droits sur le Wiz, il peut gérer toutes les fonctionnalités. Modérateur : Il peut créer du contenu et le diffuser, mais il n'a pas accès aux paramètres du Wiz. Animateur : Il peut tout mettre en diffusion et interagir avec le Mode présentation (ajouter des favoris, mettre des messages en Plein Ecran, lancer les Votes et les Evaluations) Utilisateur : Il n'a aucun droit, et ne peut qu'envoyer des messages ou répondre à vos Votes ou Evaluations. A noter : Par défaut, les personnes que vous invitez recevront le résumé par de l activité de la plateforme. L envoi a lieu à 8:00 (GMT+) si une nouvelle activité est détectée. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité dans les Paramètres > Général. Pourquoi envoyer des invitations avec Wisembly? ü En quelques clics, vos participants reçoivent directement les détails de la réunion par mail. ü Vos participants n ont plus qu à cliquer sur le lien dans le mail pour se connecter et rejoindre la plateforme.

11 ANIMER Maintenant que vous avez préparé le contenu de votre Wiz, il ne vous reste qu à animer votre plateforme. Libérez la parole de vos participants pour rendre votre réunion résolument plus dynamique!. LA MODERATION DES MESSAGES : Cliquez sur «Animer ma réunion» dans la barre des fonctionnalités : Cliquez sur «Modération» pour voir les messages en attentes : Cliquez sur «Publier» pour valider la question et la mettre dans le flux : Cliquez sur l engrenage pour modifier les paramètres de modération. LE LAUNCHPAD Le Launchpad est votre raccourci vers l ensemble du contenu que vous avez créé. Il vous permet de gérer votre Wiz en quelques clics, en permettant le lancement de vos Documents, Votes, Questionnaires et Tests de connaissances, tout en gardant un œil sur ce que disent vos participants! Cliquez sur «Wiz» dans la barre des fonctionnalités : Cliquez sur le type de contenu que vous souhaitez créer : Cliquez sur l icône «Play» pour publier le contenu que vous avez préparé

12 . LE MODE PRESENTATION : Dans le launchpad, cliquez sur «Affichage» : Ce bouton sert à lancer la page plein écran à diffuser à vos participants via un vidéoprojecteur : Cette zone détermine la zone dans laquelle les messages seront affichés : Pour trier les messages directement sur votre Mode présentation cliquez sur «Messages» Pour accéder au mode plein écran plus rapidement, tapez l URL suivante : app.wisembly.com/f/votre mot-clé. LES ARCHIVES Vous avez la possibilité de vider le flux de tous son contenu : : Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l icône archiver. : Entrez le nom de votre Archive A noter : Le flux n est pas perdu il est classé dans votre onglet Consulter mes archives. Par défaut, les archives restent visibles de vos participants. Pourquoi archiver le flux du Wiz? ü Vous pouvez vider le flux de votre Wiz à la fin d une session et ainsi remettre à zéro les Likes et les messages précédents. ü Vous allez pouvoir retrouver votre classement dans la partie Statistique après votre réunion.

13 ASSURER LE SUIVI Wisembly est une solution qui n a pas fini de vous surprendre! Après vos réunions, vous pouvez revenir sur votre Wiz pour obtenir des statistiques complètes et détaillées. Vous pourrez ainsi mieux comprendre ce qui a suscité l engouement de vos participants et améliorer vos prochaines réunions.. CONSULTER LES ARCHIVES Pendant le Live, archivez le contenu de votre flux de manière à le retrouver classé dans vos Archives et dans vos Statistiques (voir plus haut). : Dans le menu analyser ma réunion, cliquez sur Consulter mes archives : Ce cadenas vous permet de cacher votre archive à vos participants : Sélectionnez l archive que vous souhaitez consulter : Vous trouvez le flux que vous avez archivé et pouvez toujours interagir avec lui. CONSULTER LES STATISTIQUES : Dans le menu déroulant, cliquez sur «Consulter mes stats» : Cette zone correspond aux critères statistiques : Cliquez sur «Exporter les données» pour télécharger le contenu de votre Wiz