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1 Livret technique MyEasyVision Portail de Management de Visioconférence As a Service # Web - ipad&iphone

2 Prérequis Pour pouvoir déployer le service, G2J nécessite que les infrastructures de visioconférence du client soient accessibles d un serveur G2J hébergeant une partie du programme MEV. Le lien doit être: Etabli de manière permanente et fiable De débit suffisant (1Mb/s au moins) Autoriser les appels aux API des ponts

3 Descriptif technique de l offre Le déploiement rapide de la visioconférence au sein des entreprises résulte d une fiabilité et d une qualité croissante, de la réduction des coûts et des bandes passantes, et de la migration vers les réseaux IP. Un autre élément majeur de cette croissance est l arrivée d outils de mobilité, d administration et de réservation centralisés. MyEasyVision est une interface de gestion de visioconférences sur smartphones, tablettes & PC regroupant les activités de : provisioning, booking, monitoring et reporting. MyEasyVision est un point d'entrée unique pour de multiples fonctionnalités : réserver une visioconférence, manager en temps réel, enregistrer une réunion et accéder à des reportings détaillés. Avec MyEasyVision, pilotez vos visioconférences en toute simplicité : où que vous soyez et quelle que soit la marque de vos équipements!

4 BYOD Bring Your Own Device! Mobilité Intégration Calendar Accessible depuis tous les navigateurs web: (pas de logiciels ni téléchargement de plug-in)

5 MyEasyVsion - Interfaces iphone ipad Mini ipad Web

6 MyEasyVision s intègre parfaitement à votre architecture Compatibilité (IP, SIP, ISDN or PSTN) Pas de téléchargement de logiciels Applications Mobiles ADMINISTRATION Interopérabilité totale avec : CMA TMS SMC PRODUCTION Interopérabilité totale avec : RMX VP

7 MyEasyVision, l interface de gestion des visioconférences! Simple d utilisation pour l utilisateur Pas de logiciels à télécharger Compatible Pc & Mac Disponible sur iphone & ipad Gestion de l agenda des réunions Gestion des sites Gestion du layout Foction enregistrer Reportings/Statistiques Outlook Plug-in Performant et productif pour l administrateur & VNOC Pas de logiciels à télécharger Gestion de vos infrastructures (MCU, Users ) Calendrier des salles, création de salles virtuelles, supervision Monitoring de l ensemble du parc Lancement de l enregistrement & du streaming online Reportings, statistiques & Ticketing (gestion des incidents) Compatibilité Polycom RMX & Cisco/Codian Infras

8 Fonctionnalités Utilisateur 1 Réservation des réunions, des ressources, et des participants MyEasyVision propose de multiples fonctionnalités tout en respectant votre environnement de travail existant Planification des réunions via un navigateur web ou directement votre client de messagerie (Outlook,Lotus Note, Google Calendar ) Réservation des salles et des ressources (équipements, participants) Gestion de la récurrence des conférences Gestion de participants externes quel que soit leur moyen de connexion Invitation des participants simple et intuitive via le répertoire personnel Maps des sites connectés

9 Fonctionnalités Utilisateur 2 Mise à disposition du planning des salles physiques et virtuelles : Pour un maximum de confort et d efficacité lors de la programmation de vos réunions La visualisation des réunions planifiées. La sélection des vues qui vous conviennent pour la gestion de votre agenda (Jour, semaine, ou mois, groupe ou entité) Cette fonctionnalité permet une réduction considérable du temps de réservation, en évitant les conflits horaires et les échanges liés à la reprogrammation d un rendez vous ou d une réunion.

10 Fonctionnalités Utilisateur 3 Managing des visioconférences en temps réel Votre réunion a débuté ; MyEasyVision Online vous permet de gérer votre réunion en direct. Des actions sur l ensemble de la conférence, ou des actions individuelles. Couper les micros Couper les caméras Verrouiller la conférence Inviter/Supprimer un participant Etendre la conférence Changer les layout Diffuser un message instantané Enregistrer/ Streamer Mettre en pause l enregistrement Définir des moments clés de l enregistrement

11 Fonctionnalités Administrateur 1 Pilotage du parc d équipements Pour gagner en visibilité sur l ensemble des équipements et des agendas Définir une politique d annuaire et de numérotation( alias) en amont du déploiement. Gérer un parc (dates d installation, mises à jour, contrats de maintenance) Avoir un annuaire centralisé et des fonctionnalités de gestion d annuaire (rechercher, remplacer, importer) Superviser des équipements à distance et signaler des incidents Administrer de façon centralisée des infrastructures et des terminaux multi constructeurs. Maps des sites connectés

12 Fonctionnalités Administrateur 2 Gestion des demandes d assistance Demande d assistance des utilisateurs Les utilisateurs peuvent formuler des demandes d assistance ou ouvrir des incidents depuis l onglet «ticketing», et si l option opérationnelle est souscrite, ces demandes peuvent être formulées depuis l agenda et depuis l onglet «gérer ma conférence». Les demandes sont pré-remplies des informations concernant la conférence sélectionnée, pour plus d efficacité lors de l analyse. Le contact «support» est informé de l ouverture de la demande automatiquement sur sa messagerie. Si l utilisateur ouvre une demande de lui-même, à partir de l onglet «ticketing», il peut sélectionner une demande concernant une réunion, un terminal ou le portail.

13 Fonctionnalités Administrateur Gestion des incidents par l administrateur L administrateur peut lister les demandes ouvertes et fermées, répondre aux sollicitations de ses utilisateurs, fermer les demandes et les escalader vers le support technique de G2J. L administrateur peut, au même titre que les utilisateurs, ouvrir un incident sur un matériel, le service web ou une réunion. MyEasyVision est ainsi un système de ticketing complet : Ouverture des tickets d incident Consultation de l historique d un ticket Ajout d informations dans les tickets Fermeture des incidents Listing des tickets ouverts et fermés en temps réel Consultation des statistiques des incidents en temps réel

14 Fonctionnalités Administrateur Gestion des incidents par le VNOC Le VNOC a la responsabilité de traiter les incidents ouverts sur son système de ticketing. Cela couvre : L information remontée au CSM sur incident Majeur & Critique en cas d incident ouvert (par mail ou sur notre extranet) La pré-qualification des incidents rencontrés La remontée d incidents aux niveaux 2/3 : équipes techniques d exploitation des infrastructures, réseau, constructeur. L activation d interventions sur site du fournisseur en cas de RMA.

15 Fonctionnalités Administrateur 3 Accès à la base de connaissance La base de connaissance répertorie l historique des incidents du compte client. La recherche par mot clé permet d accéder directement à la liste des tickets d incident dont il est question. La consultation de ces incidents permet d accéder plus rapidement à la qualification des tickets dont la cause est identique.

16 Fonctionnalités Administrateur Espace de gestion documentaire Mise à disposition d un espace documentaire permettant le téléchargement de documents (guides et notices des équipements de visioconférence, ) au sein d une architecture à plusieurs niveaux. Les administrateurs ont la possibilité de mettre à jour les documentations, ainsi que de mettre en ligne leurs propres documents. Espace de traitement logistique En amont de la gestion de la visioconférence, la brique fonctionnelle de MyEasyVision vous permet de manager le déploiement des équipements. A partir du numéro de commande, suivez l état de celle-ci Suivi de l avancement de la livraison Accédez au rapport global des commandes (PDF) A l installation, postage et publication des informations liées au matériel et au PV de recette. Suivi des dates de début et de fin de maintenance Parcours proposé : A la réception de la commande par le fournisseur, il accuse réception de celle-ci. Le fournisseur estime une date de livraison, complète le document de suivi de site et les publie dans le portail Le fournisseur publie la date d installation dès qu elle est validée avec le client A l installation, publication des : Numéro de série du matériel Photos de salle PV de recette Document de suivi de site Prérequis de la brique logistique L ensemble des acteurs de la logistique (de la commande à la mise en production) doivent utiliser le portail pour y entrer les informations sur l état des commandes. Chacun doit pouvoir accéder au service sur internet (ouverture des firewalls et proxies pour accéder au service en ligne).

17 Fonctionnalités Administrateur Statistiques d usages & Reporting dynamique Création de reporting dynamiques sur des durées variables Exportables en PDF, JPEG, PNG Construction de rapports sur mesure Aide à la prise de décision liée à l activité visioconférence (évaluation et optimisation de l utilisation des ressources, mesure du ROI) Maps des sites connéctés Prérequis du reporting sur l usage : Pour pouvoir disposer du reporting sur l usage en temps réel, les infrastructures de vidéoconférence doivent être accessibles d un serveur de G2J hébergeant une partie du programme. G2J se propose de connecter ce serveur à travers le lien réseau servant au support (VNOC). Le lien doit être: Etabli de manière permanente et fiable De débit suffisant (1Mb/s au moins) Autorisant les accès en lecture vers les API des ponts

18 Statistiques Carbone: MyEasyVision Green Dans le cadre de sa politique environnementale, G2J développe un éco calculateur afin d évaluer le coût carbone de ses propres visioconférences et de celles de ses clients. Afin de réaliser ce calculateur G2J a sélectionné un partenaire, spécialiste des bilans et de la compensation carbone, dont l activité réside dans la mise en œuvre d un accompagnement tout au long de la chaîne de valeur du Développement Durable : de l évaluation, à la compensation. Les méthodes de notre partenaire sont certifiées ADEME, ISO 14064, GHG protocol conférant un caractère officiel aux données émises par le calculateur. Le projet consiste à développer un éco-calculateur Visioconférence permettant d estimer les émissions de CO2 générées et évitées par l utilisation de la visioconférence. La mesure des émissions évitées permet au client de bénéficier de statistiques exploitables valorisant l impact environnemental positif de la visioconférence. Ces chiffres permettent aux clients de valoriser l utilisation de la visioconférence dans le cadre de leur politique de Responsabilité Sociale de l Entreprise. Les chiffres ainsi obtenus peuvent être intégrés dans les rapports environnementaux ou toute autre communication extra financière émises par nos clients.

19 Sécurité L accès au serveur est en https. Chaque utilisateur possède un code d accès qui lui est propre Politique de sécurité d accès et d utilisation à MyEasyVision Online Focus sur la politique de sécurité d accès et d utilisation à MyEasyVision Online: MyEasyVision Online permet aux administrateurs de contrôler les droits d accès attribués aux utilisateurs. Pour éviter le besoin de logins multiples, ce contrôle est basé sur le login réseau des utilisateurs. La solution consiste à créer des groupes d utilisateurs en leur confiant des privilèges associés comme indiqués ci-dessous : Niveaux d accès Voir les infos des systèmes Planifier/Modifier /Annuler une réunion Créer de nouveaux systèmes/ éditer les informations Créer/Visualiser/F ermer un ticket d incident Générer un rapport statistique Administrateur serveur Responsable Equipe Réservation Technicien support Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Non Non Non Oui Oui Oui- Créer et visualiser seulement Oui-Créer, voir et éditer Utilisateur final Non Oui Oui Non Non Non

20 Sécurité Lorsque les groupes d utilisateurs et les niveaux d accès sont définis, l étape finale est d assigner à chaque utilisateur individuel (ou groupe d utilisateurs) des permissions, qui peuvent être affinées grâce à l utilisation d un champ d application. Cette méthodologie vient de la capacité de MyEasyVision Online à combiner les catégories ci-dessus pour créer des groupes spécifiques comme par exemple : Un groupe contenant tous les systèmes de métropole + DOM Un groupe contenant tous les produits d infrastructure Un groupe contenant tous les systèmes de démonstration

21 MyEasyVision - interface web

22 MyEasyVision - Interfaces Web: Reportings, Statistiques & Ticketing

23 MyEasyVision - interface ipad&iphone

24 Vos visioconférences, tout simplement! G2J- Conferencing As a Service

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