Retour d expérience Sénalia. Comment migrer progressivement vers Microsoft Office 365?

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1 Retour d expérience Sénalia Comment migrer progressivement vers Microsoft Office 365?

2 Synergie Informatique +15 ans d expertise sur les problématiques de collaboration d entreprise et gestion de l information Messagerie et Migration Réseaux sociaux d entreprise et Entreprise 2.0 Développement et Intégration

3 Sénalia Prestataire de services en stockage, manutention et logistique portuaires et industriels 6,5 M de tonnes gérées en 2013 (blé, orge, sucre, cacao, engrais) 4 sites, 150 salariés Forte stratégie d innovation (50 M investis) Client de Synergie Informatique depuis 2007

4 Les enjeux Tendances 2011 = Cloud, Social, Mobile Enjeux Accroitre les performances de la messagerie Augmenter les limites physiques de l outil Faciliter la gestion de la solution Résoudre des besoins fonctionnels existants Uniformiser et maîtriser les outils de collaboration Développer de nouveaux usages et bonnes pratiques

5 Un choix = le Cloud Microsoft Le Cloud = La réponse aux enjeux Microsoft? Un choix raisonné, adapté aux besoins et aux attentes des utilisateurs Microsoft leader de la messagerie Transposition des outils Microsoft dans le Cloud Un vaste choix de solutions modulables (web conférence, usages) Une roadmap prometteuse IBM adapté aux clients IBM Google trop en mode «big bang»

6 Migrer progressivement S adapter à une dette technique Flotte de BlackBerry Messagerie Orange exotique Pratiques atypiques générant un SI fantôme Migrer le maximum de données effectives Focus sur données opérationnelles (contacts) Miser sur l avenir et des usages émergents et inexistants chez Sénalia Agendas partagés pour tous BYOD, nouveaux périphériques

7 Un projet maîtrisé en amont Phases préparatoires Pilote Déploiement Accompagne ment et formation Suivi administratif 07/ / /2013

8 Une affaire de planification

9 Préparation #1 1. Configuration Office 365 Création comptes Admin Passage d un domaine faisant autorité à Relais Interne 2. Actions correctives Consolidation informations et OU de l AD Sénalia 3. Interconnexion + intégration IP publique + règles firewall 4. Installation du serveur de synchronisation des annuaires (DirSync) Sénalia et Azure Activer la synchronisation d annuaire via Office 365 (remonter les comptes de l AD) 5. Installation du service de fédération (ADFS) assurant le SSO entre Sénalia et Office 365 (+ certification SSL) + proxy ADFS Validation domaine Sénalia sur Office 365 (DNS)

10 Préparation #2 1. Tests des comptes de tests / scénarios (OK!) Synchronisation des comptes, contacts, groupes Ajout d un contact / groupe + synchronisation Connexion via ADFS Envoi d un mail depuis Office Redirection des comptes Orange vers senalia.onmicrosoft.com (mails de transition) 3. Paramétrage poste de travail Ajout d Office 365 dans zone Intranet (IE) pour s affranchir de la phase d authentification via popup Test paramétrage Outlook 2010 pour un compte Office 365 synchronisé et non-synchronisé Création d un PST de la boite aux lettres Orange et intégration du PST dans la boite aux lettres Office 365 Configuration / Mobilité

11 Migration / Tests Deux types d utilisateurs Standard = poste de travail fixe Mobile = ordinateur portable Migration des PST Création d un PST de la boite aux lettres Orange via un export par le client Outlook Import du PST dans la boite aux lettres Office 365 via un import du client Outlook

12 Pilote + Coexistence = Déploiement 1. Migration des services Comptabilité, informatique et VIP Mise en œuvre des procédures de migration 8 personnes en 1 journée 2. Déploiement Lync 3. Un déploiement serein grâce à une coexistence totale Coexistence Messagerie Orange et Office 365 Comment ont-ils communiqué? Perturbations? Quels freins? 4. Déploiement général 10 personnes par semaine sur 3 mois

13 Accompagnement + Formation 1. Plan de communication interne 2. Documentation et procédures (procédure de migration vers Microsoft Office 365) 3. Accompagnement utilisateurs (support) 4. Formation aux outils collaboratifs Office 365 Sessions de 3h + sensibilisation aux nouveaux usages collaboratifs et bonnes pratiques

14 Phase finale Migration définitive vers Office 365 Appropriation de la console d administration simplifiée depuis 2014 Mise en place de délégations de droits d administration (création de boites mail, redirection de mails, état du service)

15 10 points sensibles? 1. La bande passante doit être calibrée par rapport aux usages 2. Enregistrements DNS + certificats 3. Limitation de Exchange PST Capture (non utilisé) 4. Création de groupe de diffusion 5. Création de listes de distribution CHSCT et Sécurité 6. Boites aux lettres partagées (sensibilisation sur les usages) 7. Gestion des contacts en double ( fusion ), carnet d adresse central partagé et mis à jour 8. Règles de sécurité pour connexion hors poste de travail 9. Données hébergées en Europe 10. Accessibilité et sécurité des données pour les itinérants partout dans le monde

16 1ers Retours 1. Retours utilisateurs positifs sur la solution et la méthodologie Accroissement de la productivité Nouveaux usages : ressources ( réservation salles et véhicules), présentiel, agenda partagé, réunion en ligne Solutions fantômes moins présentes Attention aux formations sur poste fixe ou pc portable 2. Tâches administratives et techniques réduites Simplification (messagerie associée à l AD) Délégation de taches d administration

17 Next Suite : Intégration Lync + Skype en expérimentation Yammer en étude SharePoint Online en étude Ouverture à l externe (partenaires, clients) en attente Intégration applications métiers anticipée

18

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