Mon bureau partout & le travail distant

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1 11 & 12 juin 2008 SK City Resort Porte de la Chapelle Mon bureau partout & le travail distant Alexandre VALLETTE, Expert Comptable Laurent BENOUDIZ, Expert comptable

2 - Les accès via Mobile - Les accès via un ordinateur connecté (Intranet) - Les accès clients (Extranet)

3 11 & 12 juin 2008 SK City Resort Porte de la Chapelle Les accès via un téléphone mobile PDA (Windows) vs Blackberry

4 Windows Mobile : services, usages & coût Services : Réception, émission des mails Agenda et contacts Synchronisation possible avec l application bureautique Outlook Synchronisation immédiate dans les deux sens avec le bureau possible. Coût : Avec ou sans Microsoft Exchange Sans : Forfait data mail : 5 par mois pour 5 Mo Avec : Licence Echange Serveur à acquérir.

5 Blackberry : services, usages & coût Avec Exchange & BB Enterprise Server : synchronisation permanente Agendas : double synchro BB -> Agenda Outlook et Agenda Outlook - > BB Mail : Synchro des mails reçus/envoyés dans les deux sens (suppression et envoi) Sans Exchange et BB Enterprise server : synchronisation incomplète Pas de synchronisation de l agenda Synchronisation des mails (sauf suppression) Principaux avantages : Immédiateté (la connexion est permanente) coût : 8 BB + server = env. 800 /mois téléphone et mail sur SFR (licence BES offerte si 5 BB achetés).

6 11 & 12 juin 2008 SK City Resort Porte de la Chapelle Les accès via un ordinateur connecté à Internet Business Everywhere vs Windows SBS «L intranet»

7 L intranet cabinet L intranet est la partie sécurisée d un réseau informatique (d une entreprise ou d une organisation) basé sur les mêmes technologies que l Internet. Il est destiné à l échange et au partage d informations entre des programmes et/ou des utilisateurs connus et autorisés : Courrier électronique Partage des nouvelles et des agendas Disponibilité et échange de documents Partage des données de l entreprise Travail de groupe Gestion de la circulation des documents et du travail associé L intranet est généralement connecté au réseau Internet pour permettre la communication avec le monde extérieur.

8 L intranet cabinet : exemple DBF Audit 10 sites distants en région parisienne 10 associés multi-sites effectif sites (2 à 30 personnes) effectif total : 150 personnes

9 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Serveur St Maur TSE 1 St Maur - Postes TSE 2 Bureaux distants TSE 3 Appli communes Messagerie Exchange Station de travail Portable Routeur Accès réseau local St Maur Intranet France Télécom (VPN) Accès distant Business Everywhere (accès sécurisé ) Routeur Routeur Routeur Routeur Etc (Bourg St Andéol, Montigny, ) Accès Distant à TSE 2 Melun, Versailles, Ivry Serveur St Geneviève des Bois Serveur Meudon Serveur Maurepas Serveur Mantes

10 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Les intérêts d un intranet chez DBF : 1 ) Rapprocher les hommes : Communication : 1 seule messagerie Outlook avec Exchange serveur - permet échanges et questions entre les utilisateurs, - organisation de réunions, - partage d agendas pour les assistantes inter-bureaux. Accès distant : accès au bureau virtuel et aux disques du réseau à partir de chez soi ou de chez un client.

11 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Les intérêts d un intranet chez DBF : 2 ) Favoriser les synergies entre les bureaux : Travail à distance possible : comptabilité ou paies pour décharger un collaborateur par exemple, Documentation, formulaires accessibles sur tous les sites, Déplacements inter-bureaux : 1 portable et je me connecte mon nom et mon mot de passe à partir de n importe quel poste

12 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Les intérêts d un intranet chez DBF : 3 ) Avoir des outils communs : Base de données clients : 1 seul site, accès TSE Facturation et mailing clients sont faits à partir du siège mais il y a des assistantes dans les bureaux principaux, Réservation des outils sur Internet : rétro projecteur, salle de réunion,

13 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Les intérêts d un intranet chez DBF : 4 ) Réduire les coûts : Abonnement à la documentation : 1 seul Mementis, par exemple Déploiement de nouveaux bureaux en TSE : investissements réduits

14 L intranet cabinet : exemple DBF Audit Une petite démo vaut mieux qu un long discours

15 L intranet cabinet : exemple FGEC 1 seul site sur Paris 16 collaborateurs dont 5 sédentaires (paie, juridique et secrétariat) et 11 nomades (expert-comptable, collaborateurs, )

16 L intranet cabinet : exemple FGEC Microsoft Windows Serveur 2003 SE, Accès TSE, Coala, Navis, etc. Antivirus, Firewall, Microsoft Exchange SBE Serveur d application Dell + lecteur DAT Imprimante copieur couleur Réseau EsaBox HP 2 DD RAID (passerelle Internet) FreeBox ADSL Internet Stations de travail Accès Wifi Serveur BlackBerry + AntiSpam Comm Touch Accès ADSL Accès Wifi Portable Station de travail Portable

17 L intranet cabinet : exemple FGEC Les intérêts d un intranet chez FGEC : Accès distant par les collaborateurs nomades de n importe où, depuis n importe quel ordinateur connecté à Internet : Coala télédéclaration de TVA, saisie, consultation Navis : Accès à la documentation Données : répertoire clients ou GED

18 L intranet cabinet : exemple FGEC Les intérêts d un intranet chez FGEC : un usage très régulier et aujourd hui indispensable : c est rentré dans les pratiques des collaborateurs, fiable, simple, utile.

19 L intranet cabinet : exemple FGEC Une petite démo vaut mieux qu un long discours

20 L intranet cabinet : conclusion L'intranet doit être connecté à l'internet afin de permettre aux utilisateurs d'internet d'accéder aux informations de l'entreprise et aux utilisateurs de l'intranet d'accéder au réseau Internet. Un système de protection coupe-feu et de filtrage des informations (firewall) est obligatoire pour protéger le réseau intranet des agressions extérieures. Avec une messagerie interne, un antivirus et un anti-spam sont absolument indispensables. Ces solutions sont aujourd hui simple à installer, fonctionnelles, peu chères et fiables. Les gains de productivités et les usages se feront très rapidement sentir : après installation, le retour en arrière est inenvisageable

21 L intranet cabinet : facteurs de réussite nommer un responsable qui sera Monsieur intranet, définir les objectifs, le plan de déploiement, ainsi que les coûts, définir les applications qui seront implémentées sur l'intranet et obtenir le consensus de la direction et des représentants des utilisateurs, disposer d'un service informatique compétent pour la mise en œuvre, c'est-à-dire dans les domaines suivants : réseaux IP; conception de sites web ergonomiques avec accès aux données informatiques; gestion de la sécurité; support aux utilisateurs.

22 L intranet cabinet : facteurs de réussite utiliser au maximum les standards du marché faire simple au départ (éviter l'info-indigestion) et soigner l'aspect ergonomique pour les utilisateurs éduquer les utilisateurs et mettre en œuvre un service d'aide évaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs.

23 11 & 12 juin 2008 SK City Resort Porte de la Chapelle Les accès clients ews (Cegid) vs Cool (Coala) «L extranet»

24 L extranet cabinet Définition : utilisation par les clients des services en ligne que le cabinet peut proposer. L ASP : Application service providing / provider) : Un service ou logiciel A.S.P. est une application qui n est pas hébergée chez l utilisateur client mais utilisée à distance par une interface web sur les serveurs du fournisseur de service. Les services en ligne proposés par les prestataires sont : Espace dédié de publication Application en ligne : Comptabilité, gestion commerciale Espace de dépôt de documents : Bureautique, paie Espace documentaire

25 L extranet cabinet : Présentation EWS DBF Audit Publication à partir des applications du cabinet Accès par simple navigateur Web Hébergé chez Cegid FGEC Smart Cool (SageCoala) idem idem + travail en mode déconnecté (nouveau) Hébergé chez Sage

26 L extranet cabinet : exemple DBF Audit & FGEC Une petite démo vaut mieux qu un long discours

27 L extranet cabinet : avantages Image du cabinet : Image de cabinet dynamique On répond à tout, tout de suite Sentiment d un lien direct 24/24 avec le cabinet Partage du travail possible : Saisie comptable partagée par exemple Stockage des infos sur le site : plus sûr et plus souple Productivité : Collecte des infos de paie par exemple Sécurité : sauvegarde des données tous les soirs Coût : pas d achat de logiciel, et de PC puissant en cas d applications en ligne.

28 L extranet cabinet : inconvénients Mode publication : on publie des documents MAIS le client n accède pas à sa comptabilité sous comptabilité en Ligne Compta en ligne : ce n est pas le logiciel du cabinet Moins ergonomique qu un logiciel cabinet Rapidité dépend de la connexion du client (sauf solution smart Cool) Dépendance envers le prestataire : Si litige : blocage de la plateforme? Dépendance technologique Technologie nouvelle : Carence en formation chez l éditeur Effort de formation à faire également au cabinet Coût : abonnement + maintenance : qui paie Responsabilité cabinet : quand ça ne marche pas, on n appelle pas Cegid mais le cabinet

29 Conclusion Les nouvelles technologies permettent de générer des gains de productivité en interne, améliorent le fonctionnement du cabinet et la qualité de vie des dirigeants et des collaborateurs. En ce qui concerne l usage par les clients (extranet), c est encore plus une question d image qu une question d usage réel

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