LES OUTILS DE LA MOBILITE

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1 L évolution du marché des assistants personnels, ainsi que la baisse des prix, permettent désormais à un plus grand nombre d entreprises de s équiper avec des outils technologiques performants. Avec l arrivée des utilisateurs particuliers, la clientèle est plus mixte et variée. En effet, attirés par les performances multimédias et les utilitaires en tous genres, les particuliers sont de plus en plus séduits par ces outils. Par exemple, il est souvent plus intéressant de s équiper d un ensemble terminal mobile/gps que d investir dans une solution GPS embarquée proposée par un constructeur automobile. Disposer également de photos personnelles, séquences vidéo et musique est tout à fait abordable. Cet attrait «grand public» pour les technologies mobiles influe directement sur le comportement des personnes au travail. Ces nouveaux outils sont, le plus souvent, introduits directement par les employés, sans réel contrôle de l entreprise. Un vrai projet, autour de la mobilité dans une entreprise, peut apporter de nombreux avantages en termes de performance et de réactivité. Cette notice dresse un panorama des outils disponibles. QUELQUES DEFINITIONS LE BUREAU MOBILE Concept né au début des années 2000, qui regroupe l ensemble des technologies nomades, permettant à un utilisateur de disposer de l information, de la gérer et de communiquer, quels que soient l endroit, le moment et les circonstances.. LES TERMINAUX PDA : (Personal Digital Assistant) Il s agit de la définition anglosaxonne d assistant personnel. Les plus connus sont les Palm et les Pocket PC. Smartphone Il s agit d un téléphone évolué, intégrant une gestion des informations personnelles (agenda, contacts, tâches, mails, notes), un écran tactile, et une interface de synchronisation avec un poste informatique. La limite principale est la taille de l écran qui ne permet qu un usage de consultation d informations. Page 1 sur 9

2 PDAphone Il s agit d un assistant personnel «conventionnel» équipé de la partie téléphonie. L intérêt d un tel outil est de conserver un écran de bonne taille. Les inconvénients sont le poids et l encombrement pour un «téléphone». Le PC portable L avènement des PC portables ainsi que les cartes de communication sans fil (PC Card) constituent un moyen de communication confortable et accessible. En effet, disposer d une taille d écran «habituelle» pour consulter, travailler et communiquer en toute liberté, «sans fil à la patte» multiplie les usages. Cependant, l encombrement «habituel» ne permet pas la même utilisation qu un terminal mobile «Palm Size». Page 2 sur 9

3 LES RESEAUX DE TELECOMMUNICATION Bluetooth Technologie sans fil permettant de faire communiquer deux périphériques ou équipements entre eux, sur une distance maximum de 10 mètres (GSM et oreillettes, assistants personnels entre eux, assistant personnel et GPS). Ce mode de transmission est pratique, facile à mettre en place. GPRS ll s agit d une technologie de télécommunication, qui permet un débit de connexion équivalent à une connexion avec un mode RTC (soit 50 kb/s) que l on utilisait il y a quelques années pour communiquer sur Internet par le téléphone traditionnel. Elle constitue une option de votre opérateur télécom afin de conforter l utilisation d Internet à partir d un assistant personnel (relève et envoi de courriel, navigation internet). EDGE Il s agit d un réseau complémentaire au GPRS, qui permet un débit de connexion équivalent à une connexion Numéris (soit 128 kb/s), sur la même base tarifaire que le GPRS. Pour en bénéficier, il suffit de disposer d un terminal mobile compatible. 3G UMTS Il s agit de la norme de télécommunication dite de 3ème génération. Elle permet un débit de connexion équivalent à une connexion ADSL (soit 384 kb/s), sans fil. Elle repose sur un réseau d émetteurs indépendants des réseaux GSM/GPRS/EDGE, détenus par les opérateurs télécoms. Elle améliore ainsi le confort d utilisation mais l étendue du réseau est beaucoup moins importante que les autres réseaux (grandes villes et grands axes routiers). Une évolution rapide est prévue sur l ensemble du territoire. Page 3 sur 9

4 WIFI Il s agit d un mode de communication sans fil entre les périphériques, basé sur une approche réseau et non individuelle. Il permet de se connecter à Internet à haut débit. Il repose sur un réseau de «hot spots», gratuits ou payants. LE MARCHE DES ASSISTANTS PERSONNELS QUELQUES DATES IMPORTANTES 1984 Premier assistant personnel Psion. Le constructeur anglais est le premier à présenter un outil qui permet de saisir et stocker des informations personnelles. Le design est proche d une calculatrice. La firme européenne suit l évolution du marché jusqu en 2002, date à laquelle elle se rapproche du constructeur de téléphones portables Sony Ericsson pour fournir le système d exploitation Symbian. Page 4 sur 9

5 1993 La firme Apple présente le premier assistant personnel, digne de ce nom, nommé Newton. Ce produit novateur se distingue par un écran tactile, un système de reconnaissance d écriture et une capacité de stockage impressionnante pour l époque. Néanmoins, le marché n est pas prêt à intégrer ce nouveau concept, et quelques problèmes techniques signent l arrêt de commercialisation de ce produit d un nouveau genre Le constructeur Sony Ericsson présente le premier smartphone digne de ce nom, marquant ainsi la convergence entre les assistants personnels «conventionnels» et le monde de la téléphonie. Les constructeurs tels que Palm Computing, Dell, Hewlett Packard, Qtek, Research in Motion, proposent régulièrement de nouveaux produits afin de compléter et renouveler l offre. LES USAGES D UN ASSISTANT PERSONNEL Grâce à l évolution technologique des assistants personnels, l utilisateur se trouve face à une multitude de fonctionnalités. Les usages se répartissent en deux grandes classes : L organisation personnelle 1er usage : la gestion des données personnelles Il s agit de l usage le plus important, car il correspond à environ 60 % de l utilisation d un assistant personnel. Il correspond à la gestion de l agenda, les contacts, les tâches, les notes et les s. L ensemble de ces informations est synchronisé avec un poste informatique, permettant ainsi une mise à jour régulière et fiable. Tout assistant personnel dispose d une interface compatible avec Microsoft Outlook. Cependant, une mise à jour est possible avec d autres applications : PIM (Personal Information Management), telles que Lotus notes, Groupwise, Palm Desktop. Page 5 sur 9

6 2ème usage : la gestion de fichiers et la bureautique Un assistant personnel peut être considéré comme une clé USB. La majeure partie des fichiers contenus sur un poste informatique peut-être transférée sur un terminal mobile. Il reste ensuite à définir l usage, la consultation ou la modification du document. Dans les deux cas, il suffit d installer l application correspondante au besoin. Celles-ci sont généralement livrées avec l assistant personnel. On peut, par exemple, proposer aux techniciens qui interviennent sur des sites un outil mobile qui contient les principales documentations techniques des matériels vendus par l entreprise. 3ème usage : la communication Tous les assistants personnels (PDA, smartphones, PDAphones) sont communicants. La communication se fait ad hoc et/ou à distance. La communication ad hoc se fait via le port infrarouge, ou le bluetooth, voire le wifi. La communication à distance se fait via un téléphone portable externe (via infrarouge ou bluetooth) ou directement avec le terminal mobile (smartphone ou PDAphone). Cette connexion permet de se connecter à un réseau interne d entreprise ou le réseau Internet. Dans le premier cas, la communication permet de consulter ou éditer en temps réel des informations contenues sur un serveur privé. Dans le deuxième cas, la communication permet de naviguer sur la toile, envoyer et recevoir ses mails. 4ème usage : Le multimédia Il s agit dans ce module de visualiser ou exploiter un contenu d images, sons et vidéos, autant à titre professionnel que personnel. Professionnellement, le multimédia permet de véhiculer une image moderne de l entreprise. Personnellement, le multimédia permet de s approprier l outil, et en mélangeant ainsi les genres et les utilisations, de rentrer dans un cercle vertueux des usages. Il est possible par exemple de relier un PDA à un vidéo projecteur et de projeter des présentations de produits lors d une animation commerciale ou encore de faire une réunion de chantier dans un bureau à partir de photos prises sur le terrain. 5ème usage : les applications tierces courantes ou spécifiques S agissant de regrouper un maximum d informations dans un minimum d encombrement, l utilisateur a la possibilité de compléter l offre logicielle d origine par un ensemble d utilitaires de tous genres (dictionnaires, traducteurs, GPS, voyage ). Page 6 sur 9

7 Les applications courantes Ces applications sont soumises à la même réglementation que les logiciels informatiques courants (freeware, shareware, commercial). Voici quelques sites regroupant les logithèques les plus complètes : o (pour Palm OS) o Les applications dédiées Une offre variée commence à être proposée par les éditeurs. Par exemple, un outil dédié aux entreprises du bâtiment permet directement de dessiner un plan coté sur un PDA à partir d un pointeur laser. Ces données sont directement liées avec un logiciel de devis. L ORGANISATION COLLECTIVE De nombreux usages sont possibles : permettre l accès à distance au système d information, fixer des rendez-vous, connaître l état des stocks, passer des commandes directement chez le client. Chaque cas est spécifique et dépend directement des équipements de l entreprise (logiciels et matériels). Ce type de projet peut fortement améliorer la performance et la réactivité de l entreprise. Il demande un investissement plus important et souvent des développements informatiques spécifiques, car peu d éditeurs proposent ce type de solution. Cas particulier : la technologie push mail. Il s agit d une gestion différente des applications PIM (voir plus haut). En effet, les données ne sont plus stockées localement dans l entreprise, mais déportées sur des serveurs dédiés, eux-mêmes hébergés dans des entreprises spécialisées. Chaque nouveau message est automatiquement en temps réel transféré sur le portable par une connexion propriétaire, sans action particulière de l utilisateur. Cette méthode de gestion des données présente des avantages et des inconvénients : o Avantage : la mise à jour des données ne nécessite aucune connexion locale du terminal mobile, celle-ci s effectuant à distance par le réseau GSM/GPRS/3G. o Inconvénient : la mise à jour des données s effectuant automatiquement, l utilisateur n est plus libre de la gestion de flux. Ainsi, l information n est plus maîtrisée, mais subie (les mails arrivent en temps réel par exemple). Page 7 sur 9

8 Cette technologie a été utilisée pour la première fois par la société RIM (gamme Blackberry). Depuis, Microsoft propose les mêmes services, par l intégration dans la version 2005 PocketPC. Ces applications sont surtout répandues actuellement dans les grandes structures et les institutions internationales car elles sont coûteuses dans leur mise en place et ne sont valables que pour un parc important d utilisateurs. Disposer d un assistant personnel est une bonne chose. L exploiter au mieux de ses capacités et le faire correspondre à ses besoins en est une autre. LES PIEGES A EVITER Il s agit ici de suivre quelques recommandations. MISE A JOUR REGULIERE Un assistant personnel est un satellite d un poste informatique (fixe ou portable). Ainsi, les données doivent être régulièrement mises à jour, sous peine de les perdre. Le positionnement d un terminal mobile par rapport à un poste fixe est clairement défini. En effet, un poste fixe peut être utilisé sans assistant personnel. L inverse est vivement déconseillé, ne serait-ce que pour la sauvegarde des informations contenues. UTILISATION RATIONNELLE Il s agit de faire évoluer son organisation de travail, et non de la révolutionner. Ainsi l utilisation d un terminal mobile n est pas une fin en soit, ni un passage obligé. En effet, certaines actions sont plus pratiques à réaliser sans forcément utiliser un assistant personnel. GAGNER DU TEMPS Disposer d une information choisie et à jour évite à l utilisateur de rappeler l entreprise pour demander un renseignement quelconque (par exemple). Ainsi, l utilisateur disposant de données, quels qu en soient le moment, l endroit et les circonstances, devient autonome, et sa réactivité est optimale. Page 8 sur 9

9 MIEUX GERER LE STRESS L utilisation d un assistant personnel est différente de celle d un poste fixe. En effet, autant la durée d une session d utilisation d un poste fixe peut être longue, autant celle d un assistant personnel est généralement courte (quelques secondes). L outil n est pas conçu pour saisir du volume de données. Libérer sa mémoire en saisissant instantanément son contenu sur le terminal mobile permet de se libérer l esprit. Ne plus faire l effort de retenir les informations est permis grâce aux sauvegardes sur un support infaillible. VEHICULER UNE IMAGE MODERNE DE LA SOCIETE Disposer d un outil performant démontre l esprit «avant-gardiste» et «novateur» de l entreprise. L image de l entreprise performante et actuelle renvoie à des notions de qualité de services et à des conditions de travail optimales. Page 9 sur 9

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