LE CABINET OUVERT 24 HEURES SUR 24 ET 7 JOURS SUR 7.

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1 LE CABINET OUVERT 24 HEURES SUR 24 ET 7 JOURS SUR 7

2 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 GRACE AUX TIC 2

3 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Dimanche 5 OCTOBRE 10h30 3 M. François PIGNON, de la société Antennes câbles et Cie, met à jour ses factures Il scanne toutes ses factures "fournisseur" avec le scanner mis à disposition par son Expert-Comptable et les dépose sur le portail internet Il termine de saisir ses variables de paie et les dépose aussi sur le site Son collaborateur est informé par des pièces déposées

4 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 LUNDI 6 OCTOBRE 05h00 Le serveur du cabinet se connecte automatiquement au portail internet et synchronise les données entre le système informatique du cabinet et le portail web Clients et collaborateurs concernés sont informés par 4

5 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 LUNDI 6 OCTOBRE 05h00 Le serveur du cabinet se connecte automatiquement à un site lui permettant de récupérer les extraits de comptes bancaires de ses clients, et passe les écritures comptables correspondantes 5

6 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 LUNDI 6 OCTOBRE 09h00 Isabelle AUGRAND collaboratrice du cabinet, ouvre le dossier "Antennes câbles et Cie" et lance l'ocr sur les pièces scannées par le client puis passe les écritures qui n ont pas pu être traitées automatiquement Elle intègre les variables de paies et prépare les bulletins et les mets à disposition du client sur le site portail 6

7 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Les technologies EmployEes dans ces exemples Connexion Internet Site Internet Portail Dématérialisation, Scanner Reconnaissance de caractères (OCR) Etebac EDI 7

8 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Mercredi 8 Octobre 10h00 Pierre VIGIER, directeur de la boutique "La vie BIO" décide de mettre à jour sa compta Grâce au site internet de son Expert-comptable, il se connecte à l outil de production du cabinet et commence la saisie de ses ventes 8

9 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 MERCREDI 8 OCTOBRE 10h00 Au même moment son épouse commence la saisie des banques et le collaborateur comptable réalise un tableau de bord Ils partagent le même outil 9

10 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Les technologies EmployEes dans cet exemple Applications en mode web (SAAS / ASP) 10

11 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Vendredi 16 OCTOBRE 11h20 M. FAURE, négociant en textile désire poser une question à son Expert- comptable Mlle DUPONT au sujet de la destruction des pièces comptables après numérisation Mlle DUPONT lui propose aussitôt de faire un point avec un spécialiste du sujet grâce à une web conférence 11

12 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Vendredi 16 OCTOBRE 11h20 12

13 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Les technologies EmployEes dans cet exemple Internet Webcam VOIP Web conférence 13

14 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 ComplEment d information sur la signature numerique Signature numérique 14

15 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 SAMEDI 18 OCTOBRE 09h01 Aurélien MOUNIER, directeur de "Forma cop", est dans la salle d embarquement Il se connecte au portail internet du cabinet avec son PDA et consulte son tableau de bord, mis à jour avec les derniers éléments traités 15

16 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Dimanche 19 OCTOBRE 11h00 M. FAURE, allume son ordinateur, se connecte au site portail de son Expert- comptable et consulte toute l information fiscale, sociale qui concerne son activité Il peut même souscrire à un service de rappel d échéances pour être certain de ne rien oublier Cette information ciblée, a été automatiquement collectée et triée par le site web du cabinet 16

17 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 LUNDI 20 OCTOBRE 09h00 Mme Boulet, directrice de "Intermed" allume son ordinateur Immédiatement le "widget" lecteur de flux RSS que lui a fourni son Expert- Comptable s ouvre et affiche des informations d actualité spécialement sélectionnées pour elle 17

18 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Les technologies EmployEes dans ces exemples Accès Nomade aux informations issues de l outil de production (publication web) "Profilage" des clients pour fournir une information pertinente Flux RSS 18

19 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 LUNDI 20 OCTOBRE 23h50 Le serveur du cabinet contacte par internet le système de sauvegarde et commence la sauvegarde quotidienne des données du cabinet vers un site externe garantissant une sécurité maximale 19

20 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 MARDI 21 OCTOBRE 09h30 VPN Mlle Dupont Expert-Comptable informe sa secrétaire que son fils est malade, et qu elle ne pourra pas se rendre au bureau Elle se connecte au cabinet via son VPN et paramètre son téléphone VOIP pour être immédiatement joignable de façon totalement transparente Elle peut travailler dans des conditions presque identiques à une présence sur site 20

21 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 Les technologies EmployEes dans ces exemples Sauvegarde externalisée Connexion VPN 21

22 Le cabinet ouvert 24h/24 7j/7 GrAce aux technologies internet et la dematerialisation : le cabinet reste au service de ses clients 24 heures sur 24 / 7 Jours sur 7 Sauvegarde externalisée GED Web conférence EDI Flux RSS VPN Dématérialisation Site Internet Portail VOIP Signature numérique Applications en mode web (SAAS / ASP) 22

23 QUESTIONS & REPONSES 23

24 COMPLEMENTS D INFORMATION 24

25 Le Portail Internet du cabinet Le portail internet c est Une "porte" ouverte sur le cabinet Présentation du cabinet, des équipes Mise en valeur du savoir-faire Informations professionnelles De l Information ciblée sélectionnée En fonction du profil du client En fonction de l actualité En fonction des travaux du cabinet Une assistance personnalisée Rappels d échéances Conseils, e-formations Documentations 25

26 Le Portail Internet du cabinet Le portail internet c est Le lieu d échange de documents dématérialisés Variables de paies Bulletins de salaire Tableaux de bord Dossiers permanents / annuels La mise à disposition d applications Saisie des Variables de paies Comptabilité partagée Tableaux de bord dynamiques Outils d aide à la décision 26

27 Le Portail Internet du cabinet 24 Heures sur 24-7 jours sur 7 Le site portail internet du cabinet rassure, fédère, rapproche Il devient le lien privilégié entre le cabinet et ses clients 27

28 28

29 Les logiciels en mode web» Les logiciels web ( SAAS / ASP ) Fonctionnalités identiques aux logiciels "classiques" Logiciel conçu comme un site Internet Utilisable sur de nombreux types de matériels sans installation préalable 29

30 Les logiciels en mode web» Installés au cabinet ou chez un tiers hébergeur Utilisables depuis n importe quel dispositif connecté à internet Utilisables par les collaborateurs et les clients Confidentialité et sécurité assurées de la même façon que les sites bancaires ou les sites de commerce 30

31 Les logiciels en mode web» 31

32 Les logiciels en mode web» Avantages Pas d installation complexe sur le poste client Performant car conçu pour ce type d utilisation Facilement externalisable et partageable 32

33 33

34 Les VPN Les vpn (Virtual Private Network) Réseau Privé Virtuel Permet de se connecter à son entreprise en utilisant un ordinateur relié à Internet Permet d avoir accès à tout son système informatique dans des conditions proches d une présence sur site Le tout avec une sécurité "maximale" 34

35 Les VPN : Le principe VPN = Tunnel Sécurisé 35

36 Les VPN : pre-requis Au Cabinet Soit un abonnement "VPN" auprès de son fournisseur de télécommunication & Internet Soit un matériel routeur / firewall permettant de gérer la fonctionnalité VPN 36

37 Les VPN : pre-requis A L EXTERIEUR» Sur l ordinateur portable, un outil de connexion à internet : (Modem / Wifi / 3G / ) Un logiciel "Client VPN" compatible avec la solution présente au cabinet. 37

38 38

39 Les conferences web Quand les nouvelles technologies allient efficaciteé economique Et protection de la Planete 39

40 Les conferences web : Pourquoi? Se rencontrer, changer, partager «Sans se déplacer» Améliorer la productivité et contribuer à une collaboration à distance devenue indispensable. 40

41 Les conferences web : Ne pas confondre. Ne pas confondre visio conference et web conference Les web conférence ne sont qu une petite partie des "visio conférence" Il existe toujours des systèmes "classiques" de visio conférence, passant ou non par Internet Ces solutions sont généralement de meilleure qualité que les web conférence mais nécessitent l acquisition de matériel spécifique 41

42 Les conferences web : Le principe Des solutions simples a installer Un ordinateur connecté à internet Une webcam et une carte son (un casque, ou un téléphone usb) Pas d installation compliquée de logiciel Des solutions simples a utiliser Un collaborateur habitué à travailler avec des logiciels bureautique sera opérationnel en quelques minutes 42

43 Les conferences web : L efficacite Des fonctionnalites plus ou moins completes Voix & Vidéo par internet, «CHAT» (Collectives & Privées) Tableau blanc, partage de documents, partage du "Bureau" Liens avec les agendas et les carnets d adresses Invitations automatiques, sondages en ligne Sessions Multi-Animateurs, prise en main à distance Cryptage, enregistrement de la conférence Compatibilité Windows, Mac, Linux, Versions PDA 43

44 Les conferences web : La simpliciteé 44

45 Les conferences web : Exemple 45

46 Les conferences web : Quelques exemples Les outils "payants"» https://www1.gotomeeting.com Un abonnement est necessaire pour l organisateur des reunions L acces a la reunion est gratuit pour les invites 46

47 Les conferences web : Quelques Tarifs Exemples de tarifs, Pour une salle, de 1 à 5 Animateurs potentiels, et 10 à 15 personnes maximum par réunion. Produits Frais de mise en service & personnalisation optionnels Abonnement mensuel WEBEX 1000,00 295,00 NETVIEWER 240,00 GOTOMEETING 49,00 Acrobat CONNEC (1 seul animateur pas de VOIP) 39 $ 47

48 Les conferences web : Quelques Tarifs Il existe aussi des outils qui fonctionnent en mode "achat à l utilisation"» Exemple WEBEX 0,29 par minute et par utilisateur Exemple d une réunion d une heure avec 6 personnes : 104,40 Calculatrice de coût webex 48

49 Les conferences web : Quelques exemples Les outils "gratuits"» DimDim (Versions gratuites et payantes) Wengomeeting VLVC Ces logiciels sont libres et gratuits, "open source" pour certains. Moins complets et moins performants que les solutions payantes, ils offrent une alternative intéressante. 49

50 Les conferences web : Voir aussi Windows live messenger (anciennement msn messenger) Skype Moins "professionnels", ces outils simples et gratuits sont parfaitement fonctionnels et efficaces. 50

51 Les conferences web : Et encore Les "poids lourds" de l informatique, Microsoft, IBM, sont aussi sur ce marché avec des solutions de web-conférence intégrées à leurs outils collaboratifs : Microsoft live meeting (sharepoint) IBM Lotus webconferencing 51

52 Les conferences web : Comment choisir Le choix d une solution dépendra des besoins fonctionnels, et des contraintes techniques. Par exemple : GOTOMEETING permet potentiellement à chacun de devenir "Animateur" de la réunion WEBEX ne nécessite aucune installation sur les postes, est compatible PC & MAC DIMDIM est entièrement gratuit. SKYPE & MESSENGER permettent une première approche de la web conférence 52

53 Les conferences web : En savoir plus Un comparatif des principales solutions de web conference (en anglais) Notre "Comparatif" L article WIKIPEDIA sur le sujet 53

54 Quelques solutions de conferences web (non exhaustif) Fonctionnalités Netviewer Webex Goto meeting Acrobat Connect DimDim Utilisable sans installation Oui Non Non Oui Oui VOIP Oui Oui Oui Non Oui 3maxi Vidéo Partage de tableau blanc / Bureau / présentation PPT / PDF / Oui multiple Oui multiple Non Oui Oui animateur Oui Oui Oui Oui Oui Changement d animateur Oui Oui Oui Non Oui Liens bureautiques Oui Oui Oui Acrobat Oui Cryptage Oui Oui Oui Oui Oui Enregistrement des sessions Oui Oui Oui Non Oui Sondages en ligne / Analyses Oui Oui Oui Non Non "Tous systèmes" Non Oui Non Oui Oui 54

55 55 55

56 La dematerialisation Ce concept consiste avec l utilisation de plusieurs outils comme le scanner et un logiciel de GED, à transformer les différents documents papiers issus du cabinet et du client en fichiers informatiques puis à les classer et à les partager. La recherche de gains de productivité et le souhait d améliorer le partage de l information sont à l origine de cette démarche. Les documents dématérialisés peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqués au sein du cabinet mais aussi chez le client via internet. 56

57 La dematerialisation chez le client 57

58 La dematerialisation au cabinet 58

59 La dematerialisation Les avantages de la dematerialisation sont nombreux L accessibilité immédiate à l information Une plus grande fiabilité des opérations due à une organisation normée Une motivation des collaborateurs pour une technique nouvelle Une intégration simple dans le système d'information du cabinet Un travail "nomade" plus simple Une sécurité plus importante grâce à la sauvegarde des données et aux possibilités de limitation d accès aux documents L archivage sur disque, moins gourmand en espace que les rayons d'archives physiques 59

60 60 60

61 La signature numerique Mécanisme permettant d'authentifier l'auteur d'un document électronique et de garantir son intégrité Par analogie avec la signature manuscrite d'un document papier Les conditions suivantes doivent être réunies : Authentique Infalsifiable Non réutilisable Inaltérable Irrévocable 61

62 La signature numerique 62

63 La signature numerique 63

64 64

65 65 QUESTIONS & REPONSES

66 MERCI DE VOTRE ATTENTION 66

67 Intervenants Nathalie SATTI Expert-Comptable Philippe COHEN Expert-Comptable Michel GUILLOUT Consultant Stéphane BENAYOUN Expert-Comptable 67

68 LE CABINET OUVERT 24 HEURES SUR 24 ET 7 JOURS SUR 7

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