Les nouvelles tendances de la bureautique

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1 Reference Les nouvelles tendances de la bureautique Carrefour des Assistantes 2011 Hélène TELLITOCCI Christine LOURDELET

2 Cegos, le partenaire formation le plus proche de l assistante 100 formations inter-entreprises spécialement destinées aux assistantes, 40 formations bureautiques assistantes formées tous les ans Partenaire formation du Carrefour des assistantes Partenaire de EUMA et de la FFMAS (associations présentes sur le Carrefour des assistantes)

3 Sommaire 3 Présentation des nouvelles tendances de la bureautique Démonstration «en live» sur Office 365 Temps d échange

4 Les nouvelles tendances de la bureautique Mobilité, Outils collaboratifs, Web 2.0, Cloud Computing

5 Des années 1980 à 2010 : 4 grandes étapes pour la bureautique L ordinateur individuel remplace peu à peu la machine à écrire Mise en réseau et partage des ressources : dossiers partagés, imprimantes 2000 Généralisation de la messagerie électronique et de l usage professionnel d Internet 2010 Mobilité, Outils collaboratifs, Web 2.0, Cloud Computing,,.

6 Mobilité 6 Accès à distance facilité Mise en place de réseau virtuel privé (VPN ) Adoption importante du Haut débit résidentiel Généralisation des bornes Wifi Utilisation de cartes 3G

7 Mobilité 7 Démultiplication des outils de mobilité PC portables Smartphones Tablettes tactiles

8 Outils collaboratifs et Web Mise en place de l intranet et des outils collaboratifs Un précurseur : Lotus Notes (GroupWare) Puis, des Intranets informatifs proposant des pages d informations descendantes Aujourd hui, des Intranets collaboratifs intégrant les usages du Web 2.0 : SharePoint 2010

9 Cloud computing 9 Démarrage du Cloud computing Hébergement des données et des applications informatiques sur Internet (le nuage). Accessibles depuis n importe où, à partir de n importe quel terminal.

10 Conséquences pour la bureautique 10 La bureautique s intègre aux outils collaboratifs et s héberge dans le Cloud Documents et informations accessibles à distance Sur son PC, son Smartphone ou sa Tablette tactile En collaboration et partage avec d autres personnes Si possible, consultables depuis n importe quel terminal public

11 Nouveaux usages 11 Un lieu unique pour une équipe, un projet, et donc la garantie d une information à jour Des mails porteurs de liens vers ce lieu unique Des WorkFlows pour automatiser des traitements La possibilité de travailler à plusieurs à distance L intégration de logiciels de réseaux sociaux en entreprise

12 Impact sur le métier de l assistante 12 Contribuer à l adoption de l espace collaboratif par l équipe Avoir un rôle moteur dans la publication d informations utiles à la vie de l équipe, tenir un agenda d équipe, éditer des news, ajouter des liens «gain de temps», Gérer les documents de référence, co-rédiger des documents S appuyer sur l espace collaboratif pour les tâches classiques d organisation, réservation,. Gérer les groupes et autorisations d accès Participer à des visioconférences

13 Démonstration «en live» avec Office 365 Nouvelle offre sur le Cloud de Microsoft

14 Office Offre sur le Cloud lancée le 28 juin 2011 disponible en 20 langues et 40 pays. en mode Saas (Software as a service) Constituée de Portail : SharePoint Logiciel de communication : Lync Logiciel de messagerie : Outlook et Outlook Web Apps Suite bureautique : Office et Office web Apps

15 Démonstration 15 La présentation n ayant pas été enregistrée, nous avons pris quelques copies d écran significatives, pour garder une trace des principaux points présentés.

16 Page d accueil de la société CTOP

17 On clique sur le site «Commercial» Page d accueil: Présentation de l objectif du site, et lien vers un «contact»: l assistante

18 Profil de Christine

19 Organigramme (dynamique) de l équipe

20 Le «mur»

21 Les Web applications : modifier un document Word dans le navigateur

22 Presque le même ruban que le «vrai» Word

23 Communication instantanée LYNC

24 Visio conférence, puis partage d écran

25 Le Workflow Workflow = Flux de travail Tâche 1 Tâche 2a Tâche 2b Tâche 3 Fin

26 On sélectionne le document

27 On sélectionne le menu «flux de travail»

28 On sélectionne le flux de travail «Validation Resp.Secteur»

29 On vérifie visuellement que c est le bon

30 On clique sur «Démarrer»

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32 Une tâche est créée - Statut «non commencé» (et un mail envoyé à Hélène)

33 Le statut de la validation du document devient «en cours»

34 Mail reçu par le valideur, l informant d une action à faire sur le document «Devis DPM»

35 En ouvrant le document, le valideur peut directement «ouvrir la tâche» associée

36 Il lit le descriptif de la tâche affectée, l effectue, puis clique sur «Approuver»

37 Dans sa page d accueil, Hélène voit que le statut de la tâche est devenu «terminé»

38 Le statut de la validation du document devient «Approuvé»

39 Gestion des agendas Visibilité simultanée de l agenda d équipe Sharepoint et de son agenda personnel Outlook

40 Gestion des agendas Superposition des 2 agendas : en bleu, l agenda personnel, en vert l agenda d équipe

41 Bibliothèques de documents SharePoint visibles depuis l explorateur Windows Bibliothèque «Devis et contrats» vue dans SharePoint

42 Bibliothèques de documents SharePoint visibles depuis l explorateur Windows Bibliothèque «Devis et contrats» vue dans l explorateur Windows

43 Dans SharePoint, on peut afficher une vue beaucoup plus détaillée

44 Dans SharePoint, on peut filtrer sur une colonne

45 Dans SharePoint, on peut avoir des vues avec des regroupements

46 Alertes : utiliser le groupe de commandes «m avertir»

47 Pour paramétrer une alerte mail en cas de modification dans une bibliothèque 47

48 Pour s abonner au flux RSS d une bibliothèque

49 Temps d échange

50 Merci pour votre participation 50 Venez nous retrouver sur notre stand 38 et 39. Toute l équipe Cegos sera ravie de vous accueillir! Des conseils personnalisés La possibilité de poursuivre la discussion avec votre conférencier Retrouvons-nous sur le blog des assistantes Téléchargez tous les PowerPoint des ateliers Cegos sur notre site internet :

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