Google Apps for Business

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1 PROGRAMME DE FORMATION : Initiation au logiciel Google Apps for Business Programme détaillé sur : Google Apps for Business Google Apps est un service externalisé de messagerie collaborative comprenant un serveur de messagerie, une suite bureautique et une GED de la société Google. Ce service en mode SAAS est proposé par Google à tout type d'organisations : entreprises, établissements d'enseignement, collectivités, etc. Les principales applications en ligne inclues dans Google Apps sont Gmail, Google Agenda, Google Drive, Google Documents, Google Sites et Google Vault. Cette solution vient concurrencer directement les plateformes comme Microsoft Exchange, Lotus Notesou Zimbra en offrant une alternative externalisée et hébergée sur des data centers sécurisés. Public visé : Toute personne souhaitant découvrir ou mettre en place la solution collaborative Google Apps for Business Durée : 7 jours (7 H jour) Pré requis : Une bonne connaissance d internet, des outils de messagerie et de bureautique est nécessaire ainsi qu une expérience de l administration de systèmes d informations. Objectif s : Comprendre l'architecture, le fonctionnement et l'originalité de la suite d'outils collaboratifs en ligne Google Apps. Utiliser et personnaliser les composants de base de Google Apps. Apprendre à travailler en mode collaboratif. Etre sensibilisé aux impacts d'une migration.

2 Les outils que vos employés veulent utiliser : Gmail Agenda Drive Documents Sites Vault Autre Gmail Plus qu'une simple messagerie Gmail regroupe les réponses à un message, ce qui vous permet de suivre la conversation plus facilement.

3 Vous pouvez démarrer un chat textuel, audio ou vidéo directement depuis votre boîte de réception.

4 Restez informé lors de vos déplacements grâce à votre téléphone mobile ou votre tablette. Envoyez des s, où que vous soyez Gmail est utilisable sur n'importe quel ordinateur ou appareil mobile disposant d'une connexion Internet et le mode hors connexion vous permet de continuer à travailler même si vous êtes déconnecté. Que vous soyez au bureau, en réunion ou en avion, vous avez accès à votre messagerie. Travaillez vite, gagnez du temps Gmail est conçu pour vous aider à améliorer votre productivité. Avec 25 Go d'espace de stockage, nul besoin de supprimer des messages, vous trouverez tout ce qui vous intéresse avec la fonction de recherche et vous restez organisé grâce aux libellés et aux filtres. Échangez avec d'autres personnes Votre boîte de réception ne vous sert pas uniquement à recevoir et envoyer des messages, mais vous permet également d'échanger directement avec vos contacts. Grâce au chat textuel, audio ou vidéo, vous savez qui est en ligne et communiquez instantanément avec vos interlocuteurs. Dans chaque , vous pouvez voir les photos de profil de vos contacts, les dernières mises à jour et les documents partagés. En savoir plus Votre messagerie sur votre mobile Mode hors connexion De l'espace pour tous vos s Fonction de recherche performante Libellés et filtres Compatible avec Google Agenda Délégation de messagerie Clients de messagerie de bureau Votre traducteur personnel Sécurité et fiabilité

5 Google Agenda Soyez en phase avec votre équipe Les agendas partagés permettent de connaître la disponibilité des personnes avec lesquelles vous travaillez.

6 La création d'un événement est aussi simple que la saisie d'une phrase. Google Agenda vous suggère une heure qui convient à tout le monde pour planifier une réunion facilement.

7 Soyez organisé et ne manquez plus un seul rendez-vous Organisez votre journée avec Google Agenda et recevez des rappels d'événement sur votre téléphone ou dans votre boîte de réception. Joignez des fichiers ou des documents à votre événement afin d'avoir les supports dont vous avez besoin à votre disposition au moment de la réunion. Trouvez un créneau horaire qui convient à tous Le partage d'agendas permet de déterminer facilement un moment qui convient à tous vos collaborateurs et la fonction de planification intelligente propose des heures de réunion qui conviennent à tous. Publiez votre agenda sur le Web Créez un calendrier d'événements et intégrez-le à votre site Web ou définissez des créneaux horaires de façon à ce que les clients puissent choisir le moment qui leur convient. En savoir plus Planification des événements en toute simplicité Votre agenda sur votre mobile Mode hors connexion Délégation de l'agenda Gestion de fuseaux horaires multiples Clients d'agenda de bureau Disponibilité Sécurité et fiabilité Rappels d'événements

8 Google Drive Collaborez plus efficacement Tous vos fichiers sont accessibles depuis n'importe quel navigateur Web.

9 Créez des documents enrichis et collaborez simultanément sur un même document. Partagez vos listes, effectuez le suivi des projets et analysez les données à l'aide de feuilles de calcul performantes.

10 Accédez à vos fichiers où que vous soyez Sur votre Mac, votre PC ou votre appareil mobile (ou via votre navigateur), Google Drive est le point d'accès universel aux dernières versions de vos fichiers. Cet outil vous permet d'importer tout type de fichier et enregistre également les documents Google stockés dans Google Drive. Donnez vie à vos fichiers Partagez des fichiers ou des dossiers complets avec les personnes de votre choix, l'ensemble de votre équipe ou encore des clients, fournisseurs et partenaires. Ajoutez des commentaires ou répondez à ceux laissés dans les fichiers pour recueillir des avis ou suggérer d'autres idées. Achetez uniquement ce dont vous avez besoin et gagnez en flexibilité Commencez avec les 5 Go d'espace de stockage fournis par utilisateur. Vous en voulez plus? Pour seulement 3 par mois pour 20 Go, les administrateurs peuvent acheter jusqu'à 16 To (soit Go) d'espace de stockage supplémentaire par utilisateur et centraliser la gestion de cet espace. Voir les tarifs Documents texte Créez des documents enrichis avec des images, des tableaux, des équations, des dessins, des liens, etc. Collectez des informations et gérez les commentaires en ligne. Feuilles de calcul Conservez vos listes et partagez-les, analysez les données et effectuez le suivi des projets et des résultats grâce à notre tableur performant. Utilisez des outils tels que les formules avancées, les graphiques et filtres intégrés et les tableaux croisés dynamiques pour voir vos données sous un nouvel angle. Présentations

11 Créez de magnifiques diaporamas avec notre éditeur de présentations qui permet l'insertion de vidéos intégrées, d'animations et de transitions dynamiques entre les diapositives. Publiez vos présentations sur le Web afin qu'elles soient accessibles à tous ou partagez-les en mode privé. Autres applications de Google Drive : Ouvrez et affichez tout type de fichier Fonction de recherche performante Importation de vos travaux Exportation en toute simplicité Impression de vos documents Édition depuis un mobile Trouvez rapidement ce que vous recherchez Historique des révisions Formulaires simples Dessins Styles personnalisés Galerie de modèles Formules performantes Graphiques Outils d'analyse des données Stockez vos données en toute sécurité

12 Google Sites Des espaces de travail partagés pour votre équipe Créez des sites de projet personnalisés qui incluent des vidéos, des agendas, des documents et davantage encore.

13 Créer un site de projet est aussi simple que rédiger un document : aucune compétence en codage n'est nécessaire.

14 Partagez vos sites de projet avec les personnes concernées, au sein de votre entreprise et en dehors. Création en toute simplicité Créez des sites de projet sans écrire une seule ligne de code. C'est aussi simple que la rédaction d'un document. Pour gagner encore plus de temps, vous pouvez choisir parmi des centaines de modèles prédéfinis. Organisation en toute simplicité Utilisez le site de votre équipe pour tout organiser : agendas, documents, présentations, vidéos. La fonction de recherche Google intégrée permet de trouver exactement ce que vous recherchez. Partage rapide Partagez votre site avec votre équipe, votre entreprise ou encore un client ou un partenaire en un seul clic. Vous pouvez accorder l'accès à votre site aux personnes de votre choix pour qu'elles puissent y apporter des modifications et vous avez toujours la possibilité de régler les paramètres ultérieurement. En savoir plus Édition intuitive Galerie de modèles Fonction de recherche performante Contrôle d'accès précis Stockage Des sites entièrement personnalisables Sécurité et fiabilité

15 Google Apps Vault Ajoutez l'archivage et l'e-discovery à Google Apps Google Apps Vault protège votre entreprise contre les risques juridiques.

16 Recherchez des messages électroniques et instantanés pertinents dans les archives. Conservez vos messages au-delà de la période habituelle.

17 Exportez vos messages pour un examen et une analyse ultérieurs. Règles de conservation Définissez des règles de conservation qui s'appliquent automatiquement à vos messages électroniques ou instantanés. Archivage des s et des chats Vos messages électroniques ou instantanés sont archivés et conservés conformément aux règles que vous avez définies, ce qui évite toute suppression accidentelle. E-Discovery Facilitez-vous la tâche pour les litiges et les audits de conformité avec des outils de recherche performants qui vous permettent de rechercher et de récupérer des messages électroniques ou instantanés.

18 Stockage à titre conservatoire Appliquez le stockage à titre conservatoire à certains comptes utilisateur en fonction de vos besoins. Ainsi, les messages électroniques ou instantanés ne peuvent pas être supprimés par les utilisateurs. Exportation des s Exportez des messages électroniques ou instantanés spécifiques aux formats standards pour examen et traitement complémentaires. Audits Générez des rapports sur l'activité et les actions des utilisateurs dans les archives. Vous pouvez y afficher les recherches effectuées, les consultations et exportations de messages, et bien plus. En savoir plus Gouvernance des informations Gestion et archivage des données centralisés Conservation de documents professionnels Recherche de documents pertinents Stockez vos données en toute sécurité

19 Autres Google Apps propose davantage d'outils pratiques Google Chrome for Business* Google Chrome a été conçu dès le départ pour vous offrir une expérience unique avec Gmail, Google Documents, Google Agenda, etc. Il est compatible avec les fonctionnalités les plus avancées telles que le mode hors connexion et les notifications de bureau. En savoir plus Google Groups for Business Vous pouvez utiliser les groupes Google comme des listes de diffusion et pour partager rapidement des agendas, des documents, des sites et des vidéos avec des collaborateurs. Les utilisateurs peuvent facilement configurer des groupes et les propriétaires de groupes peuvent gérer l'adhésion des membres pour chaque groupe.

20 Google Cloud Connect for Microsoft Office Google Cloud Connect for Microsoft Office permet de bénéficier des fonctions collaboratives d'édition de documents par plusieurs personnes dans l'environnement de Microsoft Office. Vous pouvez partager, sauvegarder et modifier simultanément avec vos collègues des documents Microsoft Word, PowerPoint et Excel. Les autres applications Google : Google+ AdWords AdSense Google Analytics Google Checkout Google Moderator Google Traduction Script Google Apps Fusion Tables Recherche personnalisée Google Maps Google Voice Blogger Google Adresses Google Actualités YouTube Picasa Albums Web Le programme de formation Atlanticom Est adapté aux besoins de chaque entreprise pour l aider à réaliser la migration de ses outils bureautiques traditionnels vers le «nuage*» Google *Cloud en anglais

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