E.N.T. Espace Numérique de Travail

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1 E.N.T. Espace Numérique de Travail Portail de l UM2 Outil de communication, de partage, de stockage, Présentation et Modalités d utilisation Page 1 sur 20

2 Sommaire I. Présentation du portail 3 A. Le concept du portail 3 B. Les fonctionnalités du portail étudiant de l UM2 3 II. L authentification 4 A. La connexion et la gestion des certificats 4 B. L identifiant et le mot de passe 6 C. La déconnexion 7 III. Les préférences utilisateurs 8 A. Modification du mot de passe 8 B. Utiliser le système de question / réponse personnel 9 C. Rediriger vos s 9 IV. Les outils 10 A. Le Webmail, logiciel de messagerie et d agenda en ligne Le Webmail L agenda en ligne 11 B. L espace de stockage 12 C. Le Bureau Virtuel L accès au Bureau Virtuel Accès sécurisé Ses fonctionnalités Les logiciels mis à disposition 16 D. L Espace Pédagogique 18 E. Bibliothèques / Ressources Documentaires 19 F. Les services du CROUS 20 Page 2 sur 20

3 I. Présentation du portail A. Le concept du portail Le portail est un outil numérique, accessible sur Internet, dont l objectif est de permettre aux étudiants de bénéficier en tout lieu et à toute heure d un ensemble de services proposés par l Université. L E.N.T. Espace Numérique de Travail est un portail offrant des services afin de faciliter vos études en Languedoc Roussillon. Il permet de s informer, échanger, s organiser. Cette documentation présente l ensemble des services offerts avec pour objectif, vous donner les informations nécessaires à son utilisation. Son adresse : B. Les fonctionnalités du portail étudiant de l UM2 Les services proposés sont essentiellement liés à la communication ( , agenda, ) et à la formation (accès et gestion de différentes ressources pédagogiques). Ils se déclinent de la façon suivante : Une gestion des préférences utilisateur Un accès à un Webmail, logiciel de messagerie et d agenda en ligne Un espace personnel de stockage Un bureau virtuel Un accès à l espace pédagogique, la plateforme de cours en ligne Un accès aux ressources documentaires, provenant de la BIU Un accès aux services du CROUS (logement, restauration, emplois et stages, ) Page 3 sur 20

4 II. L authentification Pour accéder à l ensemble des services, il est bien entendu nécessaire de se connecter. A. La connexion et la gestion des certificats La connexion se réalise en cliquant le bouton de la page d accueil de l ENT. qui se situe en haut à droite A ce niveau, l'accès étant sécurisé, il faut nécessairement accepter le certificat pour continuer. s A quoi sert un certificat? Le certificat est une «pièce d identité électronique» qui permet de sécuriser les échanges sur Internet en rendant possible l authentification de l émetteur, la vérification de l intégralité des données transmises, la confidentialité des informations transmises. Le certificat électronique est stocké directement sur l ordinateur de l utilisateur (certificat logiciel) ou sur un support matériel tel que la carte à puce. Page 4 sur 20

5 A quoi ressemble un certificat? Suivant votre navigateur internet et votre système d exploitation (Windows), le rendu graphique peut changer, mais le principe reste toujours le même. Exemples : Internet Explorer (Windows XP) Mozilla FireFox (Windows XP) Conseil : acceptez définitivement le certificat si vous êtes sur votre ordinateur personnel, acceptez le certificat temporairement si vous êtes sur un poste ne vous appartenant pas. Page 5 sur 20

6 B. L identifiant et le mot de passe Pour se connecter, il vous faut alors inscrire votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans le formulaire d authentification. Par défaut, ces informations sont inscrites sur votre carte d'étudiant : Votre nom d'utilisateur correspond à votre institutionnel. Cet est de la forme apparaît en bas à gauche de votre carte d'étudiant, près de votre photo. Votre mot de passe initial correspond aux 10 premiers caractères du code INE, qui apparaît sur votre carte d'étudiant en haut à droite. Par simplicité, il suffit de ne pas tenir compte du dernier caractère du code INE qui est imprimé légèrement plus loin. Page 6 sur 20

7 Astuce : En cliquant sur cet icône, l aide à la saisie de votre mail vous permet d ajouter automatiquement la partie de l en cliquant sur «Etudiant». C. La déconnexion Pour se déconnecter, la 1 chose à faire est de cliquer sur le bouton de déconnexion se situe en haut à droite., qui Par contre, cette opération n'est pas suffisante. En effet, si des services ont été utilisés, la connexion à ces services peut encore être existante. Pour éviter ce genre de problème de sécurité, il est donc fortement recommandé de fermer le navigateur Web lorsque vous quittez l'ent ou l'un des services proposés. Page 7 sur 20

8 III. Les préférences utilisateurs Le système de préférences vous permet de modifier votre mot de passe, définir votre propre système de question / réponse personnelle ou encore rediriger vos s reçus sur votre adresse électronique institutionnelle vers une autre adresse. A. Modification du mot de passe Pour faciliter la connexion à votre espace personnel, vous avez la possibilité de changer votre mot de passe. Il suffit alors de taper dans le premier cadre, votre nouveau mot de passe choisi, puis de le retaper dans le deuxième cadre afin d éviter toutes erreurs de saisie. Enfin cliquez sur Valider. Remarque : attention aux quelques contraintes pour la définition d un mot de passe : Il doit comporter au minimum 6 caractères, Il ne doit pas contenir de caractères accentués, Les caractères suivants &, <, > ne sont pas acceptés. Page 8 sur 20

9 B. Utiliser le système de question / réponse personnel Ce système sera utilisé en cas de perte de votre mot de passe. En effet, si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous aurez la possibilité de répondre (via l'option Mot de passe perdu du canal Aide et Assistance) à la question que vous avez définie dans le formulaire ci-dessus. Si la réponse saisie correspond bien à celle définie dans ce formulaire, le mot de passe sera alors réinitialisé au mot de passe par défaut, à savoir les 10 premiers caractères du code INE qui apparaît sur votre carte d'étudiant. C. Rediriger vos s Via ce système, il vous est possible de rediriger automatiquement le courrier que vous recevez sur votre adresse institutionnelle vers une autre adresse de messagerie. Vous avez également la possibilité de choisir entre soit une simple redirection de vos s, soit une redirection de vos s avec conservation de ceux-ci sur le Webmail. Dans ce dernier cas, cela signifie que les messages que vous recevez sur l'adresse institutionnelle seront stockés sur le serveur Webmail et seront également transmises à l'adresse de messagerie renseignée. Page 9 sur 20

10 IV. Les outils A. Le Webmail, logiciel de messagerie et d agenda en ligne 1. Le Webmail Le Webmail correspond à un outil de gestion du courrier électronique et d agenda accessible depuis un navigateur Web. Lors de l inscription à l université, une adresse électronique est créée, elle se présente sous la forme et est opérationnelle dès le lendemain de l inscription. Attention : c est par l intermédiaire de cette adresse électronique dite «institutionnelle» que l université communique les informations nécessaires à la vie étudiante. Cet outil permet de réaliser toutes les opérations de bases liées à la gestion du courrier électronique (envoi, lecture, traitement des pièces jointes, ). Le principe, et donc l avantage du WebMail, réside dans le fait qu il n est pas nécessaire de posséder d ordinateur personnel, puisque la consultation du courrier peut se faire à partir de n importe quel poste informatique pourvu d une connexion internet et d un navigateur. Page 10 sur 20

11 Le système WebMail mis à disposition permet de stocker jusqu à 50 Méga Octet (Mo). La taille maximale des messages échangés ne doit pas dépasser 45 Mo. Pour des raisons de praticité, vous avez également la possibilité d accéder au Webmail directement, sans passer par l ENT. Pour cela, il vous suffit d utiliser l adresse suivante : 2. L agenda en ligne Il est intégré à l outil Webmail et permet de gérer son emploi du temps à l aide d un calendrier, et de planifier des tâches. Il est également possible de planifier des travaux avec d autres étudiants. Page 11 sur 20

12 B. L espace de stockage L espace de stockage est un répertoire sécurisé de 100 Mo où l on peut stocker ses documents. Cela permet ainsi de transférer des documents de son ordinateur vers les serveurs de l UM2. Ces documents vous sont alors accessibles depuis n importe où, via l ENT mais également via le bureau virtuel (cf. paragraphe suivant). Via cet espace de stockage, il est alors possible de : Parcourir une arborescence Créer un répertoire Déposer un fichier Télécharger un fichier Copier/coller un(des) document(s) Couper/coller un(des) document(s) Renommer un document Supprimer un(des) document(s) Page 12 sur 20

13 C. Le Bureau Virtuel Le Bureau Virtuel est un outil qui permet de travailler sans contrainte de lieu. En effet, il permet d accéder à l espace de stockage et de travailler sur ses documents à l aide des logiciels intégrés à partir de n importe quel ordinateur connecté à internet. Il se présente comme un Windows XP, dont l accès est sécurisé. 1. L accès au Bureau Virtuel L accès au Bureau Virtuel peut se réaliser via un simple navigateur Web. Remarque technique : un tel accès ne dépend ni du navigateur utilisé (Internet Explorer, Mozilla Firefox ) ni du système d exploitation (Windows, Macintosh, Linux). Par contre, il nécessite que le logiciel JAVA soit installé. Il est téléchargeable sur le site Accès au bureau virtuel via l ENT : Accès direct au bureau virtuel : Page 13 sur 20

14 Il peut également se réaliser via un utilitaire de communication (dépendant du système d exploitation), à savoir : Pour Windows XP : Utiliser le Menu Démarrer/Programmes/Accessoires/Communications/Connexion Bureau à distance Taper ensuite l adresse suivante : bureau.univ-montp2.fr Pour Windows 98, Millénium et 2000 L application «connexion bureau à distance» doit être rajoutée (logiciel Remote Desktop sur le site de Microsoft). Pour Mac OS 10.2, 3, 4 L application est téléchargeable depuis le site de Microsoft : http :// Pour Linux Le client «rdesktop» est conseillé (http :// Voici alors une commande type : Rdesktop u test p toto a 16-f r sound/local r disk/usb=/mnt/removable adresse_du_serveur Avec les options suivantes : -u = utilisateur TS -p = son mot de passe -a = profondeur (couleur), en bits -f = full screen -r sound :local = mappage du son -r disk/usb=/chemin/vers/votre clé/usb = mappage de l USB Page 14 sur 20

15 2. Accès sécurisé Quelque soit le mode de connexion au Bureau Virtuel, il sera nécessaire de s authentifier. L identifiant et le mot de passe sont identiques à ceux utilisés pour l ENT, à savoir que : Le nom d utilisateur correspond à son institutionnel Le mot de passe correspond par défaut au code INE, ou au nouveau mot de passe si vous l avez modifié dans l ENT. Astuce : pour plus de confort, il est également possible d utiliser son numéro d étudiant (code imprimé sur sa carte d étudiant) comme nom d utilisateur. 3. Ses fonctionnalités Le Bureau Virtuel offre la possibilité d accéder à l espace de stockage et de gérer des documents (dossiers et fichiers) déposés. Le procédé d organisation et de gestion des documents est simple, il permet de : déposer des documents dans l espace de stockage à partir d une unité physique (disque dur, clé USB, ) ; transférer des données sur une unité physique à partir de l espace de stockage, créer ou de renommer un document, déplacer ou supprimer un document. Page 15 sur 20

16 4. Les logiciels mis à disposition La suite Microsoft Office 2003 comprenant : o Word 2003, est un logiciel de traitement de texte. Il permet la rédaction et mise en forme de divers types de documents. o Excel 2003, est un tableur. Ce type de logiciel est spécialisé dans le calcul et la présentation des résultats des calculs, sous forme de graphiques. o PowerPoint 2003, est un logiciel de PréAO (Présentation Assistée par Ordinateur). Il permet de réaliser des présentations basées sur des diapositives diffusées les unes après les autres. o Access 2003, est un Système de Gestion de Base de Données (S.G.B.D.) Access permet de décrire, manipuler, traiter un ensemble de données organisées sous un schéma relationnel et constituant ce qu on appelle une base de données relationnelles. o Publisher 2003, permet ce créer et de composer un large éventail de documents destinés au marketing et à la communication. Acrobat distiller 7.0, est un logiciel permettant de façon simple l édition de documents au format PDF. Acrobat 7.0 standard, permet l édition de documents au format PDF en y intégrant des fonctionnalités supplémentaires, comme l ajout d en tête et pied de page, des liens hypertextes, des vidéos, etc. Page 16 sur 20

17 La suite Macromedia MX 2004 comprenant : o Dreamweaver MX 2004, est un logiciel permettant la création de sites et d applications web. o Flash MX 2004, est un logiciel d animation pour le Web. Les fonctions avancées de Flash avec ActionScript permettent de produire des animations d une grande interactivité. o FreeHand MXa, permet de réaliser des dessins. o Fireworks MX 2004, permet de réaliser des images de qualités optimisées pour une publication sur Internet pour Internet. La suite OpenOffice.org 2.0 comprenant : o Base, gestion de bases de données, création de requêtes et rapports pour mieux gérer les informations. o Calc, calculs, analyse d'informations et gestion de listes dans des feuilles de calcul. o Draw, création et édition de dessins, d'organigrammes et de logos. o Impress, création et édition de présentations pour diaporamas, réunions et pages Web. o Math, création et édition de formules scientifiques et d'équations. o Writer, création et édition de textes et d'images pour courriers, rapports, documents et pages Web. IZarc est un logiciel de compression/décompression d archives léger. Il supporte un grand nombre d extension :.zip,.ace,.arc,.arj,.cab,.gz,.lha,.jar,.rar,.tar, Page 17 sur 20

18 D. L Espace Pédagogique Cet espace regroupe un ensemble de sites de cours, préalablement publiés par les enseignants de l Université. Un site de cours est constitué d un ensemble d éléments pédagogiques, à savoir : Des documents pédagogiques, peu importe le format (Word, PDF, HTML, ), Des exercices, de type QCM, Les dernières annonces, L agenda, Des forums, Des travaux, Certains documents peuvent être en accès libre, ne nécessitant pas de connexion sécurisée, d autres par contre nécessite une connexion sécurisée. Vous avez également la possibilité d accéder à l Espace Pédagogique directement, sans passer par l ENT. Pour cela, il vous suffit d utiliser l adresse suivante : Astuce : Même sans passer par l ENT, utilisez le bouton connecter à l Espace Pédagogique. pour se Page 18 sur 20

19 E. Bibliothèques / Ressources Documentaires Cet espace donne accès directement au site de la Bibliothèque Interuniversitaire de Montpellier (BIU). Il donne de nombreux renseignements (adresse, plan d accès, ) concernant : Les Services Interuniversitaires Les Bibliothèques de l Université Montpellier 1 Les Bibliothèques de l Université Montpellier 2 Les Bibliothèques de l Université Montpellier 3 L académie des Sciences et Lettres Ce site offre également le service ADDOC (Accès à Distance à la DOCumentation) qui permet un accès distant aux ressources électroniques pour lesquelles la BIU de Montpellier a souscrit un abonnement. Il permet donc de consulter les bases de données et les documents électroniques depuis des postes connectés à Internet Page 19 sur 20

20 F. Les services du CROUS Cet espace donne accès à l ensemble des services du Centre Régional des Œuvres Universitaires et Scolaire (CROUS) de Montpellier. Ces services concernent les points suivants : Listes de logements dans la région, Restauration, Listes d offres d emplois et de stages, Dossier de bourse, Culture, avec le Pass Culture. Page 20 sur 20

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