PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES

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1 PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES ANF Sciencesconf Meudon 10/11 octobre 2013

2 ! Sommaire La plateforme Sciencesconf.org Le portail L espace conférence Site web Gestion scientifique Dépôt, sélection, envoi de mails, édition Inscription Paramétrage, paiement 2

3 INTRODUCTION 3

4 ! Historique 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD Septembre 2009 Début de la réalisation Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Mars 2013 Poursuite de l évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7 Ü 825 conférences gérées aujourd hui 4

5 ! Présentation Ü Aucune infrastructure informatique locale Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: Des adresses mails spécifiques Exemple: Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié 5

6 ! Organisation P O R TA I L CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS Hébergement et personnalisation du site web Statistique de consultation Suivi des inscriptions Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail Edition électronique Transfert vers l archive ouverte HAL 6

7 Le portail d entrée 7

8 ! Le portail Demande d hébergement de la conférence Informations sur les conférences en cours 8

9 ! Création d une nouvelle conférence Demande de création en 4 étapes : Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif Validation de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d éligibilité Délai moyen 48 heures Ü Espace Conférence disponible 9

10 ! Consultation des événements (1) Liste RSS 10

11 ! Consultation des événements (2) chronologique Carte 11

12 ! Tutoriel [1] Présentation du portail Création de l espace conférence 12

13 [CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence 13

14 ! Accès Participant Inscriptions Dépôt des résumés et communications Programme, annonces Consultation des informations de la conférence 14

15 ! Accès Organisateur (1) Site Web Hébergement Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, ) Statistiques de consultation Inscription Construction du questionnaire Suivi des inscriptions 15

16 ! Accès Organisateur (2) Gestion scientifique Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, ) Edition électronique Transfert des communications sur l archive ouverte HAL Administration Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, ) Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d inscription, ) 16

17 ! Rôles utilisateurs Webmaster Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) Sélection des soumissions Relecteur Evaluation des soumissions Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (à venir) Accès à la liste des inscrits Administrateur Configuration de la conférence + droit webmaster + droit coordinateur 17

18 ! Tutoriel [2-3] Accès à l espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence URL du site : Identifiants de connexion : «adminx» Mot de passe «adminx» Le site est fermé. Seules les personnes possédant un rôle spécifique sur le site peuvent se connecter. Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges 18

19 SITE WEB 19

20 ! Administration Site Web Langues de l interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence Charte graphique En-tête Personnalisation du bandeau du site Disposition Mise en page du site Apparence Définition du thème graphique Menu Ajout / Suppression de pages d informations Statistiques de consultation 20

21 ! En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées En-tête image En-tête HTML 21

22 ! En-tête du site(2) 22

23 ! Disposition Définition de la structure du site web: Menu Vertical Menu Horizontal 23

24 ! Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : Styles prédéfinis Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS 24

25 ! Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, Ü Possibilité de définir des droits d accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs 25

26 ! Pages prédéfinies (1) Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions 26

27 ! Pages prédéfinies (2) Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence 27

28 ! Pages personnalisables Page d accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) Fichiers déposés Dates importantes 28

29 ! Statistiques Outil externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence Ü Possibilité d utiliser Ü 29

30 ! Tutoriel [4] Personnalisez votre espace conférence Configuration générale Disposition Apparence En-tête du site Créez le menu de votre site Ajoutez les différentes pages proposées par l application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, ) 30

31 GESTION SCIENTIFIQUE 31

32 DÉPÔT 32

33 ! Configuration Définition des types de dépôts (oral, poster, ), des thématiques Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt mots-clés, des auteurs, 33

34 ! Dépôt pour les participants 4 étapes : Métadonnées informations sur la soumission (titre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, ) Conversion automatique dans le format PDF Récapitulatif 34

35 SÉLECTION 35

36 ! Configuration Définition des relecteurs Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt Création d une grille de notation pour l évaluation des dépôts par les relecteurs Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, Ü 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: Accès aux avis des relecteurs Sélection des dépôts 36

37 ! Relecture Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur 1 grille par dépôt Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres thématiques) 37

38 ! Tutoriel [5-7] Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt Configuration générale Types de dépôts Thématiques Configuration de la relecture Règles générales Grille d évaluation Affectation des papiers 38

39 ! Tutoriel [8-10] Dépôt de résumés Evaluation des résumés Sélection des résumés 39

40 PUBLIPOSTAGE 40

41 ! Alias mails Création automatique d un alias par conférence Ü Possibilité de créer d autres alias préfixé par l identifiant de la conférence Ü Ex: 41

42 ! Apparence des mails Personnalisation de la structure des mails envoyés par l application 42

43 ! Modèles de mails Personnalisation du contenu Notifiant l acceptation et/ou refus d un dépôt Confirmation inscription Création de nouveaux modèles Annonce colloque, Appel à communication, 43

44 ! Listes de destinataires Créations de liste de destinataires prédéfinies Pour préparer les appels à communication Pour informer les participants 44

45 ! Publipostage Sélection destinataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, ) Ajout de nouvelles adresses mails Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi (%%USER% %, %%CONFERENCE%%, ) Options supplémentaires Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, Historique des mails envoyés 45

46 ! Tutoriel [11] Présentation du module d envoi de mails Création de liste de destinataires Création de modèles de mails Outil de publipostage 46

47 EDITION 47

48 ! Programme de la conférence Ajout d événements Session, Discours, Pause, Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées 48

49 ! Vue journée 49

50 ! Vue journée 50

51 ! Vue semaine 51

52 ! Vue semaine 52

53 ! Vue détaillée 53

54 ! Vue détaillée 54

55 ! Vue détaillée 55

56 ! Edition PDF 56

57 ! Edition électronique «recueil des résumés» ou actes Sélection de la source des données Type de dépôt Grouper les soumissions Ajout de pages prédéfinies Sommaire Indexe par auteur Liste de participants Intercalaires (session) Ajout de fichiers extérieurs (au format PDF) Ü Export du document au format PDF 57

58 ! Intégration des actes dans HAL Export vers HAL en 1 clic Accord nécessaire des déposants Enrichissement de l archive ouverte HAL Création automatique d une collection pour la conférence Enrichissement des listes d articles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte 58

59 ! Tutoriel [12-13] Commencez à créer le programme de la conférence Ajoutez des évènements session, accueil, Editez le recueil des résumés de votre conférence Présentation export HAL 59

60 INSCRIPTION 60

61 ! Configuration Configuration du module d inscription Période d inscription Validation par l administrateur des inscrits Limite du nombre d inscrits Alerte mail Construction du questionnaire d inscription personnalisé 61

62 ! Construction du formulaire Informations non modifiables Champs de création de compte Informations personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de description, Case à cocher, Ü Définition des champs obligatoires 62

63 ! Tutoriel [14.1] Paramétrez le module d inscription. Pour le moment ne pas configurer le paiement des frais d inscription. Construisez le questionnaire d inscription en utilisant les différents objets proposés 63

64 ! Paiement des frais d inscription Sélection des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne Définition du montant des frais d inscription En fonction des catégories (chercheurs, étudiants, ) En fonction des dates Possibilité d ajout d options À partir du formulaire d inscription créé auparavant exemple: participation au repas de gala :

65 ! Paiement en ligne (direct) Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox. via AzurColloque prochainement 65

66 ! Paiement en ligne (via passerelle) Paiement utilisateur Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Service local (université, ) Etat paiement Service de paiement (PAYBOX, banque, ) 66

67 ! Tutoriel [14.2] Paramétrez le paiement des frais d inscription Ajoutez le paiement en ligne URL site paiement : 67

68 ! Inscription pour les participants Lien d inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l administrateur Le participant complète le formulaire d inscription Il reçoit une confirmation de son inscription par mail Ü Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscription Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens définis par l administrateur) 68

69 ! Tableau de bord des inscrits Accès en temps réel aux inscription pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscription 69

70 ! Tutoriel [15] Testez maintenant l inscription à la conférence Accédez au tableau de bord des inscrits (administrateur) 70

71 ! Liens utiles Portail principal Support formation Support Contact 71

72 QUESTIONS? 72

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