PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES. 12 mars 2015

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1 PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES 12 mars 2015

2 Sommaire La plateforme Sciencesconf.org Le portail L espace conférence Site web Gestion scientifique Dépôt, sélection, envoi de mails, édition Inscription Paramétrage, paiement 2

3 INTRODUCTION 3

4 Historique 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD Septembre 2009 Début de la réalisation Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme Mars 2013 Poursuite de l évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7 Début 2015 Début de la réalisation d une nouvelle version 4

5 Présentation Ü Aucune infrastructure informatique locale Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le «cloud CCSD» offrant : Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: Des adresses mails spécifiques Exemple: Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. Demande d hébergement simple via un site dédié 5

6 Organisation P O R TA I L CRÉATION de l espace conférence dans le cloud ccsd ANNUAIRE des conférences CALENDRIER des évènements E S PA C E C O N F É R E N C E POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission POUR LES ORGANISATEURS Hébergement et personnalisation du site web Statistique de consultation Suivi des inscriptions Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail Edition électronique Transfert vers l archive ouverte HAL 6

7 Quelques chiffres En mars 2015, 1790 conférences - 33% en Sciences de l Homme et de la Société - ~ 91 nouvelles conférences en janvier utilisent la gestion éditoriale abstracts, textes complets abstracts pour la conférence rst2014-pau textes complets pour la conférence tra textes exportés vers HAL 993 utilisent le module d inscription inscrits au total inscrits pour a conférence rst2014-pau utilisent le module de paiement (173 en ligne, 33 Lien direct Paybox) 7

8 Le portail d entrée 8

9 Le portail Demande d hébergement de la conférence Informations sur les conférences en cours 9

10 Création d une nouvelle conférence Demande de création en 4 étapes : Définition de la conférence Informations complémentaires Personnalisation du site internet Récapitulatif Validation de l hébergement sur la plateforme par le CCSD Vérification d éligibilité Délai moyen 48 heures Ü Espace Conférence disponible 10

11 Consultation des conférences Différents moyens de consultation des évènements scientifiques Liste Chronologique Par lieux RSS 11

12 [CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence 12

13 Accès Participant Inscriptions Dépôt des résumés et communications Programme, annonces Consultation des informations de la conférence 13

14 Accès Organisateur (1) Site Web Hébergement Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, ) Statistiques de consultation Inscription Construction du questionnaire Suivi des inscriptions 14

15 Accès Organisateur (2) Gestion scientifique Outils de sélection des contributions Mise en place du programme Envoi de mail (appel à soumission, relance, ) Edition électronique Transfert des communications sur l archive ouverte HAL Administration Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, ) Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d inscription, ) 15

16 Rôles utilisateurs Webmaster Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) Sélection des soumissions Relecteur Evaluation des soumissions Rédacteur Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (2015) Accès au suivi des inscriptions Administrateur Configuration de la conférence + droit webmaster + droit gestionnaire + droit coordinateur 16

17 SITE WEB 17

18 Administration Site Web Langues de l interface Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence Charte graphique En-tête Personnalisation du bandeau du site Disposition Mise en page du site Apparence Définition du thème graphique Menu Ajout / Suppression de pages d informations Statistiques de consultation 18

19 En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées En-tête image En-tête HTML 19

20 En-tête du site(2) 20

21 Disposition Définition de la structure du site web: Menu Vertical Menu Horizontal 21

22 Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : Styles prédéfinis Formulaire rapide Style créé automatiquement avec les informations renseignées Style avancé Accès aux feuilles de styles CSS 22

23 Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, Ü Possibilité de définir des droits d accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs 23

24 Pages prédéfinies (1) Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions 24

25 Pages prédéfinies (2) Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence 25

26 Pages personnalisables Page d accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) Galerie photo Diaporama des photos déposées Liens extérieurs Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) Fichiers déposés Dates importantes 26

27 Statistiques Outil externe d analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence Ü Possibilité d utiliser Ü 27

28 Tutoriel Accès à votre site de tests URL : Comptes administrateurs Identifiant : adminx Mot de passe : 1234 Comptes relecteur Identifiant : relecteurx Mot de passe : 1234 Comptes déposant Identifiant : membrex Mot de passe :

29 Tutoriel Personnalisez votre espace conférence Configuration générale Disposition Apparence En-tête du site Créez le menu de votre site Ajoutez les différentes pages proposées par l application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, ) 29

30 GESTION EDITORIALE 30

31 Fonctionnement avec dépôt de résumés Déposants, auteurs 1- Dépôt Résumés déposés 2- Relecture 3- Séléction Résumés relus Résumés acceptés Relecteurs Mise en place du programme Répartition Edition du recueil des résumés Coordinateur Publipostage 31

32 Fonctionnement avec dépôt de résumés, puis textes complets Déposants, auteurs 1- Dépôt des résumés Résumés déposés 2- Relecture 3- Séléction Relecteurs Résumés relus Répartition Coordinateur Résumés acceptés 4- envoi des notifications aux déposants Mise en place du programme 5- Dépôt des textes complets Textes complets déposés 6- Relecture 7- Séléction Textes complets relus Textes complets acceptés Edition du recueil des résumés et des actes Publipostage 32

33 DÉPÔT SCIENTIFIQUE 33

34 Configuration Définition des types de dépôts (oral, poster, ), des thématiques Définition des règles de dépôt: Type de dépôt Format du résumé Période de dépôt Alerte mail Choix des métadonnées demandées lors du dépôt mots-clés, des auteurs, 34

35 Dépôt pour les participants 4 étapes : Métadonnées informations sur la soumission (titre, ) Auteurs Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs Fichier(s) Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, ) Conversion automatique dans le format PDF Récapitulatif 35

36 SÉLECTION, RELECTURE 36

37 Configuration Définition des relecteurs Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) Définition des options de relecture Relecture (anonymisation possible) Périodes par type de dépôt Création d une grille de notation pour l évaluation des dépôts par les relecteurs Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, Ü 1 note par critère pondérant la note finale Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: Accès aux avis des relecteurs Sélection des dépôts 37

38 Relecture Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur 1 grille par dépôt Possibilité d ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d autres thématiques) 38

39 Tutoriel Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt Configuration générale Types de dépôts Thématiques Configuration de la relecture Règles générales Grille d évaluation Affectation des papiers 39

40 Tutoriel Configuration du dépôt scientifique Types de dépôts Paramétrage > Types de dépôts Thématiques Paramétrage > Thématiques Règles de dépôt Paramétrage > Dépôt Configuration de la relecture Paramétrage > Relecture Règles générales Grille d évaluation Affectation des papiers Gestion éditoriale > Relecteurs 40

41 Tutoriel Dépôt de résumés Dépôt > Nouveau dépôt Connectez-vous avec le compte déposant et déposez plusieurs résumés Evaluation des résumés Relecture > Dépôts à relire Connectez-vous avec le compte relecteur et évaluez les résumés Sélection des résumés Gestion éditoriale > Dépôts Connectez-vous avec le compte administrateur et sélectionnez les résumés 41

42 PUBLIPOSTAGE 42

43 Alias mails Création automatique d un alias par conférence Ü Possibilité de créer d autres alias préfixé par l identifiant de la conférence Ü Ex: 43

44 Apparence des mails Personnalisation de la structure des mails envoyés par l application 44

45 Modèles de mails Personnalisation du contenu Notifiant l acceptation et/ou refus d un dépôt Confirmation inscription Création de nouveaux modèles Annonce colloque, Appel à communication, 45

46 Listes de destinataires Créations de liste de destinataires prédéfinies Pour préparer les appels à communication Pour informer les participants 46

47 Publipostage Sélection destinataire Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, ) Ajout de nouvelles adresses mails Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails Tags spéciaux remplacés au moment de l envoi %%USER%%, %%CONFERENCE%%, Options supplémentaires Ajout de pièces jointes Possibilité d envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, Historique des mails envoyés 47

48 Tutoriel Présentation du module d envoi de mails Création de liste de destinataires Création de modèles de mails Test de l outil de publipostage 48

49 EDITION 49

50 Programme de la conférence Ajout d événements Session, Discours, Pause, Ajout des interventions dans les sessions Récupéré dans les soumissions acceptées 50

51 Vue journée 51

52 Vue journée 52

53 Vue semaine 53

54 Vue semaine 54

55 Vue détaillée 55

56 Vue détaillée 56

57 Vue détaillée 57

58 Edition PDF 58

59 Recueil des résumés / actes Choix des données Type : résumé, texte complet Regroupement : programme, thématiques Statut des données (acceptées, ) Données supplémentaires Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index des auteurs, Fichiers extérieurs au format PDF Mise en page Tri sur les dépôts Pagination Langue Ü Création d un fichier au format PDF 59

60 Intégration dans l archive ouverte HAL Export vers HAL en 1 clic Accord nécessaire des déposants Enrichissement de l archive ouverte HAL Création automatique d une collection pour la conférence Enrichissement des listes d articles pour les laboratoires Diffusion large à travers l archive ouverte 60

61 Tutoriel Commencez à créer le programme de la conférence Ajoutez des évènements session, accueil, Editez le recueil des résumés de votre conférence Présentation export HAL 61

62 INSCRIPTION 62

63 Configuration Configuration du module d inscription Période d inscription Validation par l administrateur des inscrits Limite du nombre d inscrits Alerte mail Construction du questionnaire d inscription personnalisé 63

64 Construction du formulaire Informations non modifiables Champs de création de compte Informations personnalisables Champ texte, Liste déroulante, Bloc de description, Case à cocher, Ü Définition des champs obligatoires 64

65 Tutoriel Configuration du module d inscription Paramétrage > Inscription Définition des règles d inscription (période, alertes, ) Construisez le questionnaire d inscription en utilisant les différents objets proposés Eléments de description (ajout d informations) : titre, bloc d info, saut de ligne Eléments de formulaire : catégorie, texte, texte long, liste déroulante Ne pas paramétrer le module de paiement pour le moment 65

66 Paiement des frais d inscription Sélection des moyens de paiement Chèque, bon de commande, en ligne Définition du montant des frais d inscription En fonction des catégories (chercheurs, étudiants, ) En fonction des dates Possibilité d ajout d options À partir du formulaire d inscription créé auparavant exemple: participation au repas de gala :

67 Paiement en ligne (direct) Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox. Via Système local Lien avec une passerelle via AzurColloque prochainement 67

68 Paiement en ligne via Paybox participants Saisie questionnaire Envoi données + redirection Retour paiement + redirection Gestionnaire Back office Service de paiement PAYBOX 68

69 Paiement en ligne via système local Participants Saisie questionnaire Envoi données Retour paiement Service comptable Etat comptable Redirection paiement Système local (université, ) Etat paiement Service de paiement (PAYBOX, banque, ) 69

70 Paiement en ligne via AzurColloque Participants Saisie questionnaire Redirection Retour AzurColloque Service comptable Etat comptable Redirection paiement Finalisation questionnaire (choix tarif + options) Etat paiement Service de paiement PAYBOX 70

71 Tutoriel Paramétrez le module de paiement des frais d inscription Paramétrage > Paiement Définition des moyens de paiements acceptés Pour un paiement en ligne utiliser le lien direct Paybox de tests URL site paiement : Définition des montants des frais d inscriptions En fonction des catégories, périodes En ajoutant éventuellement des options 71

72 Inscription pour les participants Lien d inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l administrateur Le participant complète le formulaire d inscription Il reçoit une confirmation de son inscription par mail Ü Si paiement : Le système présente le montant des frais d inscription Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens définis par l administrateur) 72

73 Tableau de bord des inscrits Accès en temps réel aux inscription pour la conférence Possibilité d être alerté pour chaque nouvelle inscription 73

74 Tutoriel Testez maintenant l inscription à la conférence Connectez-vous avec le compte utilisateur Pour tester le paiement en ligne, utilisez comme identifiant de carte bleue : - Numéro : Date de validité : 03/14 - Clé : 123 Accédez au tableau de bord des inscrits Utilisateurs > Inscrits Connectez-vous avec le compte administrateur 74

75 Liens utiles Portail principal Support Contact 75

76 QUESTIONS? 76

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