GUIDE UTILISATEUR WEBCONFERENCE. Utilisation depuis un PC Windows

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1 GUIDE UTILISATEUR WEBCONFERENCE Utilisation depuis un PC Windows

2 Identification du document Date de création 25/02/2014 Date de dernière mise à jour Version V 5.0 Nombre de pages 10 14/10/2014 Destinataires Nom / Prénom Entité / Direction Utilisateurs de la WebConférence du GCS Esanté Poitou-Charentes Documents de référence Historique du document Version Date Auteur Commentaires V0.0 03/02/2014 J CADOL Création V4.0 25/02/2014 JC DRAPIER Validation et Finalisation V4.1 17/07/2014 JC DRAPIER Mise à jour suite à nouvelle charte graphique V5.0 14/10/2014 JC DRAPIER Mise à jour suite à nouvelle version du logiciel WebEx V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 2

3 SOMMAIRE INTRODUCTION... 4 ORGANISER LA REUNION... 5 COMMENT FAIRE?... 5 COMMENT ACCEDER A LA REUNION?... 7 LA PREMIERE CONNEXION... 7 PRESENTATION DE L ECRAN PRINCIPAL V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 3

4 Introduction Ce document a pour objectif de présenter le système de Webconférence proposé aux adhérents du GCS Esanté Poitou-Charentes. V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 4

5 Organiser la Réunion Comment faire? Se connecter au portail et s identifier dans l espace sécurisé. Cliquer sur la vignette «Webconférence». Il suffit ensuite de remplir le formulaire dédié pour demander une réservation de réunion en Webconférence. Il est important de réserver une réunion au moins 48 heures avant le créneau souhaité. Suite à cette demande, et suivant les disponibilités de la plage horaire souhaitée, la réunion sera validée ou non par l équipe du GCS. Si votre demande est validée vous recevrez alors un de confirmation vous donnant toutes les informations nécessaires pour effectuer la réunion. V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 5

6 Ci-dessous l type que vous allez recevoir : Lien pour accéder à la réunion Partie de l à transférer aux invités de la réunion V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 6

7 Comment accéder à la réunion? Pour accéder à la réunion il suffit de cliquer sur le lien situé sous le paragraphe «Pour démarrer ou rejoindre la réunion en ligne» dans l reçu. Vous accéder à la page d authentification. Il faut rentrer uniquement les informations suivantes : nom prénom, adresse électronique et cliquer sur le bouton «Rejoindre». La première connexion Lors de la première connexion au service de Webconférence, un logiciel doit être installé. Cela vous sera proposé automatiquement comme indique dans l image ci-dessous : L installation prend 2 minutes et se déroule en 3 étapes V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 7

8 Dès que l application est installée la fenêtre de lancement de la réunion s affichera Vous pouvez sinon installer ce logiciel avant la réunion afin d éviter tout problème le jour J. Aussi vous pouvez télécharger et installer ce logiciel depuis le portail du GCS. Pour cela, il suffit de se connecter au portail de cliquer sur la vignette «Webconférence», V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 8

9 Puis de cliquer sur la vignette «programme webex». V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 9

10 Présentation de l écran principal Retrouvez ci-dessous quelques fonctions principales de la Webconférence. 1. Conférence audio : Connectez la partie audio de la conférence soit en utilisant votre téléphone soit en utilisant le système audio de votre ordinateur (VoIP). 2. Enregistrement : Enregistrez la réunion, incluant l audio, la vidéo, et la présentation, pour la partager ultérieurement. 3. Partager le fichier : Partagez des fichiers, des applications, ou des vidéos. Présentez tout document se trouvant sur le bureau de votre ordinateur. 4. Partager ma vidéo : Cliquez sur l icône de la caméra pour permettre aux autres de vous voir. 5. Afficher la vidéo en plein écran : Affichez les acteurs en mode plein écran HD en cliquant sur le coin supérieur droit de la vidéo. 6. Chat : Démarrez une conversation avec n importe quelle personne de la réunion en toute discrétion. 7. Notes : Prenez des notes personnelles durant la réunion. Vous pourrez ensuite les enregistrer sur votre ordinateur. V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 10

11 8. Tableau blanc : Partager un Paperboard électronique avec l ensemble des participants afin de prendre des notes, faire des croquis Donner même la main à un des participants pour qu il écrive lui-même sur le tableau blanc. V5.0 14/10/2014 Guide utilisateur Webconférence sur PC Page 11

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