GUIDE D UTILISATION. [Réunions en ligne] [Conférences téléphoniques] [Conférences vidéo]

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1 GUIDE D UTILISATION [Réunions en ligne] [Conférences téléphoniques] [Conférences vidéo]

2 TABLES DES MATIERES ORGANISER UNE REUNION EN LIGNE 3 Connexion 3 Créer une session 5 Inviter des participants 5 Annuler une session 6 ANIMER UNE REUNION 7 Démarrer une session 7 Animer 7 PARTICIPER A UNE REUNION 11 Rejoindre la session en ligne 11 Participer à la conférence téléphonique 11 ASSISTANCE TECHNIQUE 12 GinKgo Solutions IT 2

3 Organiser une réunion en ligne Connexion Démarrez le programme depuis l icône Netviewer Meet Saisissez l adresse et le mot de passe fournis par GINKGO Cochez la case Enregistrer les données de connexion pour ne pas avoir à saisir vos identifiants à chaque connexion Cliquez sur OK. GinKgo Solutions IT 3

4 Cliquez sur Planification de sessions GinKgo Solutions IT 4

5 A partir de cette fenêtre, vous pouvez : Créer une session Inviter des participants Annuler une session Créer une session Cliquez sur Créer une nouvelle session Renseignez les informations sur la réunion : Le thème de la session La date/heure de début La durée de la session La fréquence de la session (une fois, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) Le mot de passe de la session (optionnel) Cliquez sur Accepter Inviter des participants Sélectionnez la session pour laquelle vous voulez inviter des participants Cliquez sur le bouton Envoyer une invitation via dans les détails de la session GinKgo Solutions IT 5

6 Le corps de l est automatiquement rempli avec les informations de connexion à la session et peut être modifié. Cliquez sur le bouton Inviter les participants et saisissez les adresses des participants Cliquez sur Enregistrer & Fermer L invitation est envoyée et un rendez-vous est automatiquement créé dans votre calendrier Outlook. Annuler une session Sélectionnez la session pour laquelle vous voulez inviter des participants Cliquez sur le bouton Supprimer la session sélectionnée GinKgo Solutions IT 6

7 Animer une réunion Démarrer une session Démarrez le programme depuis l icône Netviewer Meet Connectez-vous à l aide de vos identifiants Cliquez sur Démarrer réunion en ligne pour commencer une réunion spontanée OU Cliquez sur une réunion planifiée ce jour Animer Le panneau de contrôle Netvisio s affiche sur la partie droite de votre écran et vous permet de diriger votre réunion. GinKgo Solutions IT 7

8 Session Activez/Bloquez l accès à la session Contrôlez l enregistrement de la réunion Sélectionnez la personne qui affiche son bureau, contrôle la souris Gérez les droits des participants Options de la session (accessibilité, mot de passe, ) Invitez de nouveaux participants Téléconférence Composez le numéro de téléphone indiqué pour participer à la conférence téléphonique. Sélection des applications Sélectionnez les applications qui seront visibles par les autres participants. GinKgo Solutions IT 8

9 Mon écran Contrôlez l exposition de votre écran aux autres participants et visualisez ce que vous montrez en temps réel. VoIP Activez/Désactivez le dialogue avec les autres participants en voix sur IP (sans passer par la conférence téléphonique). Réglez le volume audio. Vidéo des participants Visualisez les autres participants s ils ont activé leur caméra. Faites glisser les vidéos hors du panneau de commande et redimensionnez la fenêtre pour plus de confort. Ma vidéo Activez/Désactivez votre caméra et visualisez votre vidéo. Dialogue en direct Envoyez des messages textuels instantanés ou des liens à l ensemble des participants ou à une personne en particulier. En cas de nouveaux messages, le menu clignote. GinKgo Solutions IT 9

10 Tableau blanc Activez/Désactivez la possibilité pour les autres participants de dessiner sur la surface d exposition. Transfert de fichiers Faites glisser ici les fichiers que vous souhaitez partager avec les autres participants. Sondage Créez un sondage grâce à l assistant et récoltez l avis de vos collaborateurs. GinKgo Solutions IT 10

11 Participer à une réunion Rejoindre la session en ligne Cliquez sur le lien qui se trouve dans votre d invitation OU Démarrez le programme depuis l icône Participant Netviewer Meet Saisissez le numéro de la session à laquelle vous voulez participer Saisissez votre nom (sera affiché aux autres participants) Cliquez sur le bouton Connecter Participer à la conférence téléphonique Composez le numéro de téléphone qui est renseigné dans votre d invitation Saisissez les 6 premiers chiffres du numéro de la session GinKgo Solutions IT 11

12 Assistance technique Notre hotline est à votre disposition du lundi au jeudi de 8h45 à 12h30 et de14h à 18h et le vendredi de 8h45 à 12h30 et de14h à 17h. GINKGO Solutions IT 25 rue Jean Mermoz COURNON D AUVERGNE Tél. : Fax : GinKgo Solutions IT 12