Appel d offres pour l accompagnement du Pôle Fibres Energivie dans la création de son niveau site Internet

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1 Appel d offres pour l accompagnement du Pôle Fibres Energivie dans la création de son niveau site Internet 1. Contexte 1.1 Les Pôles de compétitivité Ce sont des structures, en général associatives, mises en place par l Etat en 2005 pour aider l industrie française à être plus compétitive en agissant sur l un des leviers majeurs de la compétitivité, l innovation. Le principe est de rassembler en réseau des publics qui en général se côtoient peu, les entreprises, les centres de recherche publics ou privés et les organismes de formation afin de les faire travailler ensemble sur des projets collaboratifs. Ces projets étant des programmes de R&D collaboratifs, rassemblant un nombre limité d acteurs, ou des actions collectives plus larges Les Pôles sont également des réseaux, rassemblant leurs adhérents, mais également toutes sortes de partenaires, autres structures d accompagnement des entreprises (CCI, ) ; collectivités locales, autres clusters français ou étrangers, Chaque pôle est implanté sur un territoire et dédié à une thématique spécifique. Il y a 70 pôles en France dans de nombreux domaines, considérés comme des domaines d excellence pour la France. L Etat et les collectivités territoriales financent ces structures en grande partie, le reste du financement étant assuré par les cotisations des adhérents au pôle et par de la vente de services. Par contre, ce sont les adhérents qui assurent la gouvernance du Pôle. Voir le site des pôles de compétitivité : Présentation de Fibres-Énergivie Le Pôle Fibres-Énergivie est issu de la fusion au 1er janvier 2015 de deux Pôles : le Pôle Fibres qui était spécialisé dans les matériaux à base de fibres et le Pôle Alsace Énergivie spécialisé dans le bâtiment à énergie positive. Le nom Fibres-Énergivie est pour le moment un nom de transition. Positionnement : Il s agit du Pôle des matériaux et du bâtiment durables. C est un pôle écho-technologique. Parmi les principaux sujets traités au sein du Pôle figurent :

2 Le développement de matériaux «verts» soit issus de ressources renouvelables soit issus de la chimie verte Le développement de sous éléments de construction pour des bâtiments consommant peu d énergie, voire des bâtiments qui produisent plus d énergie. Le développement d équipements du bâtiment (systèmes de chauffage, de refroidissement, traitement d air, etc.) avec une moindre consommation d énergie, avec de meilleurs rendements et plus de communicants au sein de systèmes de pilotage des bâtiments L éco-conception c est-à-dire la démarche visant à intégrer la notion environnementale dans tout le cycle du produit. Lieu : Alsace et Lorraine Les membres du réseau : il y a près de 270 adhérents couvrant l ensemble de la chaîne de valeur du bâtiment depuis les acteurs de la ressource (extracteurs, transformateurs, fabricants de matériaux) en passant par les industriels, jusqu aux concepteurs (architectes, bureaux d étude), et aux sociétés de construction. Mission du Pôle : accompagner les entreprises à l innovation en les appuyant très concrètement dans le montage de projets de R&D collaboratifs mais aussi en mettant en place des programmes d animation et des services destinés aux adhérents. Pour bénéficier de plus d informations sur le Pôle, vous pouvez consulter la présentation Les anciens sites des deux pôles Les deux pôles d origine possédaient chacun leur site internet. Actuellement, les deux anciens sites Internet sont encore en ligne et nous utilisons le site du Pôle Alsace Énergivie pour héberger des articles de la lettre d information en attendant d avoir un nouveau site. Site Pôle Alsace Énergivie : Site Pôle Fibres : Après la création du nouveau site Internet, ces deux anciens sites n auront plus vocation à exister. Certains contenus sont à reprendre tout ou en partie. De même des développements avaient été faits sur ces sites (ex : annuaire ) qu il serait intéressant également de récupérer. Le site de Fibres contient un réseau social dédié aux membres (RezO) qu il faudrait reprendre dans son contenu, dans ses fonctionnalités et dans son organisation. 2. Objectifs de la consultation Sélectionner une agence web qui accompagnera le Pôle dans : La création, la maintenance et l évolution de son nouveau site Internet

3 La mise en place d un outil de gestion d une lettre d information et d une invitation électroniques. La gestion de l envoi de ces éléments restant à définir, en lien avec notre outil de CRM où se trouvent les contacts. La création graphique d une lettre d information et d une invitation électroniques 3. Expression des besoins du Pôle 3.1 Les objectifs du site Le site Internet Fibres-Énergivie doit constituer à la fois une vitrine des activités de l association avec des contenus relativement permanents mais aussi un support d information sur l actualité du Pôle (mises à jours, ajouts fréquents de contenus) tant sur le site ouvert à tous que sur RezO. Ce doit être également un outil d interaction avec et entre les adhérents via le réseau social RezO. Les adhérents ayant la possibilité de rajouter eux même du contenu dans cette partie. Le site doit également permettre de nous aider dans l organisation d événements o E mailing d invitations, o Gestion des inscriptions : saisie de l inscription, envoi de messages de confirmation, gestion des paiements en ligne Permettre l établissement d une base de données qualifiée de prospects (via par exemple de courts formulaires en lien avec le téléchargement de contenu) 3.2 Les cibles Il s agit d une cible BtoB Cibles prioritaires : Les adhérents : entreprises, organismes de formation, organismes professionnels, laboratoires de recherche Les organismes prospects Cibles secondaires : Les journalistes Les institutions publiques et collectivités locales et organismes financeurs Les partenaires, autres clusters français et étrangers Nous souhaiterions que notre site soit ouvert à l international. Une grande partie de ces contenus devront donc être proposés dans des versions allemande et anglaise. 3.3 Audience La fréquentation du site devra être mesurée par le biais de statistiques de visites sur les différentes rubriques et de téléchargements de documents.

4 Des formulaires de contacts devront être orientés automatiquement vers les différents interlocuteurs concernés au sein de l équipe du Pôle. Une sécurisation des adresses électroniques sera prévue pour éviter leur utilisation abusive par des serveurs de messages indésirables. 3.4 Rubriques Vous trouverez en pièce jointe une proposition d organisation du contenu du site sur 3 niveaux. Il y est précisé les gabarits et les contenus pouvant être récupérés sur les anciens sites. 3.5 La gestion du contenu Sur le site Internet du Pôle Alsace Énergivie, nous utilisions auparavant le CMS Drupal mais nous sommes ouverts à d autres propositions de CMS sachant qu il devra permettre une mise à jour rapide et simple du site. Le CMS devra à la fois permettre : La mise à jour des pages La gestion des médias (vidéos/images) L édition d une lettre d information électronique et d une invitation électronique. Nous attendons un outil qui nous permettrait de créer une lettre d information et une invitation électroniques avec une possibilité à la fois d insérer nos contenus mais aussi d apporter des modifications sur la forme et la présentation. En attendant le nouveau site, nous utilisons l outil Mailjet pour la création de nos lettres d information. L outil nous parait trop limité en ce qui concerne la mise en forme des documents. Avant la fusion, nous avions un gabarit sur Drupal mais ce cadre était trop rigide (pas de possibilité de rajouter ou de changer le nom des rubriques ) Pour l envoi, nous utilisions auparavant notre logiciel de CRM (Eudonet). Nous sommes ouverts à toutes propositions dans ce domaine sachant que nos contacts sont pour l essentiel sur le CRM et en partie sur le site (demande d inscriptions) et qu Eudonet est assez limité en ce qui concerne le suivi des performances des ings La gestion des formulaires avec le stockage des données, la restitution et le traitement, y compris l envoi de messages de réception et le paiement en ligne. 3.6 Ergonomie En plus des critères habituels permettant d optimiser l ergonomie du site, nous paraissent particulièrement importantes : Une bonne circulation dans le site avec le recours à de nombreuses passerelles d une rubrique à l autre La mise en valeur de certaines informations clés en permettant aux internautes de les retrouver en permanence sur le site quel que soit l endroit où ils se trouvent.

5 4. Identité graphique 4.1 Les valeurs à communiquer Les graphismes mis en œuvre devront être en cohérence avec l identité de la marque Pôle Fibres- Énergivie. Il faudra prendre en compte les caractères de marque suivants : Notre domaine d activité : le bâtiment respectueux de l environnement et les matériaux durables Le caractère professionnel, BtoB L innovation / la modernité Le réseau, le fonctionnement en mode collaboratif L expertise technologique, l excellence L orientation vers la création de business 4.2 La charte graphique Actuellement, nous disposons d une identité graphique et d un nom de marque temporaires. Nous travaillons actuellement à l élaboration d une nouvelle identité (nom du Pôle, bloc marque). Celle-ci est prévue pour le mois de juin au plus tôt. Il faudra donc prévoir le développement d un habillage graphique avec la charte actuelle et son adaptation à la nouvelle charte lorsque celle-ci sera définie. 5. Missions demandées au prestataire Le prestataire retenu devra assurer la conception, la réalisation et la mise en place du site et de ses fonctionnalités CMS. Il devra assurer la maintenance du site dans le temps, l insertion des mises à jour, la réparation des problèmes, prendre en charge les évolutions dans le temps. Détails des missions demandées : Traduire techniquement l arborescence : traitement de l accès à l information et de la circulation sur le site, gabarits à développer, Proposer des fonctionnalités et des améliorations de l arborescence de nature à renforcer l attractivité et faciliter l accès à l info pour les internautes Développer un habillage graphique pour le site et ses différents gabarits. Il s agira de développer d abord un habillage correspondant à la charte graphique temporaire puis de l adapter à la nouvelle identité (nouveau nom, nouveau logo, nouvelle charte graphique) Proposer et mettre en place logiciel de gestion de contenu. Intégrer les contenus de départ fournis par le Pôle. Certains contenus seront récupérés de l un ou l autre site (précisé dans le doc arborescence). Par ailleurs, il faudra prévoir une première version très légère que nous mettrons en ligne dès que l architecture et le graphisme du site auront été validés.

6 La création des versions GB et ALL. Prendre en charge la traduction des contenus et leur intégration sur le site. Mettre en place un outil de gestion permettant la création et l édition de documents type lettre d information électronique et invitation électroniques. Et éventuellement de gérer les envois Réaliser une analyse sur la récupération des anciens développements des deux sites précédents (le Pôle Fibres et le Pôle Alsace Énergivie) : mettre en valeur ce qui est intéressant de récupérer Proposer une adaptation de l Intranet RezO au nouveau site Internet. Gérer son intégration au nouveau site. Assurer la maintenance et la mise à jour des outils utilisés par le site, assurer la maintenance de sécurité du site, régler les bugs rencontrés au fil du temps Proposer une méthode et/ou des outils pour suivre les performances du site ainsi que des ings en cas où le site gérerait les envois. Fourni un bilan annuel avec des préconisations d amélioration. Assurer la formation des équipes du Pôle à l administration du site Fournir un espace d hébergement du site compatible avec les exigences techniques du système de gestion de contenu et également de l engagement de confidentialité pour les données privées. Assurer le référencement du site dans les 20 principaux moteurs de recherche Fournir un DVD-Rom complet contenant l ensemble des éléments du site en copie de sécurité 6. Modalités et procédures de la consultation 6.1 Modalités Le Pôle de compétitivité Fibres-Énergivie, Association régie par la loi du 1er juillet 1901, déclarée à la Préfecture des Vosges le 20 juillet 2005, publiée au Journal Officiel du 13 Août 2005, enregistrée sous le numéro W , dont le siège social est fixé Campus Fibres, 27 rue Philippe Seguin EPINAL, le Pôle exerce une mission d intérêt général et son budget de fonctionnement est en majorité alimenté par des fonds publics (Europe, Etat, Collectivités locales). A ce titre le Pôle est tenu d appliquer le Code des Marché Publics sans y être formellement soumis. La présente consultation reprend de principe reprend de principe de la procédure adaptée, telle que définie par l article 28 Modifié par Décret n du 9 décembre art. 3 du CMP. Article 28 Modifié par Décret n du 9 décembre art. 3 I - Lorsque leur valeur estimée est inférieure aux seuils de procédure formalisée définis à l'article 26, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent être passés selon une procédure adaptée, dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d'y répondre ainsi que des circonstances de l'achat. Le pouvoir adjudicateur peut négocier avec les candidats ayant présenté une offre. Cette négociation peut porter sur tous les éléments de l offre, notamment sur les prix. [ ] Le pouvoir adjudicateur est le Président de l association Fibres-Énergivie, représenté par délégation par le Directeur Général du Pôle Fibres-Énergivie, Monsieur Jean-Luc SADORGE.

7 6.2 Présentation de l offre Le prestataire devra fournir une proposition répondant à l ensemble des exigences du présent du cahier des charges. Cette proposition devra contenir : Une proposition d arborescence présentant l organisation de l information, le parcours de navigation Une proposition des gabarits et des fonctionnalités à développer Un projet visuel pour la page d accueil du site Internet et pour quelques gabarits Un descriptif de la solution technique proposée pour la gestion de contenu du site Internet et un descriptif de la solution technique retenue pour la gestion des e letters et des documents type invitations. Une proposition des développements pouvant être récupérés sur les deux anciens sites Internet Un échéancier prévisionnel de développement de la solution Une offre de prix Les éléments du dossier devront être remis par courrier électronique à l adresse suivante : jeanluc.sadorge@pole.energivie.eu 6.3 Calendrier de la mission Relance de la consultation 23 mars 2015 Date limite de remise des offres Examen des offres et négociation 01 au 10 juin mai 2015 à 17h00 (heure légale France métropolitaine) Date limite de transmission de l offre finale suite aux négociations 17 juin 2015 à 12h00 Choix du prestataire 22 juin 2015 Début de mission souhaitée juillet Mise en ligne du site Internet souhaitée 3 T Modalités de publicité Contact direct avec des candidats potentiels et mise en ligne du présent document dans la rubrique «Actualités» du site web Pôle Alsace Énergivie : pendant la durée de la consultation.

8 6.5 Les critères de sélection des offres Les critères de sélection des offres porteront sur les points suivants : La pertinence de l arborescence proposée. Sa capacité à hiérarchiser les informations et à faciliter l accès aux informations La pertinence des développements et fonctionnalités proposés tout en tenant compte des possibilités de récupération chez les anciens sites. Les projets visuels : lisibilité, adéquation à l identité de marque et aux attentes des cibles La solution technique choisie pour la gestion de contenu et pour la gestion de l édition des e letters et invitations L expérience dans le domaine de la création de site Internet dans le domaine des pôles de compétitivité ou structures proches. L offre budgétaire 6.6 Renseignements Pour tout renseignement technique lors de la préparation de l offre contacter : Hélène MEYER, responsable marketing et communication helene.meyer@pole.energivie.eu ; Tél : Pauline WERTH, chargée de communication numérique pauline.werth@pole.energivie.eu ; Tél : Pour tout renseignement administratif ainsi que pour la remise de l offre, contacter : Jean-Luc SADORGE, directeur général du Pôle jean-luc.sadorge@pole.energivie.eu Tél : Codes d accès à RezO Identifiant : agenceweb_rezo Mot de passe : code^provisoire!2015&