1 Présentation de l Apur 2. 2 Contexte général du projet 3. 3 Prestation attendue 4

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1 APUR Cahier des charges d appel à concurrence Accompagnement de la mise en place d outils de formulaires et de gestion électronique des processus métiers (workflow) avec le logiciel K2 autour d une plateforme Sharepoint janvier Présentation de l Apur Création, missions Statuts et membres Fonctionnement 2 2 Contexte général du projet Intranet actuel L équipe de pilotage du projet 4 3 Prestation attendue Phase ferme et optionnelle à bons de commande : assistance technique sous forme de journées d assistance, expertise et conseil Phase ferme et optionnelle à bons de commande : Tierce Maintenance Applicative 5 4 Propriétés et droits 5 5 Pièces constitutives de l appel à concurrence 6 6 Modalités de l appel à concurrence Contenu des offres Conditions d envoi et de remise des offres Critères de choix du prestataire Calendrier de mise en œuvre Durée de la commande Contact 7 7 Avenants 7 8 Annexes 7 1

2 1 Présentation de l Apur 1.1 Création, missions L'Atelier parisien d'urbanisme (Apur) a été créé le 3 juillet 1967 par le Conseil de Paris. Il a pour mission de suivre et analyser les évolutions urbaines, de participer à la définition des politiques d'aménagement et de développement, à l'élaboration des orientations de la politique urbaine et des documents d'urbanisme, ainsi qu'à la préparation des projets à l'échelle de Paris, de son aire urbaine ou de tout ou partie de la région Ile-de-France. A cette fin, il observe et analyse les évolutions les évolutions de Paris et de sa métropole, notamment à partir des données démographiques, économiques et sociales ou immobilières concernant la capitale française et d'autres grandes villes et peut engager des réflexions prospectives, élaborer des propositions d'actions et des projets d'aménagement localisés, réaliser toutes études d'urbanisme ou d'aménagement, effectuer des expertises ou encore contribuer à celles-ci. Il peut également effectuer toute mission ou étude se rattachant directement ou indirectement à son objet social ou pouvant en favoriser la réalisation pour ses membres ou des collectivités ou établissements publics non adhérents. 1.2 Statuts et membres L'Apur est une association sans but lucratif entre la Ville et le Département de Paris, l'etat, la Région Ile-de-France, la Chambre de Commerce et d'industrie de Paris, la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP), la Caisse d'allocations Familiales de Paris (CAF), l'etablissement public d'aménagement Orly-Rungis-Seine-Amont (EPA ORSA) et Paris Métropole. Il est contrôlé par une assemblée générale et un conseil d'administration présidés par Claude Dargent, Conseiller de Paris. 1.3 Fonctionnement L Apur compte environ 80 salariés et est organisé autour d un pôle des études portant sur les sujets urbains, environnementaux, sociétaux, métropolitains et internationaux, et comprend également une direction des ressources et connaissances territoriales incluant la base de données de référence et un secrétariat général. 2

3 2 Contexte général du projet En 2012, l Apur s est doté d un intranet collaboratif sous système Sharepoint 2010, migré en version 2013 à l été Cette outil permet d organiser une plateforme de travail collaboratif ouverte à l ensemble des salariés, visant à : - centraliser les documents liés aux projets d étude, d en évaluer facilement l état d avancement par des indicateurs, assurant une meilleure maîtrise de la gestion et conservation des informations produites à l échelle de toute l entreprise ; - de suivre l affectation du temps consacré aux projets, dans une optique visant à la production d une comptabilité du temps passé (par projet / par équipe / par collaborateur). En 2014, l Apur a acheté une licence du logiciel K2 (http://www.k2france.com/) permettant de développer des processus dématérialisés (planning de missions, engagements de dépenses) et souhaite poursuivre le développement de processus à visée essentiellement de gestion interne. 2.1 Intranet actuel Sur la base de ces objectifs, l intranet de l Apur a été mis en place en 2012 selon l architecture technique suivante : Intranet en production - 1 serveur SharePoint 2013 entreprise frontal de production - 1 serveur SharePoint 2013 entreprise applicatif de production - 1 serveur SQL Server 2012 standard de production pour le stockage des données SharePoint de production Intranet en pré-production (recette) - 1 serveur SharePoint 2013 entreprise frontal et applicatif de pré-production - 1 serveur SQL Server 2012 Express de préproduction pour le stockage des données SharePoint de préproduction Fonctionnellement, l intranet comprend actuellement : - Une partie informative (portail intranet avec des actualités publiées régulièrement pour le personnel et des bibliothèques de documents organisées dans des rubriques/menus concernant les différents aspects de la vie de l entreprise). - Des espaces métiers collaboratifs ouverts à tout ou partie des salariés (15 sous-sites). - Des espaces de gestion de projet ouverts à tout ou partie des salariés (une centaine de sous-sites). - Un outil de déclaration des temps par projet sous forme de liste (environ enregistrements saisis par les salariés entre le 1 er janvier 2013 et le 31 décembre 2014). - Des outils d enquête ou de listes (recueil des besoins informatiques ou d incidents logistiques, liste des données de référence, liste des projets, etc ). - Des liens vers d autres applications de l entreprise (gestion des demandes de congés, revue de presse, banque images, ) 3

4 Le poids de l ensemble de la base de production est d environ 110 Go au 31 décembre Une application complémentaire de chiffrage (Secured ecollaboration de la société Cryptzone) de documents sur SharePoint a été installée en février 2014 sous la forme d un WSP (Windows SharePoint). Cette application est pour l instant déployée sur un site métier (RH). La plateforme K2 est installée depuis l été 2014 (version 4.6.8) selon l architecture suivante : K2 Production : o 1 serveur K2 pour la partie applicative o utilisation du serveur SQL SharePoint de production pour la partie base de données K2 pré-production : o 1 serveur K2 pour la partie applicative o utilisation du serveur SQL SharePoint de pré-production pour la partie base de données 2.2 L équipe de pilotage du projet Le projet SharePoint au sein de l Apur est piloté par 2 chefs de projet accompagnés de 4 collaborateurs. Le sous-projet K2 est piloté quant à lui par 2 chefs de projet. 3 Prestation attendue L Apur souhaite développer, avec le logiciel K2 dont il s est doté en 2014, de nouveaux outils de gestion interne, accessibles depuis son intranet (et aussi en mode extranet sécurisé ou via approbation par y compris depuis l extérieur) en développant de nouvelle application K2 comme par exemple : engagements de dépenses et bons de commande, demandes de cartes de visites, gestions des arrivées et départs de salariés, réservation de salle de réunion et de matériel, suivi du plan de formation, déclaration des temps de travail forfait, etc La liste ci-dessus est non exhaustive et non contractuelle. Ces développements nécessiteront d une part la mise au point de formulaires ergonomiques et interfacés avec l environnement SharePoint et d autre part la création de workflows d approbation en relation avec ces formulaires et la messagerie interne. L Apur souhaite poursuivre son appropriation de K2 en gardant la maitrise pas à pas des projets engagés ou à venir. 4

5 3.1 Phase ferme et optionnelle à bons de commande : assistance technique sous forme de journées d assistance, expertise et conseil L Apur souhaite poursuivre sa mise au point de formulaires et processus K2 en se dotant d un accompagnement expert sous forme de journées de travail conjointes avec un expert K2 sur la base d une tranche ferme de 12 jours annuels et d une tranche conditionnelle de jours supplémentaires mobilisables selon les projets. Cet accompagnement consistera: en l assistance à la création de formulaires éventuellement associés à des workflows de validation spécifiques et plus ou moins complexes, à l intégration de ces processus dans l environnement technique de l Apur (SharePoint, messagerie, extranet) à l amélioration des formulaires et processus existants ; à la résolution de bugs, à l utilisation de fonctionnalités avancées. Cette assistance ne sera accessible qu aux deux administrateurs désignés par l Apur. Le candidat précisera : - Les modalités proposées pour une telle assistance, notamment la mobilisation de profils techniques différents selon les demandes, le délai de planification des demandes. - Son coût selon d éventuelles variantes (profils des intervenants, dégressivité des tarifs à la journée ). 3.2 Phase ferme et optionnelle à bons de commande : Tierce Maintenance Applicative La prestation consiste en une Tierce Maintenance Applicative (TMA) sous forme d une assistance téléphonique, avec possibilité de prise en main à distance permettant essentiellement de résoudre des bugs. La sollicitation de cette assistance sera réservée aux deux administrateurs désignés par l Apur et non à l ensemble des salariés. La tranche ferme initiale portera sur un volume de 10 heures minimum dans l année, et sera complété de commandes optionnelles à épuisement. Le candidat précisera : - Les modalités proposées pour une telle assistance, notamment la mobilisation de profils techniques différents selon les demandes, les modalités de gestion des demandes et de décompte du temps passé, le délai de prise en compte des demandes. - Son coût par tranche de 5, 10 ou 15 heures et son éventuelle dégressivité.. 4 Propriétés et droits L Apur est propriétaire de l ensemble des documents produits dans le cadre de cette mission. 5

6 5 Pièces constitutives de l appel à concurrence - Le présent cahier des charges ; - le devis chiffré de réalisation ; - les pièces visées à l article 6.1; - CCAG-TIC (cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de techniques de l'information et de la communication) 6 Modalités de l appel à concurrence 6.1 Contenu des offres Les offres répondant à la présente consultation devront comporter : - une présentation du prestataire et de son champ de compétences et d activités ; - une présentation de l équipe spécifiquement mobilisée (compétence et niveau d expertise) pour mettre en œuvre la commande ; - des références de prestations similaires ou pertinentes, si possible sous forme de lien web et/ou de contacts mels ; - éventuellement une note de proposition méthodologique concernant les modalités d accompagnement ; - en réponse à chacun des points du cahier des charges, un tableau détaillé des coûts pour chaque tranche - une déclaration sur l honneur dûment datée et signé par le candidat pour justifier qu il a satisfait aux obligations fiscales et sociales, qu il n a pas fait l objet d une interdiction de concourir, qu il n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour infractions visées aux articles L , L , L.341-6, L 125- et L du code du travail. - un extrait KBIS - si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet - dans le cas d une co-contractance ou d une sous-traitance, de tout ou partie de la prestation, le détail de la répartition des missions doit être précisé. 6.2 Conditions d envoi et de remise des offres Les offres devront être : - soit adressées sous pli postal à Pascale Thomas, Apur, 17 Bd Morland, Paris ; - soit déposées directement auprès du secrétariat de la Direction, 17 Bd Morland, Paris 4 e, 16 e étage, bureau 16085, de 9h à 12h et de 14h à 17h - Dans tous les cas adressés par mél à l adresse dans les délais précisés dans le calendrier de mise en œuvre ci-après. Des accusés de réception des offres seront adressés par mél aux candidats. 6.3 Critères de choix du prestataire Les offres des candidats seront appréciées selon les critères suivants : - Adéquation entre l expertise proposée et le cahier des charges ; - Prix de la prestation ; - Références pour des prestations similaires auprès d autres clients ; Les offres retenues sur cette base pourront être départagées par un entretien permettant d évaluer plus finement la réponse à chacun des critères. 6

7 6.4 Calendrier de mise en œuvre - Mise en ligne du présent cahier des charges : mardi 20 janvier Date limite de dépôt des offres : vendredi 6 février h sur place ou cachet de la poste faisant foi - Analyse des offres : du lundi 9 au vendredi 20 février Le cas échéant, proposition de leur date d entretien aux prestataires sélectionnés sur la base des dossiers : lundi 23 et mardi 24 février Phase éventuelle d entretien avec ces prestataires sélectionnés :du lundi 2 au vendredi 6 mars Notification du choix aux candidats : lundi 9 mars Démarrage de la prestation : mardi 10 mars Durée de la commande La commande est conclue sur la base de bons de commandes sucessifs pour une période d 1 an renouvellable 3 fois 6.6 Contact Pour toute question, les personnes intéressées sont invitées à contacter l Apur exclusivement via l adresse 7 Avenants Les commandes passées dans le cadre de cette consultation pourront faire l objet d un avenant pour des commandes complémentaires à hauteur de 20 % du montant total des 2 tranches fermes. 8 Annexes Les éventuelles questions et réponses des candidats seront mises en ligne sur un extranet qui sera accessible après demande d accréditation à l adresse suivante : 7

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