Consultation pour le choix d une mutuelle de complémentaire santé et/ ou d un contrat de prévoyance au bénéfice des salariés d Yvelines Aménagement

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1 Le Chesnay, le mardi 25 septembre 2012 Consultation pour le choix d une mutuelle de complémentaire santé et/ ou d un contrat de prévoyance au bénéfice des salariés d Yvelines Aménagement CAHIER DES CHARGES Marché à procédure adaptée passé en application des dispositions de l Ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics et du Décret n du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l article 3 de l Ordonnance n du 6 juin Seuls sont habilités à soumissionner les candidats pouvant justifier qu ils ne se trouvent dans aucun des cas mentionnés à l article 8 de l Ordonnance n du 6 juin Il s agit d une procédure restreinte ; seuil inférieur à Un minimum de trois soumissionnaires sera consulté pour ce marché. Le présent cahier des charges définit le périmètre de la prestation attendue, en vue d obtenir une offre de prix, au regard de services d un de santé et/ou de prévoyance. 2 Rue Marly-le-Roi LE CHESNAY Tél : / Fax.: Société Anonyme d Economie mixte au capital de RCS Versailles

2 SOMMAIRE 1. SOUSCRIPTEUR RESPONSABLE DE LA CONSULTATION CONTEXTE ET OBJECTIFS DUREE DU MARCHE DECOMPOSITION DU MARCHE TRANCHES LOTS PRESENTATION DES OFFRES LOT N 1 : MUTUELLE DE COMPLEMENTAIRE SANTE LOT N 2 : PREVOYANCE CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS CRITERES D APPRECIATION DES OFFRES OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS CONFIDENTIALITE... 9 ANNEXES Annexe 1 Tableau de garanties Annexe 2 Présentation de l organisme de mutuelle Annexe 3 Garanties prévoyance Page 2/13

3 1. SOUSCRIPTEUR SEM Yvelines Aménagement 2 rue de Marly le Roi LE CHESNAY La SEM Yvelines Aménagement, dont la mission est d accompagner les collectivités locales en vue de favoriser et faciliter le développement équilibré du territoire des Yvelines, est soumise à l ordonnance du 6 juin 2005 concernant la sélection de ses fournisseurs. 2. RESPONSABLE DE LA CONSULTATION Le responsable de la consultation est Madame Sophie Le Roy Cortyl, Secrétaire Générale d Yvelines Aménagement. 3. CONTEXTE ET OBJECTIFS Trois ans après sa création, Yvelines Aménagement procède à une consultation afin d optimiser les services et prestations attendus de la part d un prestataire de complémentaire santé et/ ou de prévoyance. La consultation porte sur les prestations désignées ci-dessous : - Adhésion obligatoire à une mutuelle de complémentaire santé au bénéfice des salariés de la SEM Yvelines Aménagement, prise en charge en partie par l employeur, - Adhésion obligatoire à un contrat collectif de prévoyance souscrit par Yvelines Aménagement. Yvelines Aménagement emploie aujourd hui 7 salariés aux statuts différents : Cadre ETAM Mandataire social Femmes 4 1 Homme 1 1 TOTAL Sur demande expresse à Mademoiselle GIL, assistante de direction, vous pourrez obtenir après déclinaison de votre identité, obligatoirement par ou courrier postal, le fichier du personnel afin de présenter une étude santé adaptée. Le fichier renseigne sur la date de naissance, le sexe, le statut, la situation de famille et le nombre d enfants à charge. La proposition devra présenter les garanties en détail et comprendre au minimum les garanties détaillées en annexe. La proposition devra également indiquer la façon dont les cotisations seront calculées et le cas échéant les conditions de réévaluation. Page 3/13

4 4. DUREE DU MARCHE Le marché prendra effet à compter du 1er janvier 2013 à 00h00. Le marché est conclu pour une durée de 2 ans, à compter du 1 er janvier 2013 à 0h00 et cessera le 31 décembre 2015 à minuit (24h00). Son échéance est fixée au 1 er janvier de chaque année. A la fin de ces deux ans, le contrat pourra être reconduit une fois, pour une autre période annuelle. Il peut cependant être mis fin au marché, par chacune des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception chaque année à la date anniversaire de la prise d effet du marché (soit le 1 er janvier de chaque année), sous réserve de respecter un préavis de deux mois. 5. DECOMPOSITION DU MARCHE 5.1. TRANCHES Il n'est pas prévu de décomposition en tranches LOTS Le présent marché est divisé en 2 lots qui pourront être attribués à deux prestataires distincts : Lot n 1 : Mutuelle de complémentaire santé Lot n 2: Contrat prévoyance Les données nécessaires au calcul prévisionnel des primes seront communiquées sur demande. Les deux lots pourront être attribués à un prestataire unique ou à un groupement. Si groupement, il devra être constitué d un intermédiaire (agent général ou courtier) et d une compagnie mutualiste. Une même personne ne peut représenter plus d'un candidat. De même, un mutualiste ne peut pas se faire représenter par plusieurs intermédiaires. Page 4/13

5 6. PRESENTATION DES OFFRES Le dossier à remettre par les candidats comprendra les pièces suivantes : A/ Justificatifs des candidatures : - la lettre de candidature sur formulaire DC1, - la déclaration du candidat sur formulaire DC2, - l acte d engagement sur formulaire DC3, - une attestation fiscale au , - une attestation URSSAF au , - Kbis de moins de 3 mois, - comptes annuels 2011 et rapport annuel du CAC au , - un dossier complet comprenant les attestations prévues par l article 17 du décret n du 30 décembre 2005 à savoir :. si la société est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés,. une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée, justifiant que la société ne fait pas l objet des interdictions de soumissionner énoncées à l article 8 de l ordonnance n du 6 juin les annexes 1 et 2 complétées (uniquement en réponse au lot n 1 sur la complémentaire santé). B/ Justificatifs des offres : - le présent cahier des charges daté et signé, - les conditions générales et conventions spéciales de la compagnie (le candidat devra indiquer le numéro des conditions générales à la première page des conditions particulières ou dans l annexe observation), datées et signées. C/ Références : - au moins trois références de sociétés comparables à la SEM Yvelines Aménagement (Société/ Type de prestations fournies/ Contact/ Fonction/ Coordonnées) LOT N 1 : MUTUELLE DE COMPLEMENTAIRE SANTE Il est demandé aux candidats de proposer obligatoirement : Une tarification pour les niveaux de garantie : - «Base» : un régime à caractère obligatoire pour les salariés adhérents et ouvert de façon facultative à leurs ayants droit, - «Amélioré» : un régime en option, à adhésion facultative, ouvert aux salariés et à leurs ayants droit et venant compléter les garanties offertes par le régime de base ; il peut, le cas échéant, recouvrir plusieurs niveau d option différents. Page 5/13

6 Un service de gestion en ligne : Les candidats répondant au présent cahier des charges devront proposer des services de gestion et d information en ligne, compte tenu de l évolution des technologies, selon les modalités suivantes : 1- Pour l employeur : a. Gestion et l accompagnement du changement du prestataire de mutuelle de complémentaire santé, à l issue de cette consultation, b. Téléchargement et envoi en ligne des bulletins d adhésions ou de résiliation d un salarié, c. Un espace sur Internet (extranet) sécurisé dédié au responsable Ressources d Yvelines Aménagement pour lui permettre d y trouver les informations et documents nécessaires à sa fonction afin de mieux répondre aux attentes de ses adhérents (foires aux questions, réglementation en vigueur ). 2- Pour les salariés : a. Le suivi de leurs décomptes en ligne et/ ou papier (par défaut, gratuit). 3- Pour les salariés et l employeur : a. La liste des professions pratiquant le tiers payant, b. Le tableau des garanties souscrites, c. Les délais de prise en charge, d. L abonnement aux newsletters afin que chaque adhérent soit informé des nouveautés et des actualités sociales et prévention santé en entreprise, e. Les coordonnées des interlocuteurs, f. Un contact privilégié en cas de questionnements Disposition diverses 1- Tiers payant : a. Le prestataire s engage à ce que soit opérationnel, dès le 1er janvier 2013, un système de tiers payant (pharmacie, hospitalisation) utilisable dans toute la France. b. Le candidat se charge de sélectionner un des dispositifs les plus couramment utilisés en France, de mettre à disposition et d envoyer à tous les bénéficiaires des garanties dans les délais les plus courts, tous les instruments (carte, attestation, etc.) nécessaires pour profiter de ce service. 2- Télétransmission : Le prestataire s engage à ce que soit opérationnelle, dès le 1er janvier 2013, la télétransmission des données vers les Caisses de Sécurité Sociale dont dépendent les assurés et ses services. 3- Délais de remboursement : Les demandes de remboursement sont à traiter dans un délai de 72 heures maximum. Page 6/13

7 Le candidat devra également nous transmettre : 1. Une présentation d un exemple chiffré de tarifs de remboursements dans et hors du parcours de soin, illustrant les taux de couverture proposées par l organisme de mutuelle. 2. Les frais d adhésion. 3. Une présentation d un spécimen de facturation (bordereau d appel) qui sera adressé chaque mois à Yvelines Aménagement. 4. Une présentation d un spécimen de relevé de remboursement qui sera adressé au salarié d Yvelines Aménagement. 5. Une présentation d un exemple de carte d adhérent avec explication des différentes abréviations. 6. Une présentation des 2 interlocuteurs principaux : - pour le suivi du dossier «mutuelle» de l entreprise : personne en charge des ressources, - pour permettre aux salariés d obtenir toute information ou conseil relatifs au contrat, aux cotisations aux démarches ou pour tout remboursement ou prise en charge. 7. Une présentation d exemples de plaquettes personnalisées (au nom d Yvelines Aménagement) à remettre individuellement aux salariés qui récapitulerait : - les garanties souscrites par Yvelines Aménagement pour les salariés, - des exemples concrets de remboursements, - les cotisations mensuelles, - les cas d assistance (règles générales et particulières), - les conditions d Adhésions, - les modalités de gestion, - les services. 8. Un accès à un outil de démonstration de la gestion en ligne. Afin d en faciliter la compréhension, le candidat devra formuler les composantes de son offre exclusivement sur les tableaux en annexe 1 et 2, présentant l ensemble des prestations garanties, leur taux de prise en charge et le montant des cotisations selon la situation du bénéficiaire, accompagnés de tout support de communication de la mutuelle LOT N 2 : PREVOYANCE Il est demandé aux candidats de proposer obligatoirement : 1) Une présentation détaillée de la prévoyance proposée ainsi qu une documentation détaillée pour les ayants droits. 2) Un devis détaillé présentant les différents taux de cotisation selon la couverture proposée. La proposition devra comporter au minimum les garanties visées à l annexe 3 du présent cahier des charges. Page 7/13

8 7. CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS L offre sera transmise sous pli cacheté contenant la totalité des pièces définies à l article 6 du présent règlement de consultation. Cette enveloppe portera les mentions suivantes : Offre pour la «Prestation de services de complémentaire santé» et/ ou «Prestation de services de prévoyance» Candidat :. L offre devra être adressée par pli recommandé avec avis de réception postal à l adresse ci-dessous ou remise contre récépissé, pendant les heures d ouverture d Yvelines Aménagement : de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h du lundi au vendredi à : YVELYNES AMENAGEMENT 2 rue de Marly le Roi LE CHESNAY Avant le mercredi 10 octobre 2012 midi (12h00) CONTACT : Céline GIL : Ya.assist.direction@78amenagement.fr Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date fixée ci-dessus, ainsi que ceux remis sous l'enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. 8. CRITERES D APPRECIATION DES OFFRES Les services et prestations proposées,... pondéré à 40%, La cohérence entre les prestations et le coût... pondéré à 40%, La qualité des retours clients/ références... pondéré à 20%. Le maître d'ouvrage éliminera les offres non conformes à l'objet du marché. Il choisira librement l'offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères pondérés. Une audition des candidats dont l offre sera jugée correspondre aux désirs d Yvelines Aménagement pourra avoir lieu. Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 9. OBLIGATIONS DES SOUMISSIONNAIRES RETENUS Dans les délais prévus à cet effet, tous les soumissionnaires seront avisés de la suite donnée par la SEM Yvelines Aménagement à leurs propositions (acceptation ou rejet). Les soumissionnaires retenus devront produire un contrat définitif, en deux exemplaires conformes au cahier des charges et à l acte d engagement au plus tard 1 mois après la prise d effet des garanties. Page 8/13

9 10. CONFIDENTIALITE Le soumissionnaire est tenu au secret professionnel. Il s engage en particulier à n utiliser les documents et informations divulguer par Yvelines Aménagement que dans le cadre de la présente consultation. Page 9/13

10 Annexes Page 10/13

11 ANNEXE 1 Thématiques Garanties / Prestations "de base" Taux de remboursement (éventuellement apporté à la BRSS) Garanties/ Prestations "améliorées" Taux de remboursement (éventuellement apporté à la BRSS) Soins courants Soins courants Soins courants Consultation/ Visite médicale Consultation/ Visite spécialiste Auxiliaires médicaux Pharmacie Examens/ Analyses laboratoires Radiologie Transport Soins hospitaliers Hospitalisation Hospitalisation Hospitalisation Secteur conventionné Secteur non conventionné Secteur conventionné Secteur non conventionné Forfait journalier Chambre particulière Frais d accompagnement Forfait par enfant Monture Verres simples (par paire) Maternité Maternité Maternité Optique Optique Optique Verres progressifs (par paire) Lentilles prescrites Chirurgie radiaire Périodicité Soins Prothèses remboursables Dentaire Dentaire Dentaire Prothèses non remboursables Orthodontie acceptée Orthodontie refusée Divers Divers Divers Médecine douce (ostéopathie, acupuncture, ostéodensitométrie osseuse & bilan parodontologie) Cures thermales acceptées Prothèses autres que dentaires Frais d obsèques Vaccins Assistance Tiers-payant Taux de cotisation Taux de cotisation Taux de cotisation Isolé Isolé Isolé Famille Famille Famille TM : Ticket Modérateur - BR : Base Remboursement - FR : Frais réels - 1 PMSS = au Page 11/13

12 ANNEXE 2 Présentation synthétique de l organisme de mutuelle et de son offre financière Nom et coordonnées de l organisme : Nombre de bénéficiaires / personnes protégées Nombre d agences et leur répartition dans les départements Coordonnées agence 78/ Idf Nombre de collaborateurs Nombre d entreprises couvertes sur l ensemble du territoire avec quelques références d adhérents, avec précisions des secteurs d activité, adresse du ou des sites internet de l organisme de mutuelle Le statut du candidat : présentation du groupe ou des affiliations de la mutuelle avec d autres groupes Tarifs proposés Prestations «de base» : Salarié : Employeur : Prestation(s) «améliorée(s)» : Salarié : Employeur : Page 12/13

13 ANNEXE 3 La proposition devra comporter au minimum les garanties suivantes : Capital décès Décès/ invalidité absolue et définitive, toutes causes Possibilité n 1 Capital variable selon la situation familiale : - célibataire, veuf, divorcé, séparé sans enfant à charge : 200% du salaire, - marié, pacsé, concubin sans enfant à charge : 250% salaire - majoration par enfant à charge : 50% du salaire Possibilité n 2 Un capital de 200% + une rente éducation de 7% Le choix entre le capital et le capital minoré assorti d une rente éducation s effectue par le participant de son vivant ou par le ou les bénéficiaires au moment de la réalisation du risque. Faute d accord, sur le choix de l option entre les bénéficiaires, c est la première possibilité qui sera retenue. Double effet Capital Capital égal à 100% du capital décès toutes causes de la possibilité retenue. Capital décès accidentel Décès / Invalidité absolue et définitive accidentels Capital Capital supplémentaire égal à 100% du capital décès toutes causes de l option retenue. Garantie frais d obsèques Allocation Obsèques (conjoint/ enfant) Allocation d obsèques Allocation égale à 100% du P.M.S.S. (*) Incapacité / Invalidité Incapacité temporaire totale Incapacité permanente (accident de travail ou maladie pro.) Invalidité permanente Indemnités journalières Incapacité permanente (accident de travail ou maladie professionnelle) Rente d invalidité 2 ème catégorie 80% du salaire de base (**) à l issu d un délai de franchise de 60 jours continus. La franchise est réduite à 3 jours en cas d accident du travail, de maladie professionnelle ou hospitalisation immédiate d une durée minimale de 3 jours. Taux d incapacité supérieur à 66% : 80% du salaire (*) Taux d incapacité entre 33% et 66% : 60% du montant ci-dessus 2 ème et 3 ème catégorie : 80% du salaire (**). 1 ère catégorie : 60% du montant du salaire (**). (**) Sous déduction des prestations versées par la Sécurité sociale. (*) 1 PMSS = au Page 13/13