Guide pratique de l employeur

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1 Guide pratique de l employeur Pour les entreprises et exploitations agricoles employant des salariés non cadres relevant de l accord départemental du Gard du 26 août 2009 portant sur la garantie Frais de Santé 1

2 PRÉAMBULE Vous êtes adhérent au régime de frais de santé des salariés non cadres des exploitations agricoles relevant de l accord du 26 août La commission paritaire départementale des exploitations agricoles du Gard a signé un avenant qui établit que la gestion de votre régime conventionnel complémentaire Frais de santé est confiée à Eovi Mcd mutuelle à compter du 1 er janvier Ce régime a pour objet de faire bénéficier vos salariés de garanties frais de santé complémentaires aux prestations en nature versées par la MSA. Ce guide employeur présente le fonctionnement de ce régime et décrit les formalités qui vous incombent. DDM-Guidemp-FDSEA

3 SOMMAIRE 1. LES BENEFICIAIRES DU CONTRAT 4 2. LES GARANTIES 4 3. LA GESTION DE LA GARANTIE 5 Affiliation et radiation des salariés Modalités d'affiliation et de modification de situation Règlement des cotisations Gestion des prestations Maintien des garanties 4. LES COTISATIONS 9 5. STATUT FISCAL ET SOCIAL DES GARANTIES 10 Statut fiscal et social des cotisations Statut fiscal et social des prestations 6. ACTION SOCIALE 11 ANNEXE 1 LE TABLEAU DES GARANTIES 12 ANNEXE 2 - CONTACTS 13 DDM-Guidemp-FDSEA

4 1 - LES BENEFICIAIRES DU CONTRAT Les garanties «frais de santé» du contrat collectif à adhésion obligatoire souscrit sont accordées à vos salariés, sous réserve qu ils satisfassent à la condition suivante : être salarié non cadre et être inscrit aux effectifs dès lors que le salarié justifie d une ancienneté dans l entreprise d au moins 6 mois. Ces garanties, dans le cas d une extension facultative, sont également accordées aux salariés ne remplissant pas la condition de six mois d ancienneté, aux anciens salariés préalablement affiliés dans le cadre du contrat collectif à adhésion obligatoire souscrit par vous, ainsi qu à leurs ayants droit, sous réserve qu ils aient demandé leur adhésion et déclaré ces derniers à Eovi Mcd mutuelle. Lorsque la demande d adhésion des ayants droit est effectuée simultanément à l affiliation du salarié, celle-ci est acceptée sans délai de carence, sous réserve de la production des justificatifs nécessaires à leur inscription. Le nouveau-né ou l enfant adopté est garanti dès le jour de naissance ou de l adoption, sous réserve qu il soit affilié dans les 30 jours qui suivent l évènement. La définition des ayants droit (conjoint et enfants à charge) est précisée dans les Conditions générales et dans la notice d information. 2 - LES GARANTIES La garantie a pour objet d assurer à vos salariés des remboursements complémentaires à ceux effectués par la caisse de MSA au titre du régime de base. Vos salariés peuvent quant à eux étendre leurs garanties obligatoires à leur famille. Le niveau et la nature des remboursements sont indiqués dans le tableau des garanties annexé à ce guide. Cas particulier : Si votre entreprise dispose d une assurance complémentaire frais de santé à la mise en place de l accord, nous vous invitons à prendre contact avec votre conseiller Eovi Mcd mutuelle. DDM-Guidemp-FDSEA

5 3 LA GESTION DE LA GARANTIE AFFILIATION ET RADIATION DES SALARIES L affiliation à la garantie de vos salariés est obligatoire et immédiate dès lors qu ils justifient d une ancienneté dans l entreprise d au moins 6 mois, sauf cas de dispenses prévues. Vos salariés présentant l ancienneté requise seront automatiquement affiliés au régime par votre caisse MSA. Notice d information des salariés Vous devez remettre à chacun de vos salariés la notice d information adressée par Eovi Mcd Mutuelle. Dispenses d affiliation Votre salarié peut choisir de ne pas être affilié à l assurance complémentaire frais de santé dès lors qu il se trouve dans l une des situations suivantes : Les salariés bénéficiant d une assurance frais de santé en qualité d ayant droit de leur conjoint, concubin ou partenaire d un PACS, en application d un accord collectif obligatoire pour lui, dès lors qu ils apportent un document attestant chaque année de cette couverture obligatoire pour un niveau au moins équivalentes. Cette exclusion prend fin en cas de modification de la qualité d ayant droit, en cas de non renouvellement annuel de l attestation, de diminution des prestations à un niveau inférieur à celles fixées dans le présent accord, de cessation du régime obligatoire ou à la demande du salarié. En cas d exclusion, les cotisations correspondantes ne sont pas dues, ni par le salarié ni par l employeur ; Les bénéficiaires de la CMU-C ainsi que de l aide à l acquisition d une Complémentaire Santé visée à l article L863-1 du Code de la Sécurité Sociale ; Les salariés bénéficiant d une couverture obligatoire du fait d une autre activité exercée simultanément ; Les salariés à temps partiel ayant 6 mois d ancienneté et plus dès lors que leur cotisation complémentaire santé est égale ou supérieure à 10% de leur rémunération ; Les salariés en contrat à durée déterminée y compris les apprentis, ayant 6 mois d ancienneté et moins de 12 mois d ancienneté. La demande d exclusion doit être faite par écrit à l employeur au plus tard avant la fin du 1 er mois qui suit celui de l obtention de la condition d ancienneté de 6 mois d ancienneté. En cas d augmentation de la rémunération du salarié à temps partiel, notamment du fait de l augmentation de sa durée de travail, si la cotisation représente moins de 10% de celle-ci de façon pérenne, le salarié devra alors obligatoirement cotiser à l assurance complémentaire santé. Dans le cas d un salarié employé par plusieurs employeurs relevant du champ d application du régime, le salarié et un seul de ses employeurs cotisent auprès de l organisme recommandé. Il s agira de l employeur chez lequel le salarié acquiert en premier la condition d ancienneté requise pour bénéficier du régime, sauf accord entre les employeurs et le salarié. DDM-Guidemp-FDSEA

6 La mise en œuvre d un de ces cas de dispense ne peut avoir lieu que sur demande expresse de la part du salarié concerné, qui devra produire à son employeur chaque année les justificatifs permettant de vérifier les conditions de la dispense et renseigner le formulaire de demande de dispense d'adhésion prévu à cet effet (téléchargeable sur le site eovi.fr) puis l'adresser à Eovi Mcd mutuelle accompagné des justificatifs demandés. Si le salarié ne remplit plus les conditions de dispense d affiliation, il doit en informer l employeur et il devra alors obligatoirement cotiser à l assurance complémentaire santé à compter du mois civil suivant. Dans les cas d exclusion ou de dispense précités, les cotisations correspondantes ne sont pas dues ni par le salarié ni par l employeur. Les ruptures de contrat Concernant la gestion de vos sorties de personnel, la déclaration de rupture auprès du régime de base vaut pour le régime complémentaire frais de santé. Ainsi, pour radier un salarié, il suffit de déclarer auprès de la MSA au plus tard le jour de son départ, par fax ou par courrier : - le nom et le prénom du salarié concerné - son numéro de Sécurité sociale MODALITES D AFFILIATION ET DE MODIFICATION DE SITUATION Le bulletin d affiliation Vous devez remettre à vos salariés un bulletin individuel d affiliation sur lequel ils doivent porter leur choix de couverture, s ils souhaitent étendre leur couverture à leurs ayants droit. En cas d évolution ou de modification, par exemple la souscription à l extension famille (demande d extension familiale en raison de mariage, de la naissance d un enfant...), vos salariés doivent compléter un nouveau bulletin individuel d affiliation en joignant les justificatifs. Vous devez en conserver le double. Modalités de la demande d extension à la famille Au plus tard le 30 novembre de chaque année, par lettre adressée à Eovi Mcd mutuelle. Le conjoint et / ou les enfants à charge sont adhérents à compter du 1 er janvier de l année suivante. Modalités de la demande de modification de situation Dans les 30 jours qui suivent l évènement modifiant la situation familiale (mariage, décès,...) ou modifiant la situation professionnelle du conjoint (embauche, licenciement,...) par lettre adressée à Eovi Mcd mutuelle. Le conjoint et / ou les enfants sont alors admis dans la garantie à compter du 1 er jour du mois civil de l évènement. Modalités de renonciation / dénonciation de l extension famille Renonciation Si votre salarié a choisi de bénéficier de l extension famille, il a la faculté d y renoncer, par lettre recommandée adressée à Eovi Mcd mutuelle dans un délai de trente jours calendaires révolus à compter du moment où il est informé que l affiliation a pris effet et ce, sous réserve de ne pas avoir demandé dans ledit délai le remboursement de frais de santé engagés. Ce délai expire le dernier jour à 24 heures. DDM-Guidemp-FDSEA

7 Dénonciation de l extension famille - annuellement : la dénonciation est possible par lettre adressée à Eovi mcd mutuelle au plus tard le 31 octobre de l année. La dénonciation prend alors effet à compter du 1 er janvier de l année suivante. - En cours d année : la dénonciation en cours d année est possible, par lettre adressée à Eovi Mcd mutuelle, dans les trente jours qui suivent l évènement modifiant la situation familiale (mariage, décès,...) ou la situation professionnelle du conjoint (embauche, licenciement...) La dénonciation prend alors effet dès la survenance de l évènement. REGLEMENT DES COTISATIONS Les cotisations sont dues à compter du 1 er jour du mois de l entrée en vigueur de la garantie. Les cotisations cessent d être dues à la fin du mois de la cessation d affiliation. Garantie obligatoire L appel de cotisations obligatoires (salariés seuls) est réalisé conjointement à l appel de cotisations du régime de base par votre caisse de MSA. Il est effectué trimestriellement à terme échu auprès de votre entreprise. En cas de défaut de paiement, ces cotisations sont soumises aux mêmes règles de recouvrement que les cotisations d assurances sociales. Vous devez prélever la part de cotisation due par votre salarié et l indiquer sur son bulletin de salaire. Vous êtes seul responsable du versement de ces cotisations, ainsi que de la part de cotisations due au titre de l employeur. Cas particulier : employeurs multiples Dans le cas particulier du salarié à temps partiel travaillant dans plusieurs entreprises relevant du champ d application de l accord départemental du Gard, l appel de cotisation santé est adressé auprès de l employeur chez lequel le salarié : - est embauché de façon principale - à défaut, chez celui auprès duquel il a acquis en premier l ancienneté de 6 mois - à défaut selon l accord écrit entre les employeurs et le salarié concerné. - Pour tout problème concernant, l appel de cotisation, nous vous invitons à adresser un courrier à votre caisse de MSA ou téléphoner à votre correspondant habituel. Extension famille facultative Ces cotisations sont appelées et recouvrées par Eovi Mcd mutuelle directement auprès des salariés. Les salariés sont seuls responsables du versement de ces cotisations. GESTION DES PRESTATIONS Remboursement complémentaire des frais de santé Pour les dépenses de santé du salarié, la caisse de MSA rembourse conjointement la part obligatoire et la part complémentaire sans formalité particulière, exception faite des frais de prothèses auditives et de l optique. Pour les dépenses de santé des ayants droit du salarié, la caisse primaire d'assurance maladie dont ils sont ressortissants (MSA, CPAM,...) rembourse la part obligatoire et Eovi Mcd mutuelle la part complémentaire. DDM-Guidemp-FDSEA

8 Carte complémentaire de tiers payant La caisse de MSA porte les droits complémentaires sur la carte vitale du salarié, ce qui le dispense dans la plupart des cas de présenter la carte complémentaire. Dans le cas où le salarié sort de l effectif de l entreprise, il doit restituer cette carte papier de tiers payant à Eovi Mcd mutuelle et vous devez lui demander de bien vouloir mettre sa carte Vitale à jour dès que la caisse de MSA l invitera à le faire. MAINTIEN DES GARANTIES Suspension du contrat pour un motif non liée à une maladie ou à un accident En cas de suspension du contrat de travail pour un des cas de congés prévues par les dispositions légales ne donnant pas lieu à maintien en tout ou partie de salaire par l employeur, le salarié bénéficie des garanties complémentaires frais de santé pendant les 3 premiers mois de la suspension du contrat sans versement de cotisation. Après cette période il peut pendant la période de suspension restant à courir demander à l organisme assureur dont il relève à titre individuel à continuer à bénéficier de la garantie complémentaire santé en acquittant directement la cotisation globale. En tant qu employeur vous devez informer la caisse de la MSA de la suspension du contrat et de la durée de la suspension du contrat au début de celle-ci. Suspension du contrat pour maladie, accident (toutes origines) ou pour maternité En cas d arrêt de travail pour maladie, accident ou maternité pris en charge par la MSA et intervenant après la date d affiliation au régime, les garanties prévues en cas de décès et incapacité permanente professionnelle et complémentaire frais de santé sont maintenues sans versement de cotisation pour tout mois complet civil d absence. Si l absence est inférieure à un mois la cotisation forfaitaire pour la garantie complémentaire frais de santé est due intégralement. A l issue de ces périodes de couverture, et si il doit y avoir suspension des garanties, la suspension des garanties s achève dès la reprise effective du travail, sous réserve que la MSA en soit informée. En cas de rupture du contrat de travail Après rupture du contrat de travail, vos anciens salariés bénéficiaires d une rente incapacité de travail ou de pension d invalidité, d une pension de retraite ou s ils sont privés d emploi et s ils sont titulaires d un revenu de remplacement, peuvent demander un maintien de la couverture santé complémentaire à titre individuel. Les salariés concernés doivent remplir un nouveau bulletin d adhésion pour être couverts aux tarifs précisés sur celui-ci. Ce document peut être téléchargé sur le site eovi.fr ou adressé par la mutuelle sur simple demande téléphonique. Les salariés bénéficient des dispositions légales sur le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas de cessation du contrat de travail ouvrant droit à prise en charge par le régime d assurance chômage selon les conditions définies par les textes légaux et ce à compter de la date fixée par la loi (sont concernés les salariés dont le contrat de travail cesse à partir du 01/06/2014, pour une durée de 12 mois). Pour conserver sa couverture de mutuelle, le demandeur d emploi bénéficiant du maintien des garanties doit fournir l ensemble des justificatifs demandés au salarié auxquels s ajoute le justificatif de versement des allocations chômage du mois correspondant à celui pour lesquelles les prestations demandées sont dues. Un formulaire d information du salarié est à disposition des employeurs et téléchargeable sur le site eovi.fr. Il est recommandé de le remettre au salarié au moment de son départ de l entreprise. DDM-Guidemp-FDSEA

9 4 LES COTISATIONS Les cotisations Frais de santé sont fixées en pourcentage du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS). Le tableau ci-dessous récapitule les pourcentages et les montants des cotisations MENSUELLES en En % du PMSS* En euros Salarié avec 6 mois d'ancienneté régime conventionnel 1,28% PMSS 40,58 Salarié n'ayant pas 6 mois d'ancienneté régime conventionnel 1,28% PMSS 40,58 Conjoint du salarié régime conventionnel 1,39% PMSS 44,06 Enfant du salarié régime conventionnel 0,77% PMSS 24,41 Famille du salarié régime conventionnel 2,86% PMSS 90,66 Ancien salarié régime conventionnel 1,60% PMSS 50,72 Conjoint de l'ancien salarié régime conventionnel 1,74% PMSS 55,16 Enfant de l'ancien salarié régime conventionnel 0,77% PMSS 24,41 Famille de l'ancien salarié régime conventionnel 3,21% PMSS 101,76 Retraité régime conventionnel 1,79% PMSS 56,74 Conjoint du retraité régime conventionnel 1,95% PMSS 61,82 Enfant du retraité régime conventionnel 0,77% PMSS 24,41 Famille du retraité régime conventionnel 3,42% PMSS 108,41 *PMSS : plafond mensuel de la Sécurité sociale PMSS au 1 er janvier 2015 : 3170 DDM-Guidemp-FDSEA

10 5 LE STATUT FISCAL ET SOCIAL STATUT FISCAL ET SOCIAL DES COTISATIONS Statut fiscal Les cotisations patronales à un régime collectif obligatoire de prévoyance et de santé sont déductibles pour l entreprise dans la limite de 5% du PASS (plafond annuel de la sécurité sociale) soit 1902 en 2015, plus 2% de la rémunération annuelle brute, sans que le total obtenu puisse dépasser 2% de 8 PASS. Elles sont soumises à CSG-CRDS, comme n importe quel élément de salaire. Les cotisations patronales doivent être intégrées à l assiette soumise à la CRDS et CSG payable par le salarié. Les cotisations patronales versées dans le courant de l'année doivent être intégrées au revenu imposable annuel du salarié. Pour les entreprises employant plus de 9 salariés, la part de cotisation santé financée par l employeur est soumise à la taxe de prévoyance de 8%. Statut social Les cotisations patronales versées à un régime collectif obligatoire de prévoyance (y compris la complémentaire santé) sont exclues de l assiette de cotisations de Sécurité Sociale à hauteur d une fraction n excédant par un montant égal à la somme de 6% du plafond annuel de Sécurité Sociale et de 1,5% de la rémunération, sans que le total ainsi obtenu ne puisse excéder 12% de ce même plafond. STATUT FISCAL ET SOCIAL DES PRESTATIONS Les remboursements de la garantie frais de santé ne sont soumis ni à l impôt sur le revenu ni à cotisations de Sécurité Sociale. DDM-Guidemp-FDSEA

11 6 ACTION SOCIALE L assistance et les œuvres sociales proposent des aides personnalisées : L ASSISTANCE En cas d hospitalisation, d immobilisation au domicile ou en cas de décès, la mutuelle propose une aide pour faire face à ces situations : conduite des enfants à l école, présence d un proche au chevet du bénéficiaire, aide-ménagère, prise en charge des enfants ou ascendants, transfert et garde d animaux domestiques familiers, livraison de médicaments, aide en cas de radio ou chimiothérapie etc. LES ŒUVRES SOCIALES Dans certaines situations, si vos salariés sont confrontés à des difficultés financières imprévues, la mutuelle peut leur venir en aide au titre de ses œuvres sociales. LES FONDS SOCIAUX Si vos salariés rencontrent des difficultés, ils peuvent solliciter l intervention de l action sociale de la mutuelle. Celle-ci étudiera dans le cadre d une commission sociale les demandes pour : assurer un soutien financier à ceux qui se retrouvent dans une situation délicate, améliorer les conditions de vie en participant à l achat de matériel médical. Un dossier est à compléter qui porte sur la nature de la demande, les possibilités financières et les ressources de l adhérent. Une Commission d Action sociale composée d administrateurs et d assistantes sociales instruit les dossiers suivant un protocole défini, sur présentation des justificatifs des secours déjà obtenus, etc. Les dossiers sont étudiés en liaison avec les services départementaux compétents et présentés de manière anonyme. DDM-Guidemp-FDSEA

12 ANNEXE 1. TABLEAU DES GARANTIES FRAIS MEDICAUX Médecins généraliste et spécialistes : consultations et visites (1) Auxiliaires médicaux, soins infirmiers Masseurs, kinésithérapeuthes, pédicures Orthophonistes, orthoptistes Analyses, examens de laboratoires Radiograpies, scanners, électroradiologies Sages-femmes Actes prévention contrats responsables (2) PHARMACIE Vignettes orange, bleues, blanches et blanches barrées OPTIQUE Verres, montures, lentilles (y compris jetables) pris en charge RO DENTAIRE Frais de soins Prothèses prises en charge RO Orthodontie prise en charge RO APPAREILLAGE ET AUTRES PROTHESES Divers remboursables dont entretien auditif Prothèses auditives prises en charge RO HOSPITALISATION y compris psychiatrie Frais de soins et séjour Dépassements d'honoraires (3)(4) Chambre particulière Forfait hospitalier (3) Forfait actes lourd "18 euros" MATERNITE (5) Frais de soins et séjour et / ou chambre particulière OSTEOPATHIE (6) TRANSPORT sur prescription ASSISTANCE Remboursement RO (régime obligatoire SS ou MSA) Remboursements totaux (régime obligatoire + mutuelle) 70% BR 150% BR 60% BR 100% BR 60% BR 100% BR 60% BR 100% BR 60 à 100% BR 100% BR 70% BR 100% BR 70% BR 100% BR - Tous 15 à 100% BR 100% BR 60% BR 455% BR par an 70% BR 100% BR 70% BR 410% BR par an 100% BR 200% BR 60% BR 100% BR 60% BR 300% BR 80 à 100% BR 100% BR - 150% BR - 25 par jour - 100% BR Frais Réels 100% BR 1/3 de PMSS par maternité - 60 maximum par an 65% BR 100% BR - oui A l exception des forfaits indiqués en pourcentage du plafond mensuel de la Sécurité sociale (3 170 au 01/01/2015), les prestations sont exprimées en pourcentage de la base de remboursement de l assurance maladie ou en euros, le cas échéant. Le taux de remboursement pour le Régime obligatoire s entend seulement en cas de respect du parcours de soins. Les prestations sont limitées pour tous les risques aux frais réels et aux accords convetnionnels départementaux ou nationaux connus avec les tiers par la mutuelle. Elles incluent les remboursements du Régime obligatoire. Toute modification après l'assemb BR : base de remboursement - RO : régime obligatoire - SS : sécurité sociale - TM : ticket modérateur - PMSS : plafond mensuel de la sécurité sociale soit 3170 au 01/01/2015. Le remboursement du régime obligatoire (RO) est énoncé avant : déduction de la participation forfaitaire (1 au 01/01/2008), déduction des franchises médicales (décret n du 26/12/2007). (1) - Les visites avec déplacement non médicalement justifées sont prises en charge dans la limite de 100%TC. (2)- Actes prévus à l'article R871-2 du code de la Sécurité sociale dans la limite de prise en charge de la garantie choisie. Liste disponible auprès de la mutuelle. (3)- Limites de : 60 jours par an en psychiatrie, 240 jours par an en centre agréé de rééducation fonctionnelle, 90 jours par an en maison de repos et de convalescence. Placements à l'année et temporaire exclus. (4) - La chambre particulière est prise en charge pour les séjours comportant au moins une nuit de 22h à 6h. (5) - Maternité : secteur conventionné ou non (6) - Voir modalités de prise en charge dans le règlement mutualiste DDM-Guidemp-FDSEA

13 ANNEXE 2. CONTACTS Votre interlocuteur privilégié pour la gestion du contrat de complémentaire santé de vos salariés non cadres : MSA du Languedoc rue Edouard Lalo NIMES Cedex 9 Tel Contactez Eovi Mcd mutuelle Par courrier Eovi Mcd mutuelle Service Gestion des contrats collectifs 5 rue Belle Image - BP VALENCE Cedex Par téléphone : du lundi au vendredi, de 8h à 18h Par mail : Espace internet dédié Vous trouverez sur cet espace tous les documents utiles à la gestion de votre contrat. Pour y accéder, rendez-vous sur notre site tapez FDSEA dans le moteur de recherche. DDM-Guidemp-FDSEA

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