Consultation pour une mutuelle santé pour les habitants de Lagord

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1 1 Centre Communal d Action Sociale Consultation pour une mutuelle santé pour les habitants de Lagord DOCUMENT UNIQUE VALANT : ACTE D ENGAGEMENT CAHIER DES CHARGES TECHNIQUES REGLEMENT DE CONSULTATION Date limite de réception des offres : 25 Septembre 2015 à 11 heures 45.

2 2 SOMMAIRE ARTICLE 1 PREAMBULE 1.1 Description du projet 1.2 Information contextuelle sur la commune de Lagord 1.3 Clauses particulières ARTICLE 2 CONDITIONS GENERALES DE LA CONSULTATION 2.1 Objet de la consultation 2.2 Variante 2.3 Délai de validité des offres 2.4 Retrait du dossier 2.5 Conditions d envoi ou de remise des plis ARTICLE 3 CONTENU DE L OFFRE ARTICLE 4 JUGEMENT DES PROPOSITIONS 4.1 Sélection des candidatures et documents à produire 4.2 Sélection des offres 4.3 Négociation ARTICLE 5 RENSEIGNEMENTS ARTICLE 6 ACTE D ENGAGEMENT Annexes - Questionnaire diffusé aux lagordais - Analyse des questionnaires

3 3 ARTICLE 1 PREAMBULE 1.1 Description du projet Dans le cadre des activités du C.C.A.S., il a été constaté que des personnes sont trop souvent, pour des raisons financières, peu ou pas du tout couvertes pour la prise en charge complémentaire de leurs soins ; mais c est également dans une logique d amélioration de l accès aux soins, de l augmentation du pouvoir d achat des lagordais, que la commune, par l intermédiaire du C.C.A.S., a souhaité proposer une mutuelle offrant de nombreuses garanties à un tarif attractif. La mise en place de ce dispositif est souhaitée pour le 1 ier janvier 2016 afin de permettre au plus grand nombre d en bénéficier dès l année La réactivité des candidats est donc essentielle afin de respecter ce délai. Toutes les catégories de la population pouvant justifier qu elles résident sur la commune de Lagord doivent pouvoir bénéficier de la couverture santé (personnes âgées, familles et enfants, actifs, inactifs..) 1.2 Information contextuelle Les lagordais ont reçu un questionnaire par le biais de Billet du Mois n 8 (juin 2015) ; date limite de retour le 17 juillet questionnaires en retour. Ce projet soulève de nombreuses attentes de la population quand bien même le sujet est en pleine restructuration au niveau national (l obligation pour les employeurs de proposer à leurs salariés une mutuelle obligatoire à compter du 1 ier janvier 2016 et une évolution pour les mutuelles pouvant accepter l Aide Complémentaire Santé). 1.3 Clauses Particulières Ce projet est piloté par le C.C.A.S. de la ville de Lagord, il n y a aucune participation financière au coût de la mutuelle pour quelque catégorie que ce soit de la population. Une fois le candidat retenu, le C.C.A.S. fera une communication. La commune pourra mettre à disposition, de manière ponctuelle, une salle afin que le candidat retenu puisse organiser une réunion d information générale. Pour la collectivité la proximité et le lien avec les usagers est très important. L offre du candidat concerne l ensemble des personnes recensé à l article 1.1. Le candidat retenu devra être disponible le 15 octobre 2015 toute la journée (Réunion avec les élus et les techniciens du C.C.A.S. et une première réunion publique). Le candidat retenu devra tenir des permanences régulières entre le 19 et 31 octobre 2015, y compris en soirée et le samedi matin.

4 4 ARTICLE 2 - CONDITIONS GENERALES DE LA CONSULTATION 2.1 Objet de la consultation La présente consultation a pour objet l offre d une mutuelle santé négociée pour les habitants de Lagord. Le candidat retenu contractualisera directement avec les usagers. La collectivité, par son C.C.A.S., sera partenaire par le biais d un contrat groupé ouvert récapitulant les engagements des parties. La collectivité et le C.C.A.S. n auront aucun rapport financier avec le candidat retenu ni avec les usagers contractants. La présente consultation a pour but la mise en place d un contrat groupé ouvert à adhésion facultative sur une durée de cinq ans. Un comité de suivi sera chargé de veiller annuellement aux évolutions du contrat. Les candidats devront respecter les réglementations en vigueur (code de la Mutualité, code des assurances,..) et s adapter à son évolution durant le contrat. 2.2 Variante Les candidats répondront obligatoirement aux différents points évoqués à l article 3 du présent cahier des charges. Les variantes par rapport aux spécifications du cahier des charges non qualifiées d intangibles sont autorisées. Elles devront apporter des avantages économiques et/ou techniques au moins équivalents aux conditions du présent document. Les candidats produiront un dossier complet pour chacune des variantes proposées. Les variantes sont obligatoirement assorties d un descriptif des dispositions proposées. En cas de variante, la comparaison précise des différentes offres doit être possible. Le C.C.A.S. de la ville de Lagord se réserve le droit d apporter au plus tard 7 jours avant la date limite fixée de remise des offres des modifications ou compléments au dossier de consultation. Les modifications apparaitront sur le site de la commune. Les candidats doivent alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. 2.3 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé jusqu au 31 Décembre 2016 (hors évolution règlementaire obligatoire). Durant ce délai, le soumissionnaire reste engagé par son offre.

5 5 2.4 Retrait du dossier Le présent document est : A demander par mail Ou par courrier à : C.C.A.S. Ville de Lagord Rue de la Métairie LAGORD 2.5 Conditions d envoi ou de remise des plis Les offres doivent parvenir avant le 25 Septembre 2015 à 11 heures 45. Le candidat aura à produire un dossier complet, dans une ENVELOPPE UNIQUE, comprenant : D une part, les éléments de la candidature, D autre part, les éléments relatifs à l offre. Cette enveloppe comportera la mention : Le nom de l entreprise NE PAS OUVRIR Et sera déposée contre récépissé ou envoyée en recommandé avec AR à l adresse de la ville : Centre Communal d Action Sociale Ville de Lagord 1, rue de la Métairie LAGORD Aux horaires d ouverture du C.C.A.S. Lundi Mercredi Jeudi 8 h h h h Mardi 8 h h h h Vendredi 8 h h h heures. Les dossiers qui seraient remis dans le service ou parviendraient par la poste après la date limite fixée ci-dessus ou ceux parvenus sous enveloppe non cachetée ou sous simple enveloppe, ne seront pas retenus. Aucune transmission électronique ne sera acceptée.

6 6 ARTICLE 3 CONTENU DE L OFFRE Conditions générales Le candidat devra proposer obligatoirement une tarification pour plusieurs niveaux de garantie et fonction de l âge : Population active ou inactive, non sénior, Population sénior Préciser les critères ou restrictions éventuelles relatifs aux différentes offres, Préciser qu il n y aura pas de visite médicale d entrée, et l âge d entrée maximal (s il y en a un), Proposer des garanties concernant le dentaire, l optique, l auditif, la psychologie, la psychiatrie, l ostéopathie, la diététique, la podologie,.., Préciser de manière détaillée les modalités de prise en charge des dépassements d honoraires, des forfaits hospitaliers, des soins dentaires, optiques, prothèses, des frais pharmaceutiques, vaccins, etc., Détailler les partenariats avec les structures médicales et paramédicales (optique, médecin, pharmacie, hôpital, centre de rééducation ), Préciser les délais de remboursement, et la possibilité de suivre les remboursements par internet, Préciser les modalités d évolution possibles des garanties pour les adhérents, Définir la durée (notamment préavis) et modalité de résiliation pour les usagers, Définir les modalités d accompagnement des adhérents pour la résiliation de leur ancienne assurance santé, S engager sur la révision des tarifs, Définir la méthode de commercialisation de l offre, Indiquer les modalités de résiliation pour les adhérents, Préciser le montant des remboursements en valeur absolue et en pourcentage (par rapport au montant remboursé par la sécurité sociale, et cela pour plus de lisibilité), Créer un contrat spécifique pour le Centre Communal d Action Sociale de Lagord, qui soit identifiable (nom spécifique,..), Définir les modalités concernant les actions de prévention et détailler les actions possibles et préciser le public concerné : actions de prévention collectives visant à protéger la santé des personnes, promotion des comportements individuels favorable à la santé, Définir les moyens, outils et modalités d information du public (permanence, rendez-vous au domicile, proximité de bureau, ), Proposer un rapport avantageux entre la qualité des garanties et le tarif proposé, Le candidat devra formuler les composantes de son offre sous forme de tableau présentant l ensemble des prestations garanties, le taux de prise en charge, la valeur réelle de la prise en charge (avec des exemples), le montant des cotisations selon la situation du bénéficiaire, Le prestataire s engage à ce que soit opérationnel, dès le 1 ier Janvier 2016, le système de tiers payant (pharmacie, hospitalisation,..) utilisable dans toute la France et à adresser avant cette date la carte d adhésion, Le prestataire devra préciser les conditions d une mensualisation du contrat ; compte tenu du caractère social, il conviendrait que cette mensualisation soit sans frais, Le prestataire devra faire connaître s il est habilité à gérer la Couverture Maladie Universelle Complémentaire,

7 7 ARTICLE 4 JUGEMENT DES PROPOSITONS 4.1 Sélection des candidatures et documents à produire Lors de l ouverture de l enveloppe, seront éliminés les candidats dont les garanties professionnelles et financières seront insuffisantes. Le dossier sera composé : D un dossier administratif de «candidature» comportant les pièces : Lettre de candidature ou équivalent Déclaration du candidat individuel Pouvoir de la personne habilitée à engager le candidat Déclaration reflétant la santé financière du candidat au cours des trois dernières années Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire. D un dossier «offre» comportant les pièces : Acte d engagement signé par le candidat Pièces annexes nécessaires à l analyse des offres Tableau de synthèse de l offre Références éventuelles de l entreprise sur un projet similaire. 4.2 Sélection des offres Les offres devront être rédigées en langue française, et les prix en euros. Afin d en faciliter la compréhension, le candidat devra formuler les composantes de son offre sous forme de tableau, présentant l ensemble des prestations garanties, le taux de prise en charge et le montant réel, le montant des cotisations. La notation se fera sur 20. La sélection des offres économiquement les plus avantageuses s effectuera en fonction des critères pondérés de la manière suivante : Critères Pondération Note 1 Détails de l offre et présentation (prix, prestation, services) 60 % Note 2 Action de prévention (Information, actions-type d actions et descriptifs..) 15 % Note 3 Modalités d information / communication / commercialisation 10 % Note 4 Délais de mise en œuvre 15 % 4.3 Négociation Une négociation pourra être engagée à l issue de la première analyse. Une audition des premiers candidats, au maximum 3, présélectionnés en fonction des offres proposées est prévue le 8 octobre à partir de 14 heures. ARTICLE 5 RENSEIGNEMENTS Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de la préparation de leur proposition, les candidats devront faire parvenir leurs questions écrites à l adresse suivante : Renseignements techniques : Centre Communal d Action Sociale Mairie 1, rue de la Métairie LAGORD Adresse mail : Interlocuteur : Madame Ghislaine Lebègue

8 8 ARTICLE 6 ACTE D ENGAGEMENT Je soussigné, NOM et PRENOM Agissant pour le nom et pour le compte de la structure : (intitulé complet et forme juridique).. Ayant sont siège social à : Immatriculation :. Téléphone :... Adresse mail : Après avoir pris connaissance du document unique et des documents qui y sont mentionnés, Et après avoir produit les documents demandés dans le cadre de la présente consultation, M engage, conformément aux stipulations des documents visés ci-dessus, à exécuter les prestations dans les conditions définies dans le présent document. M engage à faire évoluer les tarifs et offres dans la limite maximale de 1 % par an sur la durée du contrat (hors évolution obligatoire réglementaire). Si nécessaire, commentaires relatifs à l évolution des tarifs :

9 9 ENGAGEMENT DU CANDIDAT Fait en un seul original Signature du candidat Porter la mention manuscrite Lu et approuvé A.... Le. ACCEPTATION DE L OFFRE PAR LE C.C.A.S. de la ville de Lagord Est acceptée la présente offre Pour valoir acte d engagement Signature du représentant du Pouvoir adjudicateur Habilité par la délibération en date Du 17 Septembre 2015 A.... Le. DATE D EFFET Reçu l avis de réception postal de la notification de l acte d engagement signé Le. Par le titulaire destinataire

10 10 Questionnaire adressé aux Lagordais Annexe 1 Centre Communal d Action Sociale QUESTIONNAIRE COMPLEMENTAIRE SANTE Avez-vous une couverture santé complémentaire? OUI NON Si oui, avez-vous : - une complémentaire santé (mutuelle) - une mutuelle santé par votre employeur - la Couverture Maladie Universelle Complémentaire (CMU-C) - l Aide à l acquisition d une Complémentaire Santé (ACS) Si non, pourquoi? -Trop cher pour vous? - Jamais malade? - Pas besoin, pas concerné Autres Composition du foyer : Ages Situation (salarié, retraité, étudiant, etc.) Nombres d adultes. Nombre d enfants.. Si le C.C.A.S. négocie un contrat avantageux avec une mutuelle, seriez-vous intéressé? OUI NON Seriez-vous disposé à changer de mutuelle? OUI NON Classez par ordre les garanties prioritaires dont vous souhaiteriez bénéficier (Numérotez de 1 à 7 dans le ) Cure thermale Soins dentaires Soins optiques Hospitalisations Examens médicaux Soins médicaux et pharmaceutiques Autres (Précisez) :... Vos coordonnées (pas obligatoires, mais très utiles pour vous tenir informé) NOM :... Prénom :... Adresse :... Téléphone :... Tél portable :... Courriel Questionnaire : à déposer dans la boîte à lettre de la mairie, 1 rue de la métairie, ou, à transmettre par mail à : ou, à envoyer par courrier à : Mairie CCAS 1, rue de la métairie Lagord À RETOURNER AVANT LE : 17 juillet 2015

11 11 Annexe 2 Résultats des questionnaires Synthèse du dépouillement des questionnaires Total Optique Soins médicaux et pharmacie Hospitalisation Soins dentaires Examens médicaux Cure thermale Moyenne d âge retour des questionnaires : 66 ans ½

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