LETTRE D INFORMATION Mise en place du contrat collectif obligatoire de complémentaire santé (mutuelle) à compter du 1er Mars 2015

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1 DIRECTION GENERALE Direction des ressources humaines 19 rue Marius Grosso VAULX-EN-VELIN Tél Fax LETTRE D INFORMATION Mise en place du contrat collectif obligatoire de complémentaire santé (mutuelle) à compter du 1er Mars 2015 Vaulx-en-Velin, le 9 février 2015 Madame, Monsieur, Nous avons le plaisir de vous informer de la mise en place à OVE d un contrat Mutuelle d entreprise obligatoire prévu pour le 1er mars Cette mise en place s'inscrit par application directe des dispositions de notre convention collective instaurée par l'avenant n 328 du 1er septembre Ce contrat permet, en complément de la sécurité sociale, un remboursement au salarié, et à ses ayant-droits s'il le souhaite, de frais médicaux qui sont supportés et non remboursés par ailleurs (visite chez le médecin, pharmacie, hospitalisation, dentaire, optique...) Le contrat de Mutuelle d'entreprise (ou complémentaire santé) envisagé par la Fondation OVE prévoit en application directe de notre convention collective : une adhésion obligatoire de base pour le salarié d'ove ; une adhésion facultative à des options supplémentaires ; une adhésion facultative au niveau de garanties choisi pour le salarié pour l'ensemble ou une partie de ses ayant-droits (conjoint/concubin/pacsé et/ou enfant(s)). La cotisation obligatoire de base du salarié d'ove est prise en charge par l'employeur pour moitié, l'autre partie est prise en charge par le salarié et prélevée lors des paies mensuelles. Au delà du régime de base, le salarié peut opter pour une couverture surcomplémentaire au titre d'une option 1 ou d'une option 2. La cotisation supplémentaire liée au choix du salarié d'augmenter sa couverture reste à sa charge intégralement et prélevée sur ses paies mensuelles. La cotisation pour l'adhésion facultative des ayant-droits au niveau de garanties choisi pour le salarié est prise en charge intégralement par le salarié et prélevée lors des paies mensuelles. p. 1/17

2 La mise en place du régime conduit à ce que dans un premier temps vous puissiez vérifier si vous vous placez dans un cas possible de refus d'affiliation, puis, dans un second temps, en cas d'affiliation obligatoire ou choisie, de nous retourner un bulletin d'affiliation dûment rempli et renseigné qui permettra effectivement à notre prestataire de vous rembourser de frais de santé selon le régime de base ou d'option retenu. PRECISIONS SUR LE CARACTERE OBLIGATOIRE L'affiliation au régime de base obligatoire est prévue à compter du 1er mars 2015 pour tous les salariés d'ove ayant une ancienneté à cette date d'au moins 3 mois continus. Cependant, certaines situations limitées donnent la faculté de refuser l affiliation au régime. Si vous êtes dans l'un des cas de refus possible d'affiliation vous devez le demander par écrit à votre employeur et pouvoir le justifier avec tous documents nécessaires, dans un délai maximum de 30 jours calendaires à compter du 1er mars 2015, soit au plus tard le 31 mars 2015 cachet de la poste faisant foi. Votre demande écrite de refus ou de dispense d'affiliation accompagnée des justificatifs doit parvenir par courrier à l'adresse suivante : OVE Direction des ressources humaines 19 Rue Marius Grosso Vaulx-en-Velin Attention : Toute demande de refus reçue plus de trente jours après la mise en œuvre du régime, ou ne répondant pas précisément aux cas de refus prévus par la convention collective, ou non accompagnée de justificatifs probants, conduira à l'affiliation obligatoire du salarié sur le régime de base. Rappel : Si vous vous situez dans un cas possible de refus d'affiliation, vous avez toujours la possibilité de ne pas en user et d'adhérer donc volontairement au contrat complémentaire santé de votre employeur OVE. Dans cette situation, et si vous êtes bénéficiaire par ailleurs d'une autre couverture de complémentaire santé, vous pourrez présenter une fois un premier remboursement reçu, l'éventuel reste à charge au second assureur de votre choix. Information importante : Si vous êtes déjà couvert à titre individuel par une complémentaire santé (mutuelle), la mise en place à titre obligatoire par votre employeur OVE peut vous permettre de demander à votre assureur actuel la résiliation avant terme de votre contrat. Pour ce faire, nous vous transmettons avec la présente lettre en annexe 1 une attestation que vous pouvez joindre avec votre lettre de résiliation auprès de votre assureur si c'est votre choix. Vous devrez néanmoins vérifier personnellement que votre résiliation est bien acceptée et enregistrée par votre assureur actuel. Si la résiliation avant terme est impossible, vous êtes dans un cas temporaire de refus d'affiliation qui ne sera possible que jusqu'à l'échéance normale de votre contrat en cours (voir point 5 infra). p. 2/17

3 Cas possibles permettant de demander un refus d'affiliation avec justificatifs 1. les salariés bénéficiant, en qualité d ayants droit, ou dans le cadre d un autre emploi, d une couverture collective de remboursement de frais de médicaux remplissant les conditions mentionnées au sixième alinéa de l article L du Code de la sécurité sociale, étant précisé que dans le cadre d un dispositif de mutuelle d entreprise du conjoint celui-ci doit prévoir l adhésion des ayants droit à titre obligatoire ; ces salariés devront solliciter, par écrit, leur refus d'affiliation au régime de remboursement de frais médicaux et produire chaque année, tout justificatif attestant de cette couverture obligatoire. A défaut, ils seront obligatoirement affiliés au régime de base obligatoire. 2. Les salariés qui sont bénéficiaires de l aide à l acquisition d une complémentaire santé prévue à l article L du Code de la sécurité sociale ou de la couverture maladie universelle complémentaire prévue à l article L du Code de la sécurité sociale, sous réserve de produire d une part, la décision administrative d attribution de l une desdites aides et d autre part, tout document attestant de la souscription d un contrat individuel et de sa date d échéance. Cette faculté de ne pas adhérer au régime ne vaut que jusqu à l échéance du contrat individuel au titre duquel les salariés bénéficient de l une de ces aides. Ces salariés devront solliciter, par écrit, leur dispense d'affiliation au régime de remboursement de frais médicaux et produire tout justificatif requis. A défaut d écrit et de justificatif adressé à l employeur dans les 30 jours suivant la date de mise en place du présent régime, ils seront obligatoirement affiliés au régime. 3. Les salariés et apprentis bénéficiaires d'un CDD à condition de justifier annuellement par écrit en produisant tous documents d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties ; ces salariés devront solliciter, par écrit, leur refus d'affiliation au régime de remboursement de frais médicaux et produire tout justificatif requis. A défaut d écrit et de justificatif adressé à l employeur dans les 30 jours suivant la date de mise en place du présent régime, ils seront obligatoirement affiliés au régime. 4. Les salariés à temps partiel et les apprentis dont l'adhésion au régime les conduirait à s'acquitter d'une cotisation au moins égale à 10 % de leur rémunération brute au titre de l'ensemble des garanties de protection sociale complémentaire (prévoyance et complémentaire santé). Ces salariés devront solliciter, par écrit, leur dispense d'affiliation au régime de remboursement de frais médicaux et produire tout justificatif requis. A défaut d écrit et de justificatif adressé à l employeur dans les 30 jours suivant la date de mise en place du présent régime, ils seront obligatoirement affiliés au régime. 5. Les salariés qui, à la date de mise en place du présent régime, sont déjà couverts par une assurance individuelle frais de santé, et ce pour la durée restant à courir jusqu à la prochaine date d échéance du contrat individuel. Pour ce faire, les salariés devront produire tout document attestant de l existence du contrat individuel et de sa date d échéance. Ces salariés devront solliciter, par écrit, leur dispense d'affiliation au régime de remboursement de frais médicaux et produire tout justificatif requis. A défaut d écrit et de justificatif adressé à l employeur dans les 30 jours suivant la date de mise en place du présent régime, ils seront obligatoirement affiliés au régime. p. 3/17

4 En tout état de cause, ces salariés seront tenus de cotiser au régime lorsqu ils cesseront de justifier de leur situation. PRECISIONS SUR L'ADHESION ET LA PRISE EN CHARGE PAR MOITIE DE L'EMPLOYEUR Dès lors que vous ne vous situez pas dans une demande de refus, votre affiliation au régime doit intervenir à compter du 1er mars 2015, et au plus tard le 1er avril 2015 (30 jours suivants la mise en place du régime). Pour ce faire vous devez retourner au service RH d'ove (même adresse qu'en page 2) le Bulletin Individuel d'affiliation joint à cette présente lettre en annexe 2, rempli et signé par vos soins ( 2 à 6). Par l'intermédiaire de ce Bulletin Individuel d'affiliation vous devez notamment opérer plusieurs choix, ces choix pourront toujours ensuite être modifiés et remis en cause selon votre souhait. Parmi ces choix, deux sont plus importants : la faculté d'augmenter sa couverture par une option, et la faculté de couvrir pour son niveau de garanties ses ayant-droits. Augmenter ou pas votre couverture de base par l'option 1 ou l'option 2? Vous devez d'abord déterminer si vous souhaitez que votre couverture soit augmentée de l'option 1 ou de l'option 2 ( 3 du Bulletin Individuel d'affiliation). ATTENTION : les options sont facultatives. Vous n'êtes EN AUCUN CAS tenu de choisir l'option 1 ou l'option 2. Si vous ne souhaitez aucune option, ne cochez RIEN. Si vous n'optez pour aucune option, vous êtes par défaut couvert par le régime de base. Vous trouverez avec la présente lettre en annexe 3 une synthèse des différentes garanties, base, option 1, option 2, vous permettant de vous guider dans votre choix. Selon votre choix, le tarif est différent et la prise en charge employeur, en particulier, n'intervient que pour la cotisation au régime de base. Choisir ou pas de couvrir vos ayant-droits? Vous devez ensuite déterminer si vous souhaitez que la couverture soit étendue dans les mêmes conditions à un ou plusieurs ayant-droits ( 4 du Bulletin Individuel d'affiliation). ATTENTION : la couverture des ayant-droits est facultative. Vous n'êtes EN AUCUN CAS tenu de couvrir vos ayant-droits avec le contrat de Mutuelle OVE. Si vous ne souhaitez pas couvrir vos ayant-droits, ne remplissez RIEN. Si vous ne couvrez aucun ayant-droit, vous restez vous seul comme salarié OVE couvert à titre obligatoire (sauf cas de demande de refus dans le délai imparti). Si vous optez pour une couverture d'ayant-droits, vous devrez joindre des justificatifs (voir infra : «comment remplir mon bulletin d'affiliation?») p. 4/17

5 Là aussi, et selon votre choix, le tarif est différent et la prise en charge employeur, en particulier, n'intervient que pour la cotisation au régime de base du salarié d'ove. Vous trouverez avec la présente lettre en annexe 4 la grille tarifaire Comment remplir mon bulletin d'affiliation? Vous êtes invité(e) au 5 à indiquer vos préférences pour la télétransmission de vos justificatifs de dépenses de santé par le service «Noémie». Au 6 vous êtes sollicité(e) pour divers services du prestataire contractuel avec OVE. Dans le cadre du contrat de Mutuelle OVE, les remboursements seront traités et réglés par le prestataire appelé «GENERATION». C'est ce prestataire qui traitera les remboursements de frais de santé au regard de la situation de chaque salarié d'ove à partir de ses caractéristiques d'affiliation. N oubliez pas de joindre tous les documents demandés : copie de l attestation de Sécurité Sociale justificatifs pour les ayant-droits RIB Après enregistrement de votre dossier, vous recevrez directement à votre domicile une ATTESTATION TIERS PAYANT ainsi qu un dépliant précisant l ensemble des services mis à disposition par «GENERATION». Et si je ne retourne pas mon bulletin d'affiliation? Sauf cas de demande de refus d'affiliation à solliciter par écrit avec justificatifs au plus tard dans les 30 jours suivants la mise en place du régime (soit au plus tard le 31 mars 2015), vous serez dans tous les cas affilié obligatoirement comme salarié d'ove au contrat de Mutuelle d'entreprise. En l'absence de Bulletin Individuel d'affiliation, la Direction des ressources humaines de la Fondation OVE vous identifiera d'office comme concerné par le régime collectif obligatoire et précomptera sur votre rémunération mensuelle la cotisation «salarié isolé» au régime de base. L'absence de retour du Bulletin Individuel d'affiliation retardera néanmoins le traitement administratif par «GENERATION» de vos remboursements. Pour toutes questions ou informations sur l'affiliation et les cas de refus Le service RH de la Direction Générale a mis à disposition le texte intégral de l'avenant n 328 à notre convention collective sur le blog Rh+ de la Fondation : Une adresse mail dédiée est à votre disposition pour toutes questions ou demandes d'informations auprès du service RH de la Direction Générale : mutuelleove@fondation-ove.fr Une Foire Aux Questions spécifique «Mutuelle» est alimentée et sera complétée au fur et à mesure par le service RH accessible sur le blog Rh+ de la Fondation : onglet «FAQ Mutuelle OVE» p. 5/17

6 Pour toutes questions se rapportant aux garanties, à la gestion des remboursements ou à l'établissement des bulletins individuels d'affiliation, n'hésitez pas à contacter également «GENERATION» : QUIMPER Cedex / fax : contact@generation.fr / RECAPITULATIF DES ANNEXES Annexe 1 : Attestation de couverture à titre collectif et obligatoire du salarié d'ove Annexe 2 : Bulletin Individuel d'affiliation Annexe 3 : Tableaux des garanties de base et des options supplémentaires facultatives 1 et 2 Annexe 4 : Grilles tarifaires 2015 p. 6/17

7 ANNEXE 1 Attestation de couverture obligatoire à un régime collectif de complémentaire santé Je soussigné : Eric HILLENMEYER DRH de la Fondation OVE Siret atteste que : M adresse 1 adresse 2 adresse 3 CP VILLE est couvert à titre obligatoire comme salarié par un contrat collectif de complémentaire santé à compter du 1er mars 2015 instituant des types de garantie pour les frais d'hospitalisation, les frais médicaux, le dentaire, l'optique, les actes de prévention des contrats responsables, les cures thermales acceptées par la sécurité sociale. Établi pour servir et valoir ce que de droit le 9 février 2015 à Vaulx-en-Velin (69120). p. 7/17

8 p. 8/17

9 p. 9/17

10 Retrouvez ce-formulaire en pdf sur le blog Rh+ p. 10/17

11 ANNEXE 3 Synthèse des différentes garanties Garanties de base : p. 11/17

12 Grille optique garanties de base : p. 12/17

13 Garanties optionnelles supplémentaires 1 et 2 : p. 13/17

14 Grilles optiques des options 1 et 2 : p. 14/17

15 p. 15/17

16 p. 16/17

17 ANNEXE 4 Grilles tarifaires 2015 Régime de Base Cotisation salariale Cotisation employeur Salarié Conjoint/concubin/pacsé / Enfant (gratuité compter du 3 enfant) / Cotisation salariale Cotisation employeur Salarié / Conjoint/concubin/pacsé / Enfant (gratuité compter du 3 enfant) / Option 2 (s ajoute au régime de base) Cotisation salariale Cotisation employeur Salarié / Conjoint/concubin/pacsé / Enfant (gratuité compter du 3 enfant) / à Option 1 (s ajoute au régime de base) à à p. 17/17